事業(yè)單位人事管理信息化

曹露陽+徐曉佳

摘要：隨著時代的飛速發(fā)展以及信息化時代的到來，事業(yè)單位的人事管理工作任務日漸繁重，為提高工作效率和質(zhì)量，進行事業(yè)單位人事管理信息化愈加重要。本文分析了事業(yè)人事管理信息化的必要性，以及當前人事管理信息化存在的問題，提出了完善事業(yè)單位人事信息化的對策，以期為我國事業(yè)單位現(xiàn)代化改革提出可行建議。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事管理；信息化

信息化時代的不斷發(fā)展帶來了巨大人事信息量和更高的人事管理要求，傳統(tǒng)的人事管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，人事管理信息化是順應時代發(fā)展的必然趨勢。利用計算機網(wǎng)絡技術能夠做到快速高效的處理利用人事資源信息，提高事業(yè)單位的辦事效率，以下是進行事業(yè)單位人事管理信息化的必要性說明。

一、事業(yè)單位人事管理信息化的必要性

事業(yè)單位人事管理信息化對事業(yè)單位自身來說有著重大意義，這不僅是順應了信息化時代的發(fā)展，更是與當今的人事制度改革互補，互相促進，提高了人事管理工作的工作效率和工作質(zhì)量[1]。

第一、人事管理信息化能滿足人事制度改革的需求。當前事業(yè)單位人事管理正在進行改革，改變以前的身份管理和行政任用制度的“鐵飯碗”的制度，開始轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣弥贫群蛵徫还芾碇贫取Ｆ渲械钠赣弥贫刃枰罅康娜耸滦畔韼椭鷨挝槐鎰e聘用人才的質(zhì)量，而崗位管理制度需要將崗位分類并且劃出等級，進行人事調(diào)動和人事管理需要的信息量非常大。且制度改革后必然會造成大批新的人員的不斷注入以及原有人員的流出，產(chǎn)生大量的人員流動和崗位變化，在這種情況下，事業(yè)單位進行人事信息管理需要的信息量急劇增多且變化大，老套、單一的管理制度不能滿足改革的需求。為了提高人事管理的效率，增強人事檔案管理的質(zhì)量就必須對人事管理實施信息化，采用現(xiàn)代化技術收集、整理、分類人事信息以推進現(xiàn)代人事制度改革。

第二、人事管理信息化是順應信息化時代發(fā)展的必然趨勢。當今的社會是數(shù)據(jù)與信息構成的新的信息化時代，事業(yè)單位作為國家人才主要集中地更應該緊隨時代的發(fā)展，促進知識資源的共享。傳統(tǒng)事業(yè)單位對人事管理不夠重視，沒有專業(yè)化工作人員進行該項工作，原有的手工信息整合方式和手工檢索方式效率低下、出錯率高且共享程度低，已經(jīng)不適應信息量大的大數(shù)據(jù)時代。信息化在現(xiàn)代各個企業(yè)已經(jīng)成為資源處理基礎手段，人事信息眾多的事業(yè)單位也應緊隨時代的變革對人事資源處理方式做出及時調(diào)整，以增強事業(yè)單位人事之間的交流提高人事工作效率和質(zhì)量。

第三、人事管理信息化能提高人事管理的工作效率。人事管理包括人員的聘用、職工的選拔、崗位分類、建立職工工作檔案、人員的考核和職工信息統(tǒng)計等，工作量大、繁瑣。按原來手工操作的方式不僅占用了大量的時間，造成了人力資源的浪費，且信息的正確率也會受到影響。對人事管理進行信息化能夠?qū)⒎爆嵉男畔⒄掀饋?，領導采用信息也比較方便快捷，事業(yè)單位可以使用專業(yè)數(shù)據(jù)處理軟件和數(shù)據(jù)評估軟件進行人事績效評估和人事調(diào)動考察，這樣一來不僅省掉了大量的工作時間，幫助人力資源部門改進自身工作流程，更是保證了信息的質(zhì)量，提高了工作效率。

二、當前人事管理存在的問題

很多現(xiàn)代大型企業(yè)的人事管理工作都已經(jīng)完成了信息化管理，事業(yè)單位由于其特有的非營利組織的性質(zhì)影響了內(nèi)部工作效率，人事管理工作與盈利企業(yè)相比還處于落后階段，在員工專業(yè)素養(yǎng)、人事管理制度等方面暴露出了很多問題。

