PDCA循環(huán)在航天GF報(bào)告過(guò)程管理中的應(yīng)用

王殿佑

摘 要：隨著航天GF工作量的不斷增加，報(bào)告管理中缺乏足夠過(guò)程控制和管理的問(wèn)題日益突出，這些問(wèn)題如不能及時(shí)解決將直接影響到航天國(guó)防科技報(bào)告管理工作的效率和質(zhì)量，也帶來(lái)報(bào)告質(zhì)量問(wèn)題的突出。將PDCA循環(huán)引入航天GF報(bào)告管理是一項(xiàng)有益的嘗試，將有效地改進(jìn)現(xiàn)有航天GF報(bào)告管理流程，全面提升國(guó)防科技報(bào)告管理的效率和質(zhì)量。本文以實(shí)施航天GF報(bào)告管理業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化為例，詳細(xì)介紹PDCA法的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán) 航天GF報(bào)告 過(guò)程管理 質(zhì)量管理

中圖分類(lèi)號(hào)：V46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）09（b）-0170-05

Abstract： Based on the expansion of the scale of Aerospace GF Reports， lacking of process management and control of the report have becoming more and more seriously， directly affecting the management efficiency and quality， and moreover the quality of the paper. This paper introduces the basic principle of PDCA and put forward it in the management of GF report， discussing how to integrate the various steps of PDCA with the quality management in the process of ensuring the efficiency and quality of China defense science and technology reports， in order to effectively implement the optimization and arrangement of the process of report management， and describes the way of PDCA application.

Key Words： PDCA； China Aerospace Science & Technology Reports； Process management； Quality management

航天GF報(bào)告（即航天國(guó)防科技報(bào)告）是中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告的重要組成部分，它是航天領(lǐng)域內(nèi)，科研項(xiàng)目完成人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，按有關(guān)規(guī)定和《中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告編寫(xiě)規(guī)則》格式要求撰寫(xiě)和提交，以積累、傳播和交流為目的，能夠完整而真實(shí)地反映當(dāng)前項(xiàng)目研制狀況、先進(jìn)技術(shù)內(nèi)容以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的特種文獻(xiàn)。它是國(guó)家寶貴的知識(shí)資源和重要的科技信息資源[1]。

近年來(lái)，隨著科研生產(chǎn)任務(wù)和型號(hào)項(xiàng)目的不斷增多，報(bào)告的篇數(shù)在不斷增長(zhǎng)?；鶎訂挝煌ǔＳ珊綀?bào)聯(lián)絡(luò)員來(lái)負(fù)責(zé)航天國(guó)防科技報(bào)告管理工作，進(jìn)行單位內(nèi)國(guó)防科技報(bào)告編寫(xiě)任務(wù)下達(dá)、組織部署，節(jié)點(diǎn)安排和進(jìn)度檢查、督促，報(bào)告征集上來(lái)后還要進(jìn)行相應(yīng)登記、形式內(nèi)容審查以及上報(bào)等工作。報(bào)告量的增加，無(wú)疑會(huì)增加報(bào)告管理的難度，也帶來(lái)報(bào)告質(zhì)量的不穩(wěn)定，同時(shí)也由于項(xiàng)目驗(yàn)收和報(bào)獎(jiǎng)等造成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊、難度要求增加，報(bào)告編號(hào)難求等問(wèn)題突出。這都要求加強(qiáng)航天國(guó)防科技報(bào)告工作的過(guò)程管理和質(zhì)量管理，以有效保障國(guó)防科技報(bào)告工作按時(shí)保質(zhì)保量進(jìn)行，但如何實(shí)施這一有效管理措施仍是科研管理部門(mén)始終要思考的一個(gè)問(wèn)題。PDCA是一套行之有效的質(zhì)量控制管理方法，在過(guò)程管理和質(zhì)量管理中得到了大量應(yīng)用，將它應(yīng)用于航天GF報(bào)告管理工作中，是一項(xiàng)有益的嘗試，將有助于實(shí)現(xiàn)GF報(bào)告管理工作的全程質(zhì)量管理和控制，并有效提高報(bào)告的內(nèi)容質(zhì)量。

