論檔案工作與檔案的信息化建設(shè)

劉美麟

摘 要：當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了快速發(fā)展的信息化時代，大多數(shù)工作都實(shí)施了信息化建設(shè)，檔案工作自然也不例外。現(xiàn)本文就探討了檔案工作與信息化建設(shè)的關(guān)系，并提出了一些檔案工作信息化建設(shè)的途徑，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息化建設(shè)；網(wǎng)絡(luò)；資源

為了更好的迎接新時代對檔案工作的挑戰(zhàn)，檔案工作者必須要認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性。尤其是在這個大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)量正呈現(xiàn)幾何式的增長，若依然按照傳統(tǒng)的檔案工作方式，勢必?zé)o法滿足工作需要。為此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)十分有必要。

1 檔案工作和檔案信息化建設(shè)的關(guān)系

首先，信息化建設(shè)是今后檔案工作發(fā)展的主線。這是因?yàn)楫?dāng)前的經(jīng)濟(jì)形態(tài)為知識經(jīng)濟(jì)，而信息正是這一經(jīng)濟(jì)形態(tài)下的主導(dǎo)和支柱。最終的社會形態(tài)都將會成為知識和信息技術(shù)下的社會形態(tài)。在這一形勢下，檔案工作勢必要將信息化建設(shè)作為主要發(fā)展方向，才能更好的適應(yīng)社會的發(fā)展需求。

其次，信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費(fèi)需求，都是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案學(xué)科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們，當(dāng)他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責(zé)任感日益增強(qiáng)。而當(dāng)他們作為信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。

再者，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費(fèi)將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運(yùn)作模式。

2 檔案工作的信息化建設(shè)途徑

2.1 增大信息化建設(shè)的基本設(shè)施投入

檔案信息化管理需要借助一定的信息設(shè)備，引進(jìn)信息管理人才，完善檔案信息管理系統(tǒng)，這一切的改革都需要一定的物質(zhì)支持，因此要想盡快實(shí)現(xiàn)和完善檔案信息化建設(shè)，就需要相關(guān)部門給予大力支持，增大信息化建設(shè)的財力投入，配置與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，增大庫房面積，購置計算機(jī)及相應(yīng)軟件等等。

2.2 確保檔案服務(wù)方式與時俱進(jìn)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一般是以紙質(zhì)檔案保存為主，并且對檔案的開發(fā)利用服務(wù)力度不足。而在信息化建設(shè)中，這些傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已經(jīng)不適合發(fā)展需求。檔案工作者必須要盡快掌握更多高新技術(shù)和更多先進(jìn)的檔案信息管理理論，創(chuàng)新信息化建設(shè)下的檔案工作方式，從而更好的為社會服務(wù)。這主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是微縮技術(shù)服務(wù)。這種技術(shù)的應(yīng)用不但能夠節(jié)約人力，減少檔案庫存量，而且還能夠?qū)Ρ容^珍貴的檔案進(jìn)行有效保護(hù)，是一種信息化建設(shè)下較為實(shí)用的檔案服務(wù)方式。其保存和利用都需要借助一定的信息設(shè)備，這正是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)。二是計算機(jī)管理服務(wù)，計算機(jī)是信息時代的一個重要標(biāo)志，計算機(jī)應(yīng)用在檔案信息化建設(shè)中也是一項(xiàng)重要服務(wù)方式，利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理可以避免檔案的重復(fù)開發(fā)，并且可以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)保存、檢索和利用，極大的提高了檔案的服務(wù)效率。與之相配套的還有光盤和硬盤的存貯服務(wù)。光盤和硬盤具有容量大、處理速度快等特點(diǎn)，可以保存更多的檔案信息資源，也可以在利用檔案時做到快速檢索和查詢。三是通訊服務(wù)。利用通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的廣泛應(yīng)用，即使不是同一個地區(qū)的單位或個人，也可以通過通訊服務(wù)或公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)檔案的利用，更好的方便了人們的使用。提高檔案利用效率。

2.3 培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)

信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機(jī)知識的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理的課程。

結(jié)束語

總之，檔案是記錄社會發(fā)展歷程的重要憑證，在信息時代下，檔案作為信息的重要載體，將會發(fā)揮更大的作用。為了促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，使其更好的適應(yīng)新時期的社會需求，必須要加快檔案的信息化建設(shè)，加大投入，改進(jìn)服務(wù)方式，培養(yǎng)信息管理人才，促使檔案信息化建設(shè)更好更快的實(shí)現(xiàn)。

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