規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的幾點建議

李歌

[摘 要]隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了變革，由以往的紙質(zhì)檔案管理變成了如今的數(shù)字化檔案管理。雖然數(shù)字化的檔案管理在我國已經(jīng)有所發(fā)展，但是仍然有很多不足之處，仍然需要借鑒國外其他國家在數(shù)字化檔案管理方面的經(jīng)驗。隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息技術(shù)也被大量應(yīng)用到經(jīng)濟發(fā)展之中，國際資本也在不斷積累，同時也增加了金融企業(yè)在檔案管理方面的難度。本文主要針對現(xiàn)如今金融企業(yè)如何提高檔案管理工作的效率提出了建議。

[關(guān)鍵詞]金融企業(yè)；檔案管理；檔案部門

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.101

[中圖分類號]G271；D922.16 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

隨著經(jīng)濟全球化和金融全球化的不斷發(fā)展，人們對國際資本大量流動的需求也越來越大，對金融行業(yè)的檔案管理工作的要求也越來越高。金融企業(yè)要跟上時代的腳步，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)。金融企業(yè)要加強檔案管理的科學(xué)化，提高工作質(zhì)量，使檔案管理的信息咨詢工作能夠充分發(fā)揮作用。

1 金融企業(yè)檔案管理工作概述

金融企業(yè)的檔案包括金融企業(yè)相關(guān)的金融業(yè)務(wù)辦理以及服務(wù)活動之中具有保留價值的以檔案為載體的信息。金融檔案管理工作是金融工作中的重要部分，主要是把控金融業(yè)務(wù)檔案的每個環(huán)節(jié)，按照企業(yè)的相關(guān)要求整理金融企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案，是金融管理工作的基礎(chǔ)部分。金融企業(yè)的檔案管理工作在維護企業(yè)和客戶利益、保護客戶權(quán)益、有效打擊經(jīng)濟犯罪、促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展和社會發(fā)展等幾個方面有不可替代的作用。因此，金融企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理者需要落實到位的重要工作之一。

1.1 金融企業(yè)檔案管理工作程序

1.1.1 項目材料的分類

由于業(yè)務(wù)產(chǎn)品的不同，項目材料可以劃分為很多不同的種類，包括商業(yè)化的收購業(yè)務(wù)、投資投行業(yè)務(wù)以及中間業(yè)務(wù)等不同種類。項目材料根據(jù)形成階段上的差別又分為審批、實施類文件，以及后期管理類文件。根據(jù)憑證作用方面的差別，項目材料分為重要憑證材料和非重要憑證材料。由以上幾點完成項目材料的分類。

1.1.2 項目材料日常收集

項目材料的收集又稱為歸檔，有具體的收集范圍。如果項目文件材料和該項目有關(guān)，并具有參考利用價值時，應(yīng)當(dāng)收集齊全。對于沒有在歸檔范圍中明確列出的項目文件材料，檔案管理人員要參考文件的重要性，以及利用價值，然后再確定是否要收集。收集移交時間要根據(jù)材料的重要性區(qū)別對待，重要憑證文件要及時移交檔案室保管。非重要憑證類文件要按照文件的先后順序以及文件所屬項目的完成情況，按時間順序進(jìn)行收集。

1.1.3 關(guān)于項目材料的整理

項目材料的整理原則應(yīng)當(dāng)以項目為單位進(jìn)行整理，分為審批實施和后期管理兩個階段，并在項目收購的過程中，對對方交接的原始材料進(jìn)行分戶整理。在整理項目文件時，檔案管理人員要參照相關(guān)資料進(jìn)行鑒定，不可以重復(fù)歸檔，同時還要進(jìn)行項目材料的組卷。

2 項目材料要按規(guī)保管

金融企業(yè)在檔案管理的實際工作中，要嚴(yán)格按照規(guī)定要求進(jìn)行保管，切實做好檔案的整理與歸檔。同時，金融企業(yè)在業(yè)務(wù)檔案的管理工作中，要堅持分級管理，以保證工作中各種文件的系統(tǒng)性、完整性以及真實性。

