淺議高校行政秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)

趙淼

摘 要：高校行政秘書(shū)工作具有政治性與參謀性、事務(wù)性與專(zhuān)業(yè)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性的特點(diǎn)，要求他們要具備較高的思想政治素質(zhì)、較好的業(yè)務(wù)知識(shí)能力、較高的綜合能力與素質(zhì)、優(yōu)秀的心理素質(zhì)等，需要他們?cè)诟鞣矫娌粩嗵嵘晕遥拍芨玫貏偃尾⑼晟乒ぷ鳌?/p>

關(guān)鍵詞：行政秘書(shū)；高校管理；角色定位；素質(zhì)要求

一、高校行政秘書(shū)的工作性質(zhì)

政治性與參謀性。高校作為教書(shū)育人之地，是對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想政治教育的陣地，立德樹(shù)人更是對(duì)每一個(gè)高校教師的基本要求。作為高校的行政秘書(shū)，首先要嚴(yán)格要求自我，擁有堅(jiān)定的政治信念和立場(chǎng)，堅(jiān)持正確鮮明的政治導(dǎo)向；其次更要關(guān)心國(guó)家時(shí)事政治，了解國(guó)家教育改革發(fā)展的動(dòng)向，熟悉高等教育的政策法規(guī)，自覺(jué)遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。用一個(gè)先進(jìn)黨員模范的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，不做損害國(guó)家利益的事情，不做所有損害學(xué)校形象和利益的事情。

事務(wù)性與專(zhuān)業(yè)性。高校行政秘書(shū)事務(wù)性工作非常多，表現(xiàn)在：第一，服務(wù)于學(xué)校的文字工作，包含對(duì)內(nèi)文件的校對(duì)、對(duì)外學(xué)校性公文的起草、各種文件的上傳下達(dá)。第二，各種會(huì)議的保障性工作，如校內(nèi)校外會(huì)議的協(xié)調(diào)安排、各種活動(dòng)的公務(wù)接待、應(yīng)急事件處理等。第三，領(lǐng)導(dǎo)的輔助性工作，如為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，落實(shí)任務(wù)，需要與學(xué)校辦公室、組織部、人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、保衛(wèi)處、工會(huì)等學(xué)校職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。

服務(wù)性與管理性。相對(duì)于高校教學(xué)一線(xiàn)的專(zhuān)任老師，行政秘書(shū)的絕大多數(shù)工作內(nèi)容屬于服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)的對(duì)象既包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，也包括二級(jí)院系以及普通老師和學(xué)生。繁雜的服務(wù)性工作和廣泛的服務(wù)群體，決定了行政秘書(shū)必須具有較好的管理能力。他們既要協(xié)助辦公室主任做好日常事務(wù)性工作，同時(shí)更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不斷優(yōu)化辦事流程，完善工作制度，規(guī)范內(nèi)部管理，提高工作效率和服務(wù)水平。

二、高校行政秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)

