高校檔案管理工作芻議

[摘要] 高校檔案記錄著高校的改革與發(fā)展歷程，記錄了高校教育教學、教科研的全部內(nèi)容，因資料的原始性、真實性而具有重要的史料價值。對這些檔案進行收集整理、歸類存儲，可以為高校教育教學改革和事業(yè)發(fā)展提供有益的借鑒。

[關健詞] 檔案管理 基本要求 基本模式 存在問題 主要對策

中圖分類號：G271

一、高校檔案管理的基本要求

高校檔案是指高校在招生、教學、科研、管理等工作中形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。包括檔案資源管理和檔案中所包含的信息管理兩部分內(nèi)容。就其工作性質(zhì)而言，高校檔案管理工作是一種專門的管理活動，是科學文化事業(yè)的組成部分。就其工作特點而言，檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣，是一種信息控制系統(tǒng)，包含信息的輸入、儲存、加工、輸出。

高校檔案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科學性要求、規(guī)范性要求、經(jīng)濟性要求、現(xiàn)代化要求。

高校檔案的自身特點是：第一，檔案資源累計過程的緩慢性；第二，檔案管理過程的階段性；第三，檔案管理活動對檔案形成者的依附性；第四，檔案管理工作對社會的相對封閉性。

二、高校檔案管理的基本模式

目前，高校檔案管理的基本模式主要有兩種，即人工管理模式和網(wǎng)絡管理模式。

人工管理模式，是比較傳統(tǒng)的檔案管理模式。在這種管理模式下，檔案資料的長期積累產(chǎn)生大量的信息與資料，使文件的歸檔及檢索極其繁瑣，對文檔的更新與維護存在不少困難，影響檔案管理人員的工作效率，同時檔案接觸的主體較多，給檔案的保密帶來威脅。

網(wǎng)絡管理模式，是運用網(wǎng)絡技術進行管理的現(xiàn)代化檔案管理。經(jīng)過近幾年來的實踐，現(xiàn)代信息化管理具有原來手工管理所無法比擬的優(yōu)勢：檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些特點極大地提高檔案管理工作的效率及利用水平，是學校檔案管理正規(guī)化科學化的重要條件。

三、高校檔案管理的主要問題

1、檔案意識薄弱。主要表現(xiàn)在，一是對檔案歸類整理、建檔存檔的重要意義認識不夠，未制定歸檔細則，缺乏規(guī)范化操作程序。二是檔案管理人員的服務意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作， 對檔案建設和管理缺乏足夠認識，歸檔材料不齊全或不完整，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。

2、歸檔內(nèi)容程式化。高等教育在結構、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量增加，檔案內(nèi)容日趨復雜多樣。一些高校檔案管理工作固守程式，未能與時俱進。主要表現(xiàn)在，檔案規(guī)范性管理目標不明確，檔案資料整理缺乏統(tǒng)一分類和可執(zhí)行標準，歸檔材料不齊， 生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性，難以全面反映學校改革與發(fā)展的整體面貌。

3、檔案管理手段落后。當今，電子技術飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，檔案管理本可依托現(xiàn)代技術提升工作水平，然而一些高?？偸歉簧蠒r代步伐。檔案管理仍舊主要依賴傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率低，無法 適應方便快捷地檢索、調(diào)取和有效利用檔案信息的要求。

4、經(jīng)費不足、設備不全、硬件建設差。這種現(xiàn)象在高校中較為普遍地存在。檔案工作需要一定的硬件投入，也需要一定的經(jīng)費保障，以用于檔案庫房設備的不斷完善，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

5、對檔案工作宣傳不夠，群眾參與意識薄弱。由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會上影響不大，知名度不高，很多人對檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、任務、檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益沒有被廣大群眾所認識。

四、高校檔案管理的主要對策

1、建立檔案信息網(wǎng)絡，提高檔案管理信息化水平

傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容多，工作程序繁雜，需要花費大量的精力和時間，工作效率不高，容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。如：檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動量大。檔案信息檢索工作，采用人工方式尋找，檢索的時間長，手續(xù)繁瑣。適應新時期新要求，要充分利用現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術等對高校檔案進行加工、整理，通過信息系統(tǒng)完成檔案管理、分類、查詢等工作，通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統(tǒng)一編目，建立系統(tǒng)的計算機目錄索引系統(tǒng)，減輕工作人員的工作量，提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時，通過檔案管理信息化使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高檔案管理的服務質(zhì)量。

2、科學地制定標準，實現(xiàn)檔案工作標準化

計算機技術應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心。計算機的高效率以檔案管理業(yè)務標準化為基礎，要適應經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。在檔案管理信息化建設過程中，結合自身實際情況制定科學、合理、嚴謹?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，加強檔案管理人員安全防護意識和技能。引進計算機網(wǎng)絡安全防范技術，設置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

3、強化服務意識，拓寬服務領域

強化服務意識，重視和把握社會需求及發(fā)展趨勢。在高校檔案管理中，摒棄一切有悖于公共性與服務性的傳統(tǒng)觀念，面向未來，主動對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會提供優(yōu)質(zhì)服務，使全社會共享高校檔案知識開發(fā)成果。在實際工作中嚴格按照相關標準、規(guī)范執(zhí)行，建立工作標準和依據(jù)，有機整合高校檔案管理各項工作，提高高校檔案管理工作質(zhì)量，促進高校檔案信息互聯(lián)、互通，實現(xiàn)信息資源共享。從“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作重心轉(zhuǎn)到為經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來，做到經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

4、加強檔案隊伍建設，提高業(yè)務素質(zhì)

檔案管理人員是高校檔案管理工作的執(zhí)行者和主體，為適應檔案管理信息化建設，要求檔案管理人員具備較強的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計算機技術技能，同時要具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。長期以來，高校檔案部門在檔案管理方面不盡人意，部分檔案管理人員或是崗位輪轉(zhuǎn)或是特殊安置的非專業(yè)人員和兼職人員，大多沒有接受檔案專業(yè)訓練，高校檔案管理規(guī)范化和科學化難以落到實處。作為高校，必須注重檔案管理人員的培訓工作，制定科學的培訓管理制度，對檔案管理人員進行定期培訓，豐富他們的專業(yè)知識，提高他們的業(yè)務技能，努力培養(yǎng)造就一支專業(yè)的檔案管理復合型人才隊伍。作為檔案管理人員，必須提高思想認識，轉(zhuǎn)變工作觀念，明確角色定位，爭做高校檔案保管者、大學歷史文化守護者、檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務者。加強檔案管理業(yè)務學習，特別是檔案工作新知識、新技術的學習，不斷提高做好現(xiàn)代技術條件下高校檔案管理工作的水平與能力。加強高校檔案人才意識，建立完善檔案人才培養(yǎng)競爭激勵機制，進行定期培訓，多途徑提高檔案工作者素質(zhì)。

五、結束語

加強高校檔案現(xiàn)代建設是適應現(xiàn)代社會和高校發(fā)展的必然趨勢。高校檔案管理部門應從強化意識、更新觀念入手，以提高檔案管理人員素質(zhì)為根本，加強檔案管理標準化、數(shù)字化、安全化建設，不斷提高檔案管理科學化、現(xiàn)代化水平，努力發(fā)揮檔案“咨政育人”作用。

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作者簡介：譚慧（1966-），女，土家族，副研究館員，恩施職業(yè)技術學院教務處，研究方向：檔案管理endprint