企業(yè)固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

孫韞甦

摘要：目前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已日益成熟，而企業(yè)管理也呈現(xiàn)出信息、科學(xué)、智能化管理的新趨勢。真正實(shí)現(xiàn)將現(xiàn)代科技運(yùn)用于提升企業(yè)的管理效率是企業(yè)競爭中穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵。而固定資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)中是處于關(guān)鍵組成部分的地位，具有數(shù)量龐大的統(tǒng)計(jì)和處理工作量，以及流程繁雜。在現(xiàn)代高速動(dòng)態(tài)變化中，以往傳統(tǒng)的管理模式已難以滿足現(xiàn)代化管理的需求。該文在于為青城有限公司的企業(yè)資產(chǎn)管理進(jìn)行了管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，并設(shè)計(jì)出以下模塊：系統(tǒng)整體功能設(shè)計(jì)、企業(yè)資產(chǎn)管理模塊、業(yè)務(wù)流程模塊以及實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)分析的模塊。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；固定資產(chǎn)管理；業(yè)務(wù)流程；信息系統(tǒng)

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，而信息化已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)有效轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，這將社會(huì)資源配置與管理的方式賦予了新的定義。了解信息，掌握信息資源和信息管理，對(duì)當(dāng)代管理者至關(guān)重要，就像抓企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人力資源管理和物流管理一樣。當(dāng)前各類組織都非常重視如何使自身實(shí)現(xiàn)信息化管理，甚至將信息技術(shù)提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度，致力于建設(shè)科學(xué)經(jīng)濟(jì)高效、適合本單位固定資產(chǎn)管理的信息系統(tǒng)管理體系，來推動(dòng)自身管理發(fā)展。固定資產(chǎn)管理還存在著某些問題，如資產(chǎn)安全管理制度差，賬戶虛假，資產(chǎn)不實(shí)等，這些問題不符合企業(yè)管理改革的新形勢。近年來，為加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的管理，國內(nèi)的許多企業(yè)已開始引進(jìn)或設(shè)計(jì)管理軟件，運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)和管理設(shè)備來管理有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。但從大部分組織的信心化現(xiàn)狀來看，目前大部分現(xiàn)有軟件設(shè)計(jì)的功能僅僅是簡單的替代，進(jìn)行單一條線的業(yè)務(wù)或單一資產(chǎn)管理，這使整體固定資產(chǎn)的管理處于被動(dòng)的情況。

1青城有限公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

1.1青城有限公司基本情況概述

青島青城集團(tuán)有限公司成立于2014年，是一家新興的建筑公司，主營業(yè)務(wù)有建筑工程的施工，建筑材料生產(chǎn)、銷售f規(guī)定該住所不得從事生產(chǎn)、加工），以及房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)，運(yùn)營酒店管理，建筑相關(guān)使用材料的研發(fā)，商務(wù)方面的中介服務(wù)f不含票據(jù)中介）。（依照法律須要將批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動(dòng)）等產(chǎn)品。公司自成立以來發(fā)展良好，固定資產(chǎn)規(guī)模與日俱增，資產(chǎn)管理事務(wù)日漸復(fù)雜，急需順應(yīng)信息化時(shí)代步伐，建立起固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化知識(shí)，改善公司管理模式。

1.2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

目前，在企業(yè)的固定資產(chǎn)管理中，生產(chǎn)資源浪費(fèi)現(xiàn)象是主要問題，以及投資方面存在安全隱患，現(xiàn)有管理制度不全面等。中國已經(jīng)有了很多深入的研究。中國的信息資源開發(fā)和管理不能跟上信息資源增長的步伐。即使中國擁有非常豐富的原始信息資源，但在原有的基礎(chǔ)上可以重復(fù)利用和增長二級(jí)信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫行業(yè)的規(guī)模和市場份額、使用率非常低，未能達(dá)到最大值是因?yàn)榇罅坑袃r(jià)值的信息不能進(jìn)一步被處理成商品。中國已踏上世界信息高速公路的征程，單位通過已有的人力，物力，資金，設(shè)備，技術(shù)等資源來了解取證，只有建立正確的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行處理和編制才可以對(duì)管理需求有用的信息進(jìn)行及時(shí)供應(yīng)，以便做出及時(shí)的決策，以不斷提高企業(yè)管理水平和效率。辦公室和管理層的工作人員已經(jīng)能夠在進(jìn)行快速，簡單的上機(jī)操作，獲取信息為單位帶來了極其大的社會(huì)效益。

