運(yùn)用計算機(jī)知識做好辦公室內(nèi)勤管理工作

劉菲

摘要：21世紀(jì)的中國緊密跟隨世界的步伐，不斷創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)，快速提高我國的文化軟實(shí)力和經(jīng)濟(jì)實(shí)力。如今，計算機(jī)的辦公自動化為辦公室內(nèi)勤管理大大減小了任務(wù)多、事物雜的工作壓力，顯著提高了辦公室管理工作的完成效率。筆者將從計算機(jī)的產(chǎn)生及發(fā)展、計算機(jī)在辦公室內(nèi)勤管理工作中的作用以及對于辦公室內(nèi)勤管理工作的意義展開分析。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；內(nèi)勤管理工作；產(chǎn)生與；發(fā)展；作用；意義

20世紀(jì)，世界各國科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動和社會活動國際化，和平與發(fā)展的時代主題逐漸替代戰(zhàn)爭與革命，現(xiàn)有的計算手段不能滿足科學(xué)家的標(biāo)準(zhǔn)，所以促使世界上第一臺計算機(jī)產(chǎn)生。計算機(jī)俗稱電腦，可以進(jìn)行數(shù)值計算、邏輯計算還具有存儲功能。經(jīng)濟(jì)全球化帶動信息全球化，計算機(jī)的產(chǎn)生給人們的工作、生活、娛樂等多方面帶來便利。21世紀(jì)的今天，計算機(jī)的普及使得電腦大范圍應(yīng)用于企業(yè)，計算機(jī)的發(fā)展和系統(tǒng)的升級加速促進(jìn)辦公室管理工作自動化，直接提高管理工作的效率和質(zhì)量。

1計算機(jī)的產(chǎn)生及發(fā)展

1）計算機(jī)的產(chǎn)生

在20世紀(jì)的美國，一名科學(xué)家約翰.馮.諾依曼在賓夕法尼亞大學(xué)把世界上第一臺電子數(shù)字式計算機(jī)ENIACf埃尼阿克）研制成功，世界上第一臺電子計算機(jī)的產(chǎn)生直接奠定了電腦的發(fā)展歷程，開啟了計算機(jī)時代的大門。它的應(yīng)用領(lǐng)域從最初的軍事領(lǐng)域擴(kuò)展到社會各個領(lǐng)域，促進(jìn)世界各國的技術(shù)進(jìn)步。

2）計算機(jī)的發(fā)展

1946年-1957年，這一階段計算機(jī)被稱為“第一代電子計算機(jī)”，主要元器件是電子管，開創(chuàng)計算機(jī)時代，其特點(diǎn)是體積大、功耗高、運(yùn)算速度緩慢、價格昂貴，主要應(yīng)用于軍事領(lǐng)域；1958年-1964年，這一時期主要元器件由晶體管取代電子管，被稱為“第二代計算機(jī)”，其操作系統(tǒng)不斷升級、體積變小、能耗降低、運(yùn)算速度加快、可靠性提高、實(shí)用性顯現(xiàn)，應(yīng)用領(lǐng)域從軍事領(lǐng)域逐漸擴(kuò)大到工業(yè)領(lǐng)域；1964-1970年，以中、小規(guī)模集成電路取代了晶體管，被稱為“第三代計算機(jī)”，其主存儲器仍然采用磁芯，其優(yōu)點(diǎn)是體積更加小，運(yùn)算速度更快，價格出現(xiàn)一定控制的趨勢，實(shí)用性的提高使得計算機(jī)走向通用化、平民化，普通大眾對計算機(jī)的了解加深，應(yīng)用領(lǐng)域滲透入文字處理等；1970年至今，這一代計算機(jī)邏輯元件主要采用大規(guī)模和超大規(guī)模集成電路，除此以外，出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和面向?qū)ο笳Z言等軟件，其特點(diǎn)是體積偏小，價格較低，使用方便快捷，運(yùn)算速度達(dá)到歷史最快，應(yīng)用領(lǐng)域從科學(xué)計算、事務(wù)管理、過程控制逐步走向家庭使用，儲存器分為內(nèi)存和外存，系統(tǒng)隨時代進(jìn)步和科技的提高更新?lián)Q代，不斷升級，出現(xiàn)微型計算機(jī)和便攜式計算機(jī)，更加符合大眾使用需求。