高校行政秘書(shū)的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)對(duì)其提出了較高的能力和素質(zhì)要求。一般而言，對(duì)高校行政秘書(shū)的能力與素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是較高的思想政治素質(zhì)。高校是教書(shū)育人的地方，思想政治素質(zhì)是高校行政秘書(shū)最重要的素質(zhì)，也是素質(zhì)教育的靈魂，更是高校行政管理的靈魂。毛澤東思想和中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系是我黨制定一系列方針、政策的理論基礎(chǔ)，也是我們觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題和處理問(wèn)題以及解決問(wèn)題的有力思想武器。高校機(jī)關(guān)行政秘書(shū)重要工作內(nèi)容之一便是協(xié)助組織全校學(xué)習(xí)黨的先進(jìn)理論知識(shí)并貫徹執(zhí)行，所以思想政治素質(zhì)對(duì)于機(jī)關(guān)行政秘書(shū)而言至關(guān)重要?；诟咝９ぷ鳝h(huán)境的特殊性，行政秘書(shū)日常工作在工作環(huán)節(jié)中可能會(huì)遇到各種問(wèn)題，高校行政秘書(shū)必須具備較高的思想政治素質(zhì)，謹(jǐn)言慎行，在不違反法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的前提下，在維護(hù)黨和學(xué)校的基礎(chǔ)上，靈活處理問(wèn)題。因此，高校行政秘書(shū)需要在繁忙的日常工作之余，積極學(xué)習(xí)黨的理論知識(shí)，提升理論素養(yǎng)；并學(xué)習(xí)法律法規(guī)等知識(shí)，對(duì)存在的安全隱患及時(shí)處理上報(bào)，不斷提高處理緊急事件和安全突發(fā)事件的能力。二是較好的業(yè)務(wù)知識(shí)能力。高校行政秘書(shū)要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，努力提升個(gè)人知識(shí)水平。第一，扎實(shí)掌握秘書(shū)學(xué)類(lèi)知識(shí)。如不斷加強(qiáng)公文寫(xiě)作能力，保持對(duì)文字較高的敏感性；提高自己的理論水平，能夠有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂工作計(jì)劃；第二，努力學(xué)習(xí)管理學(xué)之類(lèi)的知識(shí)。通過(guò)掌握先進(jìn)的管理理念和技術(shù)、方法，促進(jìn)管理工作科學(xué)高效規(guī)范化，擁有較高的管理能力與組織協(xié)調(diào)能力。第三，掌握必要的教育學(xué)和心理學(xué)知識(shí)。高校的發(fā)展目標(biāo)是培養(yǎng)高水平和高專(zhuān)業(yè)層次人才的地方，在這個(gè)大的背景下，再結(jié)合高校行政秘書(shū)服務(wù)對(duì)象的多元化，決定了他們只有掌握較好的教育學(xué)和心理學(xué)知識(shí)，才能將工作做得游刃有余。第四，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)。近年來(lái)，高校行政管理的信息化程度不斷提高，網(wǎng)絡(luò)化程度快速加強(qiáng)。因此，高校行政秘書(shū)須加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化（如投影儀、掃描儀、復(fù)印機(jī)、辦公軟件、電腦設(shè)備等）方面的使用及維護(hù)能力，主動(dòng)掌握運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和方法，培養(yǎng)對(duì)信息敏銳的感受力、注意力和判斷力，積極搜集和主動(dòng)挖掘有助于領(lǐng)導(dǎo)決策管理和決策的信息，將自己打造成為“多面手”。第五，儲(chǔ)備檔案學(xué)等相關(guān)知識(shí)。檔案管理是行政秘書(shū)的常規(guī)重要工作，因此，檔案學(xué)的相關(guān)知識(shí)是行政秘書(shū)必須要熟練掌握的知識(shí)，要及時(shí)做好對(duì)日常材料的及時(shí)歸檔、分類(lèi)保管和管理的規(guī)范化，保證和維護(hù)學(xué)校信息的安全。三是較高的綜合能力與素質(zhì)。綜合素質(zhì)是指一個(gè)人的知識(shí)水平、道德修養(yǎng)以及各種能力等方面的綜合素養(yǎng)。高校行政秘書(shū)的工作涉及方方面面，且都至關(guān)重要，所以需要較高的綜合素質(zhì)，除業(yè)務(wù)知識(shí)能力外，還集中體現(xiàn)在：第一，較高的人際交往能力。行政秘書(shū)負(fù)責(zé)行政事務(wù)的各項(xiàng)日常管理工作，服務(wù)對(duì)象眾多，需要做好二級(jí)學(xué)院與學(xué)校各職能部門(mén)的交流與溝通，且在任何場(chǎng)合、任何情況下也都代表學(xué)校形象，因而要具備良好的表達(dá)能力、協(xié)調(diào)和交際能力、應(yīng)變能力等，使自己處于一個(gè)和諧的人際關(guān)系中。第二，較好的抗壓能力和學(xué)習(xí)能力。作為高校行政秘書(shū)，要面對(duì)多元化的服務(wù)群體，且工作時(shí)刻處于緊張的節(jié)奏和不容出錯(cuò)的狀態(tài)中，加班加點(diǎn)更是工作常態(tài)，他們需要具有良好的抗壓能力。不僅如此，還要在工作中保持較好的學(xué)習(xí)能力，時(shí)刻注意自我的修煉，讓自己走在學(xué)校的前列，儲(chǔ)備更多更新的知識(shí)，隨機(jī)應(yīng)對(duì)工作中的各種突發(fā)情況。第三，協(xié)同創(chuàng)新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人員務(wù)必要走在時(shí)代的前列，需要開(kāi)闊視野，多方學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀高校管理的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前，社會(huì)的發(fā)展對(duì)高校提升內(nèi)部管理水平、提高辦學(xué)效益提出了更高的要求。高校行政秘書(shū)隊(duì)伍作為高校行政管理隊(duì)伍中的一支重要力量，在貫徹落實(shí)學(xué)校中心工作、保證各二級(jí)學(xué)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。高校行政秘書(shū)需充分認(rèn)識(shí)到工作的性質(zhì)和要求，努力提升自身的能力與素質(zhì)。高校行政秘書(shū)隊(duì)伍是高校行政管理隊(duì)伍中的重要力量，其工作具有政治性與參謀性、事務(wù)性與專(zhuān)業(yè)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性等特點(diǎn)，要做好高校行政管理工作需要努力從思想政治、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)等方面不斷提升自我。

參考文獻(xiàn)

[1]梁丹丹.現(xiàn)代高校建設(shè)中的行政秘書(shū)職業(yè)分析[J].西部素質(zhì)教育.2016（15）

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（作者單位：沈陽(yáng)工程學(xué)院）