高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理

蔡亮

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是學(xué)校的重要組成部分，也是對(duì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，可以檢查學(xué)校是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料中有沒有弄虛作假、違法違紀(jì)等行為，這些都是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要依據(jù)。本文就針對(duì)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性為主線，進(jìn)行深入分析存在的問題及應(yīng)對(duì)對(duì)策，使高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理不斷優(yōu)化。

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案作為一種信息資源，也是高校技術(shù)和經(jīng)營的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基本工作，同時(shí)也是作為與高校同步發(fā)展的一項(xiàng)無形資產(chǎn)，在學(xué)校管理等各個(gè)方面都發(fā)揮著重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，是高校必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在高校發(fā)展的同時(shí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作不被削弱，建立一套適應(yīng)高校自己的管理模式，體現(xiàn)高校規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使檔案工作的發(fā)展不置后于高校發(fā)展速度，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的事業(yè)，以此實(shí)現(xiàn)學(xué)校的前進(jìn)發(fā)展步伐。

二、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

雖然高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性很多人都知道，但是在實(shí)踐過程中，仍然存在一定的問題，阻礙了高校的檔案管理事業(yè)的發(fā)展腳步。

（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中最重要的一個(gè)任務(wù)就是對(duì)檔案的保管工作，它是對(duì)檔案進(jìn)行保存及對(duì)其數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行管理控制的活動(dòng)。有些高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案未按照要求歸入學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行保管，而是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)個(gè)人自行保管，甚至有些高校都未成立綜合檔案室，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案直接裝入紙箱中，放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)室的柜頂上方任意堆放，這種不良現(xiàn)象導(dǎo)致的直接后果就是，當(dāng)你需要某一個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)很難找尋到而且還會(huì)導(dǎo)致資料有破損，很難分析數(shù)據(jù)資料。同時(shí)，高校保管檔案的代價(jià)很大，要有檔案室和檔案管理人員，對(duì)條件較差的高校來說是很大的負(fù)擔(dān) ，但同時(shí)也存在一定的危險(xiǎn)，比如一所高校的改組，更換校長，更換檔案管理人員，都有可能因?yàn)闄n案管理不規(guī)范，引起檔案丟失、偽造檔案等現(xiàn)象發(fā)生，這樣就不利于檔案管理工作的推進(jìn)和順利開展。

（二）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中還有一個(gè)最重要的就是立卷，它是具有參考保存價(jià)值的公文。在很多高校中存在很多立卷不規(guī)范現(xiàn)象。例如，會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些高校的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)數(shù)據(jù)資料，也沒有移交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)清單，更沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且在銷毀財(cái)務(wù)檔案方面，很多文件都沒有被銷毀，甚至是沒有人敢于銷毀，甚至導(dǎo)致檔案的泄漏及銷毀檔案也不及時(shí)，造成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。學(xué)校在移交相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，一般采用的都是文書稿子，但是部分高校都沒有專門的密封紙袋，導(dǎo)致其文件有折痕、褶皺等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

目前，許多高校都不太重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。檔案的查詢是由相關(guān)人員負(fù)責(zé)，由于管理人員分散，管理工作集中不起來，加上設(shè)施可能跟不上需求，使高校財(cái)務(wù)檔案管理存在漏洞。雖然一些高校按照有關(guān)要求制定了適用于本學(xué)校的、較為健全的管理制度和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的具體工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。檔案管理制度的不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值，這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。

三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的建議和對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理，提高認(rèn)識(shí)程度

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重視，是完成這項(xiàng)工作的首要前提。高校內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)對(duì)此事加以重視，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要負(fù)責(zé)人依次對(duì)高校進(jìn)行會(huì)計(jì)上知道和建議，并且對(duì)其進(jìn)行督查和考核。校內(nèi)的管理人員和財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案所提交的歷史證據(jù)，對(duì)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有更好的戰(zhàn)略策劃，在預(yù)算和資金上沒有虛假信息。各崗位的財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其中重要程度，所有相關(guān)資料都要錄入檔案，嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行工作，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)又不能及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)修，很可能造成重大事故。所以在工作過程中要保持良好習(xí)慣，把重要一些的檔案標(biāo)記上記號(hào)，為查詢檔案時(shí)提供便捷。

