新形勢(shì)下做好婚姻登記檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

孫娟

摘 要：在我國(guó)，婚姻登記檔案是檔案管理的重要部分，如何科學(xué)化、規(guī)范化地對(duì)該部分檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，應(yīng)當(dāng)引起全社會(huì)的關(guān)注?；橐龅怯浌ぷ鞒晒苯芋w現(xiàn)在婚姻登記檔案中，婚姻登記檔案是非常重要的民生專(zhuān)業(yè)檔案，是維護(hù)婚姻家庭合法權(quán)益的組成部分，同時(shí)也是國(guó)家檔案的組成部分。它能夠有效地穩(wěn)定人性化和諧社會(huì)、鞏固婚姻家庭，但是在實(shí)際的婚姻登記檔案管理中仍然存在一些問(wèn)題，本文主要針對(duì)婚姻登記檔案管理工作進(jìn)行分析，并且提出相關(guān)優(yōu)化建議，希望給予相關(guān)部門(mén)以參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；婚姻登記；問(wèn)題與對(duì)策

1引言

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的各項(xiàng)政策都在逐漸完善。近年來(lái)隨著婚姻當(dāng)事人購(gòu)房、出國(guó)等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過(guò)程中的一些問(wèn)題也日益凸顯。婚姻登記檔案是進(jìn)行婚姻登記的關(guān)鍵憑證，是記錄當(dāng)事人雙方婚姻狀況的憑證，同時(shí)也是婚姻登記機(jī)關(guān)在補(bǔ)發(fā)婚姻登記證、依法撤銷(xiāo)婚姻以及離婚登記、辦理婚姻登記等工作的主要記錄材料，它與廣大群眾的生活關(guān)聯(lián)十分密切。除此之外，它還可以保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，是民政局開(kāi)展管理工作首要的參考依據(jù)。但是目前婚姻檔案管理規(guī)范化工作面臨著許多的問(wèn)題，本文主要針對(duì)婚姻登記檔案管理中存在的問(wèn)題分析應(yīng)對(duì)策略。

2婚姻登記檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1登記工作分散，整理檔案時(shí)存在較多問(wèn)題

現(xiàn)在很多地區(qū)的基層單位普遍存在著設(shè)備落后的問(wèn)題，他們有一套自己管理檔案的方式，根據(jù)自己的理解去管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，目前仍使用的是手工管理，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這套落后的管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展。由于檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，工作穩(wěn)定性較差，因此，婚姻登記檔案存在嚴(yán)重的缺失情況，尤其在檔案移交的過(guò)程中，出現(xiàn)例如戶口本、身份證等復(fù)印件丟失的情況。檔案格式缺乏規(guī)范性，對(duì)檔案的長(zhǎng)期保管以及使用十分不利。有些檔案中的登記姓名、出生日期等填寫(xiě)混亂，導(dǎo)致當(dāng)事人的證件以及身份證件與檔案材料不相符合。最后就是婚姻登記檔案沒(méi)有較為規(guī)范的立卷歸檔體制。

2.2工作人員缺乏素質(zhì)

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好婚姻檔案的管理工作，就必須要有充分的準(zhǔn)備，配備專(zhuān)業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多的政府部門(mén)，尤其是民政局，缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍不高，忽視了檔案的建設(shè)工作，檔案管理人員數(shù)量普遍不足，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。加之檔案部門(mén)在員工眼中就是一個(gè)“冷部門(mén)”，通過(guò)勤懇的工作很難升職，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而產(chǎn)生消極的情緒，工作中也缺乏積極性和主動(dòng)性。另外檔案管理人員的學(xué)術(shù)背景五花八門(mén)，有學(xué)經(jīng)濟(jì)的，有學(xué)計(jì)算機(jī)的，但是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的卻很少。

2.3婚姻登記檔案工作宣傳方式單一

雖然說(shuō)婚姻登記檔案管理工作是一個(gè)比較低調(diào)的工作，同時(shí)在短期內(nèi)將不會(huì)體現(xiàn)出檔案的作用以及工作人員的業(yè)績(jī)，加之婚姻登記檔案機(jī)關(guān)在宣傳工作的活動(dòng)和載體較少，宣傳方式單一。利用效率較低，我國(guó)婚姻登記檔案的利用效率較低，檔案在進(jìn)行歸檔以后，基本不會(huì)再使用，被永久的保管在檔案室中，在當(dāng)事人想要查閱使用的時(shí)候，由于檔案雜亂無(wú)章，給當(dāng)事人帶來(lái)很大程度的不便。