第一、人事管理工作人員的專業(yè)能力有限。事業(yè)單位的崗位種類和數(shù)量眾多且人事管理工作繁瑣、系統(tǒng)性強，這就需要工作人員有著過硬的計算機操作能力和熟練檔案整理技能，但是實際事業(yè)單位的工作人員有限的專業(yè)素養(yǎng)直接影響了信息化過程的可操作性，這可以歸結為人才聘用、崗位設置和激勵機制三個方面的原因。

一是人才引進、招聘機制的不合理，在招聘過程中對人事管理的專業(yè)要求不夠高，專業(yè)層次在招聘時沒有劃分好；且事業(yè)單位招聘的編制前提減小了人才選擇區(qū)間，很多符合需求的人才由于編制的硬性要求無法引進；甚至很多單位存在“暗箱操作”，有關系沒有專業(yè)能力的人混進單位，而那些專業(yè)素養(yǎng)良好但是沒有關系的人才卻被卡出去，這不僅影響了社會公平公正原則，更是降低了人事管理人員的質(zhì)量和管理工作的工作效率；且大多進行人事管理的職員未進行充分的崗前培訓，不清楚檔案歸檔、信息統(tǒng)計等步驟具體操作流程，上崗后還需要一段時間自行摸索，有些職工的計算機硬件操作水平不到位，即使單位配備了完善的計算機設備也無從下手，無法適應原本就繁瑣復雜的工作；二是崗位設置的不合理，很多事業(yè)單位上層領導對人事管理工作沒有給予足夠的重視，設置的人事管理崗位數(shù)量過少；沒有配置專業(yè)工作人員，甚至一些人事管理工作人員身兼導致數(shù)職，處理人事管理工作的工作時間有限，人事信息的收集、歸檔過程不完整，檔案整理不完善，檢索起來非常麻煩，影響了單位的工作進度，并且一但發(fā)現(xiàn)信息錯誤找不到負責人，不用對錯誤承擔責任使工作人員對管理工作更不上心；三是激勵機制不完善，事業(yè)單位人事資源管理缺少競爭且淘汰機制不完善，多數(shù)工作人員安于現(xiàn)狀，在操作、整理能力有限的情況下缺少自主學習和崗位培訓的動力，工作能力停滯不前，即使事業(yè)單位改革正在大力推行仍然有很多單位的升職、獎金按資歷排列，與業(yè)績無關。這些問題都可以歸結為人事管理人員的專業(yè)能力問題。

第二、人事管理信息化制度不完善。當前的人事管理工作對信息資料的統(tǒng)計程度、信息規(guī)整參考標準、信息整理統(tǒng)計方式以及信息資料的安全性等方面都缺少全面具體的制度規(guī)定，制度的缺失造成了人員信息資料簡單、信息整理標準不一、資料統(tǒng)計方式落后、系統(tǒng)安全性低等一系列問題層出不窮，嚴重影響了信息數(shù)據(jù)的參考價值和檢索利用率。下面將對這些問題展開具體分析：

一是信息資料統(tǒng)計不夠完善，對在編事業(yè)單位員工的人事信息統(tǒng)計僅限于家庭住址、畢業(yè)院校、聯(lián)系方式等個人簡單資料層面，對個人簡單家庭情況和在校經(jīng)歷等深度信息的統(tǒng)計不完善，影響了信息的可參考性和對職員的了解程度；二是信息參考標準不一，各個部門的信息歸類方式、統(tǒng)計內(nèi)容、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等內(nèi)容口徑不一，各個部門檢索的關鍵詞不一檢索起來十分復雜，并且在參考過程中需要了解各個部門的信息統(tǒng)計標準，影響信息查閱的速度和參考性。因此上級部門與下級部門之間無法及時共享的人事信息，降低工作效率；三是數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計方式落后，信息的收集、輸入和整理過于依靠人工，且近來我國事業(yè)單位改革不斷深化推進，改變了以往的崗位任用的“鐵飯碗”制度，改革為崗位和個人雙方自愿簽訂合同的崗位聘用制，比如很多學校單位開始實行“三年一聘”的制度對教師的教學效果和科研情況做出下限規(guī)定并定期對教師進行考核。因此改革后的人員聘任、解聘、調(diào)離、升職等情況會更加頻繁，需要歸檔的隸屬關系、個人基本資料等人事信息信息量增大，手工進行這部分工作不僅大大延長了工作時間，導致信息的更新補充不及時，而且增加了出錯率；四是安全性不夠，很多事業(yè)單位的人事信息系統(tǒng)沒有安裝防火墻，無法預防黑客、病毒等對系統(tǒng)的侵犯盜取工作人員個人信息資料。