2計算機(jī)在辦公室內(nèi)勤管理工作方面的作用

1）信息化管理

在現(xiàn)代信息社會中，計算機(jī)的使用延伸至家庭、工作、學(xué)習(xí)以及娛樂。計算機(jī)在辦公室中隨處可見，公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)公司自身所具有的特點(diǎn)使用電腦自行建立數(shù)據(jù)庫對員工的工作業(yè)績和表現(xiàn)做出具體的分析，促進(jìn)對員工的有力監(jiān)管，除此以外，還可以促使辦公室內(nèi)勤部門管理工作的進(jìn)一步開展，提高效率，節(jié)約時間，在相對的時間完成超額任務(wù)，減輕管理任務(wù)所帶來的巨大壓力。公司的各部門都是獨(dú)立卻又互相關(guān)聯(lián)的，隨時需要信息的傳遞交流，而計算機(jī)中電子郵件的應(yīng)用正好解決這個難題，并且電子郵件的使用可以極大避免數(shù)據(jù)資料傳輸中對于對象選擇的錯誤。

2）自動化管理

隨著計算機(jī)系統(tǒng)的不斷升級，辦公自動化軟件應(yīng)運(yùn)而生，辦公室員工一方面可利用計算機(jī)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)對公司有關(guān)檔案、資料進(jìn)行存儲、文字處理、數(shù)據(jù)分析和文稿演示，另一方面也可利用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一些機(jī)器設(shè)備對資料進(jìn)行紙質(zhì)存檔以及數(shù)據(jù)傳輸，辦公自動化的出現(xiàn)替代資料的手寫，更有利于資料的保存，同時，也節(jié)約時間使得工作效率大大提升。隨著計算機(jī)的更新進(jìn)步，其對社會各領(lǐng)域的影響隨之?dāng)U大。計算機(jī)的普及還可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展會議的召開，借此技術(shù)不僅可以解決與會人員空間距離不同的問題，還可節(jié)約與會人員的時間、金錢和經(jīng)理，只要具備擁有一臺計算機(jī)的硬性條件加上網(wǎng)絡(luò)這一不可或缺的因素，就可以召集相關(guān)人員就某事件進(jìn)行討論和決策。

3）智能化管理

利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行辦公室內(nèi)勤管理離不開智能化信息處理，例如員工每天上下班必須進(jìn)行接觸的打卡機(jī)，先錄人員工的指紋以及臉部特征等基本信息，在員工每天輸入指紋時自動智能識別信息，存儲檔案。相關(guān)機(jī)構(gòu)可自主開發(fā)內(nèi)勤管理實(shí)用軟件，充分利用和依靠科技人才，立足于管理部門的實(shí)用性、便捷性等特點(diǎn)，彌補(bǔ)辦公室內(nèi)勤管理部門管理的缺陷。

3計算機(jī)對于辦公室內(nèi)勤管理工作的意義

積極推廣計算機(jī)應(yīng)用，根本目的是提高內(nèi)勤部門科學(xué)化管理水平。在推廣和改進(jìn)計算機(jī)的同時，內(nèi)勤部門也在隨公司的創(chuàng)新進(jìn)行改革。計算機(jī)管理進(jìn)入公司內(nèi)勤管理部門，實(shí)則也是在公司樹立一種數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營管理的氛圍，企業(yè)規(guī)模的改變也會直接影響內(nèi)勤管理部門系統(tǒng)的變換。計算機(jī)技術(shù)協(xié)助辦公室內(nèi)勤管理工作開展成為提高企業(yè)工作效率的重要環(huán)節(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)社會背景的形成，對信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行定量的分析研究。據(jù)此掌握基本的經(jīng)營狀況和公司現(xiàn)階段的管理情況逐漸普及，辦公自動化幾乎滲透到辦公系統(tǒng)的各個領(lǐng)域。文字處理、數(shù)據(jù)分析以及多媒體技術(shù)的研發(fā)有效縮短了辦公室內(nèi)勤管理部門處理工作的時間，利用數(shù)據(jù)分析軟件自動化分析數(shù)據(jù)的構(gòu)成和結(jié)果，再利用文字處理軟件對數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和概括，直接淘汰陳舊的手寫方式，通過計算機(jī)快速編輯和輸入內(nèi)容，附有的功能可快速修改內(nèi)容，再利用打印或者復(fù)印的方式，裝換為紙質(zhì)資料，最后進(jìn)行實(shí)質(zhì)保存。如上級領(lǐng)導(dǎo)部門需要對管理工作細(xì)節(jié)進(jìn)行檢查，內(nèi)勤管理部門也可利用多媒體技術(shù)進(jìn)行文稿演示，直接便捷的向上級展示日常工作總結(jié)。多媒體技術(shù)多應(yīng)用于教育領(lǐng)域，后逐漸應(yīng)用于工作領(lǐng)域，集音頻、視頻、文字為一體，功能簡單影響卻深遠(yuǎn)，具有直觀生動、方便快捷的特點(diǎn)，深得辦公人員的厚愛?，F(xiàn)在最受歡迎的自動化辦公軟件主要有office和wps兩款，這兩款軟件都攜帶有word、excel、ppt三款應(yīng)用，辦公室內(nèi)勤管理部門使用這些軟件可簡化管理流程，提高效率，縮短辦公時間，極大地為公司創(chuàng)造便利。

