辦公自動化環(huán)境中電子文件的平時歸卷管理

辛慧

摘 要：隨著科技的迅速發(fā)展，自動化設備在各個領域中的使用越來越廣泛。在現(xiàn)階段的企業(yè)及其單位辦公過程中對于文件的管理過程中逐漸擺脫了傳統(tǒng)的束縛，在文件管理過程中充分運用了現(xiàn)代化管理模式，在此模式下極大的提高了檔案管理的安全性。筆者在下文主要通過對在辦公自動化環(huán)境中電子文件的歸卷管理工作進行分析，促進文件管理工作穩(wěn)步推進。

關鍵詞：辦公自動化；電子文件；歸卷管理；分析

電子文件是現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展過程中文件保存的主要方式之一，在各種大型企業(yè)等辦公過程中應用極為廣泛，其具備諸多優(yōu)勢，比如安全性、便捷性均比傳統(tǒng)的文檔保存方式具有優(yōu)勢，但是在實踐應用過程中顯示其存在不足之處，其已經(jīng)嚴重制約著文件管理工作的質量。筆者在下文就此展開分析，促進企業(yè)文件管理工作穩(wěn)步高效推進。

1 辦公自動化環(huán)境中檔案管理的優(yōu)勢

1.1 極大的提升了檔案管理工作的效率

在過去的企業(yè)文件管理過程中，其大多采用紙質材料進行記載，同時對各項數(shù)據(jù)分別進行記錄，在這樣的文件管理模式下，工作人員的工作量明顯增大，但是在現(xiàn)階段的自動化環(huán)境下的文件管理工作的優(yōu)勢則尤為突出，其不僅工作效率得到極大程度的提升，同時在此工作環(huán)境下，生產(chǎn)電子版的文件，其有效的避免了過去檔案管理過程中的混亂狀況出現(xiàn)，工作人員通過搜索歸類則可以實現(xiàn)永久性歸類管理工作。

1.2 對于文件管理的安全性得到提升

在傳統(tǒng)的文件管理過程中，文件的傳遞工作均是憑借快寄等方式開展，在此種傳遞模式下，文件的安全性無法得到保障，在過去的機密文件很容易造成內容泄露，而現(xiàn)階段而定電子文件則可以彌補這個不足，在現(xiàn)階段的電子文件管理過程中，其可以有效的進行文檔加密，然后通過郵箱等進行傳遞，其有效的避免了文件內容泄露的狀況出現(xiàn)。由此可見，在現(xiàn)階段的文件管理過程中，電子文件的安全性得到有效提升。

1.3 使得文件的保存壽命得到提升

傳統(tǒng)的文件一般都是紙質文檔，在長期的保存過程中因為保存環(huán)境的差異，很容易出現(xiàn)受潮、腐爛等狀況，在一定程度上造成了文件的內容缺失，在現(xiàn)階段的文件管理過程中則彌補了這個缺陷，其通過電子版的管理，可以在云盤等多種途徑中實現(xiàn)安全管理，同時使得文件的壽命得到有效延長。由此可見，現(xiàn)階段的文件管理模式對于文件的壽命有著重要影響。

2 辦公自動化環(huán)境下文件管理存在的問題

2.1 工作人員的職業(yè)素養(yǎng)偏低

在文件管理過程中，文件管理工作人員對于相關軟件的操作熟練程度對于文件管理的安全等都有著重要影響，如果對文檔保存使用不當極易造成格式錯誤等狀況，同時面臨復雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，很容易造成黑客攻擊的現(xiàn)象，這些對于企業(yè)的文件安全造成嚴重威脅，因此為了提升文件管理的安全性，對于文件管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)則有著較高的要求，管理員不僅要熟練掌握相關的軟件使用，同時還應具備防止黑客入侵的意識。由此可見，在現(xiàn)階段的電子文件管理過程中，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)普遍過低。

2.2 文件管理體制不夠規(guī)范

在現(xiàn)階段的文件管理過程中，電子文檔是文件管理過程中的主要模式，在電子檔案管理過程中需要多個部門密切配合，但是在現(xiàn)階段辦公自動化環(huán)境下，部門之間缺乏相應的管理機制，因此導致文件管理工作效率低下，比如在現(xiàn)階段的文件管理過程中，企業(yè)普遍運用word2010版本，但是在部分場合運用過程中由于設備配置過低，從而造成企業(yè)的電子文檔無法正常運行。由此可見，在現(xiàn)階段的企業(yè)自動辦公系統(tǒng)環(huán)境下，文件管理體制不夠規(guī)范其嚴重制約著文件管理工作的服務質量。

3 辦公自動化環(huán)境下文件管理存在問題的改進措施

3.1 加大工作人員的培訓力度，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

在自動辦公系統(tǒng)環(huán)境下，電子文檔是文件的主要形式之一，但是在現(xiàn)階段的企業(yè)運營過程中由于文件管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，對于文檔管理過程中的文件安全造成威脅。針對于此類問題，首先，企業(yè)應該加大培訓力度，使得文件管理人員充分認識到文件管理工作的重要性，同時注重對工作人員職業(yè)技能的提升，使得工作人員能夠熟練運用基本的辦公軟件；其次，在現(xiàn)階段的自動化辦公環(huán)境下，企業(yè)必須注重對文件管理工作人員的職業(yè)技能考核，逐步提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使得工作人員在文件管理過程中充分發(fā)揮出其應有的價值。

3.2 建立相應的文件管理機制

在辦公自動化環(huán)境下，由于電子文件相關管理機制的缺失，從而造成電子文件在管理過程中無法充分發(fā)揮出其應有的價值。在此種狀況下，首先，辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)應該注重相應的文件管理機制的構建，同時對過去管理機制中存在的問題及時糾正；其次，在現(xiàn)階段的企業(yè)應該完善相應的用人制度，在文件管理過程中形成各個部門間的密切配合的局勢，使得工作人員在文件管理過程中能夠充分發(fā)揮出其應有的價值。

4 總結

本文通過對辦公自動化環(huán)境下的文件管理工作進行分析，隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)階段的電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中的主要模式，但是在現(xiàn)階段的文件管理過程中依舊存在諸多問題，比如工作人員職業(yè)素養(yǎng)偏低等狀況。綜上所述，對于辦公自動化環(huán)境下文件管理工作存在的問題必須及時采取相應的措施，使得在辦公自動化環(huán)境下的文件管理工作發(fā)揮出其應有的價值。

參考文獻

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