1 PDCA理論概述

PDCA是Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）和Action（處理）的首寫(xiě)字母縮寫(xiě)，所謂的PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，緊密?chē)@目標(biāo)不斷循環(huán)改進(jìn)，是能使一項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行的科學(xué)管理工作程序[3]。其基本思路是，首先制定一項(xiàng)工作計(jì)劃，依照計(jì)劃要求執(zhí)行，執(zhí)行中不斷進(jìn)行檢查，最后對(duì)執(zhí)行的效果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)估、總結(jié)處理和提煉[4]。P、D、C、A循環(huán)四個(gè)階段周而復(fù)始，循環(huán)上升改進(jìn)，每個(gè)循環(huán)立足解決一部分問(wèn)題，解決不了納入下個(gè)循環(huán)，再次上升持續(xù)改進(jìn)，最終達(dá)到解決問(wèn)題和改善質(zhì)量的目的。如圖1所示。

PDCA循環(huán)又稱(chēng)戴明環(huán)，最早由休哈特于1930年提出，后由美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家戴明博士于20世紀(jì)50年代再次提出，加以廣泛宣傳，運(yùn)用到持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量過(guò)程[5]。

P：即計(jì)劃，包括目標(biāo)的定義，目標(biāo)和方針的確定以及活動(dòng)規(guī)劃的制定。

D：即執(zhí)行，根據(jù)相關(guān)信息，設(shè)計(jì)計(jì)劃、方法方案布局；再根據(jù)這些安排具體實(shí)施。

C：即檢查，對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、評(píng)估實(shí)施效果、查找問(wèn)題所在。

A：即處理和改善，對(duì)總結(jié)結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)加以吸收；對(duì)失敗加以總結(jié)；對(duì)沒(méi)解決的問(wèn)題納入新一輪PDCA循環(huán)。

2 PDCA運(yùn)用到航天GF報(bào)告管理中的基本思路

基于航天GF報(bào)告管理的特點(diǎn)，報(bào)告的過(guò)程管理將是整個(gè)管理環(huán)節(jié)的核心，是加強(qiáng)報(bào)告流程梳理和提升報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量的關(guān)鍵。借鑒PDCA循環(huán)，我們將分八個(gè)步驟對(duì)GF報(bào)告過(guò)程管理進(jìn)行循環(huán)改進(jìn)，緊緊圍繞優(yōu)化管理環(huán)節(jié)、縮短時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排、提升報(bào)告質(zhì)量的目的，合理、科學(xué)地制定項(xiàng)目計(jì)劃和時(shí)間進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，完善GF報(bào)告管理的組織機(jī)制、過(guò)程控制以及管理規(guī)章制度、條例和措施；不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)防科技報(bào)告工作的宣傳、培訓(xùn)，強(qiáng)化編寫(xiě)軟件的使用操作，持續(xù)改進(jìn)工作作風(fēng)等，最終實(shí)現(xiàn)管理的循環(huán)漸進(jìn)、優(yōu)化整個(gè)管理環(huán)節(jié)。基于PDCA循環(huán)的優(yōu)化思路如圖2。endprint

步驟一：分析現(xiàn)狀，找出問(wèn)題。突出對(duì)現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力意識(shí)，發(fā)掘問(wèn)題是解決問(wèn)題的第一步，是分析問(wèn)題的條件[6]。從航天GF報(bào)告過(guò)程管理來(lái)看，報(bào)告的管理問(wèn)題和質(zhì)量問(wèn)題隨報(bào)告量的增加呈現(xiàn)出越發(fā)突出的情況。從國(guó)防科技報(bào)告管理部門(mén)的角度，制定可行性總體實(shí)施方案，與其他科研管理部門(mén)相配合，從執(zhí)行主體—報(bào)告撰寫(xiě)者立場(chǎng)出發(fā)，詳細(xì)溝通、調(diào)研，對(duì)情況進(jìn)行匯總。

