試論高校實驗室檔案管理存在的問題及對策

郭艾芳++靳云

【摘要】高校實驗室是培養(yǎng)學生實踐能力、奠定科研基礎和提高學生實踐綜合素質的重要場所，而實驗室檔案管理則是實驗室建設的重要組成部分。因此，搞好實驗室檔案管理對學校建設、管理、教學、科研起到重要的作用。

【關鍵詞】高校實驗室檔案管理 問題 對策

【分類號】G647.2

高校實驗室是培養(yǎng)學生實踐能力、奠定科研基礎和提高學生實踐綜合素質的重要場所，而實驗室檔案管理則是實驗室建設的重要組成部分。建立和完善實驗室檔案，是全面地反映實驗室建設、管理和實驗教學改革發(fā)展歷史的重要手段，也是判斷實現(xiàn)管理目標的主要依據(jù)，同時可以充分利用現(xiàn)有的實驗設備和實驗材料。因此，搞好實驗室檔案管理對學校建設、管理、教學、科研起到重要的作用。

一、實驗室檔案管理存在的問題

1、實驗室檔案管理人員建檔意識較差

校領導及主管實驗室的領導缺乏對實驗室檔案建設重要性的認識，學校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學科研，對學校實驗室檔案管理往往處于邊緣地位，對實驗室建檔工作支持不夠。

實驗室工作人員建檔意識淡薄，平時不注意資料的收集、整理和歸類，往往記錄不全或者零亂，隨便用傳統(tǒng)的方式進行記錄，建檔不規(guī)范，導致有價值的資料流失而不能及時服務于實驗教學。

2、實驗室檔案建設制度不健全

實驗室管理制度的不健全，使實驗室檔案管理工作無章可循，同時年終目標考核沒有對實驗檔案評價的內容。

3、實驗室檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓

實驗室的檔案管理人員未經(jīng)過檔案管理知識培訓，一般由實驗室工作人員兼任，大多不具備檔案管理的專業(yè)知識，不懂檔案的歸類、整理及收集，即使積累了一些實驗資料，普遍存在查找、調閱、管理等方面存在較大困難。

4、檔案工作環(huán)境和設施缺乏， 檔案管理手段落后

檔案管理需要必要的硬件設施，這是做好檔案管理工作的物質基礎。高校實驗室應設有專門的檔案室，設立專門的防潮、防腐、防火、防盜設備。只有在檔案管理用房、設備上配置完備，才能保證檔案管理的安全、有序，真正做到高校實驗室檔案管理的正規(guī)化。

當今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質文檔，還包括大量的電子文檔，因此，必須利用計算機及其網(wǎng)絡對檔案進行網(wǎng)絡化管理。建立實驗室電子文件的歸檔制度及科學的管理系統(tǒng)，實施電子檔案的網(wǎng)絡檢索，優(yōu)化電子檔案的利用服務。

7、實驗室檔案信息開放力度不夠

缺乏科學系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系，采取封閉管理方式，查閱利用范圍小，利用率過低。

二、實驗室檔案規(guī)范化管理的措施

1、首先需要檔案管理人員切實轉變觀念

主管領導要充分認識實驗室檔案建設的重要性，明確實驗室檔案在實驗室各項管理工作中所發(fā)揮的重要作用，把實驗室檔案工作列入領導職責范圍，加大領導對實驗室檔案工作的支持；將其列入高校檔案工作和實驗室工作計劃；詳細規(guī)定歸檔內容、歸檔時間、歸檔類型和統(tǒng)計、保管、使用制度等。

2、建立健全檔案管理制度

實驗室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強的特點。因此，必須制定相應的實驗室檔案管理制度，如《實驗室檔案管理制度》《儀器設備檔案管理制度》《實驗室檔案管理人員職責》《實驗設備采購制度》《實驗物品領取制度》等。對實驗室檔案組織機構、職責權利、利用及法律責任作出明確規(guī)定，使實驗室檔案管理工作進一步規(guī)范化、科學化、制度化。

3、加強實驗檔案管理隊伍建設，提高實驗室檔案管理水平

實驗設備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩(wěn)定好隊伍，實驗檔案管理素質的高低是搞好實驗室檔案管理的關鍵，領導對檔案管理要不斷地進行檔案管理知識的培訓，采取“走出去、請進來”的方法，開展各種形式的實驗室檔案管理研討和開發(fā)工作，加強交流，提高認識，強化管理水平和業(yè)務水平。

各部門要挑選工作認真、有責任心的兼職資產(chǎn)管理員，協(xié)助資產(chǎn)處做好實驗設備的檔案收集管理工作，當部門或者系院購買實驗設備時，一旦到貨，就要及時通知資產(chǎn)管理部門派人來收集檔案資料，儀器設備使用單位兼職資產(chǎn)管理員從設備的采購，一直到該設備的報廢、拆除或者調出，都要根據(jù)工作需要適時與資產(chǎn)管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

4、提高實驗室檔案管理手段

高科技的信息時代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學管理方式的轉變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢。利用電子文件、計算機網(wǎng)絡技術改革檔案管理已勢在必行。因此，要通過計算機操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范的命名規(guī)則，逐步將手工操作的紙質文件分批向計算機操作的電子文件轉化，并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡擴大信息量和服務范圍。因此，在學校經(jīng)費許可的前提下，要有計劃地為實驗室檔案管理投入一定的資金，創(chuàng)造必需的設施保障。

5、充分發(fā)揮檔案的利用效率

開展實驗室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實驗室檔案信息資源，因此，檔案是一種信息，更重要的是一種資源。實驗基本操作的圖片、錄像帶，實驗方法的研究，儀器設備，特別是大型儀器設備功能的開發(fā)、擴展與整合等資料，都會為實驗室管理和教學改革提供客觀的依據(jù)，但不能將這項工作簡單化，要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率，使其真正的為教學、科研服務。

6、加大實驗室檔案的開放力度

服務地方經(jīng)濟，加強校校合作、校企合作，提高學校知名度歷來是高校的重要辦學理念。因此，實驗室檔案在為教學科研服務的同時，也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流，為其他院校和地方經(jīng)濟的發(fā)展提供力所能及的服務。

總之，實驗室檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)，各個工作環(huán)節(jié)既相互獨立，又相互聯(lián)系，每個環(huán)節(jié)的工作都要認真做好，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細心、認真、及時，以做好檔案工作，為教學科研提供強有力的保障。endprint