1.3固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求分析

1.3.1固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能需求分析

1）人員管理：當(dāng)公司員工申領(lǐng)固定資產(chǎn)時(shí)，主管可能首先需要查看組織結(jié)構(gòu)樹中是否有此人。如果沒有，就請(qǐng)財(cái)務(wù)管理將增添該人員。如果該人的信息不正確或有變動(dòng)，應(yīng)該由系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理來變更。

2）數(shù)據(jù)維護(hù)管理需求：數(shù)據(jù)維護(hù)管理主要用于平臺(tái)數(shù)據(jù)的輸入輸出。在系統(tǒng)建立之前，財(cái)務(wù)部門采取手工方式管理固定資產(chǎn)，因此為了配合當(dāng)前固定資產(chǎn)管理工作的緊密轉(zhuǎn)型，系統(tǒng)需要提供數(shù)據(jù)輸入和輸出功能，方便工作人員在手動(dòng)和自動(dòng)化方面的來回轉(zhuǎn)換。還可以導(dǎo)出固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的備份，以避免數(shù)據(jù)丟失。

3）固定資產(chǎn)管理需求：固定資產(chǎn)管理過程是增加或更改固定資產(chǎn)信息的過程。固定資產(chǎn)不可以刪除，只能通過修改固定資產(chǎn)的信息或狀態(tài)來改變現(xiàn)有固定資產(chǎn)。目前，財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)管理過程包括固定資產(chǎn)增值，固定資產(chǎn)重組，固定資產(chǎn)清理，固定資產(chǎn)使用和固定資產(chǎn)還款。

4）統(tǒng)計(jì)報(bào)表需求：固定資產(chǎn)信息根據(jù)各種數(shù)據(jù)類型存儲(chǔ)在系統(tǒng)中后，固定資產(chǎn)管理部門的工作人員通常需要對(duì)某些固定資產(chǎn)進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。本文采用定制統(tǒng)計(jì)報(bào)告的方式向財(cái)務(wù)管理人員提供自己關(guān)注的固定資產(chǎn)類型統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。所以這個(gè)模塊需要一個(gè)強(qiáng)大的自定義統(tǒng)計(jì)功能，并且初始化幾個(gè)常見的統(tǒng)計(jì)類的問題，比如改變記錄表。

1.3.2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)安全需求分析

系統(tǒng)安全性相當(dāng)重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理的是企業(yè)非常重要的資產(chǎn)信息，在管理當(dāng)中可能經(jīng)常涉及一些商業(yè)秘密信息，必須從整個(gè)系統(tǒng)的安全進(jìn)行考慮：

1）做好權(quán)限管理：主要是完成固定資產(chǎn)基礎(chǔ)信息管理，用戶可以分配到明確的權(quán)限，使用戶不僅可以共享信息，還可以確保信息安全（如購買時(shí)間，資產(chǎn)價(jià)格和其他信息）。另外，對(duì)于不同的用戶，可以修改指定的用戶操作權(quán)限，批量管理權(quán)限設(shè)置，管理記錄表單，根據(jù)不同的用戶角色，設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限：例如增加，刪除，查詢等功能。

2）做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作：將系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的可能性降到最低。

3）做系統(tǒng)容錯(cuò)工作處理：實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在完整性和一致性的兩方面上同時(shí)有可靠保障。

4）做系統(tǒng)操作日志記錄：系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，通過系統(tǒng)操作日志記錄，可以跟蹤，分析和處理問題。

1.4青城有限公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)可行性分析

在實(shí)際一個(gè)系統(tǒng)前，必須依據(jù)客戶提供的時(shí)間來機(jī)型研究，為了從研究對(duì)象中減去研究風(fēng)險(xiǎn)，躲避各種基本資本力量的設(shè)計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)在許多方面是相互關(guān)聯(lián)的，對(duì)象的風(fēng)險(xiǎn)越重大，研發(fā)實(shí)用性較小。以下是關(guān)于這個(gè)對(duì)象的實(shí)用性的兩個(gè)方向的研究：