步驟二：分析問(wèn)題的成因。從報(bào)告管理現(xiàn)狀來(lái)看，項(xiàng)目計(jì)劃和時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排不合理、不科學(xué)是造成問(wèn)題的首要原因；其次，從報(bào)告質(zhì)量來(lái)看，格式不規(guī)范、形審問(wèn)題多，技術(shù)內(nèi)容篇幅人為大量縮減，文章架構(gòu)不合理等則是執(zhí)行主體對(duì)國(guó)防科技報(bào)告的意義認(rèn)識(shí)不足，工作上不重視、態(tài)度上不端正所致；最后是過(guò)程管理不到位，組織落實(shí)不夠，規(guī)章制度和管理?xiàng)l例不完善、監(jiān)管不到位、執(zhí)行流于形式等也是問(wèn)題。

步驟三：要因確認(rèn)。對(duì)主次因進(jìn)行區(qū)分是有效解決問(wèn)題的關(guān)鍵，通過(guò)調(diào)研分析，如何科學(xué)合理地制定型號(hào)項(xiàng)目報(bào)告管理計(jì)劃是問(wèn)題的關(guān)鍵；其次，完善規(guī)章制度和條例、梳理報(bào)告管理有效環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)舉措是管理的重要手段；而加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行主體的宣傳教育、培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)管措施力度，加大獎(jiǎng)懲則是強(qiáng)化報(bào)告管理的基礎(chǔ)。

步驟四：擬定措施、制定計(jì)劃（5W1H）。包括：為什么制定該措施（Why），達(dá)到什么目標(biāo)（What），在何處執(zhí)行（Where），由誰(shuí)負(fù)責(zé)完成（Who），什么時(shí)間完成（When），如何完成（How）。

步驟五：執(zhí)行措施和計(jì)劃。

步驟六：檢查驗(yàn)證、評(píng)估執(zhí)行效果。以節(jié)點(diǎn)內(nèi)應(yīng)完成上交報(bào)告篇數(shù)和報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量提升為考核標(biāo)準(zhǔn)，退修改稿次數(shù)少，反饋問(wèn)題少為依據(jù)。

步驟七：量化標(biāo)準(zhǔn)，固化有益經(jīng)驗(yàn)措施和方法。保留好的工作經(jīng)驗(yàn)和審稿、改稿方法，強(qiáng)化理論上的提升。

步驟八：對(duì)遺留問(wèn)題進(jìn)行歸納、分析，再次納入PDCA循環(huán)。精簡(jiǎn)流程、優(yōu)化環(huán)節(jié)，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理的螺旋上升。適當(dāng)配合軟件的手段，如Microsoft Project制定項(xiàng)目計(jì)劃和節(jié)點(diǎn)實(shí)施環(huán)節(jié)，開(kāi)發(fā)基層航報(bào)聯(lián)絡(luò)員稿件管理系統(tǒng)，重新設(shè)計(jì)排版模板和開(kāi)發(fā)自動(dòng)排版軟件等。

3 PDCA循環(huán)的實(shí)施

3.1 P-制定工作計(jì)劃，明確管理目標(biāo)

制定工作計(jì)劃，明確管理目標(biāo)是開(kāi)展這個(gè)系統(tǒng)工作的開(kāi)始。所謂的工作計(jì)劃，即航天GF報(bào)告管理的項(xiàng)目計(jì)劃，明確什么型號(hào)項(xiàng)目類(lèi)型、報(bào)告是否加急處理、報(bào)告的篇數(shù)、負(fù)責(zé)的分系統(tǒng)型號(hào)總師是誰(shuí)、哪些人員參與，如何安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，怎樣征集驗(yàn)收，形審、內(nèi)容審查如何反饋，保密檢查以及最后的上報(bào)手續(xù)等。管理目標(biāo)則主要包括GF報(bào)告管理工作的質(zhì)量目標(biāo)以及報(bào)告本身的質(zhì)量目標(biāo)，制度上也涵蓋各類(lèi)有效制度措施和經(jīng)驗(yàn)的固化。