（二）完善檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理需要建設(shè)完善的管理制度。同時(shí)也應(yīng)該將校園文書合同、納稅申報(bào)、資金支付等進(jìn)行檔案管理。要把高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案做到統(tǒng)一化，就必須制定一個(gè)想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)為前提，把責(zé)任落實(shí)到財(cái)務(wù)部門職員上，出現(xiàn)問題可以直接找對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人?？梢灾谱魅纭陡咝Ｘ?cái)務(wù)方案管理職員責(zé)任》的制度，規(guī)范的收集相關(guān)數(shù)據(jù)，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施有規(guī)律。檔案信息化的建設(shè)需要明確發(fā)展方向，是目前和未來長期發(fā)展目標(biāo)。檔案管理不只是收集會(huì)計(jì)檔案、工作方面文件、歷史資料等；還需要管理人員定期進(jìn)行檢查和資料的整理工作，完善檔案管理也需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，運(yùn)用現(xiàn)代化發(fā)展管理檔案的理念，進(jìn)行不斷完善改革。

嚴(yán)格按照所提出的制度進(jìn)行工作，在整理文件時(shí)候按照分類進(jìn)行處理，在管理人員進(jìn)行移交的時(shí)候，也要做好檢查工作，確保不出現(xiàn)任何意外，認(rèn)真仔細(xì)辦理移交之后的工作事項(xiàng)。銷毀檔案工作要按照制度進(jìn)行，徹底進(jìn)行銷毀，防止檔案資料外泄，另外負(fù)責(zé)銷毀的人員姓名要進(jìn)行登記。在登記過后總管理對(duì)其進(jìn)行蓋章確認(rèn)，標(biāo)明移交檔案的具體日期，在過后出現(xiàn)為難題是都可以找到相對(duì)應(yīng)的責(zé)任人。

（三）增加投入，提高軟硬件環(huán)境

在對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理方面，要建立安全的檔案，保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，可以在檔案館中裝上攝像頭進(jìn)行監(jiān)控，可以進(jìn)步一步保證檔案的安全度。同時(shí)對(duì)于檔案館房屋的維修也是必不可少，設(shè)備也要定期進(jìn)行檢查和更換。在財(cái)務(wù)檔案管理安排上要提供充足的資金，并保證資金的下發(fā)是沒有被亂使用的，一定要用在財(cái)務(wù)檔案管理事項(xiàng)上，并納入重點(diǎn)重視范圍。任何個(gè)人、職位負(fù)責(zé)人員都不能隨意把撥款挪去使用，在撥款記錄方面也要做好記錄，保證高效檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)向。

四、結(jié)語

加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案管理，減少資金上存在的紕漏和違法現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)不但可以對(duì)財(cái)務(wù)狀況有了解，還可以進(jìn)行經(jīng)費(fèi)開銷把握。會(huì)計(jì)檔案可以為國家、單位管理提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策，以及單位制定經(jīng)營決策提供參考。針對(duì)上述而言，會(huì)計(jì)檔案的管理和利用正在展現(xiàn)它的優(yōu)勢(shì)，表示它的作用是不可以被替代，在不斷發(fā)展中進(jìn)行對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的完善工作。國家檔案事業(yè)是一項(xiàng)艱巨且長久的任務(wù)，是我國必須要要不斷完善的工作之一，財(cái)務(wù)管理存在各個(gè)方面，其中高校的財(cái)務(wù)檔案管理最為重要，高校是國家發(fā)展的推動(dòng)力，其中所有會(huì)計(jì)憑證歷史的存檔，和各種經(jīng)濟(jì)上事件的保存，所以加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理很重要。綜上討論的問題和策略，希望可以給高校財(cái)務(wù)檔案管理提供有效幫助。