淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施

韓聰敏

【摘 要】檔案資料是企業(yè)開展內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接影響著企業(yè)管理工作的有效開展。油田檔案資料是石油開發(fā)與生產(chǎn)的重要基礎(chǔ)資料，只有不斷提高檔案管理效果，才能為油田企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。基于此，論文主要對提高油田企業(yè)檔案管理資料的有效性策略進行了分析，希望能夠為油田企業(yè)發(fā)展提供先決條件。

【Abstract】Archival data is the foundation for enterprises to carry out internal management， and their management level directly affects the effective development of enterprise management. Oilfield archives data is an important basic data for petroleum development and production. Only by constantly improving the effect of archives management can the firm lay a solid foundation for the sustainable development of oilfield enterprises. Based on this， this paper analyzes the effectiveness of improving the management information of oilfield enterprise archives， hoping to provide a prerequisite for the development of oilfield enterprises.

【關(guān)鍵詞】油田企業(yè)；檔案資料；管理策略

【Keywords】oilfield enterprises； archives； management strategy

【中圖分類號】F272.9 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0025-02

1 引言

油田檔案資料管理是針對油田企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)或圖表資料的記錄，其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中發(fā)揮著重要作用。在信息化時代的影響下，為了滿足現(xiàn)代化油田企業(yè)的發(fā)展，檔案管理人員需不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，運用信息化技術(shù)開展檔案工作，以此來提高企業(yè)檔案管理水平。因此，為了推動油田企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)應(yīng)不斷探索檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案資料的價值，提高油田檔案資料管理水平。

2 油田企業(yè)檔案資料有效管理的重要性

油田企業(yè)檔案資料不僅僅是對企業(yè)行政管理的記錄，同時，企業(yè)包括企業(yè)產(chǎn)品的信息資料及相應(yīng)的科研成果等等。由此可見，油田企業(yè)的檔案資料管理工作比較復(fù)雜，為了保證檔案資料的有效管理，充分發(fā)揮資料的實用性，企業(yè)在檔案管理過程中就需要不斷創(chuàng)新管理模式，引入先進的管理技術(shù)與理念，做好檔案資料的收集工作，保證資料錄入的準(zhǔn)確性[1]。此外，在檔案資料管理過程中，企業(yè)還需要做好檔案存放工作，保證檔案資料的完整性和嚴(yán)肅性。因此，在油田企業(yè)發(fā)展過程中，要想充分發(fā)揮檔案資料的有效性，為企業(yè)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持，檔案管理人員須重視檔案資料管理的有效性，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。

3 油田企業(yè)檔案資料管理存在的問題

3.1 管理層對檔案資料管理工作不重視

在油田企業(yè)發(fā)展過程中，由于我國油田開采力度的不斷增加，油田開采難度也日益增加。為了保證油田企業(yè)自身的發(fā)展，管理層不得不加大油田開采技術(shù)的研究力度，希望能夠利用高新技術(shù)提高油田的開采效率，促進企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。這樣一來，管理層就會把企業(yè)的發(fā)展中心放到生產(chǎn)與技術(shù)創(chuàng)新方面，對企業(yè)內(nèi)部管理尤其是檔案資料的管理力度就會降低，就容易使得檔案資料管理人員在工作中失去動力，檔案資料的記錄與存放工作容易出現(xiàn)漏洞，從而影響檔案資料管理的真實性和完整性。

3.2 檔案資料的信息化管理力度不足

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨促使企業(yè)朝著信息化和自動化的方向發(fā)展。油田企業(yè)作為我國能源行業(yè)的重要組成部分，要想實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，就需要不斷創(chuàng)新生產(chǎn)技術(shù)和管理方法，保證企業(yè)生產(chǎn)與管理能夠與時俱進。但是，從我國油田企業(yè)管理現(xiàn)狀來看，其檔案資料的信息化管理還存在一些漏洞，使得檔案管理工作無法高效開展。如，在檔案資料信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建與研發(fā)過程中，缺乏相應(yīng)的資金支持，無法發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的作用，影響檔案管理水平。此外，企業(yè)在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)過程中，缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人才也是影響企業(yè)檔案信息化管理的另一因素。

3.3 檔案資料管理人員綜合素質(zhì)不高

人才是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，只有不斷培養(yǎng)、引進高素質(zhì)人才，才能推動企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。油田企業(yè)檔案管理雖然屬于企業(yè)內(nèi)部管理工作，但是，其管理人員的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理效果。從我國油田企業(yè)檔案人員隊伍組成來看，油田檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)水平并不高，且其在工作中沒有充分認識到檔案資料管理的重要性，檔案資料管理大都是敷衍了事，并沒有對檔案資料進行細致歸類，檔案存放比較凌亂，不利于快速查詢檔案信息，檔案資料的利用率不高[2]。

