淺談科研檔案的管理現(xiàn)狀及建議

謝金菊

摘 要：科研檔案是指在自然科學研究活動中形成的科技檔案，是圍繞一項科研活動所形成的具有保存價值的文件。本文主要就科研項目檔案管理的現(xiàn)狀、管理中常見的問題進行了分析，并提出了意見和建議。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；建議

科研項目檔案是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，在檔案資料實際管理過程如果不能根據(jù)科研檔案管理的要求去操作，仍然按照傳統(tǒng)管理模式按部就班操作，那么在管理過程中必然會造成很多檔案資料不能得到有效管理。對科研檔案進行有效研究分析，可加強對重要科研項目檔案管理，對今后的科研活動具有重要的推動作用和借鑒意義。

1 科研項目管理中存在的問題

1.1 管理人員素質(zhì)有限

管理人員的素質(zhì)決定檔案管理水平，但目前由于各種管理人員能力、水平、素質(zhì)等因素的限制，科研檔案都不能較好地得到管理。這更多的是因為當前科研檔案管理人員因素較低的原因，檔案管理部門的大多數(shù)工作人員都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能，對于科研檔案不能有效地結(jié)合科研活動進行管理，甚至在管理中會因為知識水平的原因，將科研資料錯誤性管理。

1.2 檔案設施設備落后

對科研檔案實施計算機信息化，可以說是檔案信息化管理的必然趨勢，通過計算信息化管理可以有效的提高科研檔案管理利用的便捷性。但需要投入大量的資金配備先進的管理設施，目前由于研究單位在這方面的投入不足，設施配備落后，不能滿足科研檔案管理的需要。

1.3 科研管理規(guī)章制度不完善

目前科研單位基本上都沒有完善的科研檔案管理規(guī)章制度，在管理中管理者忽視科研檔案的現(xiàn)代化、高效化和智能化管理的需求，缺乏對科研項目檢查、指導和約束機制，在科研檔案管理上著眼局部，缺乏整體的規(guī)劃，缺少部門之間的協(xié)調(diào)。而且科研檔案管理部門工作積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠，在管理中容易造成把關(guān)不嚴，出現(xiàn)歸檔文件材料不完整的現(xiàn)象。

2 科研項目的特點

2.1 科研項目管理部門不唯一性

隨著國家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，科研項目一般都是由多個部門管理，而且科研隊伍具有多層次性和科研方向的多樣性，這就決定了檔案來源的廣泛性和課題研究內(nèi)容豐富、形式多樣，致使對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。而且由于科研課題專業(yè)性強，研究周期長，需要研究人員及管理部門在研究過程中注意收集資料，但在實際科研活動中卻很難堅持做到。

2.2 科研人員缺乏檔案意識

科研人員在工作過程中缺乏檔案意識，在進行科研活動的過程中不注意對項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料收集積累，在工作中只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，從而使最終的檔案材料不能真實的反映科研成果、且資料的成套性也較差。甚至一些研究人員之間、協(xié)作單位之間在科研過程中存在有私心，對于科研成果存在權(quán)屬、名次之爭，甚至引起爭原始材料爭報獎授功，在科研過程中私自保存資料，不愿把材料主動集中起來管理，造成歸檔不及時，材料不完整。

2.3 科研經(jīng)費緊張

實現(xiàn)檔案信息化管理，需要各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設備、網(wǎng)絡設備、軟件平臺等等才能滿足相應的要求。但在實際操作中檔案管理的資金，主要來源財政預算和上級的補助，受當?shù)刎斄Φ挠绊懀趯嶋H工作中許多地區(qū)的科研機構(gòu)檔案管理的資金都非常不足，很難滿足科研檔案管理信息化的要求，從而使得科研檔案信息化管理受到了嚴重的制約。

3 提高科研檔案管理質(zhì)量的對策

3.1建立健全科研檔案管理制度實行科研檔案規(guī)范化管理，就必須要注重原始資料的收集與整理，有針對性的不斷建立和健全檔案管理制度。使檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保證科研檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3.2 加強檔案管理人才培養(yǎng)

科研檔案管理人員綜合業(yè)務素質(zhì)直接關(guān)系到科研檔案管理的質(zhì)量，所以要不斷加強對檔案管理人員的崗位培訓和繼續(xù)教育，做好科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，拓展檔案人員的思維、知識面，使他們具有計算機處理的能力。

3.3 完善檔案收集管理機制

建立科研單位檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運行機制，使科研項目檔案的建檔工作進入到規(guī)范管理的軌道。在管理過程中，檔案人員一定要多渠道、多形式收集、整理、歸檔項目檔案，做好科研項目檔案管理，努力提高歸檔率、完整率和案卷合格率。

3.4 開發(fā)科研項目檔案的價值

強化科研檔案管理，對于發(fā)揮科研項目檔案的利用價值具有非常重要的意義，所以檔案部門要堅持針對社會有關(guān)方面的需求，保證有關(guān)檔案機密安全，并通過各種方式、方法，對科研檔案中儲存的科研技術(shù)信息進行發(fā)掘、整理、加工，將死的檔案資料發(fā)揮更大的價值，滿足利用需求。

3.5 加大設備設施投入力度

為了提高檔案資料的利用率，檔案部門在進行檔案管理中要積極地推進科研檔案管理，配置檔案管理專屬設施，以加快科研檔案信息化管理質(zhì)量，最大化的促進科研檔案信息化管理的實現(xiàn)。同時要求檔案部門在管理過程中應該要盡量的拓展資金的來源，在管理過程中檔案管理部門要積極促進檔案管理和設施購置的資金，以最大化的加快科研檔案信息化管理的進程，從而有效的促進科研檔案信息化管理的實現(xiàn)。

3.6 拓展資金來源

在進行檔案管理過程中，檔案管理部門要切實把各種財政預算作為科研檔案信息化管理的主要資金來源，加強與當?shù)氐碾娦挪块T合作，注意資金的使用率和有效性，提高資金的利用率。同時為了最大化的提高檔案利用率，檔案部門應該積極的將檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務建設規(guī)劃中，以便能夠更多的獲得當?shù)卣块T的資金支持。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了提高檔案信息管理的利用率，更為有效地提高科研項目檔案的合理化管理，并且為后期的科研工作提供很好的參考依據(jù)，在管理過程中要利用各種先進的檔案管理技術(shù)和先進的管理理念，提升科研檔案的利用廣度和深度。

參考文獻

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