關(guān)于提高辦公室檔案管理工作效率的探討

馬荔

摘 要 隨著社會的進步，科技的發(fā)展，信息化技術(shù)不斷提高，在人們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)和工作中越來越多的應(yīng)用信息化技術(shù)。信息化的發(fā)展也推動了檔案管理工作的進步，提高了檔案管理工作效率，使辦公室檔案工作更加準確、有序。然而任何事物都不是完美的，都有它兩面性，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化在提高工作效率的同時也帶來了一些問題，本文針對這些問題進行論述。

關(guān)鍵詞 檔案管理；工作效率

中圖分類號 G2 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）17-0014-02

隨著時代的發(fā)展對辦公室檔案管理工作有了新的要求，當(dāng)今社會是一個信息化時代，檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展的需要，網(wǎng)絡(luò)信息化管理已經(jīng)應(yīng)用到各個領(lǐng)域，針對原有的辦公室檔案管理工作量大的實際情況，改變原有的舊的運行模式，通過高效信息化管理，提高辦公室檔案管理工作辦公效率，使辦公室檔案工作更加完善，跟上時代發(fā)展的步伐。

1 辦公室檔案管理的當(dāng)前狀況

辦公室檔案管理工作的根本要求就是使檔案更加有秩、完整，更加方便利用者的工作，這也是檔案管理本身的目的。然而，目前的檔案管理還有很多欠缺地方，不夠完善，在辦公室檔案管理中有幾個問題比較常見。

1.1 管理意識不強，管理方式落后

管理意識不強，指的是目前我國辦公室檔案管理的大部分工作人員，他們很大一部分并非專職檔案人員，多是兼職人員，缺少較高的專業(yè)素質(zhì)和工作技能，導(dǎo)致工作水平和工作效率很低，嚴重影響了檔案管理工作的完善，也阻礙了管理方式的提升。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)水平偏低

第一，檔案管理人員的專業(yè)知識缺乏和專業(yè)水平不高，導(dǎo)致辦公室的檔案管理滯后于時代的發(fā)展，當(dāng)務(wù)之急就是要對管理人員的素質(zhì)全面提升。第二，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)非常落后，難以滿足這個時代的發(fā)展要求，辦公室的檔案管理在信息化時代要求下，要實現(xiàn)檔案管理信息化，這無疑提高了對檔案工作人員的素質(zhì)要求，只有把具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員與信息網(wǎng)絡(luò)化緊密結(jié)合在一起，才可以全面提高檔案工作管理效率，促進我國檔案管理工作向前邁進。

1.3 在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)不夠全面

第一，目前許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式還沒有形成規(guī)模，還是在初步的探索階段，檔案管理模式缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化，所以，需要進一步研發(fā)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式，以推動檔案工作的開展。

第二，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中僅是一個開始，還有很多地方有欠缺，不夠完善，使得現(xiàn)階段目紙質(zhì)檔案與信息化檔案并存，這種情況同樣需要改善。

第三，要求辦公室的檔案管理人員，隨時整理好各個種類及各個時段的檔案，檔案管理人員若對傳統(tǒng)的檔案管理模式繼續(xù)應(yīng)用，就難以與辦公室檔案管理的發(fā)展相適應(yīng)。

2 提高檔案管理效率的有效途徑

由于辦公室的檔案工作比較繁瑣，工作量比較大，由于各單位的檔案種類不同，管理的檔案種類和數(shù)量較大區(qū)別，一個單位檔案管理好與壞體現(xiàn)了一個單位整體的管理水平，所以加強辦公室檔案管理工作的效率具有極其重要意義?，F(xiàn)階段我們要從5個方面加以改進：

2.1 建立健全辦公室檔案管理制度

要想有序協(xié)調(diào)地開展檔案管理工作，就應(yīng)該全面重視及檔案管理工作，并對其不斷進行完善。在檔案管理過程中，必須做到3點：

第一，在檔案管理工作領(lǐng)域中不能忽視監(jiān)督工作，要由兩個人同時開展這項工作，這樣既可以互相監(jiān)督又建立了團隊合作精神，使檔案的安全性得以保證，并不斷完善檔案管理制度。

第二，通過分類管理的方法，處理檔案管理工作由于檔案種類繁多導(dǎo)致的無秩序情況，從而方便以后的查找與使用。

第三，對重要文件實行保密處理，以保證檔案的安全性。對保密等級不同的文件實施不同的保密手段，從而更加有效、更加徹底開展檔案保密工作。

2.2 提升檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常重要，他直接影響辦公室的檔案管理工作開展水平，若檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)能力，跟不上時代發(fā)展的步伐，就不利于開展辦公室的檔案管理工作。

2.3 強化檔案管理意識

目前檔案管理工作之所以沒有明顯的進展，主要原因就是相關(guān)單位缺乏足夠的管理意識，缺乏對其重視程度。為了使檔案管理工作有序正常的開展，各單位一定要加強對檔案管理工作的重視程度，提高對檔案管理工作的重要性認識，有關(guān)單位要改進檔案管理方式，提高檔案管理意識，管理防范與管理理念及時更新，與時俱進等，確保檔案管理工作有顯著提升。

2.4 檔案管理工作要緊密結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)

在檔案管理工作中全面應(yīng)用計算機，使其與網(wǎng)絡(luò)信息化結(jié)合，徹底改變低效率的紙質(zhì)管理模式，快速有序地開展檔案管理工作，有效提升檔案管理效率。檔案管理工作通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化，會更加快捷，更加方便，使檔案管理工作更加有序，準確，快捷。

2.5 加強檔案收集

檔案收集工作缺乏全面性，導(dǎo)致難以有序開展檔案管理工作。因此，辦公室的檔案收集工作必須加強，整理收集可以從時間或類別等不同角度進行，對檔案通過計算機實施有效的管理。

3 結(jié)論

加強辦公室檔案管理工作，無疑會利于單位其他工作的開展，具有輔助性作用。因此，要不斷完善管理制度，加強管理人員的管理意識，實現(xiàn)信息化管理。通過全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化，努力提高單位工作效率，提升檔案管理效率，推動檔案事業(yè)向現(xiàn)代化檔案管理邁進。

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