基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理

王姝

摘要：圖書館的檔案管理工作是圖書館開展多項工作的基礎(chǔ)?；诖耍疚南仁墙榻B了基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案工作的重要性和內(nèi)容，然后提出了基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理中存在的問題，最后給出了相應(yīng)的加強圖書館檔案管理的信息化建設(shè)、有效利用圖書館的信息化資源、提高圖書館工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及加強圖書館檔案的信息化服務(wù)這四點對策。目的是幫助圖書館更好地進行檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；圖書館檔案；信息化

前言：

圖書館檔案的信息化管理主要是指圖書館使用信息技術(shù)進行圖書館多種檔案資料的管理，并為用戶提供信息化的服務(wù)。檔案資料是一種記錄文獻，是圖書館的重要資料，不僅記錄了圖書館多項工作的情況，還可以用來考評圖書館的工作人員。因此，對于基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理的研究是很有必要的。

一、基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案工作的重要性和內(nèi)容

（一）基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案工作的重要性

第一，具有一定的歷史價值，檔案資料會對人們有所幫助，所以才會進行保存，就圖書館而言，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，不僅可以滿足現(xiàn)代管理對圖書館的需求，還可以作為圖書館評價的依據(jù)，因為檔案資料可以全面且準確地展現(xiàn)出圖書館的發(fā)展歷程。

第二，具有一定的參考依據(jù)，就圖書館的業(yè)務(wù)檔案為例，每年圖書館的業(yè)務(wù)檔案都對圖書館所有部門員工的多項業(yè)務(wù)活動進行了記錄，比如，業(yè)務(wù)情況、經(jīng)驗教訓以及業(yè)務(wù)成果等，這些內(nèi)容都會被詳細地記錄在檔案資料中，可以為圖書館以后的發(fā)展和管理提供一定的參考依據(jù)。

第三，有助于圖書館更新數(shù)據(jù)，圖書館的發(fā)展進程是以推進式呈現(xiàn)的，是具有一定規(guī)律的，圖書館的檔案資料中對于圖書館的記錄可以幫助后人更好地發(fā)展圖書館，比如，在進行圖書館最新簡介的編寫時，就可以查找檔案資料中以往的圖書館簡介進行參考，在以前簡介的基礎(chǔ)上添加新的內(nèi)容，方便新館員可以快速了解圖書館，更快地適應(yīng)圖書館的工作。

（二）基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案工作的內(nèi)容

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案工作的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：第一，政文檔案，主要包括圖書館工作會議的記錄、圖書館的日常工作日志、圖書館的年度工作計劃、圖書館的年度工作總結(jié)以及上下級傳達的黨政文件等，每個圖書館各個部門的發(fā)展情況都不同，所以政文檔案的收集工作非常繁瑣和復雜；第二，業(yè)務(wù)檔案，主要包括圖書館各個部門工作執(zhí)行情況的記錄、工作研究的論文以及工作匯報的資料等，還包括可以反映圖書館日常工作情況的數(shù)據(jù)信息，比如圖書館的館藏量以及圖書館的經(jīng)費等；第三，人事檔案，主要包括圖書館所有員工的檔案資料和圖書館用戶的檔案資料。其中，員工的檔案資料主要包括員工的個人簡介、人員配備情況、員工崗位變動記錄以及員工的考評情況等，用戶的檔案資料主要包括用戶的基本信息、用戶借閱卡的相關(guān)信息等，在圖書館的信息化管理中，人事檔案通常保存在網(wǎng)絡(luò)上，需要圖書館進行嚴格的管理，避免員工和用戶的隱私外泄；第四，設(shè)備檔案，主要是指圖書館內(nèi)各種設(shè)備的基本信息、設(shè)備使用和維修的記錄等[1]。

二、基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理中存在的問題

（一）圖書館的基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，缺乏信息化的建設(shè)

圖書館檔案的管理主要包括檔案資料的收集、檔案資料的管理以及文件的歸檔等。在目前圖書館檔案信息化管理的建設(shè)中，有些圖書館并沒有建立和本館實際狀況相符且科學合理的檔案信息化管理機制，使得工作人員在進行檔案資料的收集、整理和歸檔時，無章可循。在進行圖書館檔案信息化管理的建設(shè)中，還存在著檔案資料的收集不夠全面、檔案的存檔期限劃定不明確以及檔案的分類不明晰等問題，這些問題會對圖書館檔案的信息化管理造成非常不利的影響。另外，有些圖書館檔案信息化建設(shè)的腳步十分緩慢，很多圖書館的檔案資料還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻，這在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，已經(jīng)不能滿足圖書館的發(fā)展以及用戶的需求。

（二）圖書館的信息化資源沒有得到有效的利用

信息化的檔案資源具有簡潔、高效和便利的優(yōu)點，不僅可以簡化用戶的閱讀模式，還為用戶的閱讀提供了便利，所以信息化的檔案資源在社會資源中占據(jù)的比例越來越高，信息化資源的有效利用會對圖書館多項工作的順利開展造成直接的影響。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，進行網(wǎng)絡(luò)平臺的檔案信息化管理是未來圖書館的發(fā)展趨勢。但是，就目前的狀況看來，我國很多圖書館都沒有真正地將館內(nèi)的信息化資源進行有效地開發(fā)利用，降低了圖書館工作的效率，阻礙了我國圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展，即使有些圖書館建立了檔案信息化管理的相關(guān)機制，但是這些機制的建設(shè)仍舊受到了傳統(tǒng)觀念的影響，信息化資源的利用率還處于偏低的狀態(tài)。