4 加強油田檔案資料管理的策略

通過對油田檔案資料的管理問題進行分析可以發(fā)現(xiàn)，要想提高企業(yè)檔案資料管理水平需從以下幾方面著手：

4.1 建立健全相應(yīng)的檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)在發(fā)展過程中，要想保證其內(nèi)部環(huán)境的穩(wěn)定性，就需要構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度，以此來規(guī)范企業(yè)工作人員的行為，為優(yōu)秀企業(yè)文化的建立打基礎(chǔ)。因此，油田企業(yè)要想做好檔案資料的管理工作，就需要從以下幾個方面入手，構(gòu)建完善的檔案管理制度：第一，明確檔案資料管理責(zé)任。在油田企業(yè)檔案資料管理過程中，只有明確了管理責(zé)任，才能細化其管理任務(wù)，動員企業(yè)全體員工開展檔案管理工作，保證檔案資料管理的工作效率。同時，在檔案資料管理過程中，對于檔案的收集保管要進行登記，確保資料的真實性；在檔案交接過程中要明確檔案資料的行蹤與責(zé)任歸屬，避免資料丟失或惡意被毀等情況的發(fā)生。第二，構(gòu)建科學(xué)的管理體系。為了提高油田檔案資料管理的有效性，管理人員需構(gòu)建科學(xué)的管理體系，建立相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料管理工作的開展，能夠達到管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。endprint

4.2 注重檔案資料管理人才的培養(yǎng)

對油田企業(yè)檔案資料管理人才進行培訓(xùn)是保證檔案資料管理效果的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)管理層應(yīng)制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程，使檔案資料管理人員不斷鞏固自身的專業(yè)知識，學(xué)習(xí)新的管理知識，以達到更好管理檔案資料的目的。此外，檔案資料管理人員應(yīng)不斷提高對檔案資源管理工作的認識，嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，認真務(wù)實，保證檔案資料管理工作的有效開展。同時，企業(yè)還需要注重內(nèi)部環(huán)境的營造，堅持以人為本的管理理念，獎勵工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員，提高工作人員的積極性，從而確保檔案資料管理工作的有效進行。

4.3 加強信息化建設(shè)力度

隨著全球化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來越廣泛，在該時代背景下，油田企業(yè)要想保證檔案資料管理能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求，就應(yīng)該加強檔案資料管理的信息化建設(shè)力度，依據(jù)油田企業(yè)自身的實際情況，建立健全相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，運用計算機技術(shù)開發(fā)檔案管理軟件，運用電子檔案記錄相關(guān)信息。同時，在檔案資料信息化管理過程中，企業(yè)還應(yīng)該密切關(guān)注社會動向，不斷完善系統(tǒng)設(shè)備，引進先進的檔案管理技術(shù)，加大系統(tǒng)智能共享的建設(shè)力度，提高數(shù)據(jù)的共享性。此外，企業(yè)管理人員還應(yīng)該注重安全系統(tǒng)的建立，及時將數(shù)據(jù)進行保存和備份，維護資料的安全[3]。

4.4 創(chuàng)新管理理念，加大領(lǐng)導(dǎo)重視

首先，企業(yè)管理層應(yīng)提高對檔案資料管理的重視程度。在企業(yè)管理過程中，管理層對某項工作開展的重視程度會直接影響員工的工作積極性。因此，油田企業(yè)管理層應(yīng)提高自身的檔案管理意識，重視檔案資料管理工作的開展，加大資金投入力度，免除管理人員的后顧之憂，為檔案資料管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。其次，管理人員要創(chuàng)新檔案資料管理理念。在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，只有不斷創(chuàng)新管理理念，才能保證企業(yè)管理水平，滿足社會發(fā)展需求。因此，在油田企業(yè)檔案資料管理過程中，管理人員要不斷創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，運用先進的管理手段開展管理工作，從而提高檔案管理效率，保證油田檔案資料能夠為石油的開發(fā)與生產(chǎn)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

5 結(jié)語

總而言之，油田企業(yè)作為我國能源行業(yè)的重要組成部分，其檔案資料管理水平直接影響著企業(yè)內(nèi)部管理工作的開展，從而影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益的提升。因此，在油田企業(yè)檔案資料管理過程中，企業(yè)應(yīng)不斷完善檔案管理制度，引入信息化技術(shù)，提高檔案人員素質(zhì)，為檔案資料管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

【參考文獻】

【1】宗婷，劉錄垚.加強油田企業(yè)檔案管理的有效措施[J].中國石油石化，2016（S1）：192.

【2】王靜.油田檔案資料有效管理措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）：110.

【3】黃滿.淺談油田檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015（08）：34.endprint