醫(yī)院檔案精細(xì)化管理研究

崔云燕

[摘要] 醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常醫(yī)療工作開展的主要憑據(jù)，也是推動醫(yī)學(xué)科研的重要依據(jù)，對于醫(yī)院事業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。實施醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，既是新時期醫(yī)改推進對醫(yī)院檔案管理的新要求，也是醫(yī)院管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容。該文針對醫(yī)院檔案管理工作精細(xì)化，首先簡要介紹了精細(xì)化的醫(yī)院檔案管理工作基本要求，全面分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并就改進加強醫(yī)院檔案管理工作，進行了系統(tǒng)論述。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；精細(xì)化

[中圖分類號] R7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0167-02

醫(yī)院檔案對醫(yī)院運轉(zhuǎn)管理有著非常重要的作用，醫(yī)院開展內(nèi)部的行政管理、醫(yī)療服務(wù)、衛(wèi)生護理、藥品資產(chǎn)管理、社區(qū)防治、醫(yī)療科研等，都需要醫(yī)院檔案資料作為依據(jù)，可以說醫(yī)院檔案是指導(dǎo)醫(yī)院各項管理工作規(guī)范有序開展的基礎(chǔ)支撐，也是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，必須對檔案管理工作給予足夠的重視。隨著我國醫(yī)療改革事業(yè)的深入推進，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的機遇形勢，對醫(yī)院檔案管理提出了新的要求。特別是在信息時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展應(yīng)用，檔案管理工作方式也出現(xiàn)了新的變革，電子文檔與紙質(zhì)文檔并存成為醫(yī)院檔案管理工作面臨的新形勢，如何創(chuàng)新檔案管理模式，提高醫(yī)院檔案歸集整理和開發(fā)利用質(zhì)量效率，成為醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容。這也要求醫(yī)院檔案部門必須適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化理念，進一步強化醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，更好地服務(wù)醫(yī)院經(jīng)營管理以及醫(yī)療科研工作，促進醫(yī)院各項事業(yè)的穩(wěn)步推進。

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的基本工作要求

①醫(yī)院檔案必須真實準(zhǔn)確。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院內(nèi)部管理和醫(yī)療服務(wù)活動的重要參考依據(jù)，特別是像醫(yī)療檔案等檔案資料，既是患者就診治療的過程記錄，也是醫(yī)保報銷的重要基礎(chǔ)性材料，有時甚至要作為司法鑒定的主要憑證，因此醫(yī)療檔案必須真實準(zhǔn)確，能夠如實記錄真實情況，并且可以從中提取有價值的信息，可以作為以后醫(yī)療借鑒利用的主要依據(jù)[1]。

②醫(yī)院檔案必須完整全面。醫(yī)院檔案相比于其他檔案資料最大的特點在于醫(yī)院檔案資料具有集成性，特別是醫(yī)院檔案資料必須要做到無遺漏、無差錯，醫(yī)院檔案資料信息必須準(zhǔn)確完整。尤其是對于醫(yī)療檔案來說，由于在檔案資料的利用方面有著較高的要求，確保醫(yī)療檔案的準(zhǔn)確可靠以及可用，必須保證醫(yī)療檔案資料的完整性。

③醫(yī)院檔案必須專業(yè)專屬。醫(yī)院檔案資料在醫(yī)療、教學(xué)以及研究方面具有很重要的價值和意義。有些醫(yī)院檔案信息，是對醫(yī)療科研臨床活動以及醫(yī)療科研實驗的記錄，其中有著對各種病情轉(zhuǎn)歸規(guī)律的記載，因此要求對醫(yī)院檔案資料的管理也必須系統(tǒng)專業(yè)，要充分考慮這些醫(yī)療檔案資料的專屬性，提高醫(yī)院檔案資料管理的專業(yè)化水平[2]。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

目前，受到對檔案管理工作重視不夠以及檔案管理理念落后等多方面的影響，不少醫(yī)院檔案管理工作方面的軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)薄弱、規(guī)章制度體系建設(shè)不完善，致使醫(yī)院檔案管理工作推進實施過程中，出現(xiàn)了不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

