建筑施工企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理探析

黃兵

摘 要：最近幾年，我國相關(guān)部門已經(jīng)逐漸加大了建筑施工企業(yè)工程檔案管理的重視力度。可是，因受到多環(huán)節(jié)因素的影響，我國在建筑施工企業(yè)工程檔案管理上還存在著部分問題，進(jìn)而影響了建筑施工企業(yè)工程檔案的整體質(zhì)量。本文主要分析了我國建筑施工企業(yè)工程檔案收集和歸檔存在的一系列問題，提出了有效的措施，進(jìn)而提升我國建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作水平，保證質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；工程檔案管理規(guī)范化；存在的問題；對(duì)策分析

現(xiàn)階段，我國在建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作方面始終存在著一系列問題，這些問題嚴(yán)重阻礙了工程檔案管理的進(jìn)程。而法律意識(shí)淡薄、檔案整理工作不到位、部分單位檔案項(xiàng)目人員素質(zhì)較低等，都影響了工程項(xiàng)目方案的整理。為了快速改變這一狀況，各個(gè)施工部門的領(lǐng)導(dǎo)人員必須正確認(rèn)識(shí)這些問題，并且針對(duì)不同類型的問題制定出相應(yīng)的解決措施。比如，施工單位要加強(qiáng)工程檔案管理工作的重視程度，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，完善管理制度，提升所有工程檔案管理工作人員的工作意識(shí)和責(zé)任心。

1 施工企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理

1.1 含義

工程檔案本身對(duì)于工程建設(shè)全過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的記錄，是一種歷史的記錄方法，記錄的內(nèi)容主要包含施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位以及工程建設(shè)過程中所涉及到的所有部門，圍繞工程建設(shè)而形成的文字、方案圖表等信息。因此，工程檔案管理信息化主要是指以上工程建設(shè)過程中所形成的相關(guān)檔案資料，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和手段進(jìn)行處理，使其成為電子檔案并且錄進(jìn)管理系統(tǒng)中，便于企業(yè)存儲(chǔ)、調(diào)用、查閱等檔案信息的綜合管理和應(yīng)用過程。

1.2 工程檔案管理信息化的意義

對(duì)于工程建設(shè)整體而言，保證工程質(zhì)量等級(jí)是工程企業(yè)中最重要的環(huán)節(jié)，而施工檔案可以準(zhǔn)確反映出工程施工的全過程，使其作為工程質(zhì)量等級(jí)查驗(yàn)和評(píng)定的主要依據(jù)，它同時(shí)也是后期工程進(jìn)行擴(kuò)建或者是修改的重要資料。待工程完工并且投入使用之后，可能會(huì)因?yàn)槭┕ぶ写嬖诘馁|(zhì)量安全隱患或者施工單位后期養(yǎng)護(hù)工作不到位，使得工程使用質(zhì)量下降，減少使用日期。為了解決這一問題，施工單位必須認(rèn)真查閱施工檔案信息，工程設(shè)計(jì)人員和技術(shù)規(guī)劃人員也要按照施工檔案所記錄的信息了解整個(gè)工程的布局和走向等，進(jìn)而制定出正確的方案，另外，檔案管理還能夠完整的反映出施工企業(yè)的管理水平?？墒窃趯?shí)際施工中，依然還存在著著許多問題，比如企業(yè)檔案管理建設(shè)不完善、施工記錄不真實(shí)、不規(guī)范，使得檔案的參考價(jià)值下降；施工檔案信息的搜集和整理不及時(shí)，而且施工進(jìn)度和施工資料脫離了聯(lián)系，無時(shí)效性；在進(jìn)行原材料試驗(yàn)實(shí)驗(yàn)的時(shí)候，材料的選擇缺少代表性，施工資料的橫向和縱向關(guān)聯(lián)不密切；這都在很大程度上阻礙了施工企業(yè)的綜合性發(fā)展?，F(xiàn)階段，信息化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，為了有效提升施工企業(yè)的檔案管理水平，減少質(zhì)量問題，延長工程使用期限，提升施工企業(yè)綜合管理水平，對(duì)此，企業(yè)必須高度重視檔案管理信息化建設(shè)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，使得檔案管理信息化建設(shè)為工程管理發(fā)揮出最大的性能。

