OA系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用與思考

陳潔

摘 要：信息與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已經(jīng)成為21世紀(jì)各行業(yè)評(píng)判其競(jìng)爭(zhēng)力的重要尺度。OA系統(tǒng)在衛(wèi)生行業(yè)的應(yīng)用，優(yōu)化了醫(yī)療、行政工作資源，提高率了辦公效率，為醫(yī)療服務(wù)事業(yè)作出了貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；文書檔案；檔案管理；應(yīng)用與思考

在網(wǎng)絡(luò)化廣泛覆蓋，管理信息系統(tǒng)逐步成熟的今天，辦公自動(dòng)化這種新型的辦公模式進(jìn)入了各個(gè)行業(yè)，并成為發(fā)展中不可或缺的部分。信息化作為未來(lái)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，已經(jīng)為很多行業(yè)帶來(lái)深刻的變化，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的重要性也逐步顯現(xiàn)。它的作用不僅僅是為了解決醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)目前的生存問題，更是其長(zhǎng)期發(fā)展的基礎(chǔ)。在這樣的背景下，文書檔案的管理模式也在朝著科學(xué)化、流程化的方向發(fā)展，不斷的提升著文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

1 OA系統(tǒng)的應(yīng)用是醫(yī)院文書檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA：Office Automation）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。[1]通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國(guó)電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院文書管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時(shí)脫機(jī)處理和適時(shí)響應(yīng)，查準(zhǔn)率和查全率都得到了保證。

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及，醫(yī)院信息化的管理在單位內(nèi)部編織起一套高效、暢通的信息互聯(lián)體系，極大的推動(dòng)了醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展。但傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)由于受限于辦公地點(diǎn)，這種局限性使得工作人員離開了辦公室，就無(wú)法完成工作，而移動(dòng)信息化的出現(xiàn)，使得醫(yī)院信息化應(yīng)用擺脫了對(duì)固定的辦公場(chǎng)所、固定的辦公配套設(shè)備、固定工作時(shí)間的依賴，打破了這些時(shí)空上的信息束縛限制，將信息化無(wú)縫延展到每個(gè)人手中，方便醫(yī)務(wù)人員隨時(shí)隨地處理辦公事務(wù)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)信息化體系的接入死角。

2 OA系統(tǒng)為醫(yī)院文書檔案管理帶來(lái)了革命性變革

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，支撐醫(yī)療改革建設(shè)的信息化體系愈發(fā)凸顯出其重要位置。為此，全國(guó)各級(jí)醫(yī)院在行政管理及醫(yī)療管理方面也加快了信息化發(fā)展步伐，從而提高醫(yī)院辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，更好的貫徹落實(shí)各級(jí)精神。從技術(shù)上來(lái)講，OA公文辦公系統(tǒng)主要依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)展開，它也是醫(yī)院目前辦公自動(dòng)化環(huán)境體系中唯一能與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接的智能化技術(shù)。[2]

醫(yī)院文書檔案擔(dān)負(fù)著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)原始資料記載收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑據(jù)，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和服務(wù)性。所以，在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中，文書檔案管理屬于不可或缺的組成部分，在一定程度上直接體現(xiàn)著醫(yī)院總體的管理水平。對(duì)于文書檔案管理工作的開展，以往大多依賴于紙張、人力，效率低下，時(shí)效性差，保存、查找難度大，且共享往往難以實(shí)現(xiàn)。在這樣的情況下，我們急需對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，究其檔案管理的目的，向著適應(yīng)其發(fā)展的方向前行。

近年來(lái)，信息化技術(shù)水平日益成熟，在醫(yī)院文書檔案工作進(jìn)行開展時(shí)，檔案管理人員對(duì)OA公文辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院文書檔案管理中逐漸將其引入，管理效率、質(zhì)量及文書檔案管理工作水平都得到了顯著提升。對(duì)OA公文辦公系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用后，以往所用紙質(zhì)檔案被取代，在PC中對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、處理，信息直接被存儲(chǔ)到存儲(chǔ)設(shè)備中，加密處理更加便捷，不僅提高了儲(chǔ)存量，而且使檔案信息更為真實(shí)、可靠，檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性得到保障。進(jìn)一步提升了檔案管理效率及使用率，實(shí)現(xiàn)了檔案的長(zhǎng)久、安全保存，不僅可使信息化整合程度提升，而且能夠促進(jìn)信息共享的實(shí)現(xiàn)，從而使檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用得到充分發(fā)揮。

3 OA系統(tǒng)極大地提升了醫(yī)院文書檔案管理的效率

隨著無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為PC操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統(tǒng)純手的管理工作，工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷很大，使檔案管理工作復(fù)雜化。檔案管理系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理和完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。OA系統(tǒng)檔案管理模塊包括公文辦理、文檔盒管理、檔案借閱、文檔整理、檢索功能及檔案管理系統(tǒng)接口等幾個(gè)子模塊，尤其突出收文、發(fā)文、擬文等工作流程的定制和應(yīng)用，及文件歸檔。醫(yī)院作為特殊行業(yè)，按照國(guó)家數(shù)字化醫(yī)院的要求，集中力量，有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS：Hospital Information System）建設(shè)。為此，在醫(yī)院的基本模塊中融入了醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS系統(tǒng)接口，已滿足OA系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)的兼容、接入問題。

在當(dāng)今電子文件中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均已發(fā)生了變化，而不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理，用戶可根據(jù)不同的需求，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由的組合與分類，能夠有效的提高文書檔案管理的運(yùn)行和使用效率。使用OA系統(tǒng)檔案管理模塊的初始步驟，是將文件以電子文檔的形式（有圖、文兩種形式）上傳至該系統(tǒng)，在OA系統(tǒng)中接入檔案管理系統(tǒng)接口，將會(huì)在很大的程度上提高檔案的歸檔效率。OA系統(tǒng)把文檔處理和文檔歸檔自動(dòng)聯(lián)系在一起，無(wú)須人工進(jìn)行復(fù)雜的文檔歸檔過程。OA系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的文件檢索功能，符合多種文件存儲(chǔ)格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實(shí)時(shí)瀏覽，實(shí)現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、收集整理、權(quán)限控制一體化管理，任何人只要分配了權(quán)限，便可以在網(wǎng)上方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，獲取自己所需的資料。

4 OA系統(tǒng)全面提高了醫(yī)院文書檔案管理的科學(xué)化水平

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理提出了內(nèi)容和形式的轉(zhuǎn)變要求，發(fā)揮文書檔案的作用，是文書檔案科學(xué)化管理的根本目的。醫(yī)院文書檔案管理與OA系統(tǒng)的融合，解決了文書檔案在辦理過程中時(shí)間、空間的局限性，不僅加大了管理者科學(xué)決策的力度，還開闊了管理者的思路，提升了管理者的思維層次，關(guān)鍵是提高了管理者科學(xué)決策水平。因此，做好文書檔案管理工作尤為重要。

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院文書檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和應(yīng)用與臨床各科的緊密結(jié)合、融入和發(fā)展，必將帶動(dòng)醫(yī)院新一輪觀念的變革。為適應(yīng)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理及OA系統(tǒng)的軟硬件建設(shè)，建立健全相關(guān)管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，進(jìn)行科學(xué)化管理，充分發(fā)揮文書檔案資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展，從而更好地適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]郭麗，孫作麗.OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]。醫(yī)學(xué)信息，2013，（26）：4-4。

[2]李玉敬.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探究[J].大家健康（下旬版），2017，11（4）：283-284.endprint