企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化及開發(fā)利用

王海艷

摘要：我們所處的時代，知識經(jīng)濟繁榮，信息產(chǎn)業(yè)發(fā)達，在這種背景下，現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)管理也發(fā)生巨大的變化。為了適應產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展形勢，與科技發(fā)展同步，檔案管理走出傳統(tǒng)實體管理的局限，逐漸向網(wǎng)絡信息化管理的方向發(fā)展。之所以大力開展企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息化建設，究其原因有兩點，一是與時代經(jīng)濟發(fā)展的步伐保持一致，適應飛速發(fā)展的科學技術。二是促進企業(yè)管理模式更加完善和規(guī)劃，傳統(tǒng)粗放式管理已不適應形勢的發(fā)展，集約化管理模式占據(jù)主導地位，企業(yè)檔案管理為了與國際接軌，網(wǎng)絡信息化建設是不可缺少的內(nèi)容。從企業(yè)的角度來看，檔案管理非常重要的，在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理實現(xiàn)多元化管理，網(wǎng)絡信息化管理得到企業(yè)的認可并逐漸推廣。作為信息資源的重要組成部分，在人類文明與發(fā)展的歷程中，檔案管理的作用十分突出，具有承前啟后的功效。檔案管理業(yè)務必須做到與時代同步發(fā)展，只有對檔案資源實施有效的利用，企業(yè)才會更具發(fā)展動力，為社會發(fā)展提供更加全面、完善的服務。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；技術；網(wǎng)絡信息化；開發(fā)

前言

隨著企業(yè)逐漸走向現(xiàn)代化，網(wǎng)絡技術被納入到檔案信息管理中來，以傳統(tǒng)檔案管理為基礎，把計算機技術融入管理中來，使管理范圍內(nèi)的多個檔案管理實體相結合，構建統(tǒng)一的檔案管理體系，并進行有效的組織和加工。檔案是重要的歷史記錄資料，不論是企業(yè)還是政府機關、事業(yè)單位都離不開檔案管理，從檔案管理的形式來看有多種，圖表、數(shù)據(jù)、文獻承擔主要載體的重任。網(wǎng)絡信息化的檔案有其不同之處，是一種可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)共享的信息資源，體現(xiàn)形勢除了信息外還可以采用多種載體形式，換言之，這種檔案信息涵蓋的內(nèi)容較為豐富，與檔案載體相關的信息資源都屬于管理范圍，檔案的內(nèi)容更加全面和完善，真實性和可靠性更高。由于我國社會形態(tài)不斷變化，經(jīng)濟和科技發(fā)展的速度較快，在這種背景下檔案管理模式已走出傳統(tǒng)管理模式，向著信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的方向發(fā)展，檔案資源得到更好的開發(fā)，功效更加突出，在多種組織機構辦公作業(yè)中起到舉足輕重的作用。

一、檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化是發(fā)展的需要，其現(xiàn)實意義和價值重大

由于工作效率的提升，以及工作節(jié)奏的加快，檔案管理網(wǎng)絡信息化顯得尤為重要。傳統(tǒng)的集中立卷已被淘汰，對文件要隨時處理。歸類集中的工作方式必須要改變，需要隨時進行補充，避免出現(xiàn)資料堆積的情況。要及時對文件進行歸類整理，在進行資料檢索時可以更加方便快捷。不但可以設置模糊檢索功能，還可以增加高級檢索，使檢索和查詢的速度得以提升。值得一提的是建立網(wǎng)絡資料庫，可以實現(xiàn)遠程查詢，使異地資料查詢變?yōu)楝F(xiàn)實。另外如果企業(yè)檔案管理采用了網(wǎng)絡信息化的模式可以使管理人員的工作量下降，可以快速插入文件，工作效率顯著提升。

檔案管理向網(wǎng)絡信息化的方向發(fā)展需要在媒介的基礎實現(xiàn)，而信息產(chǎn)業(yè)技術作為重要最主要媒介需要有計算機和網(wǎng)絡硬件平臺等設備和渠道，才能把功效體現(xiàn)出來。其現(xiàn)實意義和價值明確，即檔案管理走出紙質管理時代，逐漸現(xiàn)實信息化形態(tài)的整合管理模式。檔案管理的實用性更高，可靠性更強，具體表現(xiàn)在以下四個方面：