2 目前建筑工工程施工檔案管理工作中存在的問題

2.1 建筑工程施工難度提升，施工檔案數(shù)量增多

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于建筑工程的要求逐漸升高，從一定程度上提升了建筑工程的施工難度，增加了工程項(xiàng)目的施工檔案數(shù)量。如果建筑企業(yè)沒有做好工程項(xiàng)目施工檔案管理準(zhǔn)備工作，依然采取原有的施工檔案收集整理方案，必定會(huì)降低建筑工程施工檔案管理質(zhì)量。建筑工程的施工檔案主要包含施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設(shè)難度的不斷增加，施工檔案的數(shù)量也在不斷增多，需要建筑企業(yè)根據(jù)實(shí)際施工方案的收集整理要求，采取有效措施，保證建筑工程檔案收集質(zhì)量。建筑工程的規(guī)范化管理，隨著檔案數(shù)量的增多，檔案管理難度也有了一定增大。一些沒有保存價(jià)值的建設(shè)資料，也將被保存到施工方案中，而工程總結(jié)，后期完工等重要資料都沒有被完整的保存到施工檔案中去。

2.2 施工檔案資料缺少有效性保證

施工檔案的收集、整理和保存工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，具備很強(qiáng)的周期性，在實(shí)際工程建設(shè)中，建筑工程的檔案資料因?yàn)閺?fù)印份數(shù)少或者保管措施不到位，施工檔案管理資料沒有得大有效的管理，無法保證其有效性，建筑施工期間，因?yàn)槟承╉?xiàng)目的負(fù)責(zé)人員并非每天在施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)于一些重要的資料填寫，都會(huì)發(fā)生代簽現(xiàn)象，難以保證施工檔案的有效性。再加上施工檔案管理人員的檔案意識(shí)淡薄，沒有及時(shí)將施工檔案轉(zhuǎn)交給業(yè)主，或者是在完成施工檔案轉(zhuǎn)交之后，沒有及時(shí)整理檔案，錯(cuò)失了檔案交付最佳整理日期，進(jìn)而為建筑施工檔案造成了一定的損失。在檔案利用期間，有的建筑單位沒有正確認(rèn)識(shí)到施工檔案的重要性，對(duì)于施工檔案的利用，也僅僅限制于工程驗(yàn)收證書、工程最終預(yù)算等方面的檢驗(yàn)，其它價(jià)值性能更高的技術(shù)文檔并沒有得到有效應(yīng)用，從而影響了施工。

2.3 檔案收集整理不及時(shí)，沒有完善的體系

在工程建設(shè)過程中，必須注重檔案的收集整理工作，形成完善的體系，保證工程檔案的收集整理效果。建筑企業(yè)在實(shí)際的檔案管理過程中，還存在著對(duì)施工檔案沒有及時(shí)收集整理的問題，影響了檔案的系統(tǒng)性，使其無法發(fā)揮出作用。施工檔案的收集整理受建筑企業(yè)多方面因素影響，有的建筑企業(yè)在工程建設(shè)中主要以經(jīng)濟(jì)利益為目標(biāo)，對(duì)建筑工程施工檔案收集整理的重要性認(rèn)識(shí)不足，影響了檔案收集整理工作在企業(yè)建筑施工過程中的具體實(shí)施。建筑工程在施工后期，工程建設(shè)人員不斷撤離施工現(xiàn)場(chǎng)，帶走了部分的專業(yè)施工技術(shù)檔案，使得建筑工程后期施工檔案分散，阻礙了建筑工程施工檔案的收集整理工作。檔案整理人員對(duì)施工技術(shù)檔案等專業(yè)性高的資料把握程度不足，在整理過程中難以形成完善體系，嚴(yán)重影響了建筑工程施工項(xiàng)目的檔案整理工作。

3 加強(qiáng)建筑施工檔案管理工作的措施

3.1 規(guī)范管理，提升效率

在開展檔案管理工作中，要對(duì)相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，進(jìn)而提升管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般而言，建筑施工企業(yè)的分類主要包含文書檔案管理、聲像檔案管理、會(huì)計(jì)檔案整理以及科技檔案整理等。對(duì)于不同的檔案整理類型，要按照經(jīng)營管理、行政管理。生產(chǎn)技術(shù)等不同類別進(jìn)行管理，并且做好分類保存工作。同時(shí)，還要制定相關(guān)的保密、查閱條例，并且嚴(yán)格遵循，從而提升整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范性和使用效率。檔案管理人員要確定企業(yè)檔案管理資料范圍，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，編寫相應(yīng)的檢索目錄。

3.2 構(gòu)建平臺(tái)，加強(qiáng)信息化建設(shè)

企業(yè)檔案管理工作的開展，需要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提升企業(yè)綜合實(shí)力的關(guān)鍵。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)合理的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的全面利用，并且高質(zhì)量、高效率的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，從而提升了檔案服務(wù)水平。此外，在檔案信息的管理上，要不斷對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提升，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備及時(shí)檢查和更新，防止檔案信息遭到破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批工作，在遵循制度的基礎(chǔ)上，提升管理效率，高效利用檔案信息。

4 結(jié)語

合理應(yīng)用建筑施工檔案，能夠推動(dòng)建筑企業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量，對(duì)此，加強(qiáng)施工檔案管理工作很重要。

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