對建設工程檔案形成單位指導方法的探討

鄧麗菊

摘要：工程檔案對工程的順利進行具有重要的作用，所以工程檔案形成單位對于工程施工單位檔案的收集、整理和裝訂過程的指導至關重要。本文主要根據(jù)城建檔案業(yè)務管理規(guī)范中的相關規(guī)定以及工程實踐中的經驗，對建設工程檔案形成單位進行檔案整理和移交方面的指導，以及對建設工程檔案形成單位檔案整理方面提供理論支持。

關鍵詞：建設工程檔案；指導；業(yè)務管理；方法

建設工程檔案業(yè)務主要是指建設工程管理相關單位對于下屬機構在進行檔案整理和收集時，需要按照相關的法律、法規(guī)和規(guī)章制度進行指導，其涉及到的內容主要有信息收集、檔案整理、編制、移交和相關信息的規(guī)整、檢查和校核。在對建設工程的業(yè)務進行指導時需要注意按照統(tǒng)一、分級、分類以及重點劃分等規(guī)則下進行，在對城建檔案形成過程中，開展相關工作時需要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一進行整理，避免單獨整理時出現(xiàn)重復或者缺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，且在進行檔案整理時需要一切按實際出發(fā)，對于不同的情況應按照相關要求進行整理，不能一概而論，避免出現(xiàn)所整理檔案與工程項目不對應或者不相關等情況的發(fā)生。對建設工程檔案形成單位進行指導主要有以下幾個方向和側重點，具體內容將在下文中詳細進行敘述。

1 現(xiàn)場指導與分類指導

對于項目檔案整理的前期工作就是項目現(xiàn)場相關資料的收集和整理，而現(xiàn)場施工檔案建立的指導應該以方便施工單位施工為主，一切以項目施工的便利性和安全為主。在工程項目施工之前，城建檔案主管部門需要與施工單位簽訂相應的《建設工程檔案保送責任書》，事先對施工項目負責人關于檔案建立和移交的相關注意事項進行培訓，按照所簽訂的檔案責任書界定檔案管理部門和施工部門對于檔案建立和移交的相關責任。同時，在施工過程中檔案管理部門應該派遣專人對施工項目的整個過程進行跟進，并與項目負責人建立良好的溝通和合作關系，對工程施工項目所涉及到的施工、監(jiān)理以及其它相關部門進行檔案方面的業(yè)務培訓，真正的按照相關規(guī)定和項目施工需要來建立檔案，將各方的責任落實到人。在工程建設過程中，檔案管理部門工作人員應該深入一線施工現(xiàn)場，協(xié)助施工單位收集和編纂項目施工檔案，在整個過程中需要按照國家對于建設工程項目的相關規(guī)定進行，及時提醒項目施工單位定期將項目施工相關資料進行收集、整理和歸檔及移交檔案管理部門，在移交時應該派專人進行移交指導。對施工部門和檔案編制部門的工作人員作相關業(yè)務培訓、對國家新出的一些規(guī)定和文件進行解讀，檔案整理完畢后要對檔案的真實性和準確性進行檢查，對于檔案整理過程中所出現(xiàn)的難點和重點進行有針對性的整理。

2 集中指導與個別指導相結合

集中指導顧名思義就是檔案管理部門選擇時間對于相關施工單位的有關責任人進行檔案整理和其它檔案相關業(yè)務的培訓。該指導方法因為節(jié)省時間和精力并且能夠短時間內提高施工單位的重視程度和檔案整理的有效性，所以受到檔案管理部門的喜愛和推崇。檔案管理部門通常是通過開設培訓班、研討會和交流會來與工程施工和監(jiān)理部門進行溝通和交流，并及時對國家建設工程相關規(guī)定和要求進行通報，以提高工程施工和監(jiān)理部門所建立檔案的合格率。如河南省住建部和檔案管理相關單位每年都會對檔案管理業(yè)務開展培訓班，并且邀請相關專家對國家的相關政策進行解讀。而且，隨著我國城市建設的快速發(fā)展，我國檔案管理部門通常會針對某些大型開發(fā)小區(qū)項目進行現(xiàn)場指導和監(jiān)督，由于這些施工項目的相關檔案資料比較多且繁雜，所以采用現(xiàn)場指導的方式能夠減少一些不必要的失誤和工作量。而對于某些項目如城市市政工程項目以及惠民項目，如廉租房和經適房等檔案管理部門，一般會派專人對其涉及檔案工作的部門人員進行培訓，以保證工程項目快速的建設和施工。

3 文獻指導與示范指導

文獻指導是指檔案管理部門在國家出臺相關政策或規(guī)定后為保證施工和監(jiān)理部門能夠及時地了解國家政策和規(guī)定，印制文件或者專著來對建設施工單位進行業(yè)務指導和告知。文獻指導方式具有時效性、明確性和依據(jù)，主要目的在于通過書面文字等方式，來加深一線施工人員對于工程施工項目檔案建立的相關規(guī)定和注意事項認知、理解程度，就必須要檔案管理部門能夠及時對國家政策和規(guī)定、印制文獻等相關文獻推廣普及，以便工程施工和建立單位能夠及時閱讀。示范指導是指將枯燥的規(guī)定和要求通過視頻或者PPT的形式來演示出來，以直觀的方式對建設工程和監(jiān)理單位相關負責人進行培訓和指導，從而提高培訓和掌握的效果。隨著社會的發(fā)展，社會各行各業(yè)對于信息化程度的要求不斷提高，建設工程單位在進行檔案整理和移交時將信息儲存在優(yōu)盤、光盤中能夠使得檔案整理和移交的效率更高、更規(guī)范。

4 重點工程檔案要重點指導

不論是對什么工作而言，永遠都有主次之分，在對建設工程檔案形成單位進行指導時，也需要按照主次對施工項目進行劃分，對于城市的主要項目和城市市政項目要進行重點指導，因為這些項目的開展對于城市化發(fā)展速度以及民生都具有重要的影響。檔案管理部門應該進行重點項目設立專人負責制，尤其是特大項目或城市主要設施項目等。由于所涉及的檔案資料十分繁瑣，就會導致整理和移交的手續(xù)比較麻煩，這時就需要設立檔案整理臨時監(jiān)督部門，對檔案整理的全過程進行監(jiān)督和檢查，保證重點項目相關檔案資料齊全，且符合工程實際。以便提高重點施工項目的申報、建設和完工驗收速度，在確保工程項目順利進行的情況下保證檔案資料的精準性和全面性。

5 結語

本文主要是以建設工程檔案管理部門的角度，對建設工程施工部門和建立部門在檔案的收集、整理以及移交等活動中所應遵循的方法進行探討，并提出了相關的檔案形成指導思想：現(xiàn)場指導與分類指導、集中指導與個別指導、文獻指導與示范指導等重點工程檔案的重要性，以及本人對我國建設工程檔案形成單位檔案整理進行理論指導的闡述。

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