論加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

李桂芝

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，油田企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，社會(huì)對于油田企業(yè)檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格。為了提高油田企業(yè)檔案管理的工作效率及質(zhì)量，從而保證油田企業(yè)檔案管理工作順利開展，進(jìn)而為油田企業(yè)積累更多工作經(jīng)驗(yàn)，基于此，本文分析油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，并提出具體的實(shí)踐途徑。

[關(guān)鍵詞]油田企業(yè)；檔案管理；有效途徑

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.106

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，我國城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，油田企業(yè)檔案管理水平已取得了一定進(jìn)步與發(fā)展。與此同時(shí)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，滿足日益嚴(yán)格的檔案管理工作要求，油田企業(yè)檔案管理的工作重心逐步向分析管理現(xiàn)狀及提出有效途徑轉(zhuǎn)變。其中，檔案管理又稱檔案工作，是檔案館管理實(shí)體檔案及檔案信息，并面向大眾提供咨詢服務(wù)的工作統(tǒng)稱，其工作環(huán)節(jié)主要包括檔案提供利用、檔案文獻(xiàn)編纂、檔案編輯、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價(jià)值鑒定、檔案整理及檔案收集，具有政治性、服務(wù)性及管理型等鮮明的特點(diǎn)，是國家檔案工作的主要組成部分。鑒于此，本文分析油田企業(yè)檔案管理的有效途徑。

1 油田企業(yè)檔案管理變革方向

1.1 市場化

伴隨改革開放不斷深入，社會(huì)主義市場化進(jìn)程不斷加快，經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)已成為促進(jìn)城市發(fā)展的主要手段及核心內(nèi)容。如何彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，是油田企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中所面臨的主要問題。油田企業(yè)以市場化改革為切入點(diǎn)，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)，構(gòu)建具有企業(yè)特色的數(shù)字化檔案管理工作體系，不僅能提高檔案管理工作效率，還促使檔案管理工作模式，向多元化及智能化方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，豐富了檔案管理服務(wù)形式，進(jìn)一步提高了檔案管理工作效率，促使檔案管理工作成為建設(shè)市場經(jīng)濟(jì)體系的中堅(jiān)力量。

1.2 法制化

作為現(xiàn)階段我國檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，“依法管檔”仍停留于初始階段，涉及檔案管理的法律法規(guī)原則性條款多，可操作性條款少，造成企業(yè)檔案管理工作存在“無法可依、無規(guī)可循”等問題，一旦檔案管理工作長期缺乏法律約束，存在引發(fā)管理工作職責(zé)劃分不明確的可能性，就會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)檔案資源利用效率，埋下其他隱患，造成不可預(yù)估的損失。同時(shí)，自改革開放以來，我國企業(yè)檔案管理工作處于“摸著石頭過河”的階段，企業(yè)缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，政府及相關(guān)部門主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，推動(dòng)檔案管理工作法制化建設(shè)，有助于加快查處違法案件的速度。

2 油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 管理手段落后

為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，滿足日益嚴(yán)格的檔案管理工作要求，加快油田企業(yè)檔案管理工作模式的變革速度，提高油田企業(yè)檔案管理工作水平具備顯著的作用。然而，從現(xiàn)階段我國油田企業(yè)檔案管理工作水平來看，受成本投入因素影響較為嚴(yán)重，檔案管理工作信息化基礎(chǔ)薄弱，檔案管理技術(shù)引進(jìn)及檔案管理設(shè)備更替的速度過于緩慢，檔案管理手段落后，檔案管理方法單一，檔案管理效率低下，造成檔案管理工作無法發(fā)揮預(yù)期的效果，反而增加成本投入。

2.2 缺乏健全機(jī)制

從現(xiàn)階段我國油田企業(yè)檔案管理工作水平來看，其仍停留于粗放型階段，一部分油田企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度有待提高，存在管理力度不足及管理職責(zé)劃分不明確的問題，尤其是管理職責(zé)劃分不明確，直接影響了檔案管理工作的進(jìn)度。少部分油田企業(yè)缺乏健全的檔案管理機(jī)制，不僅無法發(fā)揮檔案管理工作的作用，還無法落實(shí)檔案管理工作流程，存在埋下其他隱患的可能性，造成不可預(yù)估的損失。同時(shí)，有統(tǒng)計(jì)資料表明，我國每年由于機(jī)制不全造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率呈逐年遞增的趨勢。

2.3 素質(zhì)水平不齊

油田企業(yè)檔案管理工作受勞動(dòng)強(qiáng)度大，且薪資待遇差的限制，缺乏專業(yè)化復(fù)合型檔案管理人才，或檔案管理人才流轉(zhuǎn)速度快，或檔案管理人才從業(yè)意愿不足，無法形成具有企業(yè)特色的檔案管理人才隊(duì)伍，這是造成油田企業(yè)檔案管理人員整體素質(zhì)水平參差不齊的主要原因。同時(shí)，油田企業(yè)檔案內(nèi)容復(fù)雜，檔案管理工作流程繁瑣，需多個(gè)部門有機(jī)協(xié)調(diào)與配合，存在一定的管理難度。

