試論旅游檔案的管理與利用

崔小燕

摘要：旅游檔案是伴隨著旅游業(yè)興起、發(fā)展而產(chǎn)生的一種特殊的檔案資料，是衡量一個地區(qū)旅游發(fā)展和旅游管理水平的重要依據(jù)。隨著旅游業(yè)的迅速發(fā)展，旅游檔案也相繼大量產(chǎn)生，如何管理和利用好這些旅游檔案，對于當(dāng)前旅游管理和發(fā)展具有十分重要的借鑒意義和使用價值。

關(guān)鍵詞：旅游檔案管理利用

做好旅游檔案的管理和利用工作，為科學(xué)制定旅游規(guī)劃、開展旅游活動、進行旅游研究、分析旅游質(zhì)量提供最基本、最直接、最可靠的參考資料，既是全面反映當(dāng)前旅游改革發(fā)展的迫切需要，也是推動未來旅游事業(yè)發(fā)展的潛在動力。

一、旅游檔案的含義及分類

旅游檔案是指在旅游行政管理、旅游建設(shè)、旅游經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像等門類和載體的各種原始記錄。按照業(yè)務(wù)范圍不同，可大致分為六大類：

（一）行政管理類

指當(dāng)?shù)攸h委、政府、旅游行政主管部門等制定并實施的的旅游發(fā)展文件、政策支撐文件、旅游法規(guī)、行政規(guī)章、會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等方面的資料。

（二）行業(yè)管理類

特指在對A級景區(qū)、星級飯店和旅行社等行業(yè)實行日常管理的過程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括A級景區(qū)、星級飯店和旅行社等的申報、驗收、復(fù)核、審批、年檢等方面的情況資料以及旅游服務(wù)綜合滿意度調(diào)查、旅游市場綜合集中整治等方面的資料；

（三）安全執(zhí)法類

特指在對A級景區(qū)、星級飯店和旅行社等行業(yè)進行日常安全執(zhí)法檢查的過程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括安全生產(chǎn)檢查、旅游投訴管理、旅游應(yīng)急預(yù)案制定及演練、整改通知書、行政處罰決定書等相關(guān)的文字和聲像資料；

（四）市場營銷類

特指在對旅游資源、旅游景區(qū)、景點等進行宣傳推介活動過程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括景區(qū)、景點宣傳手冊、旅游節(jié)會活動、旅游宣傳推介活動、旅游線路、旅游宣傳推介計劃、總結(jié)、旅游商品的研發(fā)、宣傳、推廣等方面的資料；

（五）項目建設(shè)類

特指在圍繞完善旅游功能而興建、改擴建的項目相關(guān)的系列檔案資料，包括項目內(nèi)容、選址、規(guī)劃、立項、投資、招投標、審批等與項目建設(shè)相關(guān)的資料。

（六）旅游統(tǒng)計類

特指旅游管理部門、A級景區(qū)、星級星際飯店、旅行社、旅投公司等旅游接待及人次、旅游投入、旅游消費、旅游資源調(diào)查、旅游建設(shè)等工作中形成的統(tǒng)計報表及分析材料等。

二、旅游檔案的特點分析

（一）開放性。首先，旅游檔案是記錄一個地區(qū)旅游發(fā)展變革的軌跡，總體反映一個地區(qū)旅游發(fā)展的進程和成果，可以對外開放；其次，旅游就是為了讓游客感受不同地區(qū)的歷史文化、民俗風(fēng)情，無論從管理、安全執(zhí)法、市場營銷還是項目建設(shè)和旅游商品等方面，都實實在在地呈現(xiàn)在游客面前，相當(dāng)于旅游檔案的立體再現(xiàn)。

（二）綜合性。旅游檔案包括“吃、住、行、游、購、娛、商、養(yǎng)、學(xué)”等多個方面，范圍廣，種類多，為了讓游客充分了解這些方面的信息，旅游檔案的價值在此刻就顯得尤為重要。旅游檔案能為游客更全面、更系統(tǒng)、更直觀地介紹一個地區(qū)的旅游發(fā)展情況，因此它具有較強的綜合性。

（三）動態(tài)性。旅游在不同的時間、不同的歷史背景下所發(fā)展的重點和方向各有所側(cè)重，在旅游資源的發(fā)現(xiàn)與推廣過程中，又會經(jīng)歷一個漫長的考察與發(fā)現(xiàn)保護過程，因此不同時間段的游客接受到旅游信息就會有所不同。

三、旅游檔案的收集與管理

從目前的現(xiàn)狀來看，旅游檔案管理還普遍存在混亂無序、檔案管理人員不穩(wěn)定，專業(yè)知識少，旅游檔案的開發(fā)利用范圍窄、利用率低，旅游檔案知識產(chǎn)權(quán)的保護處于盲目階段等問題，如何加強旅游檔案的收集與管理是當(dāng)前旅游檔案管理需要解決的首要問題。

