談環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們生活水平的提高，人們的環(huán)保意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)。環(huán)保是當(dāng)前社會(huì)談?wù)撟疃嗟囊粋€(gè)主題，因此，做好環(huán)保檔案的管理是至關(guān)重要的。檔案的管理需要利用社會(huì)有用資源進(jìn)行管理，達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求。一方面，做好檔案管理，建立資源庫(kù)，便于在未來(lái)查找時(shí)能夠簡(jiǎn)潔、快速地得到有用資源。另一方面，結(jié)合傳統(tǒng)的卷宗管理和現(xiàn)代的電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，并且能起到保障檔案的安全和完整的作用。

關(guān)鍵詞：環(huán)保檔案；管理方法；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；安全

環(huán)保檔案有著環(huán)境保護(hù)和生態(tài)建設(shè)過程中的重要記錄，是人們?cè)诒Ｗo(hù)環(huán)境過程的中做的重大決策。做好環(huán)保檔案的管理，可以有效的保存歷史環(huán)保記錄，利于未來(lái)方便地得到歷史信息，這些歷史信息對(duì)未來(lái)的環(huán)保工作決策具有重要的指導(dǎo)意義，能及時(shí)有效的提高環(huán)保工作者的效率。本文從以下方面對(duì)環(huán)保檔案的管理進(jìn)行討論，目的是得到有用的管理方式，使得環(huán)保檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，提高環(huán)保信息檢索的快速性和準(zhǔn)確性，并且做好信息安全防范措施。這幾個(gè)方面包括：檔案管理的現(xiàn)狀，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施，加強(qiáng)環(huán)保意識(shí)的探討。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)薄弱

環(huán)保檔案涉及經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展，然而目前環(huán)保檔案管理的工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，覺得管理工作可有可無(wú)，不夠重視，沒有認(rèn)識(shí)到環(huán)保檔案管理的重要性，加上部分管理者忽略了對(duì)工作人員的管理和培訓(xùn)，導(dǎo)致一些環(huán)保檔案無(wú)序擺放，沒有目錄的存放，一旦遇到緊急的情況，需要調(diào)用原有環(huán)保檔案作為參考，但是查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。 部分環(huán)保檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性的專業(yè)素養(yǎng)，沒有豐富的檔案管理知識(shí)，對(duì)實(shí)際工作中遇到的問題一知半解，多半湊乎了事，導(dǎo)致很多的環(huán)保檔案沒有形成完整的目錄和查找途徑，使得工作效率降低。

2.管理平臺(tái)有些混亂

現(xiàn)階段我國(guó)對(duì)環(huán)保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)，相近檔案的重復(fù)和排列整理的無(wú)序已經(jīng)成為環(huán)保檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要阻礙。這些問題的存在造成環(huán)保檔案規(guī)范化缺失，管理的檢索都會(huì)出很大問題。

3.管理方式十分簡(jiǎn)單

檔案管理方式的簡(jiǎn)單是造成一系列問題的根源，信息單一，難以全面了解實(shí)際情況；內(nèi)容零亂，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享；安全性差，容易被人更改利用；過于重視歸檔結(jié)果，缺乏對(duì)過程的監(jiān)督和管理，造成工作人員效率低下；大量手工文檔，工作量大、效率低、出錯(cuò)率高，不能進(jìn)行全面深入的分析。這些問題不解決，檔案的規(guī)整和利用就會(huì)大打折扣。

4.信息檢索繁瑣復(fù)雜且效果一般

現(xiàn)行的檔案檢索大多是標(biāo)題檢索，極大限制了檢索的范圍，而一些有內(nèi)在聯(lián)系的檔案沒有放在一起，又增大了檢索的難度，使得檢索的結(jié)果不能完全反映出事件的來(lái)龍去脈和處理過程。要想弄清楚過程，需要檢索大量檔案，耗時(shí)費(fèi)力，結(jié)果有時(shí)也不會(huì)很理想。

2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

1.提高檔案質(zhì)量

要實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就要做到提高環(huán)保檔案的整體質(zhì)量。

首先，我們需要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行普查。由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的職能分化越發(fā)明顯，企業(yè)間的合并重組在所難免，關(guān)于環(huán)保檔案的移交和審核不太嚴(yán)格，保管檔案的部門職責(zé)權(quán)限不夠明確，于是有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題、缺少卷內(nèi)目錄、擺放混亂等問題，這就不可避免造成有重復(fù)的環(huán)保檔案或是有無(wú)檢索價(jià)值的檔案充斥其中。要解決這一問題，需要對(duì)原有案卷進(jìn)行普查，去除無(wú)用案卷，取其精華，去其糟粕，以避免用計(jì)算機(jī)管理時(shí)再次出現(xiàn)重復(fù)和無(wú)效文件的問題。

其次，將內(nèi)容過于繁雜的環(huán)保檔案進(jìn)行合并重組。對(duì)檔案要精準(zhǔn)化縮減，去除繁雜無(wú)序、魚目混珠的部分，將互相存在某種關(guān)聯(lián)的檔案案卷編排到一起，對(duì)于無(wú)標(biāo)題、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)頁(yè)碼、標(biāo)題含糊不清或是殘頁(yè)漏頁(yè)的問題，要重新編寫，確保檔案的規(guī)范化和完整性。這樣一來(lái)，不管是館藏還是計(jì)算機(jī)管理，都能提供很大方便。

