城建檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題與解決對(duì)策

鄭亞平

摘 要：城建檔案屬于檔案范疇，是人在不斷改進(jìn)城市發(fā)展中形成的智慧的結(jié)晶，具有非常重要的科技價(jià)值。在城市的建造過(guò)程中，可以有效利用城建檔案創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，也可以節(jié)省一定的人力和物力。隨著城市化進(jìn)程的加快，城建檔案的保管也關(guān)系著國(guó)家的公共安全，得到了國(guó)家的重視。城建檔案現(xiàn)在已經(jīng)成為中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的重要組成部分。城建檔案工作在整體上反映了城建發(fā)展的水平，涉及到了城建的方方面面，貫穿了整個(gè)城市建設(shè)的細(xì)節(jié)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問(wèn)題與對(duì)策

城建檔案工作在整體上反映了城市建設(shè)發(fā)展的水平，從全局上統(tǒng)籌了城市的發(fā)展，在微觀上也解決了很多細(xì)節(jié)的問(wèn)題，城建檔案的管理工作涉及到每個(gè)細(xì)節(jié)，涵蓋了城市建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，新型的工作手段也在不斷產(chǎn)生，城建檔案管理工作也在緊跟社會(huì)主義的新農(nóng)村建設(shè)，同時(shí)面臨著新的挑戰(zhàn)。在這種更高的工作要求下，城建檔案管理過(guò)程中也出現(xiàn)了很多問(wèn)題和不足，城建檔案制度也在不斷健全，城建檔案的綜合素質(zhì)不一樣，并且其服務(wù)的手段也有待提高。

一、城建檔案的概況

城建檔案屬于科學(xué)技術(shù)檔案的重要組成部分，是城市進(jìn)行規(guī)劃、施工和管理等活動(dòng)中形成的可以進(jìn)行保存的圖標(biāo)、文字、模型、影片等文件材料的總稱(chēng)，也是城市建設(shè)發(fā)展的記錄。城市建設(shè)方面的檔案包括歷史沿革、人口、資源、地形等方面的資料。城市規(guī)劃方面的檔案則包括總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃和詳細(xì)規(guī)劃的方法、圖表和模型等。國(guó)土整治規(guī)劃方面的檔案則包括國(guó)土整治研究實(shí)施方案、整治規(guī)劃依據(jù)材料以及科研分析材料等。工業(yè)建筑工程方面的檔案則是包括工廠、礦山以及工業(yè)輸送等。城建檔案中也包括工程設(shè)計(jì)方面、施工以及科研技術(shù)等檔案材料的檔案，工程設(shè)計(jì)方面包括各項(xiàng)工程設(shè)計(jì)和市政方面的設(shè)計(jì)的技術(shù)科研成果等文件材料等。施工技術(shù)方面的檔案包括各種施工工藝和實(shí)驗(yàn)的技術(shù)文件材料等。建筑材料及城建工業(yè)企業(yè)自動(dòng)化的檔案，包括特殊材料和一些尖端產(chǎn)品的一些技術(shù)文件。

二、城市建設(shè)的社會(huì)需求分析

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的進(jìn)程不斷地加快，城建檔案的數(shù)量也在不斷地增多，越來(lái)越多的人們認(rèn)識(shí)到城建檔案的重要性，對(duì)城建檔案的需求也變大，讓城市的街道更加合理，小區(qū)建設(shè)更加完善。

首先是城建檔案利用群體越來(lái)越多層次化。在之前的城建檔案的查閱中，一般查閱的主體是建設(shè)單位和施工單位。但是隨著人們的檔案意識(shí)的加強(qiáng)以及檔案在城建中起的重要的作用，更多的有關(guān)的群體開(kāi)始注意到城建檔案的重要性，這其中也包含著律師、小區(qū)的業(yè)主委員會(huì)以及購(gòu)房者等群體。所以隨著人們的不斷關(guān)注，城建檔案已經(jīng)成為了人民大眾密切關(guān)注的信息資源，服務(wù)到人們的生活中。

第二，城建檔案逐漸呈現(xiàn)出多樣性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活也日益豐富，人們對(duì)精神層面的追求也越來(lái)越高，人們對(duì)于周?chē)木幼…h(huán)境也會(huì)更多的關(guān)注。城市建設(shè)檔案已經(jīng)成為一個(gè)流行趨勢(shì)，為各式各樣的人所用。

第三，城建檔案查詢(xún)的方式也呈現(xiàn)出了多元化的形式。之前都是紙質(zhì)檔案，人們翻閱不方便，但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷改革，在現(xiàn)在的城建檔案中一般采用的是科技化、簡(jiǎn)易化和高效化的查詢(xún)方式，為人們提供便利。