（一）強化檔案意識，樹立旅游檔案觀念。正確認識旅游檔案管理工作的重要性，旅游檔案是一種旅游信息資源，但因為旅游業(yè)起步晚，旅游檔案管理方法和收集范圍還比較有限，旅游檔案意識還比較薄弱。為確保旅游檔案收集齊全、規(guī)范，涉旅單位和人員要進一步強化旅游檔案意識，牢固樹立抓好旅游檔案工作是目前乃至今后旅游工作的重點任務(wù)，主動做好生產(chǎn)過程中的旅游檔案資料收集、整理、歸檔工作。

（二）健全組織機構(gòu)，全面收集各類檔案資料。旅游檔案涉及的單位多、范圍廣，單靠一個科室、一個人根本無法及時、有效、完整地收集到各個方面的旅游檔案資料，還需要多方的努力和配合。旅游系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)單獨成立旅游檔案管理機構(gòu)，由旅游行政部門分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，具體檔案管理人員為副組長，各業(yè)務(wù)科室負責(zé)人為成員組成，各業(yè)務(wù)科室負責(zé)做好職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料的收集、整理工作，并核實歸檔資料的真實性和完整性。具體旅游檔案管理人員強與各業(yè)務(wù)科室的溝通聯(lián)系，確定收集范圍、歸檔時間，并及時對各業(yè)務(wù)科室上報的旅游檔案資料予以匯總、造冊、歸檔。

（三）強化保障措施，加強旅游檔案管理。完善歸檔、借閱、銷毀等相關(guān)的旅游檔案管理制度，對照旅游檔案收集管理的規(guī)范和要求，對相關(guān)資料進行自查和逐項審核，及時完善和修正相關(guān)資料。加大旅游檔案管理人員培訓(xùn)力度，著力提升管理水平和服務(wù)能力。運用信息化手段做好旅游檔案的數(shù)字化工作，做好紙質(zhì)檔案、電子檔案雙保險。建設(shè)旅游檔案管理專用庫房，并定期對紙質(zhì)旅游檔案進行防蟲、防潮、防霉處理。

四、旅游檔案的開發(fā)與利用

（一）健全旅游檔案資源體系。著眼于滿足旅游檔案多元化的開發(fā)和利用需求，不斷充實和豐富旅游檔案內(nèi)容，拓展旅游檔案服務(wù)功能，對旅游生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的系列資料進行系統(tǒng)地整理、歸檔、編目及管理，充分挖掘出旅游檔案的資源效益、社會文化效益和經(jīng)濟文化價值，既重視為黨政機關(guān)和黨政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又能為基層群眾和市場主體服務(wù)。

（二）加強旅游檔案橫向聯(lián)系。由于旅游資源分布廣且形式、內(nèi)容多樣，加強旅游行政部門、經(jīng)營部門、經(jīng)營項目、地區(qū)之間的橫向聯(lián)系，可以發(fā)揮各地區(qū)、部門旅游檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)旅游資源的優(yōu)化整合，擴大旅游檔案信息資源的服務(wù)范圍，進一步完善旅游檔案服務(wù)功能，大力推進旅游檔案事業(yè)發(fā)展?？梢栽诼糜蜗到y(tǒng)內(nèi)部建立一個旅游檔案協(xié)作中心或旅游檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，加強各部門、地區(qū)的協(xié)作，提高旅游檔案管理水平，實現(xiàn)旅游檔案的綜合性開發(fā)利用。

（三）實現(xiàn)旅游檔案管理數(shù)字化。為了提高旅游檔案的利用效率，確保使用者能快速、準確地查閱和使用相關(guān)資料，實現(xiàn)旅游檔案的數(shù)字化十分必要。鼓勵有條件的單位、企業(yè)建立旅游檔案信息資源開發(fā)中心和網(wǎng)絡(luò)資源中心，并選派高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管負責(zé)，切實加強對旅游檔案信息資源開發(fā)利用的組織領(lǐng)導(dǎo)。同時，旅游檔案管理人員在編制目錄、索引等傳統(tǒng)檢索工具的同時，還要圍繞旅游行業(yè)管理工作及重點任務(wù)，分析利用者的檔案需求嘻嘻，積極探索利用的途徑，編制出大量適合旅游行業(yè)發(fā)展的檔案編研資料，以不斷滿足使用者對旅游檔案利用的客觀需求。

參考文獻：

[1]楊央，淺析如何做好旅游檔案的管理與利用，《圖書情報與檔案管理》；

[2]張明亮，談旅游部門檔案管理，《旅游縱覽行業(yè)版》，2013年第09期；

[3]于明，對加強旅游檔案公共服務(wù)能力的思考，《管理觀察》，2015年8月，第5卷第23期；

[4]夏敏，淺議旅游檔案管理工作的方法和策略，《讀寫算：教研版》，2015（12）；

[5]冀波，旅游檔案的特點既開發(fā)利用措施探討，《旅游縱覽行業(yè)版》，2015年第08期；

[6]張小花，旅游檔案的開發(fā)利用方法淺論，《辦公室業(yè)務(wù)》，2016（18）；

[7]蘇北春，淺論旅游檔案的管理，《蘭臺世界》，2006（11）。endprint