最后，保證檔案的完整性和檢索高效性。在檔案管理時(shí)，要分清主次，改歸檔的文件一件不落，不該歸檔的文件一份沒有。對(duì)于同一問題或是有聯(lián)系的要?dú)w在一起，確保問題的完整性，這樣一來(lái)，對(duì)某一問題的處理解決方案就可以一目了然。關(guān)于文件之間的關(guān)系，可以用關(guān)鍵詞來(lái)區(qū)別，使用關(guān)鍵詞檢索可以提高工作效率，也為檔案的計(jì)算機(jī)管理提供便利。

2. 做好環(huán)保檔案的制度管理

環(huán)保檔案涉及面廣，對(duì)與管理制度要嚴(yán)格執(zhí)行。

首先，檔案管理交由相關(guān)部門，責(zé)任到人。凡有關(guān)企業(yè)發(fā)展涉及環(huán)保相關(guān)的檔案都要及時(shí)歸檔，而且一經(jīng)歸檔，均由公司部門統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不能擅自留存。

其次，環(huán)保檔案歸檔時(shí)要及時(shí)登記、編號(hào)，更新檔案目錄。檔案管理要有獨(dú)立的存放空間，并做好防潮、防火等必要措施，排列整齊有序，方便檢索查閱。

最后，做好環(huán)保檔案的保密工作。要嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案流失，并且做好相應(yīng)預(yù)案。相關(guān)工作人員要進(jìn)行管理知識(shí)培訓(xùn)和保密條例培訓(xùn)，人員調(diào)動(dòng)要做好工作交接和檔案的安全工作。對(duì)于將要實(shí)施的計(jì)算機(jī)管理或云管理，需要加強(qiáng)防護(hù)，增加防火墻，調(diào)解檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用范圍。

3. 利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理

現(xiàn)在有許多檔案管理軟件，我們?cè)趯?duì)環(huán)保檔案整理時(shí)可以加以應(yīng)用，也可以基于Excel等平臺(tái)開發(fā)自己的環(huán)保檔案管理平臺(tái)。我們也可以利用互聯(lián)網(wǎng)，開發(fā)環(huán)保檔案云管理平臺(tái)，將檔案?jìng)浞菰谠贫耍@樣一來(lái)可以節(jié)省很大的空間，而且可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行權(quán)限的分配，加上關(guān)鍵詞搜索，極大便利了檔案的檢索。對(duì)于公司內(nèi)部可以制作相應(yīng)的手機(jī)app，方便客戶端的檢索和利用。

3 加強(qiáng)環(huán)保意識(shí)的探討

環(huán)保檔案的管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目的不僅僅只是為了提高管理的工作效率，起到保護(hù)國(guó)家相關(guān)機(jī)密的作用，更應(yīng)該起到增強(qiáng)人們的環(huán)保意識(shí)的作用。高科技的現(xiàn)代技術(shù)使得人們生活越來(lái)越好，但是還是存在一些不良的破壞環(huán)境的情況，比如：水被生活、工業(yè)廢水產(chǎn)生的重金屬污染；工業(yè)廢氣中未經(jīng)去除，直接向大氣排放，造成酸雨的產(chǎn)生；大量的生活，建筑垃圾未經(jīng)過處理，隨意堆放，侵占了大量的土地，等。大量的環(huán)境污染問題，警告我們：人們的美好生活需要大家的共同努力，需要解決好環(huán)境危機(jī)，才能讓我們經(jīng)濟(jì)發(fā)展得更加速度。因此，需要做好環(huán)保工作的教育工作，從小開始教育孩子，愛護(hù)環(huán)境保護(hù)大自然。首先對(duì)中小學(xué)生進(jìn)行環(huán)境教育，學(xué)生的考核不僅僅是學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)考核，環(huán)保意識(shí)的考核也相對(duì)的重要。其次，各個(gè)機(jī)構(gòu)或者學(xué)校應(yīng)該多組織環(huán)保主題活動(dòng)，增強(qiáng)人們的環(huán)保意識(shí)。

4 總結(jié)

總而言之，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)段，需要提高人們的環(huán)保意識(shí)，做好環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作，以達(dá)到方便快捷的環(huán)保檔案信息的搜索效果。同時(shí)，設(shè)立了相關(guān)的機(jī)密檔案的管理工作，做好關(guān)鍵檔案的保密工作，使一些信息得到很好的保護(hù)作用，避免出現(xiàn)一切不正規(guī)的負(fù)面?zhèn)鞑バ畔?。要了解?guó)內(nèi)檔案管理的現(xiàn)狀，從出現(xiàn)的問題著手，檔案人員需要從基礎(chǔ)做起，根據(jù)資料進(jìn)行規(guī)范化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案的合理擺放及快速查閱的作用。利用網(wǎng)絡(luò)信息做好環(huán)保檔案的開發(fā)及合理利用，從而進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。

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作者簡(jiǎn)介

杜穎（1983-），女，山西壽陽(yáng)人，本科，畢業(yè)于中央黨校，研究方向：檔案管理。endprint