優(yōu)化高校檔案統(tǒng)計工作的對策研究

柴靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展壯大，高校檔案統(tǒng)計工作也發(fā)揮著越來越大的作用，可以促進(jìn)檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)，強化檔案具有的功能。統(tǒng)計工作是高校檔案管理的重要部分，要為高校的各項工作提供大量數(shù)據(jù)信息，但就目前檔案統(tǒng)計工作而言，還存在很多問題，本文就對此做出了詳細(xì)分析，并提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化高效檔案統(tǒng)計工作 對策研究

一、引言

檔案統(tǒng)計工作是整個檔案管理的關(guān)鍵所在，承擔(dān)著非常重要的作用，能幫助各個高校對本校檔案的形成、管理、利用以及發(fā)展中存在的問題有更深入的了解，可以通過大量的數(shù)據(jù)信息反映出檔案統(tǒng)計工作的真實情況。所以，如何使檔案統(tǒng)計工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)要求成為當(dāng)下亟待解決的重要問題。

二、高效檔案統(tǒng)計工作中存在的問題

（一）檔案統(tǒng)計工作方法落后。大部分高校檔案統(tǒng)計工作都依靠手工整理數(shù)據(jù)，具有較低的效率，而現(xiàn)在各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)范圍擴(kuò)大，數(shù)據(jù)對應(yīng)的關(guān)系也極為復(fù)雜，如果單純地依靠手工進(jìn)行，不利用先進(jìn)的工具和技術(shù)，很容易出現(xiàn)較大的失誤，如漏算、錯算，還浪費了大量的時間、人力，從而降低了檔案統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性和時效性。同時，統(tǒng)計人員在經(jīng)過長時間大量的計算，很難再對數(shù)據(jù)作出深度分析，從而影響了統(tǒng)計工作整體質(zhì)量水平。另外，一些高校由于受到學(xué)校條件的限制，檔案管理部門沒有保存完善的原始資料，造成了很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的短缺，開始臨時拼湊數(shù)據(jù)，甚至根據(jù)已有數(shù)據(jù)估計需要的數(shù)據(jù)，大大降低了檔案信息的真實性和可靠性。

（二）檔案統(tǒng)計人員對統(tǒng)計觀念淡薄。高校檔案信息是統(tǒng)計工作的基石，真實精確的信息直接反映了學(xué)校的發(fā)展歷程。但是目前，許多高校檔案統(tǒng)計人員沒有很強的統(tǒng)計觀念，沒有充分認(rèn)識到檔案統(tǒng)計的重要性，無法及時、系統(tǒng)地反映出檔案管理的實際情況，甚至在檔案信息上大做文章，造成檔案信息嚴(yán)重脫離實際的后果。另一方面，檔案統(tǒng)計人員的整體素質(zhì)不夠高，不能徹底全面地分析檔案數(shù)據(jù)，部分高校一直停留在應(yīng)付差事的層面上，使檔案統(tǒng)計工作只是個形式，沒有讓其具有的重要作用發(fā)揮出來。

（三）檔案管理人員沒有及時上報統(tǒng)計信息。高校檔案統(tǒng)計工作要有很強的準(zhǔn)確性和時效性，這兩者又相互關(guān)聯(lián)，及時性是準(zhǔn)確性的重要保證，保證統(tǒng)計信息的準(zhǔn)確性、時效性是整個檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)條件.所以要求檔案統(tǒng)計人員能很好地把二者統(tǒng)一起來，但目前普遍存在的現(xiàn)象是，許多高校檔案統(tǒng)計人員沒有及時上報統(tǒng)計信息，失去了信息的時效性，阻礙了匯報工作的開展，更失去了統(tǒng)計工作存在的意義。

（四）不能準(zhǔn)確理解檔案統(tǒng)計指標(biāo)涵義。檔案統(tǒng)計人員只有完全理解統(tǒng)計指標(biāo)的真正涵義，根據(jù)指標(biāo)要求去收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息，才能確保統(tǒng)計信息的真實性，又能保證統(tǒng)計信息在一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一性。從最近幾年的高校檔案統(tǒng)計工作來看，部分統(tǒng)計人員沒有著重要就檔案統(tǒng)計的要求，沒有準(zhǔn)確理解每個統(tǒng)計指標(biāo)，長此以往，造成較多統(tǒng)計信息的差錯。