3.1.1 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)合理的報(bào)告管理計(jì)劃

航天國(guó)防科技報(bào)告編寫(xiě)任務(wù)下達(dá)后，航報(bào)聯(lián)絡(luò)員應(yīng)首先吃透文件的精神和要求。根據(jù)型號(hào)項(xiàng)目的性質(zhì)、上報(bào)報(bào)告的篇數(shù)等，制定一個(gè)初步管理計(jì)劃；計(jì)劃制定完后，將計(jì)劃提交給負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的技術(shù)副總工程師以及型號(hào)項(xiàng)目調(diào)度，讓對(duì)方知道報(bào)告征集工作的安排，充分聽(tīng)取雙方意見(jiàn)后，再次修改制定一個(gè)明確可執(zhí)行的計(jì)劃和節(jié)點(diǎn)，這個(gè)節(jié)點(diǎn)應(yīng)有利于后期的監(jiān)督檢查和執(zhí)行，通常這個(gè)過(guò)程要反復(fù)很久，歷經(jīng)多次修改補(bǔ)充。

計(jì)劃安排合理與否，關(guān)系到后期報(bào)告管理工作的質(zhì)量和效率，因此計(jì)劃制定前和制定過(guò)程中要充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，根據(jù)下達(dá)的文件指示，充分考慮各種因素后，列出詳細(xì)計(jì)劃表。為實(shí)現(xiàn)管理的項(xiàng)目化和科學(xué)化，采用微軟的Microsoft Project安排計(jì)劃流程，梳理出各個(gè)環(huán)節(jié)和執(zhí)行節(jié)點(diǎn)。

3.1.2 明晰進(jìn)度和管理規(guī)章制度，全過(guò)程管理

⑴充分做好各種溝通和協(xié)調(diào)，將整個(gè)計(jì)劃分為三個(gè)層次，即報(bào)告編寫(xiě)前期組織、中期檢查改進(jìn)和后期評(píng)審上報(bào)。前期組織環(huán)節(jié)，由航報(bào)聯(lián)絡(luò)員將初步制定的計(jì)劃安排發(fā)送給技術(shù)副總工程師和型號(hào)項(xiàng)目調(diào)度，充分討論修改。技術(shù)副總工程師負(fù)責(zé)報(bào)告的總體計(jì)劃安排，下達(dá)報(bào)告編寫(xiě)篇數(shù)和編寫(xiě)技術(shù)內(nèi)容以及安排哪些技術(shù)人員參與組織編寫(xiě)；項(xiàng)目調(diào)度則從型號(hào)渠道負(fù)責(zé)組織傳達(dá)工作以及報(bào)告協(xié)調(diào)管理工作，比如參與編寫(xiě)任務(wù)下達(dá)部署、中期評(píng)審等例會(huì)的召集工作，對(duì)報(bào)告參與編寫(xiě)人員聯(lián)系方式進(jìn)行匯總，以及報(bào)告最終上交時(shí)手續(xù)辦理和報(bào)告匯總等。中期檢查改進(jìn)，則主要由航報(bào)聯(lián)絡(luò)員和技術(shù)副總工程師負(fù)責(zé)，聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告編寫(xiě)人員進(jìn)行不定期抽查和督促，發(fā)現(xiàn)技術(shù)內(nèi)容或程序上的問(wèn)題立刻予以協(xié)調(diào)處理。對(duì)報(bào)告定題不符，內(nèi)容篇幅不足，問(wèn)題多的報(bào)告則在集中后，由技術(shù)副總工程師和聯(lián)絡(luò)員共同召開(kāi)報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)，從報(bào)告格式到技術(shù)內(nèi)容上統(tǒng)一作出解答和修改。報(bào)告完成人二次進(jìn)行修改后，再次進(jìn)入審查環(huán)節(jié)。報(bào)告后期環(huán)節(jié)則主要是評(píng)審上報(bào)，在報(bào)告格式審查合格后，交由技術(shù)副總工程師統(tǒng)一撰寫(xiě)技術(shù)內(nèi)容審查評(píng)語(yǔ)，并交由保密委員會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一密級(jí)審查和定密。完成后，報(bào)告統(tǒng)一匯總到項(xiàng)目調(diào)度處，辦理出所蓋章手續(xù)和出版物出所密級(jí)審核證明，統(tǒng)一登記造冊(cè)。