第三、人事管理信息共享程度低。由于事業(yè)單位人事信息量大且工作人員強烈的保密意識，各個單位的人事資源都是自產(chǎn)自用，很少做到部門之間共享。由于事業(yè)單位人事管理改革的不斷推進，崗位招聘制度被越來越多的單位采用，隨之而來的就是職務更加頻繁的更新和調(diào)動，如果部門之間能夠共享人事資源就能從新職工原來的部門調(diào)出詳細的資料進行準確的評析，并且省去了重新整理、歸納人事信息的大量時間。但是現(xiàn)今依然存在很多問題阻礙了信息資源的共享。

一是操作人員的操作水平有限，不能將信息及時的共享到全國組織機構代碼管理中心，甚至有些操作人員認為資料保存至本單位的系統(tǒng)即可無需上傳至管理中心平臺，信息共享的不到位嚴重阻礙了代碼管理中心對事業(yè)單位代碼的修訂和監(jiān)督；二是事業(yè)單位內(nèi)部人員自身對人事信息的利用率低，人事信息中包含的工資情況、個人簡單履歷、職稱變動等簡單的個人資料沒有參考價值導致信息利用率低；三是人員高度的保密意識，在信息的收集、整理過程中對人事信息的開發(fā)不全面，導致信息參考者無法根據(jù)資料做出準確的判斷，并且很多職工認為進行信息共享就是對機密的泄露，再加上單位對信息使用者的身份驗證不夠，這些都成為信息的共享的阻礙。

三、事業(yè)單位人事管理信息化完善措施

通過對以上事業(yè)單位人事管理出現(xiàn)的問題分析，可以將歸結為人力、制度、網(wǎng)絡共享這三個方面，下面就這三個方面為切入點對信息化管理展開進一步探討。

第一、加強人事管理工作人員素質(zhì)建設。事業(yè)單位人事管理是一項涉及單位所有人員個人信息收集、整理、歸檔的重要工作，對工作人員的計算機操作水平、檔案整理工作技能等個人素質(zhì)要求較高。下面將以現(xiàn)今工作人員的專業(yè)能力出現(xiàn)的問題及原因為切入點，提出一系列有針對性具體可實施的改善措施。

一是改善招聘機制，在招聘事業(yè)單位人事管理工作人員時提高個人要求，首先考慮有辦公室檔案規(guī)整經(jīng)驗、計算機操作能力過關、保密意識高等專業(yè)能力和個人素質(zhì)良好的應聘者，把控好新的一批工作人員的質(zhì)量，為單位注入更加專業(yè)的人才帶動單位人事管理的隊伍建設；并且對原有的專業(yè)能力有限的人員進行培訓，除了新舊工作人員在工作日常中相互學習之外可以聘請專業(yè)人員對相關工作人員進行定期培訓，不僅對實際工作能力和專業(yè)知識進行培訓，更要對工作人員的保密意識、愛崗敬業(yè)精神等思想素質(zhì)方面具體展開培訓，使工作人員掌握了專業(yè)科學的工作技能的同時提升自己的思想覺悟。二是加強崗位設置，首先要求上層領導加強對人事管理工作的重視，了解到這項工作是任務量大且復雜的，為人事管理崗位工作配備專業(yè)獨立的工作人員，信息規(guī)整出現(xiàn)錯誤時也能落實到人，有效地防止崗位兼職帶來的分工不明確、責任模糊等問題，提高檔案信息的處理效率。三是完善激勵機制，為保證對工作人員平時具體的表現(xiàn)進行充分真實的了解，可以改變原有的年度評比的方式改革為以月為單位對職員的工作效率、工作質(zhì)量、學習情況和專業(yè)技能進行評比考察，這種縮短評比周期的方式可以有效的激勵職員隨時保持工作主動性和學習積極性；為防止一些工作表現(xiàn)不好的員工自甘墮落、不思進取，不僅對工作表現(xiàn)突出的員工實行獎勵機制，更要對工作業(yè)績落后的員工實施懲罰監(jiān)督機制，以期在單位內(nèi)部形成全員競爭的好風氣，提高工作業(yè)績。

