高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策

高偉娜

[摘 要]高校的檔案管理工作是教學教研工作中比較重要的一項工作，檔案管理是關系全校師生利益的一項工作，因此必須得到相應的重視。在信息時代，現今的高校檔案管理工作已跟不上數字化時代發(fā)展的腳步。而創(chuàng)新作為驅動發(fā)展的根本動力，可以使高校檔案管理工作重新煥發(fā)活力。本文通過分析高校檔案管理創(chuàng)新的重要性，說明現今高校檔案管理系統的問題，并提出一系列相應的措施，以期能夠實現高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

[關鍵詞]高校；檔案管理；創(chuàng)新驅動

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.117

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

高校檔案的管理工作在高校的人才培養(yǎng)、教育教研和教育事業(yè)的建設中扮演著非常重要的角色。目前，管理體制的僵化與大數據時代的蓬勃發(fā)展形成了鮮明的對比。在檔案管理問題上，傳統的管理體制已無法適應現代檔案冗長、繁瑣的信息匹配方式，傳統檔案管理體制束縛了高校的改革發(fā)展。因此，探尋一條適合現代高校的檔案管理工作的道路，成為高校目前急需解決的問題。

1 高校檔案創(chuàng)新管理的重要性

1.1 促進檔案管理意識的轉變

創(chuàng)新即打破傳統思維模式的束縛，采用一種新的發(fā)展眼光或者新的發(fā)展態(tài)度，對特定事物進行更新變革，使其能夠適應現代化發(fā)展的需求。高校檔案創(chuàng)新管理最主要的是創(chuàng)新工作的開展，以改革的態(tài)度對待高校管理工作，以創(chuàng)新的眼光看待高校檔案管理模式，從局部到整體，完成整個高校檔案管理的創(chuàng)新。高校檔案創(chuàng)新管理，能夠促進管理意識的轉變，在創(chuàng)新的過程中難免會碰到這樣或那樣的難題和障礙，在解決這些障礙的過程中，利用創(chuàng)新的特點可逐漸轉變工作人員的工作狀態(tài)，在創(chuàng)新思維的影響下，逐漸改變工作人員對待檔案管理的工作態(tài)度，使其不知不覺地完成管理意識的轉變，達到潛移默化的效果。

1.2 促進高校人才資源管理

人才資源是高校工作的重心，擁有人才才能獲得創(chuàng)新驅動的動力，想要完成人才資源的合理利用，就必須合理地利用檔案資源。然而，傳統的檔案管理工作方法遇到了越來越嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統的管理模式已不適合龐大的數據統計，精簡瘦身的大數據統計方式，對人才管理具有至關重要的作用。發(fā)展中遇到的難題，需要利用創(chuàng)新思維進行解決，檔案管理工作改革需要創(chuàng)新激發(fā)活力，優(yōu)化管理辦法，提高檔案管理工作的效率，通過提高效率解決人才資源的流失問題。高校檔案創(chuàng)新管理，能將檔案本身的作用最大化，利用檔案承載的信息，提升高校對人才資源的管理，完成人才資源的合理利用，最終實現高校本身的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3 有利于學校文化傳承

創(chuàng)新不是全盤的否定，而是通過改革辦法，去其糟粕、取其精華。檔案工作創(chuàng)新管理是對傳統管理模式的變革，在最大限度地保留傳統管理優(yōu)勢的同時，完成工作方法的轉變，使其與高校自身的文化底蘊相結合，完成創(chuàng)新，促進學校文化傳承。檔案里具有豐富的校史文化，通過對檔案管理工作進行創(chuàng)新改革，能繼承高校優(yōu)秀的教學精神，充分發(fā)揮檔案在高校文化發(fā)揚繼承中的作用，形成一個高校獨特的文化風格。創(chuàng)新管理不僅僅是對檔案管理工作的創(chuàng)新，還是對一個學校文化底蘊的繼承發(fā)揚，利用創(chuàng)新的辦法，優(yōu)化管理模式，使檔案中校史校訓的真正含義被學生充分理解，在促進校園文化的理解中，可不知不覺地完成學校文化的傳承工作。所以說，檔案創(chuàng)新管理對學校文化傳承具有重要意義。

1.4 有利于高校的穩(wěn)定發(fā)展

高校教育事業(yè)的發(fā)展并不是一帆風順的，檔案記錄中既有經驗也有教訓。無論是經驗還是教訓，對一個學校來說都具有非常重要的作用，把檔案作為重要依據，實事求是地看待學校面臨的問題與所處形式，才能做出合理的判斷和決策，真正地摸索出一條適合自己學校的特色之路。檔案管理工作的創(chuàng)新，可更為直觀地將學校發(fā)展過程中存在的問題，以及前人的領導決策、經驗教訓進行展現，根據這些經驗和教育，將目前面臨的問題或障礙逐步解決，達到促進高校穩(wěn)定發(fā)展的目的。檔案創(chuàng)新管理不僅是完成管理工作的優(yōu)化，還可為學校其他方面工作的開展提供了便利，為建設現代化高校和學校的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的促進作用。