1）實(shí)用性：不變資產(chǎn)控制信息系統(tǒng)是管理單位的基本組成部分，涉及不變資產(chǎn)控制的不同方面，恒定資產(chǎn)控制帶領(lǐng)單位管理自主權(quán)的各個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。單位不變資產(chǎn)控制，使員工從日?，嵥榉彪s的工作中解放出來，并迅速提高了公司的工作效率。

2）方案的經(jīng)濟(jì)可行性：固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)使企業(yè)和機(jī)構(gòu)的管理無疑變得更加簡單快捷，減少了大量人力物力資源浪費(fèi)，同時(shí)改善了由于浪費(fèi)引起的企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作低效的問題，降低管理內(nèi)容復(fù)雜性等，具有較高的實(shí)用價(jià)值，以較少的資金，使企業(yè)獲得更多的利潤機(jī)會(huì)。所以可以使用在傾城有限公司。系統(tǒng)開發(fā)周期約為2個(gè)月。

3）系統(tǒng)技術(shù)可行性：固定資產(chǎn)的管理信息系統(tǒng)，對(duì)于公司的領(lǐng)導(dǎo)者來說尤為關(guān)鍵，因此軟件應(yīng)當(dāng)可以為用戶提供便捷的搜索功能和全面的數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，我們必須按照軟件工程的步驟，首先要從軟件的整體的布局來考慮，否則會(huì)導(dǎo)致設(shè)計(jì)工作量大增，反而軟件不符合要求。更嚴(yán)重也可能導(dǎo)致軟件不完整或整個(gè)軟件無法正常工作。對(duì)軟件可行性的分析是軟件規(guī)劃的基礎(chǔ)方法，一定要有可行性報(bào)告批準(zhǔn)軟件應(yīng)用分析步驟的開發(fā)。

4）操作可行性：系統(tǒng)使用圖形界面，可以很好的交互。具有友好的界面和簡單的操作流程，注意整個(gè)平臺(tái)的平穩(wěn)運(yùn)行，使用戶使用過程清晰，非常簡單，易于學(xué)習(xí)，易于使用。終端運(yùn)營者通過極為簡單的培訓(xùn)，或者即使沒有任何培訓(xùn)，也可以在短時(shí)間內(nèi)輕松勝任。而系統(tǒng)設(shè)計(jì)具有安全性，用戶具有明確的權(quán)限限制，所以應(yīng)用系統(tǒng)退出沒有任何問題。

2青城有限公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.1基礎(chǔ)功能設(shè)計(jì)

2.1.1系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)采用自上而下的設(shè)計(jì)理念。這不僅有助于根據(jù)繡球分析擴(kuò)展劃分各種功能，而且可以直接用于生成，分解大的功能和復(fù)雜的子功能。最后產(chǎn)生整個(gè)系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。所以，按照這個(gè)思路，系統(tǒng)的功能模塊圖如圖l所示。

2.2資產(chǎn)管理模塊設(shè)計(jì)

2.2.1資產(chǎn)基本信息管理

資產(chǎn)基本信息管理功能授權(quán)給財(cái)務(wù)主管對(duì)固定資產(chǎn)的基本信息進(jìn)行設(shè)置，財(cái)務(wù)主管對(duì)資產(chǎn)信息進(jìn)行設(shè)定的活動(dòng)圖如圖2所示。

當(dāng)財(cái)務(wù)主管需要進(jìn)行固定資產(chǎn)的基本信息的設(shè)置時(shí)，需先登陸系統(tǒng)，其次選擇企業(yè)固定資產(chǎn)的基本信息管理選項(xiàng)，然后在界面中可選擇固定資產(chǎn)的類別、名稱以及其相應(yīng)的存儲(chǔ)位置等相關(guān)信息進(jìn)行添加或變更，在完成該信息設(shè)置后，單擊確定按鈕。

2.2.2固定資產(chǎn)管理

企業(yè)固定資產(chǎn)的錄人工作是由企業(yè)固定資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)完成的，活動(dòng)圖如圖3所示。

