高職院校系部檔案管理的思考

黃新和

摘 要 高職院?？焖侔l(fā)展，系部檔案管理卻仍然存在很多問題與不足。院校系部教職工應(yīng)該充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)院校系部的檔案管理工作，應(yīng)該用先進(jìn)的管理理念，對高職院校系部檔案管理進(jìn)行合理的分析與思考，摸清現(xiàn)狀，根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況，具體問題具體分析，運(yùn)用不同的管理模式，力求使得高職院校系部檔案管理工作上升到一個嶄新的階段。

關(guān)鍵詞 高職院校 檔案管理 思考

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高職院校系部是高職院校的一個重要的組成，是培養(yǎng)人才的最重要的地方。因此對高職院校系部的檔案進(jìn)行管理是一項重要的工作，檔案管理與行政管理、教學(xué)管理和其他各項管理工作都是緊密相連的，他們共同組成了高職院校管理的完整系統(tǒng)。對系部檔案管理的好壞程度，直接的影響到了高職院校的教學(xué)管理質(zhì)量，因此，將對系部檔案管理工作如何做的更好提上研究的日程十分必要。

1高職院校系部檔案管理的重要意義

系部檔案管理是高職院校檔案管理的起始，系部檔案資料是最基本的、最重要的原始資料。系部檔案不同于其他的檔案，檔案內(nèi)容一般包括學(xué)期以及學(xué)年的授課計劃、上課任務(wù)、教材管理和征訂，教學(xué)時間的安排、學(xué)生的學(xué)習(xí)計劃和考試、補(bǔ)考、重修以及系部的建設(shè)等等相關(guān)的內(nèi)容。在日常的系部建設(shè)和教學(xué)工作中形成了以圖表、文字、照片、視頻以及報表等多種形式為載體的管理材料，這些原始的材料記載著真實(shí)的信息，它甚至可以作為高職院校評估的有效依據(jù)，也是對高職院校教學(xué)工作和辦學(xué)質(zhì)量進(jìn)行判定的有效依據(jù)。教師和系部管理人員如果能夠有效管理檔案，進(jìn)行充分的研究和利用，那會對管理工作和教學(xué)工作作出很多的指引，有助于改善管理和教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量等。因此，高職院校系部檔案管理具有十分重要的意義，它是教學(xué)交流、科研的重要依據(jù)，甚至影響到高職院校的未來發(fā)展。

2高職院校系部檔案管理的現(xiàn)狀

2.1重視程度不夠

高職院校系部檔案管理工作十分繁雜，要關(guān)注到各種很小的細(xì)節(jié)，涉及到方方面面，同時需要系部領(lǐng)導(dǎo)、系部教師、學(xué)生和檔案管理者積極的參與到管理工作中，給予配合。可是事實(shí)上，由于工作性質(zhì)，很多的領(lǐng)導(dǎo)、教師甚至是管理者自己，對系部檔案管理工作都很漠視，重視程度不夠，很多人都認(rèn)為每個學(xué)院都有檔案室，因此系部檔案管理就顯得不那么重要了。很多老師和學(xué)生，其他的工作者認(rèn)為檔案的管理是管理者自己的事情，與自己無關(guān)，因此就給檔案的材料搜集帶來了一定的困難，不利于管理工作的開展。

2.2制度不健全

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多的高職院校系部檔案管理都沒有一套完整健全的制度和管理辦法，系部對于檔案的管理就是根據(jù)檔案室提出的要求，沒有依據(jù)自身的實(shí)際情況，不知道哪些材料需要長期保管，哪些是短期的，哪些電子檔就可以，哪些必須要紙質(zhì)，對于材料是在系部管理還是在學(xué)院檔案管理室管理也沒有具體研究，總之管理檔案很具有隨意性，缺乏完善的專門的系部檔案管理制度和舉措，系部檔案管理十分不完整。

2.3管理人員專業(yè)性差

高職院校發(fā)展迅速，學(xué)院的其他教學(xué)組織和人員的配置都相對比較完善了，但是對于系部檔案管理工作崗位，很多的院校都沒有提出較為專業(yè)和明確的要求，很多檔案管理者都不的專門聘請的專業(yè)人員，而是很多其他崗位的工作人員臨時兼職，對檔案管理工作一知半解，管理業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，嚴(yán)重的影響到了系部檔案的管理工作。

3高職院校系部檔案管理工作的建議

3.1完善管理制度

首先要對系部的檔案管理工作從思想上重視起來，要認(rèn)識到這個工作的重要性，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)知。只有重視了，才會尋找有效的管理辦法。其次，根據(jù)不同的高職院校對檔案管理的要求，結(jié)合院校和系部的實(shí)際，完善管理制度，制定管理措施。對各種不同性質(zhì)的檔案的管理期限、管理范疇、管理原則都要做出明確的規(guī)定。對于從事檔案管理工作的人員提出明確的要求，并將檔案管理工作的完成好壞與年終績效考核掛鉤，讓管理者從源頭上端正態(tài)度。最后，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)系部檔案管理者的知識水平和素質(zhì)水平，聘請專業(yè)的檔案管理者來管理，不定期進(jìn)行考核，提供學(xué)習(xí)的平臺。

3.2運(yùn)用現(xiàn)代化的管理辦法

隨著現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展，電子檔案文件數(shù)量與日俱增，對檔案的管理工作朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。系部檔案管理也應(yīng)該適應(yīng)新時代的發(fā)展需要，適應(yīng)國家信息化的發(fā)展要求，以網(wǎng)絡(luò)管理為根基，推進(jìn)檔案原始資料的數(shù)字化，保證檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。在現(xiàn)代化的趨勢下，首先我們就要對各類檔案原始資料合理歸類，紙質(zhì)和電子文檔也要合理歸類，長期和短期要進(jìn)行分類，需要使用現(xiàn)代化的手段的要堅決使用。同時系部檔案管理工作要引進(jìn)一些現(xiàn)代化的設(shè)備，添置專用的電腦，提高管理效率，開發(fā)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，讓檔案管理更加人性化，高效化。

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