3 油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

3.1 做好前期統(tǒng)籌

一般說來，油田企業(yè)的檔案多為紙質(zhì)檔案，數(shù)量龐大且內(nèi)容豐富，短期內(nèi)無法快速轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。如何提高檔案管理工作效率，是管理人員在實(shí)際工作過程中所面臨的主要問題。因此，在實(shí)際管理的過程中，油田企業(yè)應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，堅(jiān)持實(shí)事求是的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，做好檔案管理前期統(tǒng)籌規(guī)劃工作，了解檔案內(nèi)容及類型以年份為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，并通過檔案分類法細(xì)化數(shù)字檔案分類目錄，納入年份、月份及日期等指標(biāo)劃分目錄，便于明確界定檔案信息保密范圍及保密級(jí)別，以達(dá)到完善檔案管理工作方案的目標(biāo)。同時(shí)，管理人員應(yīng)規(guī)范工作流程，盡快完成紙質(zhì)檔案錄入、存儲(chǔ)，避免檔案信息泄露。

3.2 加大資金投入

作為建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作體系的基礎(chǔ)，資金投入不僅需要政府及相關(guān)部門的大力支持，更要求油田企業(yè)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，促使檔案管理工作模式向信息化、高效化及智能化轉(zhuǎn)變。因此，在實(shí)際管理的過程中，油田企業(yè)應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持可持續(xù)性發(fā)展的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，積極向政府及相關(guān)部門反映建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作的現(xiàn)存問題，不斷擴(kuò)大資金投入爭取更多的技術(shù)支持，為順利開展檔案管理工作奠定、夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，管理人員應(yīng)利用政府及相關(guān)部門的檔案資源，幫助篩選有效信息，拓寬企業(yè)檔案服務(wù)形式，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率。

3.3 完善管理機(jī)制

在實(shí)際工作的過程中，油田企業(yè)應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持具體問題具體分析的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理工作機(jī)制，逐步構(gòu)建具有企業(yè)特色的檔案管理工作體系，有助于形成“賞罰分明、擇優(yōu)晉升、鼓勵(lì)競爭、著重實(shí)效”的工作作風(fēng)。油田企業(yè)還應(yīng)建立良性競爭機(jī)制及鼓勵(lì)機(jī)制，將晉職晉銜、立功受賞及評選表彰與工作能力直接掛鉤，擺脫傳統(tǒng)人力資源管理模式的限制，力求“不以資歷定職位、不以職位定親疏、不以親疏分彼此”，特別要對工作能力佳且責(zé)任心強(qiáng)的管理人員予以提拔重用。同時(shí)，管理人員應(yīng)以保證檔案錄入格式相同為前提，統(tǒng)一定期更新，提高檔案資源利用率。endprint

3.4 提高管理人員素質(zhì)水平

在實(shí)際工作的過程中，油田企業(yè)應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持以人為本的工作原則，加大對人才引進(jìn)及隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，著重強(qiáng)調(diào)改變工作環(huán)境及改善工作條件，積極創(chuàng)造實(shí)踐鍛煉機(jī)會(huì)，做到“壓擔(dān)子、交任務(wù)”，充分發(fā)揚(yáng)艱苦卓絕的精神，進(jìn)一步提高管理人員素質(zhì)水平，提高檔案管理工作效率。管理人員應(yīng)以檔案管理工作任務(wù)為中心，緊密團(tuán)結(jié)廣大工作人員，推動(dòng)檔案管理工作順利開展，并以黨的群眾路線為指導(dǎo)，強(qiáng)化管理隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力及凝聚力。同時(shí)，油田企業(yè)應(yīng)將實(shí)踐鍛煉與崗位培訓(xùn)相結(jié)合，組織一系列崗位培訓(xùn)，有目的性、有針對性及有計(jì)劃性地舉辦工作研討、業(yè)務(wù)講座及短期集訓(xùn)等活動(dòng)。

3.5 引進(jìn)信息技術(shù)

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大背景下，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，組建具有企業(yè)特色的檔案管理工作平臺(tái)，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。因此，在實(shí)際管理的過程中，油田企業(yè)應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，堅(jiān)持高效管理、安全為先的工作原則，做好信息技術(shù)的引進(jìn)、應(yīng)用及融合工作，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)，建立與檔案管理工作相對應(yīng)的管理模型，常態(tài)化模擬檔案管理工作流程，制訂檔案管理工作風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防方案，為構(gòu)建數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)奠定、夯實(shí)基礎(chǔ)，促使檔案管理工作模式向智能化轉(zhuǎn)變。同時(shí)，數(shù)字檔案存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)高且經(jīng)濟(jì)價(jià)值大，油田企業(yè)應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)平臺(tái)內(nèi)部防護(hù)及防火墻更新環(huán)節(jié)。

4 結(jié) 語

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，油田企業(yè)數(shù)量不斷增多，油田企業(yè)檔案管理水平逐步成熟，社會(huì)對油田企業(yè)檔案管理工作提出了全新的要求及標(biāo)準(zhǔn)。如何做好油田企業(yè)檔案管理工作，是油田企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中所面臨的主要問題。因此，本文分析油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，并提出具體的實(shí)踐途徑。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉一靜.論加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效途徑[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（3）.

[2]王娟.加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效路徑研究[J].人力資源管理，2015（9）.

[3]宗婷，劉錄垚.加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理的有效措施[J].中國石油石化，2016（z1）.

[4]王惠萍，楊曉鵬，吳凌霞，等.加強(qiáng)油田企業(yè)檔案管理工作的探討[J].才智，2016（36）.

[5]吳丹鳳.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）.endprint