2.4對(duì)婚姻檔案管理重視程度不夠

目前，各級(jí)政府與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化不太重視，缺乏科學(xué)的管理理念和方法。它們認(rèn)為檔案工作只是很簡(jiǎn)單的一類(lèi)管理工作，不需要耗費(fèi)大量的人力和物力，更加不用設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，只需要機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員去做就可以，必要的時(shí)候可以采用兼職人員。只要在需要的時(shí)候可以查詢(xún)到當(dāng)事人的婚姻資料就可以了。從而忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性，加之投入的資金比較少，導(dǎo)致了他們對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。但檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，不能立即看到工作效果。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理并沒(méi)有給與思想上的重視，尤其是基層檔案管理，在對(duì)檔案進(jìn)行集中管理后，缺乏專(zhuān)職人員對(duì)其進(jìn)行保管，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到基層檔案對(duì)群眾的意義和價(jià)值。

3對(duì)婚姻登記檔案管理工作問(wèn)題所采取的對(duì)策

3.1制定婚姻登記檔案管理相關(guān)工作機(jī)制，加強(qiáng)管理

婚姻登記是一項(xiàng)涉及到千家萬(wàn)戶的社會(huì)事務(wù)性工作，是一項(xiàng)嚴(yán)肅的行政執(zhí)法工作，因此，婚姻登記檔案有別于一般企事業(yè)檔案的突出特點(diǎn)是婚姻登記檔案具有法定性，這就意味著婚姻登記檔案已經(jīng)涉及到政府和國(guó)家行為。為了提高管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)該要將婚姻登記檔案管理工作列入年度的工作計(jì)劃，制定專(zhuān)門(mén)的工作安排，制定相關(guān)的管理工作機(jī)制。將其列入年度目標(biāo)考核體系，加強(qiáng)管理，組織考核，不僅在認(rèn)識(shí)上做到位，同時(shí)在組織和采取措施中做到位。

3.2嚴(yán)格規(guī)范婚姻登記檔案管理制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化

為了對(duì)婚姻登記檔案實(shí)行規(guī)范化管理，維護(hù)當(dāng)事人相關(guān)權(quán)益，我國(guó)相繼出臺(tái)了一系列管理法律條例，這說(shuō)明我國(guó)對(duì)檔案管理的重視程度，同時(shí)也促使檔案管理實(shí)現(xiàn)法制化以及規(guī)范化，做到有章可循、有據(jù)可依。因此，在檔案管理中，相關(guān)部門(mén)一定要加大對(duì)相關(guān)法律條例的執(zhí)行力度，強(qiáng)化社會(huì)群眾的檔案意識(shí)，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理工作。婚姻登記檔案管理工作人員應(yīng)該要嚴(yán)格按照這些制度進(jìn)行檔案分類(lèi)，認(rèn)真執(zhí)行檔案的歸檔要求以及立卷原則。同時(shí)還明確規(guī)定在對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行職責(zé)歸檔材料管理時(shí)要采用正確的計(jì)算數(shù)據(jù)保存和保護(hù)方式，這樣能夠有力地確保依法對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化。

3.3采取措施保證婚姻登記檔案管理工作的科學(xué)化

由于近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展迅速，檔案管理信息化建設(shè)已成為大勢(shì)所趨，因此，在婚姻登記檔案管理的工作中，面對(duì)婚姻登記法的嚴(yán)肅性，實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案信息化成為民政部門(mén)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。為了能夠明確地保證婚姻登記檔案管理的科學(xué)化，婚姻登記工作人員要認(rèn)真對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)，裝訂成冊(cè)，同時(shí)還要立卷歸檔，為了方便查找，管理人員在歸檔過(guò)程中還應(yīng)該要制定好目錄、序號(hào)和頁(yè)碼。最后要認(rèn)真清理歷史遺留下來(lái)的婚姻登記檔案，并進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，妥善保管這些歷史檔案。

3.4加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高婚姻登記檔案管理人員的素質(zhì)

婚姻登記檔案管理人員市婚姻登記檔案管理工作的主要參與者和實(shí)施者，對(duì)于婚姻檔案管理起著關(guān)鍵的作用。因此，民政部門(mén)要加強(qiáng)婚姻登記管理人員的培訓(xùn)教育，民政局等基層單位要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問(wèn)題，這樣才能穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，除此之外，還要經(jīng)常對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。檔案工作人員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變?cè)械闹R(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備良好的知識(shí)素養(yǎng)。

4結(jié)語(yǔ)

總而言之，婚姻登記檔案管理對(duì)我國(guó)民生具有關(guān)鍵意義，關(guān)乎到群眾的切身利益。在婚姻登記檔案的管理工作中，不斷完善婚姻登記檔案管理的規(guī)范化，建立一支高質(zhì)量的檔案管理人員隊(duì)伍和一套完整的管理體系。認(rèn)真按照《婚姻登記檔案管理法》要求執(zhí)行，確保只針對(duì)婚姻當(dāng)事人及公檢法機(jī)關(guān)，不得隨意向無(wú)關(guān)人員泄露當(dāng)事人婚姻信息。并且立足婚姻登記檔案管理的工作實(shí)際，切實(shí)做好民生檔案管理工作，為構(gòu)建和諧的社會(huì)生活而服務(wù)。

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