（三）圖書館缺乏信息化的服務(wù)

目前，我國很多圖書館的信息化服務(wù)仍舊停留在檔案資料的收集和存檔方面，只可以為少數(shù)的用戶提供一些簡單的閱覽或者咨詢服務(wù)，不能進行檔案資源的共享，限制了圖書館的信息化發(fā)展。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國各種現(xiàn)代化的設(shè)備得到了進一步的完善和普及，比如，云計算平臺的應(yīng)用，這些技術(shù)和設(shè)備都為圖書館檔案的信息化服務(wù)提供了便利。但是，就實際狀況看來，很多圖書館都沒有發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，也就不能為客戶提供全方位且有針對性的服務(wù)，比如，專題提供以及檔案資料報道等服務(wù)[2]。

三、基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理的對策

（一）加強圖書館檔案管理的信息化建設(shè)

目前，我國圖書館檔案的信息化管理工作開展的關(guān)鍵就是信息化建設(shè)，我國圖書館檔案的信息化管理主要是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。通常情況下，現(xiàn)代化的信息技術(shù)在圖書館檔案的信息化管理中的應(yīng)用主要包括：檔案資料的統(tǒng)計、編目、檢索以及檔案的收集和整理等。傳統(tǒng)的檔案資料歸檔具有復雜且繁瑣的流程，圖書館工作人員的任務(wù)很繁重，需要花費大量的時間和精力進行檔案資料的收集、整理以及登記，和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以簡化檔案資料歸檔的流程，提高圖書館檔案資料管理的便捷性和高效性。endprint

（二）有效利用圖書館的信息化資源

第一，要改變圖書館傳統(tǒng)的封閉或者半封閉式檔案管理模式，充分利用大數(shù)據(jù)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，加強對圖書館信息化資源的開發(fā)和利用，防止圖書館檔案資料出現(xiàn)閑置現(xiàn)象；第二，要將檔案的信息化管理和圖書館的業(yè)務(wù)進行有機結(jié)合，充分利用計算機內(nèi)部的管理軟件將檔案資料進行歸檔；第三，要使用大數(shù)據(jù)下的新興技術(shù)，構(gòu)建圖書館檔案資料的信息化服務(wù)平臺，以此來提高圖書館資料的信息化管理水平。

（三）提高圖書館工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

圖書館工作人員的專業(yè)素養(yǎng)對圖書館服務(wù)水平的高低有著直接的影響，圖書館檔案的信息化管理也需要工作人員具備較高的計算機信息技術(shù)水平以及管理水平，這樣才能促進圖書館的信息化發(fā)展。因此，圖書館要定期安排工作人員進行培訓，還可以在圖書館內(nèi)舉辦專業(yè)知識競賽，提高工作人員學習專業(yè)知識的積極性；圖書館的管理人員還可以制定獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，給予加薪或者假期等獎勵，這樣可以有效工作人員的工作能動性。

另外，圖書館還要做好檔案信息化管理的人員配備，檔案信息化管理的工作人員可以分為以下三個部分：第一，數(shù)據(jù)錄入員，由于中國漢字的獨特性，數(shù)據(jù)錄入工作一定要由經(jīng)過專門培訓過的人員負責；第二，信息處理和使用人員，這類工作人員與信息化設(shè)備有直接的接觸，在圖書館檔案的信息化管理中起著非常重要的作用；第三，信息化設(shè)備的維護管理人員，這類工作人員主要負責圖書館各個電子設(shè)備的維護和保養(yǎng)，確保電子設(shè)備的正常運行。

（四）加強圖書館檔案的信息化服務(wù)

要想解決圖書館檔案的信息化管理中存在的問題，就要加強圖書館檔案的信息化服務(wù)，提高圖書館檔案管理的規(guī)范化和科學化的程度。傳統(tǒng)的圖書館檔案服務(wù)都是依靠人工來實現(xiàn)檔案資料的查詢和借閱，但是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，圖書館可以使用信息技術(shù)來進行檔案資料的查詢和借閱，這樣可以有效提高圖書館檔案管理工作的效率，還可以規(guī)范并統(tǒng)一圖書館檔案管理的流程，從而提高圖書館檔案的信息化服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。比如，圖書館可以使用信息技術(shù)建立服務(wù)系統(tǒng)，還可以建立網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案資料的使用者和圖書館之間的溝通交流提供便利，從而為用戶提供更加方便快捷的服務(wù)[3]。

結(jié)論：

綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，圖書館檔案的管理工作漸漸朝著信息化的方向發(fā)展。分析可得，通過對基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理分析可知，圖書館檔案工作進行信息化管理，可以有效提高圖書館檔案管理的工作效率，節(jié)約人力、財力和物力成本，提高了檔案資料的使用率，從而促進我國圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展。希望本文可以為相關(guān)人員研究分析基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館檔案的信息化管理提供參考。

參考文獻：

[1]劉彥.信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2013，1612：85-86.

[2]王蓓.淺談數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化[J].圖書情報論壇，2016，02：22-23+33.

[3]田愛民.信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要性探析[J].中國管理信息化，2017，2004：187.endprint