⑵建立全面的報(bào)告管理文件，以規(guī)范報(bào)告管理工作。內(nèi)容涵蓋：報(bào)告管理?xiàng)l例、寫(xiě)作規(guī)范、經(jīng)費(fèi)安排、航報(bào)聯(lián)絡(luò)員考核標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告評(píng)審要求等；同時(shí)，制定本部門(mén)的規(guī)章管理制度，如根據(jù)集團(tuán)和院科技報(bào)告規(guī)章管理?xiàng)l例和制度，結(jié)合我部實(shí)際，草擬了本單位科技報(bào)告管理?xiàng)l例和工作制度，并制定了聯(lián)絡(luò)員工作質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)等。明確什么人、什么時(shí)候做什么事，什么事由誰(shuí)負(fù)責(zé)等，防止出現(xiàn)責(zé)任不明、管理不嚴(yán)、獎(jiǎng)懲落實(shí)不到位等情況。

3.2 D-實(shí)施，執(zhí)行過(guò)程保障

執(zhí)行過(guò)程保障應(yīng)遵循國(guó)防科技報(bào)告管理的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)流程，規(guī)范執(zhí)行。這里涉及兩個(gè)層面。

⑴即組織層面保障-明確執(zhí)行機(jī)構(gòu)和責(zé)任確定。為加強(qiáng)單位航天GF報(bào)告的管理工作，通常設(shè)立院、基地和廠所兩級(jí)管理組織，院基地設(shè)立國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室，而廠所一級(jí)基層管理工作通常設(shè)航報(bào)聯(lián)絡(luò)員，由其所屬的科研管理部門(mén)具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。航報(bào)聯(lián)絡(luò)員具體負(fù)責(zé)航天GF報(bào)告管理工作，是基層報(bào)告管理的核心。國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和報(bào)告全局組織管理工作，并負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告的匯總編輯；基層單位則主要負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)上級(jí)主管部門(mén)的文件精神；結(jié)合本單位實(shí)際制定相應(yīng)管理規(guī)章制度和條例；明確報(bào)告管理工作的整體目標(biāo)；負(fù)責(zé)從管理制度和條例上規(guī)范本單位的報(bào)告管理；負(fù)責(zé)與其他科研管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通；負(fù)責(zé)安排總的時(shí)間任務(wù)節(jié)點(diǎn)和進(jìn)度；負(fù)責(zé)抽查和敦促各階段工作，進(jìn)行相應(yīng)報(bào)告管理的研究和改進(jìn)工作等。endprint

