淺析檔案管理中的公文歸檔

張紅梅

摘 要：檔案是我們生產(chǎn)和生活中各項(xiàng)活動(dòng)的有價(jià)值的保存和記錄，在實(shí)際的生產(chǎn)中有著重要的意義，本文對(duì)檔案中的公文怎樣進(jìn)科學(xué)行歸檔的問(wèn)題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案；公文；歸檔；分析

檔案是我們生產(chǎn)和生活中各項(xiàng)活動(dòng)的有價(jià)值的保存和記錄，在實(shí)際的生產(chǎn)中有著重要的意義，那么多的檔案如何進(jìn)行分類(lèi)保存是我們檔案管理中的難點(diǎn)，把一些公文進(jìn)行歸檔，則有利于我們對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理和分析。

1 文件分檔處理的意義

文件分檔對(duì)于文檔管理有著重要的意義。在一定程度上減輕了我們的工作負(fù)擔(dān)，提高了文件保存和歸檔的質(zhì)量。本單位的文件處理部門(mén)根據(jù)檔案管理的規(guī)定，對(duì)歸檔的文件進(jìn)行登記和編目，對(duì)一些重要文件進(jìn)行裝訂、編目，對(duì)一些不重要的文件及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，減輕我們的工作負(fù)擔(dān)。目前，電子檔案在很大程度上取得了傳統(tǒng)的檔案保存模式，電子檔案的管理、查找、整理更加方便、合理、快捷。但是在實(shí)現(xiàn)電子檔案的過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案保存具有自身的優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際的工作，我們建議把兩種方式進(jìn)行結(jié)合，來(lái)提高我們檔案的管理水平。

2 歸檔文件的內(nèi)容

為了提高一些機(jī)關(guān)單位的歸檔效率和質(zhì)量，我們應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的需要，制定新的歸檔的管理方法，來(lái)提高我們的檔案管理水平。文件的歸檔是檔案管理的最后步驟，同時(shí)也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

做好歸檔工作，既是歷史的記錄，同時(shí)也提高了我們檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。我們?cè)谶M(jìn)行歸檔的時(shí)候，要把握一個(gè)總的原則，那就是維持檔案的真實(shí)性，還原真實(shí)的歷史。下面我們對(duì)歸檔的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，在我們進(jìn)行歸檔之前，我們要弄清楚文檔的來(lái)源。一般來(lái)說(shuō)，歸檔的文件往往是上級(jí)一些機(jī)關(guān)單位發(fā)的文件，一些本單位重要的資料，還有一些同級(jí)別單位的文件，我們要弄清楚文件的來(lái)源。那么在歸檔的過(guò)程中，我們才能掌握工作的主動(dòng)權(quán)。本單位的文件處理處理部門(mén)可以把文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理，形成一份完整的文件，在文件處理部門(mén)在對(duì)文件處理的過(guò)中，可以根據(jù)文件的內(nèi)容補(bǔ)充一些東西，使我們的檔案更加完整。因?yàn)槲募幚聿块T(mén)了解文件的形成規(guī)律，處理后的文件有利于我們歸檔。在這些檔案中，我們需要體現(xiàn)本單位的基本面貌，一些政策方針的執(zhí)行情況等不同的方面的介紹，這些方面應(yīng)該是我們進(jìn)行檔案處理的重點(diǎn)，同時(shí)，我們也需要?jiǎng)h除一些沒(méi)有保存價(jià)值的文件內(nèi)容。

當(dāng)我們把文檔進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理之后，然后再進(jìn)行檔案的分類(lèi)。我們需要根據(jù)文件的保管年限進(jìn)行相應(yīng)的分類(lèi)處理，這樣的分類(lèi)是基于哲學(xué)的歷史唯物主義等相關(guān)的理論進(jìn)行分析處理，然后根據(jù)文件的內(nèi)容和作用對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)的劃分，同時(shí)可以根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)的分析，然后判斷文件的保管年限。

