論檔案管理的開(kāi)拓新思路

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、行政體制與人事管理等方面進(jìn)行了不斷深入的改革，這便使得事業(yè)單位檔案收集、歸檔、流向等管理工作出現(xiàn)了新的問(wèn)題。本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀：思想意識(shí)的不重視；檔案工作人員綜合素質(zhì)不高；人為色彩嚴(yán)重，最后分析了策略中新思路：建立健全的管理新制度；深化管理，提升管理人員素質(zhì)；加強(qiáng)事業(yè)單位的保密工作。

關(guān)鍵字：檔案管理；創(chuàng)新；信息化

當(dāng)前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）從思想意識(shí)上沒(méi)有得到重視

因?yàn)槭聵I(yè)單位不同于一般的廠礦企業(yè)，它是國(guó)家的一個(gè)特殊的部門(mén)，所有的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員所重視的都是工作的效率及結(jié)果，而對(duì)檔案的管理工作根本就不重視，覺(jué)得檔案管理只是個(gè)簡(jiǎn)單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒(méi)有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現(xiàn)象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因?yàn)槟撤N原因需要某些檔案資料的卷宗時(shí)，工作人員就會(huì)手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機(jī)關(guān)單位也參加過(guò)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作的評(píng)定，那也只是被動(dòng)的，為了應(yīng)付考核而做的，沒(méi)有從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。

（二）檔案工作人員不具備綜合素質(zhì)

在新時(shí)代下，檔案隊(duì)伍建設(shè)在迎來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也需要面對(duì)各種挑戰(zhàn)。檔案工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，不注重自身素養(yǎng)的提高，思想觀念落后，不認(rèn)真對(duì)待工作，經(jīng)常違規(guī)操作。在一定程度上，已具備的檔案理論知識(shí)與專業(yè)技能已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的客觀要求，各方面的問(wèn)題日益突顯。而在日常工作中，企事業(yè)單位沒(méi)有定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，完善他們已有的理論知識(shí)體系，提高他們的專業(yè)技能。此外，在人員錄用方面，其錄用的要求較低，不符合新時(shí)期檔案工作的客觀規(guī)律。很多人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，沒(méi)有扎實(shí)的理論知識(shí)、過(guò)硬的操作技能和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根本無(wú)法很好地勝任這份工作。

（三）檔案檢索效率低下，人為色彩嚴(yán)重

就檔案檢索而言，手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索是其主要形式。但就實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，人工檢索在其中占據(jù)著核心地位，檔案檢索準(zhǔn)確率低下，大大增加了檔案工作人員的工作量，工作效率極其低下。在此基礎(chǔ)上，為了能夠使繁雜的檔案檢索程序簡(jiǎn)單化，縮短檢索的時(shí)間，企事業(yè)單位的檔案部門(mén)以手工檢索為基點(diǎn)，進(jìn)行了一系列的改變，編制出不同形式的檢索工具。就所編制的檢索工具來(lái)說(shuō)，多而不精是其主要特征。在這方面，檔案工作人員并沒(méi)有意識(shí)到只注重檔案檢索工具的數(shù)量而忽視質(zhì)量是無(wú)法提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量的。更為嚴(yán)重的是：在實(shí)際操作中，大大提高了檔案管理的錯(cuò)誤率。此外，在檔案日常管理中，企事業(yè)單位內(nèi)部人為色彩現(xiàn)象比較普遍，使檔案工作缺乏其公平性。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與策略

（一）建立健全檔案管理制度

1、建立的各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。

2、簡(jiǎn)明、實(shí)用，可操作。制定的規(guī)章制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡(jiǎn)單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

3、堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約束的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。

4、獎(jiǎng)懲分明。檔案部門(mén)在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，檔案部門(mén)要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎(jiǎng)，有過(guò)必懲，獎(jiǎng)懲分明。

（二）深化管理，提高人事檔案管理水平

各事業(yè)單位要通過(guò)定期宣傳，組織學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來(lái)。這要求單位首先要建立一支過(guò)硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)；其次要建立起一套適合本單位的達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作進(jìn)行定期考核，通過(guò)級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極執(zhí)行實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作著規(guī)范化和科學(xué)化方向邁進(jìn)。

首先，檔案管理人員不僅要有全心全意為人民服務(wù)的精神，還要有甘于平凡，默默工作的奉獻(xiàn)精神。其次，業(yè)務(wù)素質(zhì)必須過(guò)硬，只有具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，才能讓檔案室變成自己的家一樣，準(zhǔn)確知道每一份檔案的具體方位。再次，作為檔案管理人員還必須具備一定的總結(jié)分析能力、敏銳觀察能力，能準(zhǔn)確辨別出每一位檔案利用者的別有用心，掌握檔案管理工作的規(guī)律。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

首先在庫(kù)房的選址、建造方面要遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建造，做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)，同時(shí)庫(kù)房的門(mén)窗應(yīng)專門(mén)加固，以防盜竊；其次是庫(kù)房管理方面應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)看管，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；最后是培訓(xùn)庫(kù)房管理人員正確區(qū)分保管檔案和保密檔案，應(yīng)保管檔案是指為本單位工作需要和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要而保存的，而應(yīng)保密檔案是指在一定時(shí)間內(nèi)，如若被泄露，會(huì)對(duì)國(guó)家安全和利益造成傷害的限制級(jí)檔案。

（四）做好檔案資料的收集工作

在企事業(yè)單位運(yùn)作中，要以已有的管理體制、檔案資料為基點(diǎn)，構(gòu)建合理的檔案管理體系。其領(lǐng)導(dǎo)者需要協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)，構(gòu)建縱橫交錯(cuò)的管理網(wǎng)絡(luò)體系，為檔案資料的收集埋下伏筆。就檔案資料的收集而言，需要保證檔案數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠、安全保密、及時(shí)主動(dòng)。因而，在收集檔案資料的時(shí)候，檔案工作人員需要從實(shí)際情況出發(fā)，要經(jīng)常和其它部門(mén)進(jìn)行溝通、交流，需要采取隨時(shí)和定期相結(jié)合的收集方式，有效防止檔案信息資料的丟失，不斷拓展檔案資料收集的氛圍，使檔案數(shù)據(jù)資料收集工作能夠順利進(jìn)行，提高案卷的質(zhì)量。在這方面，需要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的檔案機(jī)制，規(guī)范檔案借閱手續(xù)，要避免隨意擺放檔案資料。通常情況下，在某階段、年度工作結(jié)束之后，需要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集歸檔處理，并對(duì)那些分散的檔案資料進(jìn)行加工處理，從中找到具有規(guī)律性的資料與數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源信息的動(dòng)態(tài)化。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案，無(wú)論是生產(chǎn)型企業(yè)還是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，都是國(guó)家信息資料的重要來(lái)源，是所有記憶的儲(chǔ)存和備份，所以檔案管理也是社會(huì)發(fā)展必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，作為事業(yè)單位，只要讓檔案管理工作做到制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，時(shí)刻跟隨著時(shí)代的需要而進(jìn)行創(chuàng)新與改革，就一定能在新時(shí)期的發(fā)展中作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。比如，具有較快的傳播速度，來(lái)實(shí)現(xiàn)不同檔案資源信息的共享，提高其利用效率。在此基礎(chǔ)上，使新時(shí)期檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀規(guī)律，使檔案工作人員的綜合素質(zhì)得以提高，成為社會(huì)市場(chǎng)需要的應(yīng)用型人才，也使我國(guó)的檔案事業(yè)能夠擁有全新的面貌，走上可持續(xù)發(fā)展的道路，擁有更好的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

孫水來(lái)，檔案助理館員。endprint