關(guān)于檔案管理信息化優(yōu)化措施探討

摘 要：本文首先分析了檔案管理信息化的概念，然后分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的措施：強(qiáng)化事業(yè)單位的管理；完善事業(yè)單位的監(jiān)督機(jī)制；強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)施；全方位提升事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵字：檔案；信息化；措施；實(shí)踐

伴隨著我國(guó)人口的增多，檔案管理工作的重要性日益明顯。但是當(dāng)前諸多的單位機(jī)構(gòu)使用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，并不能滿足人口日益增多的要求。為了能夠滿足當(dāng)前人口增多帶來的信息化加強(qiáng)的需求。檔案管理信息化逐漸提升，并且檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展能夠給管理工作帶來諸多的變化和機(jī)會(huì)。為了能夠提升管理的效率和工作發(fā)展的空間，諸多隱患都需要排除，并且加強(qiáng)檔案管理工作人員的現(xiàn)代化的工作意識(shí)，由此，才能夠把握檔案管理工作中的機(jī)遇，提升檔案管理的效率。

1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化的主要目標(biāo)便是為了能夠使檔案進(jìn)行合理的管理與利用，并且整個(gè)管理的過程之中能夠融入并且應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段?，F(xiàn)代化的手段比如網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、圖文編排技術(shù)，以及進(jìn)行檔案資料的科學(xué)化管理工作等，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的安排和配置，并且進(jìn)行資源的共享。

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式以及信息形式處理的檔案，能夠快速的存儲(chǔ)和共享。與此同時(shí)，此種管理方式能夠方便信息管理人員的工作，提升管理人員的工作效率。

首先，信息技術(shù)在我們生活之中應(yīng)用的越來越多，并且我們生活之中處處有著信息技術(shù)的應(yīng)用。各項(xiàng)信息技術(shù)的活動(dòng)開展都離不開信息技術(shù)的支持。

其次，信息化的檔案管理工作能夠更快以及更加有效率地推動(dòng)檔案的分類以及信息的檢索和整合，由此，能夠建立我們新時(shí)代的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在強(qiáng)大的資料庫(kù)的原有基礎(chǔ)之上，進(jìn)行檔案管理的細(xì)致備份和存儲(chǔ)，防止因?yàn)橐恍┛陀^原因使得檔案管理受到損失。

2 深化事業(yè)單位檔案管理信息化的策略

（一）強(qiáng)化事業(yè)單位信息管理

為了能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程。首先，需要提升我國(guó)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，必須從認(rèn)識(shí)本質(zhì)出發(fā)，提升我國(guó)檔案管理人員的信息意識(shí)，加強(qiáng)管理人員對(duì)于檔案管理的重視。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，并且在事業(yè)單位的檔案管理人員之中實(shí)現(xiàn)不定期的培訓(xùn)和教育，提升管理人員的信息獲取、鑒定與評(píng)估的能力。管理人員各項(xiàng)專業(yè)能力的提高，也可以保障在檔案管理工作中能夠 發(fā)揮自身價(jià)值，使檔案管理工作得到保障。深化檔案信息化管理，需 要始終貫徹信息化管理理念，使人們認(rèn)識(shí)到信息手段的重要性，并 接受新的檔案形式轉(zhuǎn)變，支持檔案工作發(fā)展。

（二）擴(kuò)充事業(yè)單位的檔案管理信息資源，提升檔案管理的硬件建設(shè)

檔案管理的硬件建設(shè)的目的便是能夠提升事業(yè)單位的信息化的重要前提。由此，在信息化的檔案管理之中，應(yīng)該大量應(yīng)用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施，投入到工作之中，進(jìn)而保證信息化建設(shè)的暢通。硬件是電子檔案的存儲(chǔ)的重要載體。對(duì)于龐大的電子檔案管理的工具而言，進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，能夠降低不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）完善事業(yè)單位檔案信息化的監(jiān)督制度

強(qiáng)有力的監(jiān)督制度能夠保證事業(yè)單位管理內(nèi)部的制約和管理，但是，在其法律法規(guī)的規(guī)定范圍之中，無法保證工作人員的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而保證檔案管理的信息安全。事業(yè)單位要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與 單位外部的監(jiān)督，使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯(cuò)誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個(gè)高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。

（四）全方位提升檔案管理人員的素質(zhì)

伴隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作為了能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化，必須加強(qiáng)檔案管理人員掌握信息化的檔案管理的方法和技能的培養(yǎng)，并且多方面培養(yǎng)檔案管理的人才，提升人才的工作素質(zhì)和能力，并且，成為檔案管理人員的主要的內(nèi)容。事業(yè)單位應(yīng)該定制人員培訓(xùn)的內(nèi)容和模式，并且多方面結(jié)合管理人員的培訓(xùn)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升檔案管理人員的管理業(yè)務(wù)水平。為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供必要的服務(wù)。 同時(shí)檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法， 使兩者相互補(bǔ)充， 相互共存，共同發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的速度加快和提升，需要認(rèn)真分析我國(guó)事業(yè)單位檔案管理之中的信息化問題，并且充分了解我國(guó)事業(yè)單位管理的信息化模式，進(jìn)而順應(yīng)市場(chǎng)規(guī)律，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的平穩(wěn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

王珺（1986-），女，漢族，山西省長(zhǎng)治市，業(yè)務(wù)管理科科員，碩士研究生，山西省太原市食品藥品檢驗(yàn)所，研究方向：國(guó)際商務(wù)。endprint