第二、全面深化人事管理制度信息化改進。良好的制度是保證一個單位工作步入正軌、良性循環(huán)的前提，為改善已經(jīng)出現(xiàn)的工作漏洞保證事業(yè)單位人事管理的工作平穩(wěn)進行，就必須對人事管理信息化制度展開進一步補充完善，更好更快地處理人事管理工作。

一是對信息資料統(tǒng)計程度做出具體規(guī)定，除了簡單的個人履歷外更要對職工的具體工作情況、獲得的工作獎勵或懲罰等方面深入統(tǒng)計，對每個員工的實際情況進行具體量化，使信息能夠體現(xiàn)出每個職工的長處和短板以作為職工調(diào)配、調(diào)整的依據(jù)，利于領導下達正確決策；二是建立統(tǒng)一的信息管理標準，只有在統(tǒng)一的管理標準之下才能對職工的信息進行更好的歸檔和整理，可以將信息參考標準整齊劃一并統(tǒng)一各個部門的信息整理方式以簡化信息檢索步驟；三是革新數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式，加快數(shù)字化人事檔案管理，首先要創(chuàng)新信息管理方式即實行內(nèi)容形式多樣化，再就是將信息檔案創(chuàng)新性地電子一體化以改變之前手工操作的單一模式，不僅能加快人事管理工作更能做到人事信息的及時更新；四是為內(nèi)部信息建立強大的防火墻，若內(nèi)部工作人員的技術有限可以請專門的計算機操作員為信息庫設立安全系統(tǒng)，并定期進行檢查和修復防止信息的丟失和黑客侵入竊取，除此之外還要備份紙質(zhì)檔案并保存好以備不時之需。

第三、保證信息質(zhì)量和公開性，促進資源共享。信息的共享性是其作為社會資源的性質(zhì)之一，事業(yè)單位將人事信息適當?shù)墓_共享能夠提高信息資源的有效利用。但是一直以來事業(yè)單位的人事信息都是內(nèi)部保存并不進行共享的，防止信息泄露和資料的損壞、丟失。但是在一定的規(guī)章制度下適度的對信息進行公開有利于事業(yè)單位工作的開展。

一是與全國組織機構代碼管理中心合作建立數(shù)據(jù)庫，將大量的人事信息整合后及時上傳到數(shù)據(jù)庫平臺，利用網(wǎng)絡技術將數(shù)據(jù)對外開放并提供給外界進行監(jiān)督和建議，這個過程要說服工作人員過度的保密意識，以一定的規(guī)章制度為前提并符合相關部門建立數(shù)據(jù)庫的規(guī)定以保障人事信息的真實性和當事人的安全，例如可以設定專門賬號對信息使用者進行充分的身份證明并設置嚴格的查看權限，保證信息的有效利用，即使出現(xiàn)信息的泄露也能保證排查落實到人；二是在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，單位內(nèi)部建立管理平臺將事業(yè)單位的各個部門整合起來，及時將調(diào)動信息、激勵批評信息等各個部門的最新動態(tài)集中發(fā)布到單位內(nèi)部的局域網(wǎng)中，分享至每位工作人員手中，使工作人員及時的了解單位最新政策、消息；三是加強人事信息的整合，在新的改革制度下事業(yè)單位的人事資源千頭萬緒，共享起來工程巨大十分繁瑣，在共享信息階段浪費巨大反而違背了資源共享的初衷，為此可以對資料進行分類配置并將檔案歸類整理就能簡化檢索環(huán)節(jié)，只需對類別進行檢索就能獲取大量信息；四是增強信息的可共享性即提高信息可利用價值，這要求在信息的錄入時對每個職員的工作績效、優(yōu)劣之處等細節(jié)方面進行充分的考察了解，雖然操作起來比較繁重，但是只要在一開始時做到詳細具體的統(tǒng)計，基本上就可以一勞永逸，只需平時對變動的信息加以修改即可。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位人事管理信息化需要更專業(yè)的人才、更嚴謹?shù)闹贫缺Ｕ虾透娱_放的資源共享，雖然我國目前的人事管理信息化已經(jīng)取得一定成績，但是在這三個方面還需要不斷改進和完善，不斷推進人才專業(yè)化素質(zhì)培養(yǎng)、完善人事管理制度、深化資源開放共享，將我國事業(yè)單位人事管理信息化工程推向新局面。

參考文獻

[1] 楊鶴.事業(yè)單位人事管理信息化建設的思考[J].才智，2015（30）：323.