⑵程序上保障-規(guī)范流程和執(zhí)行節(jié)點(diǎn)安排。程序上即前期組織、中期控制和后期評(píng)審上報(bào)。前期組織階段，編寫(xiě)任務(wù)下達(dá)后，聯(lián)絡(luò)員協(xié)同項(xiàng)目調(diào)度召集有關(guān)技術(shù)總師、報(bào)告編寫(xiě)人員、有關(guān)科研管理部門(mén)和保密處的同志等例會(huì)，統(tǒng)一就文件指示進(jìn)行傳達(dá)，確定報(bào)告上交篇數(shù)、保密等級(jí)、擬定報(bào)告題目部署等；同時(shí)也對(duì)一些程序性問(wèn)題或?qū)懽鞲袷?、?nèi)容上技術(shù)問(wèn)題以及上報(bào)環(huán)節(jié)和注意事項(xiàng)等進(jìn)行解答、交流，制定總體報(bào)告管理計(jì)劃。中期控制，即不定期對(duì)報(bào)告編寫(xiě)人員進(jìn)行抽查和走訪，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。針對(duì)報(bào)告格式和內(nèi)容上的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)苗頭即刻解決。比如有些作者定題不符、架構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容上存在以技術(shù)報(bào)告代替國(guó)防科技報(bào)告的現(xiàn)象，沒(méi)有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行技術(shù)梳理、總結(jié)和提煉；致使報(bào)告內(nèi)容干癟、有價(jià)值內(nèi)容少，公式不合格，參考文獻(xiàn)缺少等現(xiàn)象嚴(yán)重。中期控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，即航報(bào)聯(lián)絡(luò)員聯(lián)合技術(shù)副總工程師統(tǒng)一召開(kāi)一個(gè)報(bào)告評(píng)審會(huì)，就報(bào)告出現(xiàn)的格式問(wèn)題、編排問(wèn)題以及內(nèi)容問(wèn)題進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)審稿、現(xiàn)場(chǎng)梳理、現(xiàn)場(chǎng)解答；由于現(xiàn)場(chǎng)對(duì)比性、嚴(yán)肅性，很多作者都會(huì)認(rèn)真對(duì)待，對(duì)作者的進(jìn)度也能起到很好的敦促作用。后期評(píng)審環(huán)節(jié)，是程序上的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，主要牽涉到報(bào)告形式、內(nèi)容審查以及上報(bào)手續(xù)辦理三個(gè)步驟。形審上，由于一篇報(bào)告通常要花費(fèi)聯(lián)絡(luò)員約1.5個(gè)小時(shí)審查[7]，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，所以這塊是今后我們改進(jìn)的重點(diǎn)；內(nèi)容審查則主要由副總工程師進(jìn)行審查簽署意見(jiàn)。關(guān)于上報(bào)手續(xù)這塊，由于環(huán)節(jié)繁復(fù)、最容易出狀況和造成時(shí)間延誤，我們通常采取統(tǒng)一辦理的手段，即將報(bào)告統(tǒng)一集中起來(lái)，統(tǒng)一蓋章、統(tǒng)一辦理密級(jí)審核手續(xù)；集中登記和集中上報(bào)的方式。這樣可以節(jié)約大量時(shí)間，有助于提高管理的效率和質(zhì)量。不至因某一篇報(bào)告的延誤而拖累整個(gè)報(bào)告進(jìn)度。

3.3 C-檢查，全過(guò)程監(jiān)督執(zhí)行

第1階段：規(guī)范選題、梳理流程，明確編寫(xiě)任務(wù)。無(wú)論是技術(shù)副總工程師草擬報(bào)告題目，下發(fā)給編寫(xiě)人員，還是報(bào)告作者自擬題目，都要集中到前期組織環(huán)節(jié)進(jìn)行討論和確定，不能因后面報(bào)告題目不合格或重復(fù)草擬而耽誤時(shí)間和進(jìn)度。其次，任務(wù)下達(dá)指示是否傳達(dá)到每一位作者，最好的做法也是在前期組織環(huán)節(jié)，由會(huì)上統(tǒng)一宣布，給每位編寫(xiě)人員現(xiàn)場(chǎng)下達(dá)編寫(xiě)任務(wù)和要求。有疑問(wèn)和想法的，可以現(xiàn)場(chǎng)解答，現(xiàn)場(chǎng)安排；沒(méi)例會(huì)的作者，由項(xiàng)目調(diào)度匯總?cè)藛T名單后，再進(jìn)行補(bǔ)充通知；同時(shí)將前期組織安排的會(huì)議部署下發(fā)給每位作者和參與人員，設(shè)定節(jié)點(diǎn)。什么時(shí)候完成什么，怎樣完成，通過(guò)Microsoft Project軟件記錄在案。