（一）保障檔案保存完整

處于網(wǎng)絡信息化的檔案管理，可以把高科技手段應用于其中，現(xiàn)代辦公作業(yè)中的掃描儀、數(shù)碼影像等設備成為管理的工具，掃描后的圖片經(jīng)過與原檔案對比，可以使檔案文件內(nèi)容更加完善，擺脫紙質檔案管理的復雜和繁瑣，不會出現(xiàn)丟失、遺漏、腐爛等情況。

（二）工作效率顯著提高

檔案管理經(jīng)過傳統(tǒng)的紙質管理階段，隨著時代的發(fā)展轉化為微機網(wǎng)絡化，原來的立卷形式的管理方法已逐漸被淘汰，實時文件歸檔管理形式成為主導，這種管理模式使工作量顯著降低，更加利于及時查找漏洞，彌補不足。例如插入功能的應用，可以把辦公所需的其它信息或文件納入管理中來，更好的滿足辦公需求，使檔案管理的工作效率和質量顯著提高。尤其是增強了檢索功能可以使辦公作業(yè)更加快捷，具有事半功倍之效。

（三）檔案文件的調用更加方便，實用性更強。

在實施檔案管理網(wǎng)絡信息化之前，需要調用辦公檔案文件時，先要查閱檔案記錄簿，確定檔案所在的范圍后才能調出。但是如果處于網(wǎng)絡信息化形態(tài)下，需要調用檔案時操作更加簡單快捷，可以利用模糊搜索、結果查找、高級檢索等功能，在最短的時間內(nèi)找到所需檔案資。采取這種檔案管理模式后，檔案使用不但體現(xiàn)出實用性和便捷性，更主要的是可以對檔案進行遠程管理，調用更加方便，使檔案的作用得到充分發(fā)揮，價值更加顯著。傳統(tǒng)的紙質檔案管理存在較嚴重的弊端，容易出現(xiàn)發(fā)霉發(fā)黃的問題，字跡也會變淡甚至模糊不清，難以維持原貌，不利于長期保存。但是網(wǎng)絡信息化卻可以解決該弊端，檔案員需要對檔案進行錄入時，以掃描為主，對于掃描出的圖片還要進行必要的修整，可以使檔案的原貌不受破壞，根據(jù)工作需要快速查閱檔案內(nèi)容。

（四）采用分級管理和權限設置的方式可以提高檔案的保密程度

在檔案管理上采用網(wǎng)絡信息化形態(tài)這種模式，為了實現(xiàn)保密要求，可以設置登陸查閱權限。權限設置的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在兩方面，一、明確使用級別，對使用者做出權限限制。二、可以把使用情況記錄下來，掌握使用者的登陸時間以及查閱和調用的文件。

由于對使用者設定了不同的使用權限，可以最大限度的保障資料的安全性，避免完整性被破壞，檔案管理的工作人員在在使用文獻資源的基礎上，可以掌握資料的使用情況，了解和掌控檔案的執(zhí)行情況。電子版檔案要有完善的管理制度，明確規(guī)定操作人員的登陸時間，并對操作方法和權限有詳細說明，工作人員在操作時不得違反制度的規(guī)定。如果出現(xiàn)違規(guī)行為或者責任事故則要進行懲處，要做到有法可依、有章可循，這是檔案管理走向規(guī)范化的前提條件。

二、在檔案管理網(wǎng)絡信息化建設進程中出現(xiàn)的問題

處于網(wǎng)絡信息化形態(tài)之下，同樣會有各種問題出現(xiàn)。檔案文件的存儲上，多以光盤、磁盤或U盤等工具為載體。資料以數(shù)字化代碼的形式存在，并在媒介、計算機軟件或網(wǎng)絡硬件平臺上。由此可知檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化雖然有很多優(yōu)勢，例如使用方便，實用性強等，但是從安全角度上來看，必然要受到人為因素和自然因素的影響。