使用固定資產(chǎn)的信息錄入功能時(shí)，管理員需先登錄系統(tǒng)，然后方可使用固定資產(chǎn)的人賬或信息變更選項(xiàng)。如需選擇企業(yè)固定資產(chǎn)增長，則系統(tǒng)將進(jìn)入固定資產(chǎn)信息錄入窗口。輸入了固定資產(chǎn)的增長信息后，固定資產(chǎn)信息將輸人系統(tǒng)中。如果管理員選擇了固定資產(chǎn)更新，系統(tǒng)將查詢管理人選定的相應(yīng)固定資產(chǎn)的信息。管理員可以在界面進(jìn)行企業(yè)固定資產(chǎn)的信息變更。最后點(diǎn)擊確認(rèn)保存到系統(tǒng)最新信息。

2.3業(yè)務(wù)流程模塊設(shè)計(jì)

在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中，有采購申請(qǐng)，維護(hù)實(shí)施，退休審批，財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等功能角色數(shù)十種，這些功能角色給予不同的特定用戶，因此用戶的權(quán)限級(jí)別是不同的，例如資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人購買申請(qǐng)和購買固定資產(chǎn)，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)一級(jí)審批。購買資產(chǎn)金額超過一定限額時(shí)，則需要進(jìn)一步的審批。所以對(duì)不同用戶負(fù)責(zé)不同部分。對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)用戶可以分為兩類，系統(tǒng)管理員和普通用戶。

首先需要進(jìn)行登錄操作，這一步中用戶名與密碼同數(shù)據(jù)庫的相關(guān)項(xiàng)進(jìn)行匹配，若匹配成功則登入系統(tǒng)，否則登錄失敗，要求重新進(jìn)行輸入用戶名與密碼；而登錄的系統(tǒng)后所能進(jìn)行的業(yè)務(wù)操作則依據(jù)用戶的權(quán)限進(jìn)行分配，管理員可進(jìn)行系統(tǒng)的管理，包括組織機(jī)構(gòu)、用戶與角色的管理、授權(quán)管理等；而普通用戶則根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的功能進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作，例如總經(jīng)理可進(jìn)行相應(yīng)的審批功能、查詢功能、統(tǒng)計(jì)功能等。

2.4資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析模塊設(shè)計(jì)

資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)由資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表查詢兩部分構(gòu)成。如圖4所示：

3企業(yè)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的意義

為實(shí)現(xiàn)提高管理效率的目標(biāo)，有效降低企業(yè)的運(yùn)營成本，同時(shí)能夠提高企業(yè)資產(chǎn)信息的真實(shí)性，我們必須把現(xiàn)有的加工模式整合，建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集，實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)在單位的收集和統(tǒng)一管理，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、合法，并且進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過這種方式來滿足業(yè)務(wù)管理的需要。

通過近年來計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的固定資產(chǎn)管理體系也被證明是科學(xué)高效的，不僅僅是固定資產(chǎn)的變化、折舊、計(jì)算等管理的通常意義簡單的聚集。能夠高效使用的企業(yè)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理固定資產(chǎn)的工作水平顯著提高明，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)優(yōu)勢：

1）固定資產(chǎn)計(jì)算所花費(fèi)的時(shí)間大大減少。

2）固定資產(chǎn)管理質(zhì)量明顯增加。

3）使用固定資產(chǎn)越來越合理。

4）可以充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的價(jià)值。

5）使用固定資產(chǎn)比以前更有效率。

4結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，常見的信息管理模式已無法滿足企業(yè)提高管理效率的需求。而信息技術(shù)的發(fā)展，使實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)更加匹配企業(yè)需求的管理信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。固定資產(chǎn)是企業(yè)生存發(fā)展的基石，如何將信息管理運(yùn)用于固定資產(chǎn)管理是一個(gè)迫切需要解決的問題。對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略決策，資源優(yōu)化配置，財(cái)務(wù)審計(jì)統(tǒng)計(jì)等都有重大影響。因此，制作合理有效的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是至關(guān)重要的。

由于時(shí)間的局限，設(shè)計(jì)的企業(yè)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)尚存在著一定的不足：一是尚未實(shí)施具體的財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)對(duì)接，系統(tǒng)的兼容性亟待進(jìn)一步驗(yàn)證；二是基于保密目的，涉及數(shù)據(jù)的文件是模擬數(shù)據(jù)，具體做法還需要進(jìn)一步檢驗(yàn)；第三，有必要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)上能夠做到美觀與人性化相結(jié)合。