第2階段：中期控制環(huán)節(jié)，不定期抽查和回訪作者，也可以通過(guò)郵件、微信、電話或走訪的形式，實(shí)時(shí)交流。報(bào)告初步匯總后，首先進(jìn)行格式審查，同時(shí)將報(bào)告技術(shù)內(nèi)容發(fā)副總工程師進(jìn)行審核，航報(bào)聯(lián)絡(luò)員與副總工程師充分意見(jiàn)交流后，召開(kāi)報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)。統(tǒng)一進(jìn)行問(wèn)題答復(fù)，現(xiàn)場(chǎng)解決形式和內(nèi)容上的問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)修改；對(duì)問(wèn)題嚴(yán)重的報(bào)告，定好修改稿的最終完成時(shí)間，由于這種情況通常涉及到技術(shù)內(nèi)容上的問(wèn)題，因而這主要交由副總工程師負(fù)責(zé)，而格式上的問(wèn)題則相對(duì)簡(jiǎn)單些。

第3階段：后期上報(bào)，及時(shí)評(píng)審、嚴(yán)管手續(xù)上報(bào)流程。報(bào)告上報(bào)統(tǒng)一登記后，涉及到打印、保密審查和出所手續(xù)辦理等環(huán)節(jié)時(shí)，嚴(yán)格按照流程設(shè)計(jì)統(tǒng)一打印、統(tǒng)一辦理保密審核，統(tǒng)一進(jìn)行蓋章和上報(bào)。避免報(bào)告作者各自為戰(zhàn)，分頭跑手續(xù)，既造成時(shí)間上的延誤也引起管理上不必要的麻煩。

為加強(qiáng)報(bào)告管理工作，在條件允許的情況下，還要進(jìn)行報(bào)告寫(xiě)作培訓(xùn)，從報(bào)告管理的流程、計(jì)劃安排、內(nèi)容格式上的要求等進(jìn)行宣貫，加強(qiáng)作者對(duì)相關(guān)編寫(xiě)軟件使用的操作，強(qiáng)化報(bào)告的點(diǎn)評(píng)工作；對(duì)報(bào)告加大獎(jiǎng)懲力度，對(duì)優(yōu)秀的報(bào)告給予相應(yīng)的獎(jiǎng)金鼓勵(lì)，而對(duì)差的報(bào)告加大批評(píng)力度，直至取消其編寫(xiě)資格，建議后續(xù)型號(hào)項(xiàng)目不采納其參與報(bào)告編寫(xiě)等。

3.4 A-處理，總結(jié)評(píng)估，重視反饋

⑴全方位進(jìn)行信息反饋，重視信息反饋?zhàn)饔?。無(wú)論是報(bào)告作者還是報(bào)告管理人員，大家都是希望能認(rèn)真地接手這項(xiàng)工作，完成任務(wù)；沒(méi)有誰(shuí)是故意或惡意如此。以往造成報(bào)告管理工作呈現(xiàn)拖延或出現(xiàn)各種各樣問(wèn)題情況，應(yīng)從客觀和主觀兩方面考慮，客觀上主要是計(jì)劃安排是否合理、報(bào)告作者是否遇到緊急任務(wù)或太忙而無(wú)法顧及等情況，主觀上則主要看是否存在對(duì)國(guó)防科技報(bào)告認(rèn)識(shí)不清、態(tài)度上不重視，認(rèn)為報(bào)告寫(xiě)的再好不如型號(hào)干的好等原因也比比皆是。所以，在開(kāi)展國(guó)防科技報(bào)告管理工作中，應(yīng)充分考慮主客觀因素，針對(duì)不同原因進(jìn)行解決。加強(qiáng)同報(bào)告編寫(xiě)者的溝通，充分了解可能造成報(bào)告延誤或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的原因，重視作者信息反饋，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系才能將管理工作順利的開(kāi)展。