對于一個企業(yè)來說檔案管理是極其重要的，要把真實的信息保存下來，為企業(yè)發(fā)展決策提供參考和依據(jù)。但是如果檔案失去完整性和原始性，必然會失去價值和意義，既然不具備原始性，依據(jù)不復存在。電子文件在形成和傳輸過程中是否被人為改動，判定的難度很大，作為電子版的檔案保存是以計算機為載體，有其特殊性，存在不足和漏洞。檔案經(jīng)過工作人員的錄入后形成數(shù)字信息，并具備了從某一載體傳向另一載體的功能，在這個過程中有可能出現(xiàn)安全問題，文件丟失或損害的情況時有發(fā)生。另外要注意的是計算機比較是機器設備，一旦硬件出現(xiàn)故障會破壞文件，使用者無法查閱。外界很多因素會對電子版檔案造成影響，導致不能正常使用。計算機保持正常狀態(tài)需要較高的條件，灰塵、強光、高溫或低溫都有可能影響甚至損壞計算機，導致發(fā)生檔案丟失的事故。除了這些常規(guī)問題外，黑客攻擊、病毒入侵的危害極大?？v觀互聯(lián)網(wǎng)，內(nèi)容極其復雜，有很多黑客潛伏，他們利用高科技手段來盜取信息，所年來木馬和腳本病毒屢屢出現(xiàn)，導致檔案信息丟失和被盜取的情況時有出現(xiàn)，檔案管理的安全性受到威脅。作為管理人員要有強烈的責任感，不得隨意更改密碼，更禁止泄露內(nèi)部信息，要提出操作水平，避免由于操作不當導致硬件設備和軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，丟失檔案信息。

（一）電子檔案本身所出現(xiàn)的問題

如果檔案資料被收錄到計算機，則資料以數(shù)字信息的形式存在。數(shù)字信息可以在不同的載體間傳輸，而傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)問題的可能性較高，信息在此階段容易丟失和損壞。另外如果計算機自身出現(xiàn)故障，硬件或軟件出現(xiàn)問題，電子檔案的內(nèi)容可能會改變而出現(xiàn)亂碼，失去查閱和使用價值。

（二）外界原因所出現(xiàn)的問題

外界破壞因素較多，例如灰塵較大、光線過強、溫度過高或過低等原因都會引發(fā)計算機故障，嚴重時會破壞和丟失檔案內(nèi)容。另外技術問題也是問題的主要原因，最典型的是黑客攻擊和病毒侵入。不法使用者利用互聯(lián)網(wǎng)的漏洞和高科技手段，為了達到不可告人的目的非法侵入計算機后盜取信息。除此之外計算機病毒不斷升級，最近幾年來此類事件層出不窮。當儲備檔案信息的計算機被侵入后，檔案信息則失去安全性。

（三）由于管理方面所出現(xiàn)的問題

如果管理不夠嚴密，則會引發(fā)兩種情況，一是檔案信息被泄露，二是計算機操作系統(tǒng)被破壞。某冶煉企業(yè)對于檔案管理沒有引起足夠的重視，缺乏有力的管理措施，管理人員玩忽職守，導致檔案管理系統(tǒng)密碼被人為泄露。除此之外檔案管理者能力較低，不能熟練使用計算機，設備和軟件系統(tǒng)不能兼容，導致檔案管理系統(tǒng)崩潰，大量數(shù)據(jù)丟失。

三、檔案管理網(wǎng)絡信息化的要采取的重要舉措

（一）提高檔案信息安全程度

檔案信息化管理必須要保障安全性，否則將失去檔案使用的價值。只有保障安全程度，才能使網(wǎng)絡信息化建設得到更好的發(fā)展，保障開發(fā)效率和質量。由此可知，檔案管理必須要做好安全工作，安裝有鏟的殺毒軟件，并設置較高級別的防火墻，同時還要做好維護工作，定期檢查電腦并進行殺毒操作，嚴防病毒。除此之外數(shù)據(jù)載體也會出現(xiàn)物理故障，設備也可能出現(xiàn)技術問題，作為管理人員要承擔起責任，對載體和設備采取檢查維護等措施，把發(fā)生故障的可能性降到最低，可以有效的避免事故的發(fā)生。另外要重視并做好檔案數(shù)據(jù)資源和文獻資料的保密工作；制定嚴格的管理制度，要檔案管理網(wǎng)絡信息化建設中遵循制度和規(guī)定；為了避免出現(xiàn)人為破壞，可以采取密碼管理的方式，進入系統(tǒng)進行操作的人員都必須通過驗證，可以有效的避免蓄意破壞行為的發(fā)生。

企業(yè)對檔案管理極為重視，這是由于大量的信息資源在檔案之中，其價值和作用是不能用金錢來衡量的。為了實施有效的檔案管理，企業(yè)投入大量的時間和精力、資金。在檔案管理中要運用法律武器來保護檔案，檔案信息需要進行交流使用時，作為參與者要簽署保密協(xié)議，嚴禁信息外泄或用于個人謀利。企業(yè)要認識到檔案管理的重要性，即使信息并不重要，也不要上傳網(wǎng)絡，不允許無關人員下載。對于把檔案內(nèi)容發(fā)給他人閱讀的行為更要嚴厲禁止。企業(yè)要形成檔案知識產(chǎn)權意識，認識到如果信息資源被非法盜用，企業(yè)所面臨的經(jīng)濟損失是巨大的、難以挽回的。

