淺析高校檔案信息化工作的問題及對策

梅龍

【摘要】檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用以計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化，高校檔案信息

高校檔案信息是高校信息資源管理的重要組成部分，高校檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)代高校檔案工作的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，是檔案工作發(fā)展的方向和時代特征的表現(xiàn)，但我國高校檔案的信息化工作仍存在一些亟待解決的問題：

（1）檔案信息化工作的重視不夠認(rèn)識模糊。

有的人認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，無非就是整理資料之類的事情，只要不出差錯就可以了。因而在行動上表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的工作態(tài)度。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要思想根源。甚至有些高校領(lǐng)導(dǎo)也沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為檔案信息化對高校發(fā)展作用不大。我們要從檔案工作的實際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作者的思想觀念，同我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相適應(yīng)。

（2）檔案管理以傳統(tǒng)模式為主，信息化開發(fā)利用不足。

目前存在的問題主要是檔案現(xiàn)代化管理落后，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍在主導(dǎo)地位。多數(shù)檔案館（室）采取被動上門服務(wù)的方式。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護(hù)與更新，資

金投入不足已成為制約高校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。信息化管理手段亟待加強。

（3）網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患，對高校檔案安全是一個挑戰(zhàn)

高校檔案的內(nèi)容日趨豐富，檔案信息的數(shù)量也隨之增加。各種先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，信息共享更加便捷。但是檔案信息具有本身的特殊性需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化加強了檔案部門與校內(nèi)校外的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的安全問題。

（4）檔案制度不健全及工作人員工作不規(guī)范

工作人員未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，管理意識淡薄，對檔案工作的重要性不理解，在收集、整理、歸檔時分類不準(zhǔn)確，造成查詢、調(diào)閱時諸多不便。

要想適應(yīng)形勢發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，從隊伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、保障檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費投入。

高校檔案管理信息化就是以電子計算機數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化工作應(yīng)取得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視大力推廣普及計算機管理檔案，結(jié)合檔案整理新規(guī)則的貫徹，抓住機遇，創(chuàng)造條件，使應(yīng)用計算機管理檔案的程度達(dá)到80%，多數(shù)高校檔案室（館）需要實現(xiàn)人手一臺計算機。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，高校檔案室（館）需要專線接入校園網(wǎng)。在信息化的建設(shè)中加強領(lǐng)導(dǎo)是成功的基本保證，足夠的經(jīng)費是建設(shè)信息化必要的投入。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識水平

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用將帶來檔案管理工作的革命，檔案信息化是檔案改革和發(fā)展的制高點與突破口。要實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，檔案信息化是一個關(guān)鍵因素。作為檔案工作人員要強化主動服務(wù)意識。實現(xiàn)由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，在工作中善于分析、總結(jié)檔案信息化工作的規(guī)律。

三、建設(shè)高質(zhì)量的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫

高校檔案信息化是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫。準(zhǔn)確、規(guī)范、穩(wěn)定的數(shù)字信息以及完整的數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容是高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的基本要求。作為高校檔案管理部門首先要做好前期的調(diào)查研究工作，根據(jù)用戶的需求和館藏檔案的實際情況，按照輕重緩急循序漸進(jìn)地進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作的實際成效，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍是高校檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。要努力提高檔案人員的政治素質(zhì)。提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座等形式普及信息化管理知識，提高在職人員的信息處理的能力，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，使他們的業(yè)務(wù)水平得到顯著提高。檔案是為工作服務(wù)的，是各項工作順利進(jìn)行的保障，檔案人員應(yīng)具備與時代步伐相一致的思想觀念。

五、重視檔案信息的安全管理

務(wù)必要高度重視檔案安全管理工作，忠實履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”職責(zé)，擔(dān)負(fù)起檔案安全管理工作責(zé)任，抓好檔案安全管理工作。由于檔案信息不像公開出版發(fā)行的雜志、報刊信息那樣可以在網(wǎng)上任意發(fā)布，它有一定的保密性。因此要在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)多媒體檔案信息的檢索和利用，首先要解決不同用戶的訪問權(quán)限問題。檔案信息的安全技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認(rèn)證和安全通信等。加密技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全最有效的技術(shù)之一，

它是應(yīng)對非法用戶通過惡意攻擊、電磁竊取手段等造成文件丟失、信息泄密等不安全現(xiàn)象的主要安全手段之一。

當(dāng)代對高校檔案信息化管理模式和工作人員都提出了更新更高的要求，要充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益，使高校檔案管理工作與時俱進(jìn)，滿足高校各項工作的需求。endprint