信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析

王學(xué)武 馬迎秋 于長海

[摘要] 隨著社會的發(fā)展和時代的進步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平在不斷提高，信息化理念已經(jīng)不斷融入到人們的生產(chǎn)生活中，不僅便捷了人們的生活，同時也提高了生產(chǎn)效率，信息化時代已經(jīng)到來，在此發(fā)展背景下，檔案管理工作的落實也面臨著諸多的問題，如果未能正視信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，將會致使檔案管理效率大大的下降，因此，有關(guān)的檔案管理工作人員一定要對自身的工作清楚的認(rèn)知，而后再針對檔案管理工作過程中易出現(xiàn)的問題高效的解決，同時還要提出切合實際的解決策略，而該研究則針對這一問題進行了分析和探究，希望該次的探究給有關(guān)檔案管理工作者以一定的借鑒和啟迪。

[關(guān)鍵詞] 信息時代；檔案管理工作；面臨問題；對策；探析

[中圖分類號] R197.32 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0065-02

隨著社會的發(fā)展和時代的進步，科學(xué)技術(shù)成果不斷地滲透到人們的生產(chǎn)生活中，極大地提高了人們的生活水平。在此信息化的背景下，各行各業(yè)都要對信息化理念予以切實的認(rèn)知，而檔案管理工作人員也要對自身的工作具有一個清楚的認(rèn)知，并積極利用信息化理念的作用和有效性，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，極大地提高檔案管理工作效率，進而從整體上提高檔案管理工作水平。但是，在實際的檔案管理工作中，仍舊會遇到諸多的麻煩和問題，如果未能將這些問題予以高效的解決，將會給檔案管理工作的落實形成一定的阻礙，因此，就要提出針對性的、高效的解決策略，制定完善的檔案管理方案，將信息化理念融入其中，提高信息時代下檔案管理工作的效率，最終為我國整體性檔案管理工作水平的提高提供切實的保障，該研究則針對信息時代檔案管理工作中所面臨的問題進行了分析，而后提出了相應(yīng)的解決對策，旨在為我國的檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供動力。

1 對于信息時代下檔案管理工作面臨的問題分析

現(xiàn)階段，各行各業(yè)的發(fā)展過程中，都不可避免的會涉及到檔案管理工作，檔案管理工作可以將企業(yè)運營中的各類有效問題實現(xiàn)高效的管理，便于后期的調(diào)用和查詢等等，這樣也會給企業(yè)其他環(huán)節(jié)的工作提供切實的保障，并間接地提高其他環(huán)節(jié)的工作效率。而在實際的檔案管理工作中，仍舊會遇到諸多的問題，這些阻礙性的問題將會極大地給整體性檔案管理工作帶來較多的負(fù)面影響，要想更好地解決這些問題，首先就要明確這些問題的來源，并對這些阻礙性的問題予以歸類和總結(jié)，為后期解決措施的提出奠定良好的基礎(chǔ)。以下為該研究對信息時代下檔案管理工作中極易出現(xiàn)的問題分析。

1.1 管理手段缺乏規(guī)范性、科學(xué)性

在實際的檔案管理過程中，要想更好地提升檔案管理工作效率，首先就要確保其基礎(chǔ)工作路試的規(guī)劃化和標(biāo)準(zhǔn)化，符合有關(guān)檔案管理條例中的要求和內(nèi)容，進而促進檔案管理工作的落實。隨著信息技術(shù)的落實和融入，信息時代的到來，越來越多的檔案管理工作人員不能意識到本身工作中所必須落實的基礎(chǔ)檔案管理工作內(nèi)容，檔案管理工作人員在實際的檔案管理中，一定要明確信息化技術(shù)的應(yīng)用，與檔案基礎(chǔ)管理工作并不相違背，它們具有高度的統(tǒng)一性和和諧性，它們的構(gòu)建形式可能有所不同，但是最終的目的卻是相同的。因此，在實際的檔案管理工作中，一定要促使檔案管理基礎(chǔ)工作的落實，要與信息化相融合。如果未能做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，無法使檔案管理具備規(guī)范性和合理性，將無法滿足信息時代下對于檔案管理的實際需求。同時也由于歷史原因以及其他原因的影響，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)管理工作中，無法對檔案的細(xì)則進行明確，同時檔案之間的相通性也較差，不能滿足信息化檔案管理的需求，極大地降低了檔案管理工作的落實[1]。

1.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

在進行檔案管理的過程中，還有部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足整體性檔案管理的實際需求，而檔案管理人員確是實習(xí)檔案管理工作的主導(dǎo)人員，他們的專業(yè)性不足以及道德素質(zhì)不高，將會使檔案管理缺乏安全性和有效性。此外，還有部分檔案管理工作人員雖說具備了一定的檔案管理知識，但是，卻無法適應(yīng)新時代信息化手段的應(yīng)用，不能切實了解信息技術(shù)的實際應(yīng)用方式，缺乏信息化理念，無法滿足信息時代下的檔案管理的現(xiàn)代化要求，也不能在實際的檔案管理中，構(gòu)建一個系統(tǒng)化的、現(xiàn)代化的檔案管理制度，無法促使檔案管理具備復(fù)合性和科學(xué)化。由此可見，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不足，將會極大地阻礙檔案管理工作的落實，甚至?xí)O大地降低檔案管理工作效率。