2.1 金融企業(yè)要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度

在業(yè)務(wù)范圍以及工作流程有變化的時候，金融企業(yè)要按照相應(yīng)的規(guī)章制度及時進(jìn)行修訂。關(guān)于業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍以及保管期限，金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)以國家對于金融方面的監(jiān)管要求為標(biāo)準(zhǔn)，以維護企業(yè)、客戶利益為目的，必須依照相關(guān)法律制定，不可以短于國家標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 隸屬于金融企業(yè)的檔案部門要遵循材料的形成規(guī)律

檔案部門在進(jìn)行文件的分類整理時，要保持材料之間的聯(lián)系并且遵循便于查找的原則。例如，在相關(guān)的業(yè)務(wù)文件材料中，檔案部門要把屬于企業(yè)管理類的材料存入管理類的檔案中。

2.3 金融企業(yè)要按規(guī)定進(jìn)行檔案著錄

金融企業(yè)要按規(guī)定進(jìn)行檔案著錄，具體來說：首先，紙質(zhì)與電子類的文件，要保持內(nèi)容一致，并且歸檔日期也要相同；其次，只有電子形式的檔案類型，要遵照國家有關(guān)電子文件的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，檔案部門要參與建設(shè)企業(yè)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，便于檔案部門滿足電子類文件歸檔管理的需求，確保滿足電子文件的歸檔日期以及管理要求。

3 金融企業(yè)文件管理數(shù)字化

金融企業(yè)文件管理數(shù)字化具有十分重要的意義，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，檔案管理數(shù)字化具有非常明顯的優(yōu)勢。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者音像類的檔案相比，除了在環(huán)境方面要求很低之外，在存儲空間方面也占有很大的優(yōu)勢，檔案管理數(shù)字化可以節(jié)省大量空間，而且可以延長檔案存儲的時間。同時，檔案管理數(shù)字化可以有效提高檔案的提取效率，方便備份，也提高了工作人員的工作效率。

第二，檔案管理數(shù)字化是當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需求。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要投入大量的人力、物力和財力。這種存儲方式對于存儲環(huán)境的要求比較高，一是要有足夠大存儲空間，二是還要滿足相應(yīng)的溫度、濕度。檔案檢索也費時、費力，雖然可以對檔案進(jìn)行相應(yīng)的編號，但紙質(zhì)檔案的檢索仍然是一項巨大任務(wù)。在檔案管理數(shù)字化之后，檢索文件將變得很容易，可以通過掃描、人工、拍照方式將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。

第三，電子化檔案在數(shù)據(jù)傳輸方面優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，存儲在圖書館或者檔案館之中，提高了檢索難度。本地檔案檢索還相對比較簡單，但異地檔案傳輸便需要大量時間。檔案數(shù)字化是采用相應(yīng)的技術(shù)手段將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并存儲在電子資源中。這種檔案管理類型為檔案傳輸及檔案檢索提供了方便，節(jié)省了大量的成本。endprint

4 建立規(guī)章制度規(guī)范檔案管理

金融企業(yè)要結(jié)合相關(guān)工作的特點，建立相關(guān)制度，完善金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理流程，提高金融企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和有效性。

金融企業(yè)要建立相應(yīng)的檔案管理體制，明確業(yè)務(wù)文件材料的業(yè)務(wù)流程，將其列入業(yè)務(wù)工作和項目計劃之中，同時要列出相關(guān)部門的職責(zé)范圍，確保文件可以安全、完整地歸檔。

5 結(jié) 語

金融企業(yè)檔案管理是企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到企業(yè)信息安全，可以間接支持企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，而檔案管理從最基本的檔案整理與寄存，發(fā)展到現(xiàn)在的檔案管理數(shù)字化并向自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。本文主要從檔案管理工作的程序、檔案材料保管的要求以及檔案管理數(shù)字化、管理工作方面的制度管理等幾個方面提出了相應(yīng)的建議，希望以此促進(jìn)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行。

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