信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化的管理

張臘臘

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈接等信息技術(shù)的應(yīng)用和電子商務(wù)的快速發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主要趨勢。會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)施極大地改善了信息管理的水平，提高了檔案信息的利用率和共享率，因此如何推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程，不斷創(chuàng)新管理辦法變得尤其重要。本文主要介紹了會(huì)計(jì)檔案電子'IZ的概念、背景、意義，分析了會(huì)計(jì)檔案電子化管理現(xiàn)狀，并提出了原則、對策建議。

關(guān)鍵詞：信息化 會(huì)計(jì)檔案 電子化 創(chuàng)新

一、概念和背景

會(huì)計(jì)檔案電子化是以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。由于電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的使用與會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)緊密相關(guān)，不像紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案那樣直觀，必須在特定的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中才能使用，不同的財(cái)務(wù)軟件或同一軟件的不同版本生成的電子會(huì)計(jì)檔案具有不同的格式，因此，財(cái)務(wù)軟件及相關(guān)資料要作為會(huì)計(jì)檔案管理。

2014年，國家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局在中國電信、中國聯(lián)通、中國人保3家企業(yè)開展了電子會(huì)計(jì)檔案管理和電子發(fā)票歸檔管理的試點(diǎn)，取得階段性成果。

2015年12月財(cái)政部、國家檔案發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)），已于2016年1月1日起施行。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》指出會(huì)計(jì)檔案的獲得、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管均可以通過電子化形式管理。新《管理辦法》推出，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效率。這將極大推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)傳遞和線上應(yīng)用，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢在必行。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化的現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)檔案電子化雖然已經(jīng)法制化和普及化，但是因?yàn)闀r(shí)間不長，再加上很多企業(yè)由于自身原因，缺乏會(huì)計(jì)檔案電子化管理經(jīng)驗(yàn)，很多企業(yè)處于觀望態(tài)度，延續(xù)以往的會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)存檔現(xiàn)象普遍存在。

會(huì)計(jì)檔案電子化管理中技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜性，制度建設(shè)的滯后性，軟件環(huán)境和硬件設(shè)備的不穩(wěn)定性，會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在許多問題，主要表現(xiàn)以下：一是會(huì)計(jì)檔案查閱不便。二是安全存在隱患。三是真實(shí)性面臨挑戰(zhàn)。四是會(huì)計(jì)檔案電子化完整性不夠。原始憑證和會(huì)計(jì)檔案管理這兩個(gè)環(huán)節(jié)還處于半紙質(zhì)化半電子化的狀態(tài)。五是會(huì)計(jì)信息在使用的過程中存在問題。六是制度建設(shè)迫在眉睫。七是檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化的意義

會(huì)計(jì)檔案電子化具有廣泛性、統(tǒng)一性、多樣性、數(shù)字化、虛擬化和電子化等特點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案電子化可以降低管理成本，減少資源浪費(fèi)，提升財(cái)務(wù)管理效率，弱化財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)信息共享。

（一）有利于節(jié)約管理成上本、減少資源浪費(fèi)，提高財(cái)務(wù)管理效率

例如中國電信廣東分公司，每年節(jié)約紙張和打印耗材費(fèi)300余萬元，每年可節(jié)省庫房約400萬平方米，每年為廣東分公司節(jié)省成本1000萬。會(huì)計(jì)檔案電子化后將節(jié)約大量的辦公紙質(zhì)和辦公消耗，減少了成本費(fèi)用負(fù)擔(dān)，特別是幫助財(cái)務(wù)人員從瑣碎的檔案管理工作中抽離出來，集中精力處理會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作，提高工作效率。

（二）查詢便捷，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

從會(huì)計(jì)記賬憑證到原始憑證，再到會(huì)計(jì)賬簿，最后到財(cái)務(wù)報(bào)告，將整個(gè)財(cái)務(wù)核算過程進(jìn)行融合處理，對原有分散化的檔案信息進(jìn)行再加工處理，建立數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，所需信息可以直接讀取。同時(shí)，打破查檔地域限制，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”方式實(shí)施查詢信息。在合理地授權(quán)下，會(huì)計(jì)檔案管理人員或監(jiān)督人員可在計(jì)算機(jī)設(shè)備上對歸檔后的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行靈活方便的查閱。

（三）簡化和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案建立和歸檔的流程

通過ERP等各類會(huì)計(jì)系統(tǒng)對憑證或報(bào)表等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行匯總、查詢和導(dǎo)出的功能，實(shí)現(xiàn)通過掃描儀等影像采集設(shè)備對大多數(shù)紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行電子化采集技術(shù)的應(yīng)用。大量以往需要手工編制或打印的會(huì)計(jì)資料現(xiàn)在可以直接在各類會(huì)計(jì)系統(tǒng)中生成并以電子化形式進(jìn)行保存，使得電子化的會(huì)計(jì)檔案資料的建立和歸檔流程更為簡便高效。