我們可以根據(jù)文件的使用時(shí)間進(jìn)行劃分：第一種，有些檔案是需要我們永久進(jìn)行保存的，這些文件能準(zhǔn)確、全面概括本單位的歷史風(fēng)貌，對(duì)于單位的建設(shè)和一些歷史方面的研究有著重要的指導(dǎo)意義，需要我們進(jìn)行永久的保存。永久保存的文件包括本單位制定的一些政策性的文件和綱領(lǐng)，一些重要會(huì)議的記錄、一些報(bào)告記錄、統(tǒng)計(jì)分析表、員工花名冊(cè)、單位的一些人事的任免等，上級(jí)機(jī)關(guān)或者同級(jí)別機(jī)關(guān)一些比較重要的文件，這些文件我們需要永久進(jìn)行保存；第二種，30年期保存的文件，這樣的文件一般是指本單位一些基本活動(dòng)的記錄，這些文件在長(zhǎng)時(shí)間對(duì)單位的工作有一定的指導(dǎo)和借鑒意義。所以我們需要長(zhǎng)久進(jìn)行保存。這些文件主要指人事管理的文件、會(huì)議的記錄文件、下屬機(jī)構(gòu)送報(bào)的重要總結(jié)等；第三種，10年期保存的文件，一些文件在短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位的工作有一定的指導(dǎo)意義的文件我們采用短期保管的方式進(jìn)行歸檔處理，這樣的文件包括本單位一些事物的介紹、上級(jí)單位要求貫徹執(zhí)行的文件、下級(jí)部門(mén)一般的工作總結(jié)等，我們只需要短期進(jìn)行保存就可以了。

3 歸檔案卷或文件的質(zhì)量要求

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案室一般不接收未經(jīng)整理的零散文件材料。對(duì)歸檔案卷或文件的總的質(zhì)量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯(lián)系，同時(shí)不能破壞文件材料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，不同價(jià)值的文件要區(qū)別歸檔，方便檔案部門(mén)的利用和保管。在實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（一）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件的種類(lèi)、份數(shù)及每份文件，均應(yīng)齊全完整。

（二）遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開(kāi)；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，誰(shuí)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過(guò)程，盡量做到一事一卷。

（三）區(qū)分不同價(jià)值的文件，分別組卷。在組卷過(guò)程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問(wèn)題的產(chǎn)生。

（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)排列。有相關(guān)聯(lián)系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；涉及會(huì)議的材料要按照時(shí)間順序進(jìn)行排列；會(huì)議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷(xiāo)售合同應(yīng)按問(wèn)題單獨(dú)組卷，再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問(wèn)題單獨(dú)組卷，卷內(nèi)文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國(guó)家標(biāo)誰(shuí)GB/T11822一2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（五）對(duì)于跨年度文件材料的組卷和排列。除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年度立卷；沒(méi)有批復(fù)的放在請(qǐng)示年度立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在會(huì)議開(kāi)幕年度立卷。

（六）歸檔案卷在技術(shù)加工方面的要求：卷內(nèi)文件材料按排列順序，依次編號(hào)，并填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表。案卷標(biāo)題應(yīng)明確的反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并注明每個(gè)案卷的保管期限。

長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件若有圓珠筆和鉛筆字跡，要有藍(lán)黑墨水筆或碳素墨水筆重抄或復(fù)印，連同原件一同歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。向檔案室移交的所有案卷都要按一定次序進(jìn)行系統(tǒng)排列，并編定案卷順序號(hào)和數(shù)份案卷目錄。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案在我們的生產(chǎn)和生活中的直接記錄，把檔案的公文進(jìn)行分類(lèi)保存對(duì)于檔案的科學(xué)管理有著重要的意義。在新的形勢(shì)下，電子檔案由于自身強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，取代了傳統(tǒng)的檔案保存模式，為我們的檔案保存工作帶來(lái)一些便利，同時(shí)，即使在電子檔案的歸檔中，仍然存在著一定的問(wèn)題，需要我們不斷進(jìn)行改進(jìn)，那么我們的檔案保存和歸檔工作將會(huì)變得簡(jiǎn)單，容易。

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