除此以外，辦公室內(nèi)勤部門可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時在網(wǎng)上查閱相關(guān)資料，查找相關(guān)數(shù)據(jù)，分析出公司經(jīng)營管理數(shù)據(jù)與官方數(shù)據(jù)之間的差距，也可學(xué)習(xí)相關(guān)流程之后建立自己的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，自行輸入和編輯數(shù)據(jù)，自主進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得出結(jié)論。

4結(jié)束語

21世紀(jì)的今天，每個人的時間都像金子般寶貴，所謂“浪費(fèi)時間等于謀財害命”，正是每個人珍惜時間的觀念深入人心，所以辦公室內(nèi)勤部門更要起好帶頭作用，充分利用計算機(jī)技術(shù)開展工作，office和wps軟件的成熟給廣大辦公人員帶去福音，一是利用此類專業(yè)辦公軟件可提高工作效率，二是可節(jié)約工作時間，快速而保質(zhì)保量地完成上級下達(dá)的工作任務(wù)，在企業(yè)中樹立優(yōu)秀標(biāo)桿，成為優(yōu)秀榜樣，三是跟隨時代的步伐，不落后，使用計算機(jī)技術(shù)方便辦公室內(nèi)勤人員及時獲取信息，及時對內(nèi)勤保障工作做出調(diào)整，這在一定程度上也保障了辦公室內(nèi)勤管理人員的信息處理能力。同時，也成了推動信息全球化的一分子?？茖W(xué)技術(shù)圍繞人們的生活，人們的生活、工作、學(xué)習(xí)也離不開科學(xué)技術(shù)的幫助，社會在發(fā)展，企業(yè)也在隨之改變，成功的企業(yè)永遠(yuǎn)緊跟時代的步伐，與時俱進(jìn)。關(guān)于網(wǎng)絡(luò)中存在的不法黑客及一些高危病毒，企業(yè)也要采取措施及時防范，未雨綢繆，在使用計算機(jī)計算管理內(nèi)勤工作的同時，也要建立計算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)，保證企業(yè)重要資料、數(shù)據(jù)不被泄露、侵盜，有關(guān)負(fù)責(zé)人必須定期開展計算機(jī)防火墻等整體維護(hù)工作。企業(yè)可聘請計算機(jī)人才替公司創(chuàng)建獨(dú)有的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便企業(yè)內(nèi)部人員之間資料的共享、信息的及時傳遞、通知的快速傳達(dá)，也保障公司內(nèi)部信息環(huán)境的安全。

辦公室內(nèi)勤部門是一個綜合性部門，事情多而雜，使用計算機(jī)聊天軟件可以及時將各種通知傳達(dá)到各個部門，各個部門也可以將各種有效信息的反饋傳達(dá)給內(nèi)勤部門，內(nèi)勤部門可依據(jù)具體要求做出調(diào)整，盡量滿足同事的要求，為企業(yè)創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，提高企業(yè)就職人員的收獲感。互聯(lián)網(wǎng)的興起極大地推進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，文化軟實(shí)力的提升為我國經(jīng)濟(jì)體的發(fā)展創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的基本條件，反過來，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。endprint