ERP采購系統(tǒng)應(yīng)用后與傳統(tǒng)采購方法的比較與ERP的特點(diǎn)

尚杰

摘 要： 通過傳統(tǒng)采購的衍化，從其缺點(diǎn)出發(fā)，衍生出了信息化采購，ERP系統(tǒng)就是信息化采購內(nèi)不可缺少的環(huán)節(jié)，采購流程通過ERP采購系統(tǒng)的實(shí)施，可以解決采購中一些環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤，并且可以通過ERP系統(tǒng)長期合理的進(jìn)行監(jiān)控，從企業(yè)的職能到信息共享，都為公司的采購管理水平得到了提升，可以通過ERP的特點(diǎn)，將采購環(huán)節(jié)最大利用，ERP系統(tǒng)是集成的采購一體化思想。

關(guān)鍵詞： 采購流程與傳統(tǒng)采購；ERP特點(diǎn)；ERP采購系統(tǒng)

1.采購流程與傳統(tǒng)采購

采購流程是將企業(yè)財(cái)務(wù)部、采購部和供應(yīng)商之間建立一個(gè)關(guān)系，通過這個(gè)關(guān)系進(jìn)行有序的采購，采購流程如圖1.1。

對于傳統(tǒng)采購，就是將企業(yè)與供應(yīng)商建立買賣關(guān)系，這種關(guān)系是短期的，采購人員是通過最低價(jià)格來評判，在訂單的數(shù)量和價(jià)格下達(dá)到供應(yīng)商后，供應(yīng)商可以根據(jù)自身情況進(jìn)行判定是否接單，而ERP采購是通過系統(tǒng)的建立，與供應(yīng)商建立長期合作，對于這個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格和品質(zhì)都能監(jiān)控。

2.ERP特點(diǎn)

在采購上實(shí)施ERP具有以下特點(diǎn)：

1）ERP采購系統(tǒng)中是以職責(zé)為核心，而在ERP中具有下圖2.1這些職責(zé)：

在ERP中分為各個(gè)管理部門，每名員工在ERP中對應(yīng)各自的職責(zé)，這些是預(yù)先設(shè)定的，不能干擾，這樣可以節(jié)省每個(gè)環(huán)節(jié)的審批時(shí)間。

2）業(yè)務(wù)可以追溯，在ERP采購上可以做到對每筆采購訂單進(jìn)行追溯，無論任何時(shí)間，只要這個(gè)訂單已經(jīng)產(chǎn)生，就可以查找到，包括數(shù)量、價(jià)格、發(fā)票。

3）避免操作中人為因素，在傳統(tǒng)采購中存在大量人為因素，對于ERP系統(tǒng)，對供應(yīng)商就是按照設(shè)定的條件進(jìn)行分析，從而避免的人為思想。

4）控制體系完備，在ERP采購中具有流程有序、審批嚴(yán)格、監(jiān)督有方的控制體系，可以通過每個(gè)時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行控制采購流程。

3.ERP采購系統(tǒng)

ERP采購系統(tǒng)如圖3.1。

在ERP采購系統(tǒng)對于供應(yīng)商餓答案管理中，需要對供應(yīng)商建立基本信息資料，資料中要包含這個(gè)供應(yīng)商的代碼、名稱、地址、電話、網(wǎng)站、聯(lián)系人等，同時(shí)ERP系統(tǒng)還可以對供應(yīng)商進(jìn)行新增和刪除的命令，但這個(gè)指令需要上一級部門進(jìn)行掌控。

ERP采購系統(tǒng)中對采購訂單管理上，需要采購訂單包好一下基本信息；

采購部門下達(dá)采購信息之后，通過ERP就可以將這個(gè)訂單的詳細(xì)信息查到，從而生成供應(yīng)商合同。

采購入庫環(huán)節(jié)，在ERP系統(tǒng)中對于入庫的控制上，對于貨物驗(yàn)收合格后需要對這個(gè)采購訂單進(jìn)行閉合管理，就是這個(gè)訂單的狀態(tài)是“YES”的狀態(tài)，這樣表示這個(gè)采購?fù)瓿?，貨物已?jīng)合格，企業(yè)生產(chǎn)可以使用。對于驗(yàn)收合格來說就要有退貨的處理，反之這種情況，這個(gè)訂單的狀態(tài)就應(yīng)該是“NO”的狀態(tài)。

結(jié)算命令，這個(gè)是采購訂單最后一步，是由采購部門配合財(cái)務(wù)進(jìn)行完成，并需要將物料結(jié)算單據(jù)和采購各種費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)?，?jì)算出采購成本，最后核算員通過這個(gè)進(jìn)行成本核算，計(jì)算出成品的利潤。

結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中是離不開ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)是未來公司的必要工具，他可以對企業(yè)的所有環(huán)節(jié)和供應(yīng)鏈進(jìn)行管理和集成，它是在市場競爭中發(fā)展起來的，它將企業(yè)的資源進(jìn)行合理優(yōu)化，將企業(yè)的管理和速度得到提升，雖然我國一些企業(yè)應(yīng)用了ERP，但我國的ERP水平還在發(fā)展中階段，它的應(yīng)用范圍還沒有達(dá)到最廣，同時(shí)它的設(shè)計(jì)和管理成本比其他國家要高，所以ERP管理在我國企業(yè)中的應(yīng)用還任重道遠(yuǎn)，需要技術(shù)人員去不斷的努力。 ■

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