1.3 檔案管理的安全性和私密性有待提升

在當(dāng)前的信息時代背景下，檔案管理工作的落實更具挑戰(zhàn)，在應(yīng)用計算機進行檔案管理的過程中，極易出現(xiàn)各類的安全問題，不法分子將會通過計算機技術(shù)漏洞以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案文件中的各類有效信息或私密信息進行竊取，這樣無疑給企業(yè)的發(fā)展帶來了諸多的安全隱患，如果黑客對檔案文件中的重要內(nèi)容予以篡改，這樣就會極大地降低檔案管理工作效率，使檔案管理工作面臨著諸多的風(fēng)險等[2]。

此外，電子檔案文件的落實結(jié)構(gòu)也較為繁雜，存儲方式也相應(yīng)的發(fā)生了改變，此時，有關(guān)的檔案管理技術(shù)人員，如若未能對信息技術(shù)予以切實的掌握，不具備檔案管理工作中的通訊技術(shù)、計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，無法全面認(rèn)識到應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案管理的重要性，將會給不法分子以可乘之機，威脅到各行各業(yè)檔案管理工作的落實，甚至?xí)璧K檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展[3]。

1.4 軟件管理不具備通用性

隨著社會的發(fā)展和時代的進步，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷的進步，因此，各行各業(yè)的發(fā)展中，也越發(fā)意識到科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的重要性，但是，在實際的引入軟件的過程中，極易使管理軟件缺乏通用性，這樣就會間接地阻礙檔案管理的信息化發(fā)展，也會降低檔案管理現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展趨勢[4]。

2 對于檔案管理工作中問題的解決對策分析

2.1 強化檔案管理的信息化

在當(dāng)前的信息化管理過程中，要想提高檔案管理效率，并將檔案管理的作用有效地凸顯出來，使檔案管理工作的落實更具信息化，并強化檔案管理工作的信息構(gòu)建力度，而后還應(yīng)當(dāng)通過科學(xué)技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息的管理，逐步促使檔案管理更具自動化，這樣會使檔案管理中，對于檔案文件的檢索和查詢更為高效，為其他部分應(yīng)用檔案文件提供切實的保障，也間接地提高其他部門的工作效率。比如，可以應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案文件中的圖像以及文字等予以管理，這樣將會極大地提高檔案管理的歸類工作效率，還可以應(yīng)用多媒體技術(shù)實現(xiàn)信息資源的融合，進而促使其實現(xiàn)有機的整體，將檔案管理方式以圖文并茂的形式予以展現(xiàn)，不僅有效地拓展了檔案管理形式，同時也提高了檔案管理效率，而后在實際應(yīng)用計算機對檔案予以管理的過程中，還要力求檔案管理中的信息可以實現(xiàn)無障礙和遠(yuǎn)距離的交流，這樣也可以促使檔案管理的信息化最優(yōu)，并將其優(yōu)勢最大化，真正實現(xiàn)了資源的共享，為企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)[5]。

2.2 構(gòu)建完善的信息資源體系

在當(dāng)前信息化時代，檔案管理的基本內(nèi)容就是充分利用數(shù)字化技術(shù)，所謂的數(shù)字技術(shù)就是信息化手段的應(yīng)用，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案文件以及數(shù)據(jù)的查閱和管理，這樣也會使數(shù)據(jù)的傳輸更具平穩(wěn)性和安全性，要想在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)的過程中，有效避免網(wǎng)絡(luò)攻擊問題，有關(guān)檔案管理的技術(shù)人員就要將自身的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，再應(yīng)用高效的信息技術(shù)處理方式，提高檔案管理信息化和現(xiàn)代化[6]。同時有關(guān)的技術(shù)人員也要結(jié)合檔案管理的實際需求，制定較為完善的信息資源體系，使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)更為高效和科學(xué)，還要使檔案管理工作的落實更具秩序性，在設(shè)計信息系統(tǒng)時，還要盡可能滿足檔案管理人員以及閱讀者的查找需求，以此為基礎(chǔ)，實施針對性的構(gòu)建方案，使檔案管理方式更為高效，并盡可能將紙質(zhì)檔案的精髓之處融入到信息化的檔案管理中，給有關(guān)的檔案使用者提供更多的便捷[7]。

2.3 強化檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

通過上述分析和探究可知，在實際的檔案管理中，要想切實提升檔案管理工作的效率，檔案管理工作人員就要首先確保其本身要具備較強的綜合素質(zhì)，還要對檔案管理的知識予以了解和掌握，不僅要明確傳統(tǒng)檔案管理的基本知識，順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，促使網(wǎng)絡(luò)管理更具高效性和現(xiàn)代化，明確應(yīng)用計算機實現(xiàn)檔案管理的方式，掌握計算機的基本使用方式，而有關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也要將自身的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，強化檔案管理工作的力度，極大地提高檔案管理工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[8-9]。

3 結(jié)語

綜上所述，在實際的檔案管理中，極易出現(xiàn)各類的問題，這些阻礙性因素如果未能予以妥善的解決，將會給企業(yè)的發(fā)展帶來較大的阻礙。特別是在當(dāng)前信息化時代背景下，檔案管理工作同樣也會應(yīng)用到計算機技術(shù)，進行檔案管理，如果在此過程中，未能切實把控檔案管理的有效性和安全性，將會給企業(yè)帶來運營威脅，甚至?xí)P(guān)乎企業(yè)的生死存亡。因此，有關(guān)檔案管理人員就要積極地強化自身的綜合素質(zhì)，掌握信息化的管理方式，提高整體性的檔案管理效率。

[參考文獻]

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（收稿日期：2017-03-20）