對檔案信息化建設的幾點思考

李勝男

摘 要：我國的檔案事業(yè)在不斷的發(fā)展，在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，必須要重視檔案的信息化建設，將先進的信息技術與檔案事業(yè)的發(fā)展相結合，提高檔案的利用效率。檔案信息化建設的過程中，必須要重視建設過程中需要注意的事項，明確檔案信息化建設的重要性，這樣才能夠將檔案的信息化建設工作做好。

關鍵詞：檔案；信息化建設；程序；注意事項

檔案信息化這一概念在很早就已經(jīng)被國家檔案局提出，這是檔案事業(yè)發(fā)展的一大變革，是社會發(fā)展的產(chǎn)物。檔案信息化可以使檔案信息更加廣泛的被人們所使用，發(fā)揮檔案資源的價值。但是在檔案信息化的過程中，相關的人員必須要明確，檔案信息化的內(nèi)涵以及檔案信息化建設的程序，在此基礎上才能夠將檔案信息化建設工作做好。

1 檔案信息化建設的重要性

1.1 信息化是大勢所趨

我國的社會在不斷的發(fā)展，尤其是在信息化不斷發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個主要標志，因此在信息化建設的過程中，必須要重視各個行業(yè)的信息化建設，檔案事業(yè)是如此，在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，基礎業(yè)務也應該向著現(xiàn)代化與信息化的方向進行轉移，使檔案管理和檔案的應用都向著信息化的步伐邁進，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在國家檔案館建設的過程中，信息化建設已經(jīng)成為了社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的主要內(nèi)容，在社會發(fā)展的過程中，必須要明確檔案工作的重要性，使得相關的工作能夠與時代發(fā)展相結合，要對檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，對檔案信息化建設的任務和目標進行保密，這樣才能夠將信息化建設的基礎工作做好，向著檔案信息化建設的目標邁進。檔案信息化建設要重視對電子檔案和電子文件的歸檔，保證整個運行過程的規(guī)范化，在此基礎上建立檔案管數(shù)據(jù)庫，這一數(shù)據(jù)庫需要起到示范性作用，尤其是在一些中心城市，可以建立示范性的檔案館，與數(shù)字化相結合，這樣數(shù)字檔案館就能夠將檔案信息進行公開，在公眾網(wǎng)上就能夠查詢到相關的內(nèi)容，使檔案信息化向著標準體系邁進。

1.2 能夠拓寬檔案服務的范圍

檔案管理必須要重視信息化，可以將檔案的管理與信息化相融合，也就是說檔案管理的實質(zhì)就是對信息資源進行管理，社會的信息資源要想被充分的利用，就必須要將資源的價值進行有效的開發(fā)，只有將這些資源進行開發(fā)，才能夠真正的實現(xiàn)信息資源的社會效益，在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，能夠對信息資源進行有效地開發(fā)。相對于傳統(tǒng)的檔案管理手段來說，檔案信息化管理可以拓寬檔案工作服務的范圍，對于存儲的各種信息進行系統(tǒng)內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)處理，這樣系統(tǒng)的內(nèi)部科室都能夠對這些資源進行利用，可以減少檔案利用工作存在的諸多局限，使得檔案在管理、信息采集和服務職能上進行相應的轉變，保證信息在資源配置的過程中向著合理化方向轉變。

2 檔案信息化的內(nèi)涵和任務

2.1 內(nèi)涵

檔案信息化主要就是指國家檔案的行政管理部門在對整個檔案管理活動進行組織和統(tǒng)一規(guī)劃的過程中，使用現(xiàn)代化的信息技術來對全國的檔案信息資源進行相應的利用、管理和處置的一種服務。

2.2 信息化建設的主要內(nèi)容

2.2.1 基礎設施建設

在檔案信息化建設的過程中，基礎設施建設主要包括存儲器、服務器、路由器、交換機以及信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和操作系統(tǒng)等相關的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，這是因為計算機網(wǎng)絡對信息化起到?jīng)Q定性的作用，但是信息化的過程中，必須要充分的保證計算機網(wǎng)絡的暢通性，使用先進的網(wǎng)絡技術，這樣才能夠充分的發(fā)揮檔案信息化的作用，保證資源利用過程的整體效益。

2.2.2 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設主要包括兩個方面，一個方面就是要對各種形式的電子文件進行相應的處理，并且對相關的電子信息進行采集，在此基礎上建立數(shù)據(jù)庫；另外一個方面就是對檔案館現(xiàn)有的一些館藏進行數(shù)字化，例如錄音檔案、紙質(zhì)檔案。

2.2.3 應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)在檔案信息化建設的過程中，主要就是為了充分的保障檔案信息資源利用的高效性，為其提供技術手段，作為檔案管理部門必須要及時對相關的軟件進行更新，與一些科研院校進行合作，這樣就能夠充分的將這些信息錄入到先關的數(shù)據(jù)庫中，使用先進的管理軟件對于信息技術的開發(fā)也是極為有利的。

3 檔案信息化建設的主要程序

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，檔案目錄數(shù)據(jù)庫（案卷目錄級/卷內(nèi)文件級）的建設；二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

3.2 建立檔案館局域網(wǎng)

逐步啟動文件級目錄機讀檢索系統(tǒng)和原文件信息管理系統(tǒng)。

3.3 建立檔案局（館）信息網(wǎng)站

在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查詢服務。

3.4 加強電子文件的收集和積累

實行電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地異質(zhì)保存。

3.5 加大檔案管理軟件推廣力度

由于產(chǎn)生各種電子文件的軟硬件平臺的不同，給電子文件集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成了困難。因此，要印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構的字段、名稱、類型、長度等作出規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

4 檔案信息化建設應注意事項

4.1 要以實用為第一原則

信息技術并非越先進越好，符合實際需要才是最重要的。不必追求硬件設備的配置高檔次，軟件系統(tǒng)設計面面俱到。如果這樣，可能付出高昂的代價。如果盲目跟進追求最前衛(wèi)、最先進的設施，可能導致原有設備尚未充分發(fā)揮作用就被新設備所淘汰的局面，從而造成較大經(jīng)濟損失。因此在軟件設計方面，我們也不宜追求面面俱到、一步到位、盡善盡美。一方面，我們的業(yè)務環(huán)節(jié)和工作流程并非那么完善，另一方面，信息技術有它的特殊要求，不可能原封不動地照搬傳統(tǒng)工作方式。因此，軟件設計，應該抓主要業(yè)務環(huán)節(jié)，盡快投入使用，在使用中不斷完善。

4.2 要以內(nèi)容為核心

檔案信息化建設實際上分為兩大部分：信息技術和信息內(nèi)容。信息技術又可以分為四個部分：網(wǎng)絡系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標準化系統(tǒng)和安全系統(tǒng)。信息內(nèi)容則分為信息規(guī)模（信息量）和信息服務產(chǎn)品兩部分。信息化的關鍵不在于信息技術，而在于信息內(nèi)容，內(nèi)容決定一切。因為信息技術市場目前比較成熟。信息內(nèi)容則不然，市場解決不了，只能靠自己解決。信息化建設每個階段都有其重點工作，例如初始階段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開展起來。但從全過程來看，伴隨始終的主要是信息內(nèi)容。所以信息化建設應以信息內(nèi)容為核心，把主要精力用于開發(fā)信息資源上，盡快使其形成規(guī)模。

5 結論

檔案信息化主要是從檔案管理模式上進行相應的轉變，將檔案實體保管方式轉變?yōu)闄n案的數(shù)字化管理方式，這樣就能夠提高社會資源的利用效率，促進檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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