①檔案管理的專業(yè)化水平不高。很多醫(yī)院檔案管理工作中，最為突出的問題就是醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平不夠，特別是在醫(yī)院醫(yī)療檔案的內(nèi)容、范圍上還不夠明確，對于醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案資料，沒有按照醫(yī)院診療科室以及職能部門等進行明確分類。在醫(yī)院檔案資料管理方面，檔案資料過于分散、零散的問題也比較突出。

②醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱。很多醫(yī)院在檔案管理工作的開展過程中，對檔案管理工作的重視不夠，檔案管理方面的硬件設(shè)施條件較差，檔案辦公地點狹窄，檔案庫房擁擠。檔案管理方面的信息化水平不高，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率[3]。

③檔案管理工作制度不完善。在醫(yī)院檔案管理工作方面，很多醫(yī)院還沒有針對檔案管理開展制定具體的制度，檔案管理流程以及各個部門的工作職責(zé)、醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)等方面還沒有進行細(xì)化具體的規(guī)定。此外，在醫(yī)院的檔案管理工作開展過程中，對檔案資料的開發(fā)利用不夠，檔案資料的實用價值未能充分利用，也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的突出問題。

3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理實施措施

推動醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，關(guān)鍵是應(yīng)該充分認(rèn)識醫(yī)院檔案管理的重要性，準(zhǔn)確把握檔案管理工作的客觀規(guī)律，適應(yīng)信息化互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理新模式，強化醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)工作，完善檔案管理制度建設(shè)，推進檔案管理工作體系創(chuàng)新，以促進提高醫(yī)院檔案管理工作整體水平。具體來說，應(yīng)該把握好以下幾點：

（1）加強醫(yī)院檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)。對于醫(yī)院檔案管理工作來說，管理層夠不夠重視，以及檔案管理理念正不正確直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率。提高醫(yī)院檔案管理工作的精細(xì)化水平，前提基礎(chǔ)是醫(yī)院的管理層應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識到檔案管理對于醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)以及經(jīng)營管理的重要性，把檔案管理融入到醫(yī)院的日常管理中。在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的具體實施過程中：①加強對醫(yī)院檔案資料的組織領(lǐng)導(dǎo)，可以建立醫(yī)院院長全面領(lǐng)導(dǎo)，分管院長直接負(fù)責(zé)，檔案管理部門主要負(fù)責(zé)以及醫(yī)院內(nèi)部各個職能部門全面參與的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理體系。②注重加強醫(yī)院檔案管理各項規(guī)章制度建設(shè)，嚴(yán)格按照國家檔案法以及檔案管理有關(guān)的行政法規(guī)，建立完善系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作制度，重點是加強對醫(yī)院的病案記錄、診療記錄、業(yè)務(wù)報告等資料的歸集整理，完善檔案管理臺賬制度，確保醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作規(guī)范化開展。③進一步落實醫(yī)院檔案管理工作責(zé)任，把檔案管理工作落實到崗位責(zé)任制、經(jīng)濟責(zé)任制的考核之中，強化對醫(yī)院檔案資料歸檔完整、齊全方面的考核，促進提高醫(yī)院的歸檔率[4]。

（2）提高醫(yī)院檔案資料的服務(wù)水平。開展醫(yī)院檔案管理工作，最主要的目的就是為了充分挖掘利用醫(yī)院檔案資料內(nèi)在的經(jīng)濟價值和社會價值，并將其轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟效益和社會效益。因此，加強醫(yī)院檔案資料的精細(xì)化管理，應(yīng)該注重增強檔案管理的服務(wù)意識，進一步擴大拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)領(lǐng)域、范圍以及方向。①積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)范圍，在保證醫(yī)院檔案資料不泄密、不泄露個人隱私以及權(quán)限設(shè)置管理的情況下，積極地對外公開醫(yī)院檔案資料，盡可能實現(xiàn)各類醫(yī)院檔案資料在更大范圍內(nèi)的共享利用，讓檔案資源積極地為醫(yī)務(wù)工作者、患者以及社會公眾提供信息服務(wù)。②積極地轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案服務(wù)方式，按照社會檔案需求轉(zhuǎn)變的客觀規(guī)律，對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案服務(wù)方式進行轉(zhuǎn)化，特別是應(yīng)該充分利用醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，加強對各類醫(yī)院檔案信息的加工，對各類有價值的醫(yī)院檔案資料進行全面的歸納整理組合，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等為有信息需求的單位或個人提供全面的醫(yī)院檔案資料信息服務(wù)，進一步地提升醫(yī)院檔案資料的實際利用率。