（四）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。

（五）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

四、會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)堅(jiān)持的原則

1.安全性：會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需要在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范；二電子檔則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。

2.保密性：會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給公司帶來巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，從而提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性：會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門的規(guī)定。

4.可靠性：會(huì)計(jì)檔案的保密管理務(wù)必保證其真實(shí)性和可靠性，尤其電子檔案，應(yīng)及時(shí)做好加密和備份工作，設(shè)定相應(yīng)的訪問修改權(quán)限，避免關(guān)鍵數(shù)據(jù)和核心信息被篡改。

5.兼容性：會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。endprint

6.智能性：一是會(huì)計(jì)檔案入庫管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱借閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。

五、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的對策建議

（一）完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案，建立和整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。除根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔的范圍，對本單位產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案加以規(guī)范。重點(diǎn)應(yīng)完善信息化會(huì)計(jì)檔案歸檔制度、保管制度、借閱制度、服務(wù)利用制度；完善考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲分明；明確會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大人力、財(cái)力、物力的投入，使會(huì)計(jì)檔案管理制度化、科學(xué)化、常規(guī)化。建立和落實(shí)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。

（三）注重培養(yǎng)復(fù)合型人才

會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能，既需要懂相應(yīng)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又需要懂檔案專業(yè)知識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代化各種管理軟件系統(tǒng)。信息技術(shù)的高速發(fā)展，科技手段的不斷提高，及時(shí)充電是檔案管理人員不可少的工作。企業(yè)可以通過每年的輪訓(xùn)l學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)進(jìn)修、定期與其它企業(yè)相互溝通交流，多管齊下培養(yǎng)合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

建立安全高效的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化管理所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，可以更加高效快捷的使用會(huì)計(jì)的電子檔案。如企業(yè)選擇具有檔案管理輔助功能的電算化軟件，建立會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)，使用戶足不出戶就能進(jìn)行檔案咨詢查閱、利用。

（五）安全保障系統(tǒng)建設(shè)

（1）檔案使用安全。一是對所有會(huì)計(jì)檔案建立安全保密等級(jí)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。企業(yè)可以為會(huì)計(jì)電子化檔案建立三到五級(jí)的保密等級(jí)，規(guī)定相關(guān)人員只能使用與自己身份相符的等級(jí)權(quán)限。在進(jìn)行權(quán)限設(shè)置時(shí)，如果想控制用戶修改權(quán)限（防止篡改），可以在用戶打開查閱時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將各類會(huì)計(jì)檔案電子文件轉(zhuǎn)換成SWF文件，這樣的設(shè)置可以使用戶只能瀏覽而不能修改會(huì)計(jì)檔案電子文件。另外，對外源文件必須設(shè)置防篡改校驗(yàn)，并且要定期檢查和更改校驗(yàn)碼，以保證源文件的安全性。二是從源頭保證歸檔數(shù)據(jù)的安全性。企業(yè)可以利用影像電子化技術(shù)（例如ORC應(yīng)用技術(shù)），針對外部取得的相關(guān)憑證掃描和驗(yàn)證，并進(jìn)行多層管理復(fù)合，在源頭上保證歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性。三是保證會(huì)計(jì)電子檔案的長期有效性。

（2）IT系統(tǒng)安全。一是保證計(jì)算機(jī)硬件和備份管理方面的安全性。例如，可以采用目前流行的雙熱設(shè)備、負(fù)載均衡、安全控制列表、冗余存儲(chǔ)、組合數(shù)據(jù)備份等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保密技術(shù)來保證系統(tǒng)的安全性。二是保證系統(tǒng)的業(yè)務(wù)安全安全性和應(yīng)用安全性。在業(yè)務(wù)安全性方面，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置完善的控制標(biāo)準(zhǔn)，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程都要進(jìn)行仔細(xì)規(guī)劃，在系統(tǒng)里面進(jìn)行確認(rèn)，對于一些不可以反向操作的地方，要進(jìn)行嚴(yán)格的控制。在應(yīng)用安全性方面，企業(yè)可以參照ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，將用戶管理、認(rèn)證管理等權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一，并且在登錄方面也可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)統(tǒng)一單點(diǎn)登錄，更加保證授權(quán)用戶的規(guī)范化操作。

（3）內(nèi)網(wǎng)信息安全。企業(yè)應(yīng)建立強(qiáng)大的內(nèi)網(wǎng)信息安全管理體系和技術(shù)體系，為會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了良好的信息安全基礎(chǔ)，為會(huì)計(jì)檔案電子化工作提供有力的網(wǎng)絡(luò)信息安全基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢，實(shí)現(xiàn)了對會(huì)計(jì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)查詢、信息共享等功能，滿足了新形式下企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理需要，為公司提供多維度決策信息，將會(huì)帶來一次企業(yè)管理和財(cái)務(wù)工作的變革和提升。endprint