做好檔案管理工作 推動(dòng)學(xué)院發(fā)展

袁爽

摘要：山東交通技師學(xué)院是山東省交通運(yùn)輸廳直屬的一所以培養(yǎng)高技能人才的國(guó)辦職業(yè)院校，學(xué)院每前進(jìn)一步，都離不開檔案工作的推動(dòng)。檔案作為學(xué)院基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為學(xué)院的發(fā)展壯大積累了寶貴的原始資料，隨著學(xué)院規(guī)模的擴(kuò)大和教學(xué)管理水平的提高，檔案已成為學(xué)院辦學(xué)不可缺少的重要信息資源。

關(guān)鍵詞：檔案管理；推動(dòng)；發(fā)展

· 【中圖分類號(hào)】G647.2

山東交通技師學(xué)院是山東省交通運(yùn)輸廳直屬的一所以培養(yǎng)高技能人才的國(guó)辦職業(yè)院校。學(xué)院成立于1975年，占地600余畝，建筑面積17萬(wàn)余平方米。在校生7000余人，每年為社會(huì)培訓(xùn)駕駛員和維修工萬(wàn)余人。學(xué)院先后被評(píng)為“全國(guó)交通系統(tǒng)規(guī)范化技工學(xué)?！?、“山東省重點(diǎn)技工學(xué)?！?、“山東省教學(xué)質(zhì)量?jī)?yōu)秀單位”、“國(guó)家級(jí)重點(diǎn)技工學(xué)?！薄ⅰ皺n案管理國(guó)家二級(jí)單位”、“省特級(jí)檔案室”、“山東省省級(jí)文明單位” “交通廳廳直文明單位”、“臨沂市級(jí)文明單位”、“市級(jí)花園式單位”?！吧綎|省百?gòu)?qiáng)汽車專業(yè)學(xué)?！?、“山東省‘汽車應(yīng)用與維修示范專業(yè)群建設(shè)項(xiàng)目院?！?、“汽車駕駛與維修”專業(yè)為“山東省技工學(xué)校首批名牌專業(yè)、重點(diǎn)專業(yè)”、“山東省‘汽車檢測(cè)、維修、駕駛專業(yè)技師工作站”。并被國(guó)家教育部等六部委確認(rèn)為“國(guó)家技能型緊缺人才培養(yǎng)培訓(xùn)基地”。

學(xué)院的快速發(fā)展和整體素質(zhì)的提高與我院檔案管理的水平密切相關(guān)。可以說(shuō)，學(xué)院每前進(jìn)一步，都離不開檔案工作的推動(dòng)。檔案作為學(xué)院基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為學(xué)院的發(fā)展壯大積累了寶貴的原始資料。隨著學(xué)院規(guī)模的擴(kuò)大和教學(xué)管理水平的提高，檔案已成為學(xué)院辦學(xué)不可缺少的重要信息資源。

我院自1996年起，下大力氣狠抓檔案管理工作。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)主管部門的支持和幫助下，1998年3月晉升檔案目標(biāo)管理省二級(jí)；同年年底升為省一級(jí)。1999年跨入國(guó)家二級(jí)的行列。2007年晉升為省特級(jí)檔案室。

一、強(qiáng)化對(duì)檔案工作的組織管理

學(xué)院1996年設(shè)立綜合檔案室，成立了學(xué)院檔案管理委員會(huì)，之后又根據(jù)學(xué)院機(jī)構(gòu)變更情況進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。建立了自院長(zhǎng)、各處室主要負(fù)責(zé)人到兼職檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在全院形成了一個(gè)自上而下層層分工負(fù)責(zé)的檔案管理體系。綜合檔案室集中管理學(xué)院黨群、行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)、科研、基建、設(shè)備儀器、聲像、實(shí)物九類檔案及有關(guān)資料。

為加強(qiáng)檔案管理工作，學(xué)院確定由院長(zhǎng)分管，辦公室主任具體負(fù)責(zé)。并把檔案管理的內(nèi)容列入了分管領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)和單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制。