⑵重視報(bào)告的評(píng)價(jià)機(jī)制，充分發(fā)揮這一機(jī)制。對(duì)于好的經(jīng)驗(yàn)管理措施，經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)?zāi)艹浞痔岣吖芾硇屎唾|(zhì)量，提升報(bào)告內(nèi)容水平的應(yīng)予以保留發(fā)揚(yáng)，比如報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)和評(píng)審會(huì)，就可以實(shí)現(xiàn)以評(píng)促建，以評(píng)促改。評(píng)價(jià)會(huì)上可以將各種矛盾和問(wèn)題集中暴露出來(lái)，大家共同協(xié)商共同解決，也可以就某些事項(xiàng)達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，合理安排計(jì)劃和進(jìn)度。評(píng)價(jià)會(huì)也可以暴露各自的優(yōu)缺點(diǎn)，使好的作者受到褒獎(jiǎng)和激勵(lì)，將優(yōu)秀的做法傳播下去；也使寫(xiě)的不好的作者受到啟發(fā)和鼓勵(lì)，得到解決問(wèn)題的幫助，刺激其主動(dòng)改進(jìn)和要求進(jìn)步。評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是立足科學(xué)的管理?xiàng)l例和規(guī)章制度，比如報(bào)告格式就由寫(xiě)作規(guī)范條例給予指導(dǎo)，而內(nèi)容評(píng)價(jià)則由經(jīng)驗(yàn)豐富的老專(zhuān)家給予把關(guān)，后期我們還要制定相應(yīng)的內(nèi)容評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，客觀地給予其評(píng)分和推進(jìn)報(bào)告評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化。

⑶重視管理手段的多樣化和軟件的使用。管理應(yīng)是全方位的，只有加強(qiáng)與作者本人的溝通才能盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，盡早解決問(wèn)題。郵件、微信、短信和電話是必不可少的手段，點(diǎn)評(píng)會(huì)和評(píng)審會(huì)也是重要的場(chǎng)合，只有深入了解作者需求，才能給予作者更好地解決問(wèn)題。同時(shí)，報(bào)告的管理也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟件的使用，現(xiàn)在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是發(fā)展的大趨勢(shì)，報(bào)告管理工作應(yīng)充分采用信息化的手段，比如采用Project項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行計(jì)劃和節(jié)點(diǎn)安排、開(kāi)發(fā)基層航報(bào)稿件管理系統(tǒng)進(jìn)行稿件的自動(dòng)化錄入和管理、設(shè)計(jì)格式自動(dòng)檢測(cè)軟件進(jìn)行報(bào)告格式地自動(dòng)檢測(cè)等都是提高工作效率的手段，也是提升報(bào)告管理質(zhì)量和效率，提高報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量的便利途徑。加大信息技術(shù)的因素、進(jìn)一步弱化人的影響因素將是更科學(xué)合理管理報(bào)告的一個(gè)重要選項(xiàng)。管理的工作畢竟是人、機(jī)制和技術(shù)的融合，應(yīng)充分發(fā)揮各自的作用，使得管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

4 結(jié)語(yǔ)

PDCA的核心[8]在于不斷分析現(xiàn)狀、提出問(wèn)題、確定目標(biāo)、制定計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查效果、理出思路和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，它涵蓋4個(gè)階段8個(gè)步驟，通過(guò)不斷地循環(huán)往復(fù)，實(shí)現(xiàn)效率的提升和質(zhì)量的提高。實(shí)踐證明，PDCA循環(huán)確保了報(bào)告管理工作的連續(xù)性和有效性，實(shí)現(xiàn)了報(bào)告管理環(huán)節(jié)的無(wú)縫連接，提高了報(bào)告管理工作的效率和質(zhì)量。它使報(bào)告管理工作中的人、機(jī)制和技術(shù)呈現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，充分調(diào)動(dòng)了各方積極因素，在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上做到了科學(xué)工作程序地使能。這對(duì)于航天GF報(bào)告管理工作來(lái)說(shuō)，將是一次有益的嘗試。

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