三、優(yōu)化高效檔案統(tǒng)計工作的對策

（一）采取科學(xué)的檔案統(tǒng)計方法。采取科學(xué)的檔案統(tǒng)計方法是為了圍繞高校的實際情況進(jìn)行統(tǒng)計，要求對不同的層次和對象進(jìn)行劃分。科學(xué)的檔案統(tǒng)計方法決定著統(tǒng)計工作實際效果，影響著統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息的完整性和規(guī)范性。由此可見，根據(jù)準(zhǔn)確的統(tǒng)計指標(biāo)進(jìn)行檔案統(tǒng)計工作是至關(guān)重要的。按慣例來說，檔案統(tǒng)計的綜合指標(biāo)包括三種，一是絕對數(shù)，它是檔案工作實際情況的反映，目前在統(tǒng)計學(xué)中被廣泛使用。比如，建立檔案庫數(shù)量、檔案庫房總面積、檔案卷宗總數(shù)等等，絕對數(shù)是它們的具體體現(xiàn)，而且都有專門的計量單位。二是相對數(shù)，它是兩個或兩個以上有聯(lián)系的檔案統(tǒng)計信息的相對比率，通常以分?jǐn)?shù)、倍數(shù)的形式來體現(xiàn)。隨著近年來對高校檔案統(tǒng)計工作的逐漸重視，相對數(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛。三是平均數(shù)，能反映所有統(tǒng)計信息的一般水平，目前在高校檔案統(tǒng)計工作中應(yīng)用最為廣泛的是算術(shù)平均數(shù)。

（二）充分發(fā)揮統(tǒng)計分析的作用。高校檔案統(tǒng)計工作的進(jìn)行，要根據(jù)合理分析得出科學(xué)性結(jié)論，并要提出可行性建議，從而可以充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計工作的作用。而檔案統(tǒng)計工作的關(guān)鍵點事進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計分析，這個分析過程主要目的是要總結(jié)出普遍性規(guī)律，如果存在影響因素就要立即找出問題所在，再結(jié)合實際情況提出指導(dǎo)建議。值得注意的是，一是要根據(jù)真實有效的分析結(jié)果，繪制出至關(guān)的曲線圖，便于了解和掌握檔案統(tǒng)計工作情況；二是在主觀分析的前提條件下，客觀公眾地得出統(tǒng)計結(jié)論，真實地反映出檔案統(tǒng)計工作中存在的問題，和影響統(tǒng)計工作進(jìn)行的制約因素；三是要充分了解檔案統(tǒng)計工作各個層面之間存在的相互聯(lián)系，它在整個統(tǒng)計工作中發(fā)揮的作用不容小覷，檔案統(tǒng)計人員可以從多個角度思考，是統(tǒng)計分析的進(jìn)行由淺入深，從而可以使檔案統(tǒng)計工作能更好地服務(wù)于高校

發(fā)展。

（三）加強檔案統(tǒng)計人員的素質(zhì)提升。高校檔案統(tǒng)計工作水平的提升，需要有一支熟悉檔案管理業(yè)務(wù)、掌握統(tǒng)計知識的組織團(tuán)隊，所以各個高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對檔案統(tǒng)計人員的培養(yǎng)，切實提升他們的綜合素質(zhì)水平。目前，一些高校已經(jīng)配備有專門的統(tǒng)計人員，力爭從實際出發(fā)，可以讓統(tǒng)計人員參與社會上不同形式的培訓(xùn)，同時，統(tǒng)計人員也應(yīng)該充分意識到自身所在崗位的重要性，努力學(xué)習(xí)統(tǒng)計知識和相關(guān)技能，認(rèn)真完成各項統(tǒng)計工作，力求為高校檔案統(tǒng)計工作提供最優(yōu)質(zhì)的

服務(wù)。

（四）正確處理保證信息質(zhì)量與分析信息之間的關(guān)系。在高校檔案統(tǒng)計工作，保證信息質(zhì)量與分析信息是緊密相連的。保證信息質(zhì)量可以為分析信息提供有利依據(jù)，反之會偏離信息的實際情況，也會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤，造成無法避免的嚴(yán)重后果。分析信息是對信息的二次加工和深化，要求深入到實際事物的本質(zhì)，因此，要求在實際檔案統(tǒng)計工作中，二者都要主抓，要切實做到通過分析信息提高信息質(zhì)量，從而提升統(tǒng)計工作的整體水平。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)的社會背景下，高校檔案統(tǒng)計工作面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，承受著高校多個層面的壓力，因此優(yōu)化高校檔案統(tǒng)計工作十分必要，也是當(dāng)前諸多高校進(jìn)行改革的當(dāng)務(wù)之急。只要通過多方努力切實提高高校檔案統(tǒng)計工作水平，才能使檔案統(tǒng)計的優(yōu)勢真正發(fā)揮出來。