第四，城建檔案所需人才的素質(zhì)需要提高。隨著人們的服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)，現(xiàn)在的城建檔案管理中，需要的不僅僅是服務(wù)人員的態(tài)度，更在乎的是更快更準(zhǔn)確的服務(wù)質(zhì)量，所以這就對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)提出了一定的要求。要求城建檔案的工作人員不僅能夠迅速找到人們所要的檔案，也要能夠更主動(dòng)地為人們服務(wù)，更有效地促進(jìn)城建檔案的資源體系構(gòu)建。

三、城建檔案中存在的問(wèn)題

（一）檔案利用意識(shí)不強(qiáng)

在現(xiàn)在的城市建設(shè)過(guò)程中，城建檔案跟其他檔案不同，是伴隨著城市的發(fā)展產(chǎn)生的。檔案信息的價(jià)值是在利用的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的。如果社會(huì)上存在檔案意識(shí)的話(huà)，就會(huì)有很多人會(huì)利用這些檔案信息。如果社會(huì)上對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)不高，人們不理解什么是城建檔案，就不會(huì)去運(yùn)用這個(gè)。我國(guó)城建檔案的發(fā)展從無(wú)到有，經(jīng)歷過(guò)十幾年的發(fā)展，每個(gè)省市也都建立了自己的城建檔案館，在檔案管理人員方面，也都有了專(zhuān)業(yè)的管理人士，在城建檔案不斷完善的過(guò)程中，也取得了一系列成果，逐漸在人們心目中形成了一種利用城建檔案的意識(shí)，也逐漸增加了對(duì)城建檔案的需求，最終逐漸形成了社會(huì)的普遍認(rèn)識(shí)。所以城建檔案的利用影響著城建檔案的意識(shí)。

此外，也有一些其他的原因制約著城建檔案意識(shí)的形成。一是人們檔案法的意識(shí)比較淡薄，雖然有關(guān)的檔案法和檔案條例已經(jīng)頒布，但是很少涉及到法律訴訟的問(wèn)題，這也直接造成了在實(shí)際的工作中不能很好執(zhí)行，并且執(zhí)法不力的現(xiàn)象。二是城建檔案工作中，本身就存在著比較封閉的管理方法，跟外界造成了隔絕，讓城建檔案成為了內(nèi)部的概念，而不是被社會(huì)所認(rèn)知。

（二）城建檔案不完整

城建檔案館的館藏資源現(xiàn)在具有城市性和專(zhuān)業(yè)性，城建檔案是城市發(fā)展的產(chǎn)物，也是城市發(fā)展的見(jiàn)證者。在城建檔案中，有各種各樣的設(shè)計(jì)、施工文件形成的文件材料，這些與建設(shè)中的工作是密不可分的，但是在這些城建檔案的管理中，由于其復(fù)雜性，也直接影響了城建檔案的館藏質(zhì)量，其根本原因則是：1.過(guò)分追求館藏的數(shù)量，在進(jìn)行收藏的時(shí)候，不論是什么項(xiàng)目不經(jīng)歸納直接收藏，這樣造成了人力和物力的浪費(fèi)；2.搜集城建檔案的時(shí)候比較被動(dòng)，使得城建檔案搜集的不及時(shí)，延誤了進(jìn)館的時(shí)間，造成了一定的損失，使得檔案中出現(xiàn)了無(wú)法補(bǔ)齊的現(xiàn)象；3.遺漏和丟失檔案，有的工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不太高，所以缺乏相應(yīng)的檔案意識(shí)，在檔案的管理過(guò)程中，沒(méi)有明確的目標(biāo)，導(dǎo)致了檔案的遺漏和缺失；4.重要工程項(xiàng)目檔案的接收不及時(shí)，在現(xiàn)實(shí)的城建檔案構(gòu)建中，除了要一般的建設(shè)工程外，還要有電力、通信以及城市安全等相關(guān)的重要工程項(xiàng)目的限制，造成了城建檔案不能及時(shí)地進(jìn)行進(jìn)館。

（三）城建檔案的制度不健全

雖然已經(jīng)出臺(tái)有關(guān)的檔案法律法規(guī)，但是在實(shí)際的操作過(guò)程中依然存在一些問(wèn)題：首先是城建檔案的管理制度不健全，導(dǎo)致了很多專(zhuān)業(yè)人員缺乏行政執(zhí)法權(quán)力，在管理的過(guò)程中無(wú)法形成一個(gè)管理體系，無(wú)法對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，導(dǎo)致了各部門(mén)的人員沒(méi)有辦法進(jìn)行有效的貫通。其次是城建檔案的法律體系并不完全，有關(guān)的部門(mén)做不到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。所以在執(zhí)行的過(guò)程中，很多人員也沒(méi)有完全執(zhí)行自己的工作職責(zé)。endprint