（二）軟硬件設施配套

要不斷的進行研發(fā)，根據(jù)本企業(yè)檔案管理情況開發(fā)軟硬件設施，使檔案信息化的進程不斷加快。在軟硬件調教要與配置與檔案管理信息化相適應，這是企業(yè)檔案信息化建設的必要條件。企業(yè)和組織機構在進行檔案管理軟件開發(fā)時，要結合本部門或本行業(yè)的實際情況，軟件要具有針對性和專業(yè)性。企業(yè)在檔案信息化管理中必須要有相應的軟件、硬件基礎設施和環(huán)境，包括信息調整公路、寬帶網(wǎng)、局域網(wǎng)等基本條件，還要有配套的設備，例如交換器、路由器、儲存設備、服務器、操作系統(tǒng)等，除此之外還要有安全系統(tǒng)為保障，并構建數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

（三）打造一支技術團隊

不論哪個行業(yè)的發(fā)展都需要以人才為基礎，眾所周知，人才是最重要的先進的生產(chǎn)力，我們處于知識經(jīng)濟時代，人才的重要性已得到驗證。檔案管理經(jīng)過長期的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙制模式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展，信息網(wǎng)絡化應用成為發(fā)展的必然趨勢，在這種情況下，檔案管理工作也隨之變得復雜，科技含量顯著增加。從目前的形式看，網(wǎng)絡信息化檔案管理人才較少，人力資源嚴重不足。之所以出現(xiàn)這種情況，是由于在檔案信息化管理中，有大量的信息需要處理，并要進行技術研發(fā)，計算機編程等，這些工作都需要大量的專業(yè)人才來完成。這些人才要有較高的個人素質，專業(yè)能力較強，知識儲備達到要求，可以滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，使檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。由此可知，企業(yè)當務之急要構建專業(yè)技術強、能力過硬、個人素質高的隊伍。作為檔案管理人員，必須具備一定的計算機知識，能夠熟練的操作計算機，用途檔案檔案管理工作。除此之外，身為檔案管理人員，必須提高職業(yè)素質，切實負起責任，保持健康良好的心態(tài)，投身于網(wǎng)絡信息化檔案管理工作中來，滿足該項工作的所有需求。

信息化的管理方式需要很多這類的人才對信息做處理，信息網(wǎng)絡化進行檔案管理的難度并不小，對于當代網(wǎng)絡信息化的管理來說，管理人員的結構不能夠過于單一，否則將無法滿足信息化管理的要求，由于網(wǎng)絡信息化的管理方式需要處理大量的信息，所以可以研發(fā)新技術、為計算機編程以及錄入電子檔案數(shù)據(jù)、分析與研究的人員都必不可少，另外對數(shù)據(jù)庫的生產(chǎn)和維護以及計算機的軟硬件人才也非常需要，同時對于這些管理人員綜合素質的要求也更高，為了使這些目的得到滿足，企業(yè)可以設立一個專門的隊伍，隊伍中的管理人員能夠具備高素質的管理能力同時還可以滿足其他的技術要求，將這樣的隊伍與網(wǎng)絡信息化管理有力結合，使網(wǎng)絡信息化的管理方式發(fā)揮至最大的功效。

四、小結

總之，檔案信息管理的工作任務在現(xiàn)代企業(yè)管理角度看來十分艱巨，并且責任重大。這是因為當前信息產(chǎn)業(yè)技術盛行，企業(yè)必須在滿足市場需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發(fā)展環(huán)境下的各項建設作業(yè)進程的開發(fā)技術需求，以此才能實現(xiàn)穩(wěn)定經(jīng)營與健康發(fā)展

對企業(yè)來說，檔案管理網(wǎng)絡信息化是一項極具挑戰(zhàn)的艱難任務，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，網(wǎng)絡信息化管理是檔案管理的必然趨勢，更多的紙質檔案會被網(wǎng)絡信息化所替代，對網(wǎng)絡信息化所存在的不足之處有了清晰的認識并及時的改正會提高企業(yè)的工作效率，管理企業(yè)檔案中的網(wǎng)絡信息化管理模式也將得到更好的發(fā)展，創(chuàng)造出更高的企業(yè)經(jīng)濟效益，對企業(yè)和整個社會的發(fā)展都起到強有力的推動作用。

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