1.5 順應時代的發(fā)展要求

為貫徹建設社會主義文化強國，建設21世紀100個一流大學的號召，高校必須要提高辦事效率，為積極建設社會主義文化強國做出貢獻，要想提高辦事效率，高校就必須對某些僵化、拖沓的體制進行改革。對傳統的檔案管理系統進行創(chuàng)新改革，對于今天的高校來說具有非常重要的意義，利用創(chuàng)新作為改革驅動力，可提升高校檔案管理工作效率，這也是時代對高校檔案管理的具體要求。目前來看，我國高校的傳統檔案管理體制嚴重阻礙了檔案管理前進的道路，對檔案管理工作進行創(chuàng)新改革，不僅僅是完善檔案管理體制機制的最佳選擇，還是時代對現代高校檔案管理工作提出的重大考驗。利用現存的檔案管理問題，倒逼檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，采用更為合理的創(chuàng)新管理辦法，改進僵化的檔案管理體制，可提升檔案管理效率和質量，從而推薦高校教育教研工作的發(fā)展，實現向現代化高校的轉變。

2 現今高校檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識落后

一般來說，檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，這項工作一般在幕后進行，沒有教學科研的靚麗風采，成績也不容易顯示出來，因此，在高校的日常教學、科研、生活中，難以被人多加重視。隨著信息化時代的發(fā)展，恰恰證明了這種觀念、意識的落后之處，這種觀念意識桎梏著高校改革創(chuàng)新的腳步。

高校檔案管理工作作為幕后工作，很難做出比較有意義的成績。因此，高校的領導決策者，一般將即將退休的工作人員安排到檔案管理的工作崗位，這些老同志的工作熱情不高，對于紛繁復雜的檔案管理工作更是難以全力以赴。檔案管理工作人員長期保持著一種不求有功、但求無過的心態(tài)對待檔案管理，不能充分發(fā)揮檔案管理工作對學校體制改革，學校可持續(xù)發(fā)展的作用，浪費了大好的資源優(yōu)勢。endprint

2.2 檔案管理體制落后

傳統的檔案管理體制機制僵化，已成為阻礙高校進步發(fā)展的一種落后體制。一個好的管理體制機制，包括人才的引進、薪酬獎勵、技術設備更新等機制系統的統一、協調運作，而在高校的檔案管理機制中，這些明顯有促進作用的機制沒有得到較好的落實，人員老化、人才引進缺乏、薪酬獎勵與檔案管理做出的成績沒有明顯關系、制度內工作人員的熱情不高，整體呈現一片死氣沉沉的氣氛。

在這種體制下，檔案管理工作很難做出對高校改革發(fā)展有促進作用的成績。新一代科技革命正在蓬勃發(fā)展，機遇稍縱即逝，管理體制的僵化、落后，對建設現代化學校來說阻礙非常大，這些僵化的體制內包含腐朽的工作辦法和工作人員的意識，已不能促進學校的發(fā)展，現代高校需要更為妥善的安置方法和改革辦法改善這種情況，因此，其要用“刮骨療傷、壯士斷腕”的勇氣，優(yōu)化檔案管理體制，完成學校檔案管理的優(yōu)化升級。

2.3 檔案管理人才匱乏

由于管理體制的僵化，檔案管理部門成為大多數工作熱情消失的工作人員的“養(yǎng)老辦公室”，這對整個檔案管理工作具有非常不好的影響。檔案管理工作需要具有專業(yè)素養(yǎng)的人才進行擔當，其對專業(yè)技能要求較高，職業(yè)素養(yǎng)要求較高，與此同時，檔案的管理、整理是一份相對較為枯燥的工作，需要工作人員不斷進行檔案資料的整理、分類、歸納。時代發(fā)展對檔案資源管理的要求更加嚴格，對專業(yè)人員的渴求變得越來越迫切。但僵化的體制缺乏吸引人才進入的有利因素，人才進不來，管理工作的革新缺乏內生動力，對高校的整體教育、教研工作具有非常不利的影響。且檔案管理工作的職稱、薪酬較低，如果非專業(yè)人員進行檔案管理工作，很難有較高的思想覺悟與職業(yè)素養(yǎng)，更不用提盡職盡善地完成工作，因此，難以形成高效的檔案管理體系，對學生和學校來說具有阻礙作用。

