如何做好公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理工作

魯靜

摘要：本文從檔案管理的分類、檔案方案的編寫(xiě)、檔案管理的對(duì)策三個(gè)方面，針對(duì)如何做好公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理工作提出了切合單位工作實(shí)際的檔案管理方法及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：公路養(yǎng)護(hù)；檔案管理；方法；對(duì)策

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，單位各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來(lái)越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來(lái)愈重要的作用。檔案記載著單位發(fā)展的全過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。公路養(yǎng)護(hù)單位在工作中形成的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，對(duì)進(jìn)一步提高公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)水平起著至關(guān)重要的作用，因此，使檔案更好地服務(wù)于公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。我就如何做好公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理工作談?wù)剛€(gè)人的一些看法。

一、認(rèn)真抓好檔案的分類管理

公路養(yǎng)護(hù)單位的檔案管理大致可分為四部分：一是文書(shū)檔案管理，二是科技檔案管理。三是會(huì)計(jì)檔案管理，四是照片檔案管理。

（一）文書(shū)檔案管理方面形成的檔案主要有：反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作具有利用價(jià)值的文件材料；本單位工作活動(dòng)中形成的具有憑證價(jià)值的文件材料；本單位需要執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)的文件材料及下級(jí)報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)本單位工作具有參考價(jià)值的文件材料。

（二）科技檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄和反映本單位生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等具有保存價(jià)值的科技文件材料。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理方面形成的檔案主要有：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料；能記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料。

（四）照片檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄本單位重要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片；其他具有保存價(jià)值的照片。

這四類檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的分類和劃分，并進(jìn)行認(rèn)真的整理和妥善保管。如分類不合理，收集不齊全，保管不得當(dāng)，都會(huì)給檔案管理工作造成不可挽回的損失，也將給今后的有效利用埋下隱患。

二、編制檔案工作方案

首先，制定編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的工作方案，是做好檔案管理工作的前提。深入實(shí)際、調(diào)查研究、系統(tǒng)歸納是做好編制工作的原則和方法。在具體編制的過(guò)程中，要結(jié)合本單位工作實(shí)際，突出公路養(yǎng)護(hù)職能，制定于本單位工作實(shí)際相符的檔案管理方案。整理檔案工作方案，是整理檔案時(shí)不可缺少的計(jì)劃性的指導(dǎo)文件，通常要經(jīng)過(guò)周密的調(diào)查研究，并由上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)方可執(zhí)行。

作為基層公路養(yǎng)護(hù)單位，本單位采用年度—保管期限分類法，這種方法比較適合于機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，年度形成歸檔文件數(shù)量較少的單位。如遇單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較健全穩(wěn)定，職能分工明確的，可按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。

三、做好檔案管理對(duì)策

（一）樹(shù)立檔案意識(shí)。一個(gè)單位能否把檔案建立起來(lái)，讓它為單位所利用，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)是做好檔案工作的保證。檔案管理人員首先要做好檔案意識(shí)的宣傳工作，讓全體職工通過(guò)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，了解檔案的重要性，樹(shù)立檔案意識(shí)，在平時(shí)日常工作中，養(yǎng)成積累檔案的良好習(xí)慣，有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，造成檔案流失和遺失。

（二）盡可能設(shè)檔案專職管理人員。要制定管理人員職責(zé)和管理制度，除建好，管好，用好檔案等內(nèi)容外，要特別注意在管理人員變更時(shí)，做好交接工作，防止人員變動(dòng)交接手續(xù)不清，使應(yīng)歸檔的未歸檔，借出的檔案應(yīng)收回的未收回等，造成檔案丟失責(zé)任不清的混亂現(xiàn)象發(fā)生。目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案整理工作帶來(lái)了許多困難。

（三）穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，提高檔案人員素質(zhì)是做好公路養(yǎng)護(hù)單位檔案工作的重要條件。由于檔案逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，作為檔案管理人員，首先要懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)上有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

為了適應(yīng)檔案科學(xué)管理的要求，應(yīng)該讓檔案人員經(jīng)常參加相關(guān)的崗位培訓(xùn)，以便于隨時(shí)掌握新的檔案整理規(guī)范及科學(xué)的檔案整理方法，以提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，使公路養(yǎng)護(hù)單位檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

（四）加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，依法保障和促進(jìn)公路養(yǎng)護(hù)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案法制建設(shè)是檔案工作整體建設(shè)的重要內(nèi)容，也是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障，所以應(yīng)當(dāng)注重檔案法制建設(shè)，當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)公路養(yǎng)護(hù)單位檔案的檢查指導(dǎo)和執(zhí)法力度，逐步使公路養(yǎng)護(hù)檔案工作步入依法治理的軌道。

（五）做好檔案保管工作

開(kāi)展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作為保證，首先就是要改善檔案庫(kù)房的存貯條件，做到“十防”：防火、防水、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜、防高溫、防污染。其次是保證檔案原件的完整與安全。對(duì)于經(jīng)常利用的檔案原件，可通過(guò)印發(fā)復(fù)印件的方式，減少原件的機(jī)械磨損和其他損壞的可能，從而起到保護(hù)原件的作用。對(duì)于年代久遠(yuǎn)或已經(jīng)損壞的檔案原件，要采取檔案修復(fù)法或者復(fù)印件形式保存下去。

總之，搞好檔案管理工作，從而使檔案資源能得到充分的開(kāi)發(fā)和合理的利用，必將對(duì)提高公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)水平有著積極的作用。我們必須努力提高檔案管理水平，加速實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，使檔案能更好地服務(wù)于公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)中去。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：首都師范大學(xué)出版社，2001，1：320.

[2]戈秀萍.文書(shū)工作與檔案管理[M].大連：大連出版社，2010，8：187.