淺析電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用和安全維護(hù)

齊俠

隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展和信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，電子檔案的應(yīng)用已成為檔案管理的重要組成部分。電子檔案改變了沿襲多年的以書面表格逐級(jí)上報(bào)的形式；管理模式由原來手工作形式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式的轉(zhuǎn)變。本文通過分析電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，對(duì)應(yīng)用過程中安全管理存在的隱患和措施進(jìn)行談?wù)?，以期推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理水平。

一、電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

1、電子檔案生動(dòng)形象的再現(xiàn)了生產(chǎn)社會(huì)實(shí)踐。比如衛(wèi)生計(jì)生系統(tǒng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣，同樣具有原始記錄性、有效性、階段性、完整性特點(diǎn)。優(yōu)勢(shì)是電子檔案比紙質(zhì)檔案更生動(dòng)形象的再想了生產(chǎn)社會(huì)的實(shí)踐過程，更有利于檔案信息資源的整合和傳遞，因?yàn)樾l(wèi)生計(jì)生檔案是在某個(gè)特殊時(shí)段記錄的數(shù)據(jù)，能為國家和各級(jí)政府掌握人口發(fā)展趨勢(shì)、人口流動(dòng)狀況以及衛(wèi)生計(jì)生動(dòng)態(tài)提供真實(shí)生動(dòng)的原始資料，利用價(jià)值較高。

2、電子檔案有利于工作效率的提高。檔案工作從傳統(tǒng)的手工操作、查詢、保管到目前計(jì)算機(jī)輸入、查詢、傳輸、下載、智能監(jiān)控保管等，把檔案管理人員從繁瑣枯燥的操作中解放出來，減少了人為的損壞，延長(zhǎng)了檔案使用壽命。不僅為檔案歸檔提供了自動(dòng)化和系統(tǒng)化的管理手段，而且還簡(jiǎn)化了流程，有利于正確無誤的做出各種數(shù)據(jù)分析，快速提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，免除了檔案管理人員立卷歸檔和檢索查詢等困難，縮短了查閱時(shí)間，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。

3、電子檔案有利于文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在文書立卷歸檔以后，如遇到資料收集不齊或漏交文件歸檔時(shí)，需要重新拆卷來補(bǔ)漏增缺。在拆卷過程中有可能損壞到部分原始檔案。而電子檔案實(shí)行微機(jī)化管理，直接用電腦軟件，即刻就可以補(bǔ)漏增缺，既省時(shí)又省力，還節(jié)省存儲(chǔ)空間，文檔也不易積存丟失，管理起來更加靈活廣泛，大大提高了檔案管理人員工作效率。

4、電子檔案便于異地備份規(guī)避災(zāi)害隱患

四川汶川地震自然災(zāi)害發(fā)生后，造成的檔案損失引起了國家各部門的重視。2010年5月，“全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議”要求“無論是檔案室還是檔案館，所有歸檔保存的電子文檔應(yīng)至少有一套異地備份”。電子檔案異地備份，是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展而強(qiáng)調(diào)的新要求，同時(shí)基于其便于存儲(chǔ)和傳遞的特點(diǎn)，是紙質(zhì)檔案難以做到的，紙質(zhì)檔案一旦遇到自然災(zāi)害洪水或大火，損壞后就很難再恢復(fù)，因此把部分紙質(zhì)檔案做成電子檔，是刻不容緩的重要工作。

5、電子檔案的應(yīng)用有利于提高檔案管理質(zhì)量。比如我們衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)，由省市統(tǒng)一開發(fā)應(yīng)用的《江蘇省已婚育齡婦女綜合信息平臺(tái)》可方便、快捷的查詢到育齡婦女的信息。這樣做至少有以下優(yōu)點(diǎn)：統(tǒng)計(jì)速度快。數(shù)據(jù)上報(bào)只需要幾秒鐘時(shí)間；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。排除了在抄錄數(shù)據(jù)過程中由于人為因素而出現(xiàn)的差錯(cuò)；只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，十分方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞；不用手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算，大大地減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，可以把精力用在檔案編研和二次信息開發(fā)應(yīng)用上，有利于提高檔案管理工作質(zhì)量和利用效率。

二、電子檔案在管理應(yīng)用和安全維護(hù)方面存在的隱患。

1、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)性的存在。隨著科技的飛速發(fā)現(xiàn)，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離調(diào)用，可能存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。還可能因?yàn)槲C(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換過程中容易造成檔案信息的缺失，如更新不及時(shí)，也可能造成檔案信息的丟失。

2、檔案管理人員意識(shí)淡薄。個(gè)別單位和工作人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)停留在較低層次，安全保密意識(shí)淡薄，認(rèn)為只要按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理就行，放松了對(duì)電子檔案安全隱患的警惕，沒有意識(shí)到檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的重要性與緊迫性，造成檔案信息的泄密，造成不可嚴(yán)重的不良反應(yīng)。目前我縣衛(wèi)計(jì)系統(tǒng)檔案管理人員年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，多是兼職，只求過得去，不求過的硬，缺少動(dòng)力和活力，沒有創(chuàng)性精神、進(jìn)取精神，不能滿足于當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需要。