3 高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策

3.1 促進高校檔案管理體制改革

一個良好的檔案管理生態(tài)環(huán)境的形成，必須要有良好的檔案管理體制。目前，資源驅動、投資驅動已不適合經濟發(fā)展的新常態(tài)，我國經濟增長進入了結構優(yōu)化、動力轉換、創(chuàng)新驅動發(fā)展的新階段，將創(chuàng)新驅動擺到國家發(fā)展全局的中心位置成為現實的需要。高校檔案管理工作的發(fā)展也需要創(chuàng)新驅動，創(chuàng)新就是要對目前僵化的檔案管理體制機制進行改革，要針對性地進行體制內的變革、升級，并建立良好的薪酬獎金獎勵機制以及完善的人才引進機制，利用問題倒逼管理機制進行改革升級，完成自我價值的實現，促進高校教研教學、培養(yǎng)人才工作順利進行，促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

3.2 樹立科學化的高校檔案管理理念

高校檔案管理機制的僵化，關鍵是相關領導決策者對檔案管理思維的僵化，是其對檔案管理工作的不重視，最終使檔案管理工作脫節(jié)于信息時代數字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的檔案管理關系到我國高校躋身于世界一流大學的榮譽，只有樹立科學化的檔案管理理念，才能實現高校的自身價值。

高校要樹立服務型的檔案管理理念，向廣大師生、領導干部提供服務，服務于學校的發(fā)展建設。首先，要服務校園文化建設，檔案室最能體現一個學校的獨特文化資源，樹立服務理念有利于宣揚學校文化理念，利用文化建設，提高文化自信。其次，要有服務學生就業(yè)的意識，學生就業(yè)問題是每年高校必須面對的難題之一，提升檔案管理服務意識，有利于學生順利完成就業(yè)，也有利于學校自身的發(fā)展建設。

3.3 引進檔案管理專業(yè)人才

我國是一個社會主義國家，正處在社會主義的初級階段，改革開放的大業(yè)需要大量的人才資源來完成。檔案的創(chuàng)新管理工作需要具有專業(yè)素養(yǎng)的人才來完成，讓真正懂得管理的人進行管理工作，才能使檔案管理工作事半功倍。對檔案管理體制的變革，也就是對人才引進機制的變革，因此，高校要通過外部吸收人才，同時也要從內部挖掘人才，通過建設一支具有專業(yè)知識素養(yǎng)、專業(yè)管理技能、高尚道德品質的隊伍，完成高校檔案管理的升級優(yōu)化，使檔案資源信息能夠伴隨學校的發(fā)展，為高校建設成為一流的世界大學做出貢獻。人才是強國的重要因素，也是建設自己特色的重要因素，人才的引進對檔案管理、對學校教研教學、對學校的發(fā)展建設，都具有非常重要的作用。

3.4 促進高校檔案管理實現電子化

現在的時代是科技的時代，是數字化的時代，是信息共享的時代。高校傳統的檔案管理是依賴紙質材料的整理，而隨著科技革命的發(fā)展，數字化服務與自助化服務已經融入各行各業(yè)中，也為各行各業(yè)的改革帶來了機遇。這種機遇稍縱即逝，因此，檔案管理工作應該抓住這次機遇，積極建立電子檔案，對原有的紙質檔案材料進行整理、分類、歸納，利用大數據的優(yōu)勢，找出適合高校檔案管理建設的重要發(fā)展方向。

電子檔案方便保存，且不易丟失、不易損壞，與其投入大量的人力、物力進行紙質材料的整理工作，不如選擇一種更為省時、省力的電子檔案管理。紙質檔案與電子檔案相比，具有很多不合實際的地方，從占用空間上說，紙質材料比電子檔案要消耗的資源更多，再加上定期維護保存的費用，這是一筆不劃算的買賣。而電子檔案既節(jié)省了空間，又節(jié)省了查找的時間，且在這個基礎上還起到了一定的環(huán)境保護作用。

目前，各大高校的電子檔案還不完善，有的學校甚至還沒有對電子檔案形成正確的認識，對其重視程度還很低，這種觀念是非常不利于領導做出正確的決策，以及促進學校發(fā)展。

4 結 語

高校的檔案管理是關系全體師生、學校建設的一項重要工作，因此，高校必須要給予高度重視。在信息化時代，想要完善檔案管理的工作，就必須進行改革創(chuàng)新，且創(chuàng)新是第一驅動力，只有通過創(chuàng)新才能對高校檔案管理進行完善，及時采用合理的方式、方法，有效完善檔案管理工作運作模式，從而推動高校建設快速發(fā)展，實現高校向現代化高校的合理轉變，最終做到高校教育體系的可持續(xù)發(fā)展，形成良好的教育生態(tài)環(huán)境。

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