學(xué)院十分重視檔案管理工作，把檔案管理作為學(xué)院的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作來(lái)抓。院領(lǐng)導(dǎo)在研究、布署各項(xiàng)工作時(shí)安排檔案工作；在檢查、驗(yàn)收工作時(shí)過(guò)問(wèn)檔案工作，及時(shí)為檔案工作解決實(shí)際問(wèn)題。

檔案管理委員會(huì)還經(jīng)常組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》和《山東省檔案條例》。向全體教職工宣傳檔案工作的重要性及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策。全面提高師生員工的整體檔案意識(shí)。

綜合檔案室配備了專職檔案管理人員，主要科室配備了兼職檔案員。

二、檔案工作列入單位各項(xiàng)管理

為了扎實(shí)、有效地抓好學(xué)院的檔案管理工作，我們自1996年以來(lái)，把檔案工作列入了“九五發(fā)展規(guī)劃”和“十五發(fā)展規(guī)劃”、年度工作計(jì)劃以及各部門管理制度。先后制定了《文件材料的處理及立卷制度》、《檔案分類大綱及保管期限表》、《檔案工作人員守則》以及檔案的保管、利用、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀制度。1998年我們對(duì)原有的檔案工作管理制度進(jìn)行了補(bǔ)充完善。修改制定了《學(xué)校檔案實(shí)體分類方案》及《檔案歸檔范圍和保管期限》；制定了《部門立卷制度》、《檔案管理考核細(xì)則》等。建立了從文件材料的形成、積累、整理到歸檔的一系列措施。為確保文件材料的齊全、完整和規(guī)范，發(fā)揮了重要的監(jiān)督指導(dǎo)作用。

學(xué)院檔案管理委員會(huì)按年度制定歸檔計(jì)劃，定期對(duì)文件材料的形成、整理、歸檔情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

三、加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)

在檔案管理過(guò)程中，我們認(rèn)真做好業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。始終堅(jiān)持高起點(diǎn)，嚴(yán)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好業(yè)務(wù)建設(shè)，提高內(nèi)在質(zhì)量。1、遵照國(guó)家檔案局8號(hào)令，參照《高等院校檔案實(shí)體分類法與工作規(guī)范》，結(jié)合我院自身工作的特點(diǎn)，制定了分類方案、保管范圍、保管期限表和科學(xué)的分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)。2、嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。虛心學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理工作水平。各門類和載體的文件材料分類清楚，組卷合理，案卷規(guī)范，排列有序。學(xué)院檔案室有適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要和符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求的專用庫(kù)房、借閱室、辦公室共170平方米。做到庫(kù)房、借閱、辦公三分開。安裝了防盜門，配置了滅火器、殺菌機(jī)等防護(hù)設(shè)施，達(dá)到了“九防”的要求。檔案室有檔案柜、實(shí)物陳列架。配備了浪潮服務(wù)器、掃描儀、防磁柜、除濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、微機(jī)等設(shè)施。

四、積極做好檔案信息的開發(fā)利用

學(xué)院綜合檔案室自建立以來(lái)，努力堅(jiān)持以教學(xué)為中心的服務(wù)方向，緊緊圍繞學(xué)院的各項(xiàng)工作提供利用和服務(wù)。積極做好檔案資源優(yōu)勢(shì)文章。編制了13種編研材料和4種檢索工具。建立了《借閱登記》、《利用效果登記》、《利用效果實(shí)例匯編》等。在歷次學(xué)院評(píng)估驗(yàn)收工作中，檔案均發(fā)揮了重要的作用。

在積極提供檔案利用的同時(shí)，我們強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，收集、篩選、匯編、加工參考資料。如《年鑒》、《學(xué)校大事記》、《校史））. 《管理制度匯編》、《學(xué)院揭牌慶典匯編》、《校慶資料匯編》、《校友通訊錄》等。

通過(guò)提供檔案資料信息和開展檔案利用服務(wù)，使大家充分認(rèn)識(shí)了檔案的自身價(jià)值和做好檔案工作的重要意義。擴(kuò)大了檔案工作的影響面，增強(qiáng)了全員檔案意識(shí)。

參考文獻(xiàn)

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