3、管理設(shè)施落后，管理軟件不匹配。很多單位只注重引進(jìn)技術(shù)，忽略了對(duì)技術(shù)所運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行分析，沒有對(duì)設(shè)備隱患進(jìn)行安全防護(hù)改造。對(duì)電子信息與網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)能力較弱，保密技術(shù)防范設(shè)施落后，比如殺毒軟件和防火墻等方面存在漏洞，致使電腦感染病毒和黑客的入侵，造成信息泄露、丟失或者電腦硬件的損壞。比如衛(wèi)生計(jì)生檔案中人事管理檔案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件，由于其軟件的專用性而無法與檔案軟件兼容，導(dǎo)致歸檔的電子軟件在脫離其軟件支持環(huán)境后不能在本部門計(jì)算機(jī)上打開查閱，從而影響了檔案的使用和利用。

4、檔案管理制度不健全。我們國家雖然頒布了一些涉及信息安全的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，但是這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定部分還處于探索階段，其中直接與檔案工作者信息安全素質(zhì)要求相關(guān)的內(nèi)容很少，幾乎沒有，從源頭上無法改變我國檔案工作者信息安全素質(zhì)的現(xiàn)狀。

三、對(duì)電子檔案在管理應(yīng)用和安全維護(hù)工作的幾點(diǎn)措施。

1、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全監(jiān)管。積極利用防火墻等網(wǎng)絡(luò)前端技術(shù)，屏蔽內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接，阻止非法信息的入侵，最大限度的保護(hù)檔案信息不被非法更改、破壞和拷貝；采用人侵檢測(cè)等主動(dòng)信息安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)防火墻技術(shù)進(jìn)行有效修補(bǔ)；采用實(shí)時(shí)檢測(cè)可疑的連接，監(jiān)控非法訪問，檢測(cè)外部入侵行為的同時(shí)還能檢測(cè)內(nèi)部非法活動(dòng)。

2、增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全素質(zhì)。

信息安全素質(zhì)是檔案管理人員的必備素質(zhì)，是提高檔案管理水平，確保檔案管理安全的重要素質(zhì)之一。檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)、英語、和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，只有掌握了這些基本的知識(shí)，才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者對(duì)工作的敏銳感，責(zé)任感，深化安全意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念，確保安全管理制度落實(shí)到位。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全管理技能的培養(yǎng)，提高管理人員掌握信息技術(shù)的能力，以便有效的應(yīng)對(duì)各種影響信息安全的隱患。最后，要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，使其了解掌握電子文件的相關(guān)知識(shí)，提高運(yùn)用和處理現(xiàn)代化信息的能力，能擔(dān)負(fù)起對(duì)電子文檔監(jiān)督管理作用。

3、做好硬件設(shè)施上的準(zhǔn)備。最底層是“硬件集成平臺(tái)，他是實(shí)現(xiàn)集成管理的基礎(chǔ)性平臺(tái)。”首先應(yīng)及時(shí)添置計(jì)算機(jī)交換器，路由器，存儲(chǔ)器和服務(wù)器等，同時(shí)還需要配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，及時(shí)做好軟件及硬件的更新?lián)Q代。定期進(jìn)行維護(hù)和調(diào)試網(wǎng)絡(luò)，確保電子檔案管理軟件，正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮效能，確保軟件系統(tǒng)安全運(yùn)行。其次，加大防殺毒技術(shù)的應(yīng)用，在主機(jī)上采用防病毒芯片及設(shè)置網(wǎng)絡(luò)目錄和文件訪問權(quán)限等各種手段，改變被動(dòng)防御的不利局面，以主動(dòng)防御為主。最后，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控平臺(tái)，對(duì)所有機(jī)器進(jìn)行定時(shí)查毒功能，對(duì)客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況，使用網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)在線報(bào)警功能，使檔案管理人員，能及時(shí)應(yīng)對(duì)病毒入侵。

4、完善檔案信息管理制度。為有效應(yīng)對(duì)電子檔案信息的安全問題，除在技術(shù)上采取防范措施以外，應(yīng)建立科學(xué)合理的管理制度。通過對(duì)電子檔案信息的全程管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)安全。首先，明確劃定電子檔案文件制作責(zé)任人，問題道人，責(zé)任到人，做到及時(shí)積累電子檔案文件，避免因管理松散而導(dǎo)致的信息被改動(dòng)。其次，建立科學(xué)的歸檔制度，嚴(yán)格予以執(zhí)行，并完善電子檔案文件的管理制度，避免在轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)信息丟失或者失真現(xiàn)象。最后，還應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的使用管理，嚴(yán)格按照檔案信息管理制度進(jìn)行檔案的調(diào)閱和復(fù)印，避免在使用過程中發(fā)生泄密或者信息受損等情況。

（作者單位：江蘇省豐縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)）