（四）城建檔案工作人員的綜合素質(zhì)不高

在城建檔案中，首先是工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要強(qiáng)，包括有關(guān)部門(mén)的編研工作，城建檔案在歸檔過(guò)程中需要匯編，但是在實(shí)踐的過(guò)程中，對(duì)于這些的形式都比較單一，綜合性不強(qiáng)，這也就直接表明了工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。其次，工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)手段比較差，也限制了城建檔案的組員共享。

除此之外，城建館的相對(duì)滯后，信息公開(kāi)與檔案保密之間的矛盾也是在城建檔案管理中比較常見(jiàn)的問(wèn)題。信息化的相對(duì)落后，沒(méi)有能夠更好地實(shí)現(xiàn)有關(guān)資源的信息共享，導(dǎo)致了城建檔案的利用率比較低。

四、城建檔案過(guò)程中所出現(xiàn)問(wèn)題的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)

在城建檔案的管理過(guò)程中，想要人們進(jìn)一步了解城建檔案的重要性，擴(kuò)大城建檔案的影響力，就要加強(qiáng)宣傳，讓人們能夠認(rèn)識(shí)到城建檔案的意義。首先要能夠完善檔案法，將人們的檔案管理意識(shí)上升到法律意識(shí)，營(yíng)造依法治檔的氛圍。其次要能夠根據(jù)社會(huì)的需要，合理開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息資源，讓更多的人從中受惠，促使人們主動(dòng)利用城建檔案。最后，通過(guò)各種手段的宣傳，提高人們對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)。

（二）加強(qiáng)“專(zhuān)業(yè)化”指導(dǎo)，強(qiáng)化人們的歸檔意識(shí)

人們?cè)谄綍r(shí)的生活中，有時(shí)候?qū)σ恍?zhuān)業(yè)性的知識(shí)不明白，可能無(wú)法有效確保城建檔案的完整性和準(zhǔn)確性。所以要能夠制定搜集、整理和審核驗(yàn)收相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，讓城建工作者熱愛(ài)自己的本職工作，夯實(shí)專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。并且能夠?qū)τ嘘P(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)人員的能力。

（三）加強(qiáng)檔案法的建設(shè)，完善相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制

隨著城建檔案的不斷發(fā)展，需要相關(guān)的立法文件作為法律依據(jù)。首先，要能夠健全城建檔案的管理體制，便于城建檔案法規(guī)的執(zhí)行。第二，要能夠普及城建檔案法律意識(shí)，提高人們的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)人們的自覺(jué)性。主要的方針則是以檢查監(jiān)督為主，處罰為輔，加強(qiáng)城建檔案管理中的監(jiān)督工作，加大城建檔案的法律宣傳意識(shí)，也普及城建檔案法律的意識(shí)。第三，要能夠完善城建檔案法規(guī)體系，制定具體的執(zhí)行明細(xì)，并能夠順利落實(shí)。第四，健全城建檔案法的法律監(jiān)督體系，要能夠做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，逐步強(qiáng)化城建檔案的權(quán)威性。

（四）增強(qiáng)城建檔案人員的綜合素質(zhì)

城建檔案有關(guān)人員的綜合素質(zhì)直接決定了城建檔案工作的效率和質(zhì)量，所以要能夠及時(shí)提高有關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要能夠提供文獻(xiàn)服務(wù)的同時(shí)，也能夠提供非文獻(xiàn)服務(wù)，有效指導(dǎo)城建檔案利用者的利用過(guò)程，及時(shí)傳遞有關(guān)的知識(shí)給利用者，為利用者提供有關(guān)的咨詢(xún)服務(wù)。其次，要能夠化被動(dòng)提供為主動(dòng)提供，通過(guò)多種手段滿(mǎn)足利用者的需求，為城建檔案利用者查找檔案、解決問(wèn)題。再次，館內(nèi)利用和外部利用有效結(jié)合，館內(nèi)利用服務(wù)主要是保密機(jī)制，同時(shí)要能夠?qū)τ嘘P(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，將相關(guān)的城建檔案進(jìn)行編研，實(shí)現(xiàn)編研工作的社會(huì)化、宣傳手段多樣化以及編研方式社會(huì)合作化，并出版發(fā)行。此外，也要能夠運(yùn)用信息平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)資源的共享，也保護(hù)了檔案的隱秘性。

除此之外，還要能夠提升城建檔案的社會(huì)服務(wù)功能，落實(shí)檔案館工作，開(kāi)放城建檔案館，深度開(kāi)發(fā)城建檔案資源，滿(mǎn)足社會(huì)的需要。同時(shí)，也要能夠正確面對(duì)信息公開(kāi)和檔案保密之間的關(guān)系，確保城建檔案合理地被利用，并能夠建立多種渠道，建立有效的安全監(jiān)督機(jī)制，使得城建檔案更加的集成化和最優(yōu)化，有效地提高城建工作的效率。

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