淺析高校檔案管理信息化建設

袁翀

摘要：闡述了高校檔案信息化建設的必要性，分析了高校檔案信息化管理的內(nèi)容，探討了現(xiàn)代高校檔案信息化管理的一些措施。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

中國分類號：G271

在信息化高度發(fā)展的今天，檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設也成為當今社會發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程，這是信息化時代的必然要求。因此。我們既要認識到高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的緊迫性，還要認真的的面對她的復雜性、系統(tǒng)性。高校應積極創(chuàng)造條件，采取有力措施適時逐步推進檔案信息化管理，適應時代前進的步伐。

一、推進高校檔案管理信息化建設的必要性

1、從時代發(fā)展的背景來看，高校檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢

高校檔案是在高校在創(chuàng)建和發(fā)展過程中，累積形成的學校各種工作活動中形成的，文字、圖表、聲像等各種歷史的原始記錄，是呈現(xiàn)學校發(fā)展歷程的第一手資料。完整的學校檔案，不但承載著這所高校的發(fā)展歷史，同時也在學校未來的發(fā)展方向，教學活動的開展，教學質(zhì)量的評估中發(fā)揮著重要的職能。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及、智能設備的普遍應用，標志著人類已經(jīng)進入了信息化時代，而伴隨人類活動形成的各行各業(yè)都在努力的開展著信息化建設。加強高校檔案信息化管理，全面的實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，推進檔案服務工作的網(wǎng)絡化這將是高校檔案工作的必然趨勢和及走向。

2、從高校檔案管理的特點來看，高校檔案信息化是必然要求

高校檔案管理具有社會性、綜合性、系統(tǒng)性、通用性及競爭性等方面特點。高校首先是培養(yǎng)人才、出科研成果的地方，歷史使命決定高校與社會的廣泛聯(lián)系。高校在從事教學科研、建設發(fā)展等一系列的活動中產(chǎn)生的原始資料，門類和數(shù)量呈幾何級增長。其中包括了紙質(zhì)載體檔案、實物檔案、電子檔案、以及聲像檔案等各類型的檔案原始資料，這些資料以傳統(tǒng)模式為主。在館藏時，首先要考慮優(yōu)化館藏、館藏數(shù)量和質(zhì)量的兼顧統(tǒng)一。通過利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術、高速掃描技術、數(shù)據(jù)壓縮技術等技術將不同載體不同來源的原始檔案資料數(shù)字化處理，用戶利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性會大大提高。

3、高校檔案管理信息化有利于實現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用

傳統(tǒng)高校檔案形成部門龐雜，形成檔案載體種類眾多、數(shù)量龐大，是一種特殊的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的在于利用，推進高校檔案管理的信息化建設為師生提供方便快捷的服務，是高校檔案管理信息化的工作重點。高等學校的檔案管理工作，要最大限度的開發(fā)利用檔案信息資源，充分挖掘利用檔案的潛在價值，使其創(chuàng)造性的為高校的教學、科研、管理、服務等各項工作提供時效、便捷的服務。改革高校檔案管理，加快檔案數(shù)字化建設進程，形成多元檔案管理模式，提高檔案原始資料的整理，推進高校檔案借閱利用是現(xiàn)代高校檔案管理的必然要求。

二、高校檔案管理信息化建設的基本內(nèi)容

1、基礎設施和應用系統(tǒng)建設

基礎設施和應用系統(tǒng)建設，是高校檔案管理信息化建設的基石，關系到檔案信息化建設的整體水平。基礎設施和應用系統(tǒng)建設，通俗的講可以分為硬件平臺建設和軟件系統(tǒng)的建設。硬件平臺主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。信息化建設的基礎在網(wǎng)絡，而關鍵在軟件，對于軟件設施建設來說，現(xiàn)在流通的用于檔案管理的計算機軟件系統(tǒng)比較多，主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。

2、檔案信息化資源建設

高校檔案信息資源是一個“多維、多因素、動態(tài)復雜系統(tǒng)”。在建設時，要考慮到信息資源的整體性和系統(tǒng)性，妥善進行高校檔案信息資源建設全局規(guī)劃，避免造成檔案信息資源收集、整理不全。將檔案資料進行普遍、全面的信息化處理將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)通過歸納、整理、分類以及掃描等形式，將各種檔案足療以信息記錄方式存儲到光盤以及磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現(xiàn)有高校檔案資料向信息化轉(zhuǎn)化的過程，

3、規(guī)范化標準的制定

檔案管理信息化標準是進行高校檔案信息化建設的重要基礎和必要條件。高校檔案內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。因此，在進行高校檔案管理信息化建設時，要嚴格推行和遵守各種標準，以保障檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循。

4、安全保密體系建設

《高等學校業(yè)務檔案工作規(guī)范》中對檔案的開放利用規(guī)定為：“已建館的學校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應按國家規(guī)定，報校長批準后，分期分批向社會開放，未建館的不向社會開放。其它單位或個人需要利用時，應持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱。”可見，高校檔案的利用絕非完全的開放，所以構建高校檔案信息資源共享的安全體系管理工作的重中之重。在高校信息網(wǎng)絡化不斷深入發(fā)展中，為了保證檔案信息的安全利用，必須建立完善的信息系統(tǒng)，發(fā)揮積極的監(jiān)督作用，增強安全意識，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

三、關于加強高校檔案信息化建設的幾點思考

1、加強高校檔案管理專業(yè)隊伍建設

高校檔案管理工作人員的能力水平直接關系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。一方面應對應有的在職人員進行對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論的再培訓，以提高其工作能力；另一方面積極引入現(xiàn)代化人才，確保高校檔案管理工作水平的提高。

2、建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)

要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，總的來說就是在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化的基礎之上，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對于各種資源的利用。

3、建立高校數(shù)字檔案館

建設完善高校檔案信息化管理，最終意義在于建立高校數(shù)字檔案館。傳統(tǒng)的檔案館更多的檔案資料的是整理和儲存，而檔案的目的在于服務和利用，在全面推進“數(shù)字化校園”建設的今天，網(wǎng)絡的使用在高校已經(jīng)成為一種常態(tài)，通過網(wǎng)絡，師生用戶可以不受時間地域限制隨時訪問數(shù)字檔案館來獲取所需的信息資料，而最大限度的利用這些信息，可見，數(shù)字檔案館是高校檔案信息化管理的最終目標。

參考文獻：

（1）李海軍.檔案管理信息化之理念探討——以高校檔案管理信息化建設為背景[J] .北京檔案，2007，2.

（2）黃金蓮.關于提高新建本科院校評估檔案質(zhì)量的思考[J].檔案，2006，（4）：

（3）彭群頤.信息化社會高校教學檔案建設研究[J].教育與職業(yè)，2008，（5）：endprint