（3）以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展醫(yī)院檔案管理工作。提高醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化水平，同樣應(yīng)該積極地運用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的工作思維，依托互聯(lián)網(wǎng)和智能化技術(shù)，打造全方位、深層次、高效率的醫(yī)院檔案管理工作體系。運用好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”。①進一步豐富檔案信息資源，對醫(yī)院的館藏資源進行全面的豐富和完善。重點是應(yīng)該充分運用現(xiàn)代化的各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，加強對醫(yī)院內(nèi)部各類檔案信息資料的及時采集獲取、分析處理和整合歸檔，將醫(yī)院檔案收集、管理、利用、存儲、監(jiān)督等充分整合到互聯(lián)網(wǎng)之中。②進一步完善醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，重點將醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部各個職能科室相連接，不斷提高醫(yī)院檔案資料歸集的前端控制能力。③加快完善醫(yī)院檔案目錄、專題檔案目錄和專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建具有資源多元、全面感知、綜合處置、雙模存儲、泛在應(yīng)用的新型檔案管理體系，把網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與醫(yī)院檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)、醫(yī)院檔案資源體系建設(shè)、醫(yī)院檔案安全保障體系建設(shè)全面結(jié)合，整合打造醫(yī)院檔案的信息服務(wù)、平臺服務(wù)、軟件服務(wù)等醫(yī)院檔案利用服務(wù)系統(tǒng)，真正以互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)構(gòu)建其具有智能管理、多元化特點的檔案資源、感知與處置檔案信息能力、廣泛服務(wù)的醫(yī)院檔案管理工作模式。

（4）增強醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化能力水平。做好檔案管理工作，要求檔案工作者必須適應(yīng)新時期的新形勢新要求，加強對檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)。①應(yīng)該加強檔案管理工作人員的素質(zhì)能力培訓(xùn)，為廣大檔案人員提供一個良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，重點是通過組織外出學(xué)習(xí)、聘請專家授課指導(dǎo)，或者是到檔案管理工作經(jīng)驗豐富的醫(yī)院培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式，積極開展檔案學(xué)術(shù)活動以及有關(guān)的社會活動，提高醫(yī)院檔案工作人員的能力水平。②應(yīng)該積極培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，在檔案管理工作開展過程中，積極地學(xué)習(xí)與信息化管理、檔案資料開發(fā)利用等有關(guān)的工作理念、專業(yè)方法，通過不斷的學(xué)習(xí)來更新知識，改善知識結(jié)構(gòu)，增強創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，培養(yǎng)更多的醫(yī)院檔案管理方面的復(fù)合型人才，推動醫(yī)院檔案管理工作水平的不斷提高。

4 結(jié)語

推進醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，對于促進提高醫(yī)院管理工作水平，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展也有著重要作用。在精細(xì)化管理的實施過程中，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理理念，運用好“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，加快推進檔案資料開發(fā)利用，最大程度發(fā)揮醫(yī)院檔案的內(nèi)在價值，以精細(xì)化的醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部管理的精細(xì)化。

[參考文獻]

[1] 黃新金.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].才智，2015（18）：338-340.

[2] 李秀云，李莉，段慧，等.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫(yī)刊，2014（10）：101-102，104.

[3] 郭雷蕾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進對策研究[J].卷宗，2014（10）：42.

[4] 李玉紅.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略[J].大家健康，2015（2中旬版）：281-282.

（收稿日期：2017-03-17）