班輪公司集裝箱設(shè)備交接單操作流程優(yōu)化

鄭麗敏+趙波

在世界經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)及航運市場低迷的背景下，班輪公司積極尋求降本增效之策。集裝箱設(shè)備交接單（Equipment Interchange Receipt，EIR）是班輪公司、貨方、碼頭堆場、集裝箱貨運站之間交接集裝箱的重要單證，其操作流程直接影響班輪公司的運營成本和效率。本文以全球十大班輪公司之一的X公司為例，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR操作流程存在的不足之處，基于清除、簡化、整合、自動化等流程優(yōu)化法以及條形碼和二維碼等技術(shù)，提出EIR無紙化操作流程，從而為班輪公司實現(xiàn)降本增效提供思路。

1 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化的影響因素

（1）港口信息化水平 如果港口擁有公共信息平臺，能夠為物流信息化提供技術(shù)支持，則班輪公司可利用港口公共信息平臺實現(xiàn)EIR操作流程優(yōu)化；如果港口沒有公共信息平臺，無法為物流信息化提供技術(shù)支持，則班輪公司只能通過自有的信息系統(tǒng)推進(jìn)EIR操作流程優(yōu)化。X公司的航線網(wǎng)絡(luò)覆蓋全球，掛靠港口的信息化水平參差不齊；因此，其必須通過加強(qiáng)自身信息化建設(shè)，才能為EIR操作流程優(yōu)化提供技術(shù)支持。

（2）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方式和路徑 傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR流轉(zhuǎn)存在單向、滯后的缺點，導(dǎo)致操作效率較低、物流成本較高且客戶體驗較差（見圖1）；相比之下，EIR電子數(shù)據(jù)雙向交換具有實時更新、準(zhǔn)確率高、可控性強(qiáng)等優(yōu)點，有利于提升操作效率、降低物流成本及改善客戶體驗。

2 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化方案及實施步驟

2.1 優(yōu)化方案

為確保公司日常運營不受影響，X公司采用清除、簡化、整合、自動化等流程優(yōu)化法，穩(wěn)妥、漸進(jìn)地推動EIR操作流程從有紙化向無紙化轉(zhuǎn)變。

（1）清除不必要的操作環(huán)節(jié)。EIR無紙化操作流程取消傳統(tǒng)紙質(zhì)EIR操作流程下的預(yù)借、核銷和保存等環(huán)節(jié)，避免手工重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，縮短客戶排隊等待時間。

（2）簡化操作流程。在EIR無紙化操作流程下，EIR的發(fā)放、傳遞和接收均以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行，操作簡便易行。

（3）整合放箱流程。在EIR無紙化操作流程下，班輪公司的放箱操作以集裝箱管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“箱管信息系統(tǒng)”）數(shù)據(jù)為依據(jù)，通過比對EIR電子數(shù)據(jù)與箱管信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行放箱操作校驗。

（4）實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和傳遞的自動化。在EIR無紙化操作流程下，通過電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，實現(xiàn)EIR數(shù)據(jù)和集裝箱動態(tài)信息的自動實時更新。

2.2 實施步驟

首先，全面推行條形碼技術(shù)。從系統(tǒng)更新要求來看，采用條形碼技術(shù)后，現(xiàn)有系統(tǒng)只要增加電子數(shù)據(jù)交換功能，即可實現(xiàn)EIR數(shù)據(jù)的批量發(fā)送和收取，從而提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確率和效率；從單證形式來看，采用條形碼技術(shù)后，仍然保留紙質(zhì)EIR（A4規(guī)格），僅在相應(yīng)場所增加掃碼器，對原有操作的影響不大，易于被客戶接受，從而為后續(xù)全面實現(xiàn)EIR操作流程的無紙化奠定基礎(chǔ)。

其次，逐步推行二維碼技術(shù)。待條形碼操作流程理順后，逐步推行二維碼技術(shù)，從而全面取消紙質(zhì)EIR，使EIR數(shù)據(jù)的線下定期反饋轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€實時反饋，實現(xiàn)對集裝箱的實時監(jiān)管。

最后，調(diào)整箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)。除提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確率和效率外，二維碼技術(shù)還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗功能。箱管信息系統(tǒng)在每個操作節(jié)點都要進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，如果EIR電子數(shù)據(jù)與箱管信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不符，則系統(tǒng)拒絕后續(xù)操作，從而使班輪公司從被動的數(shù)據(jù)接收者轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臄?shù)據(jù)確認(rèn)者，并實現(xiàn)從結(jié)果控制向過程控制的轉(zhuǎn)變。調(diào)整后形成的在線模式下的箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

3 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化難點及對策

3.1 系統(tǒng)改造難點

X公司采用全球化的運營管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)各功能模塊相互關(guān)聯(lián)，對其中某個功能模塊的改造往往會影響其他功能模塊的運行；因此，必須謹(jǐn)慎實施系統(tǒng)改造。前期條形碼技術(shù)改造對系統(tǒng)調(diào)整的要求不高，目前已完成系統(tǒng)更新，并正在進(jìn)行測試和完善；后期二維碼技術(shù)改造涉及箱管信息系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整以及其他相關(guān)功能模塊更新，影響范圍廣，改造難度大。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用難點

（1）報文格式和代碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在EIR無紙化操作流程下，相關(guān)方通過各自系統(tǒng)接收、轉(zhuǎn)化、發(fā)送EIR電子報文。目前常用的EIR電子傳輸報文格式有交通運輸部報文格式和XML報文格式，加之EIR流轉(zhuǎn)相關(guān)方的系統(tǒng)代碼標(biāo)準(zhǔn)各異，導(dǎo)致電子報文轉(zhuǎn)化工作復(fù)雜。建議盡快統(tǒng)一EIR電子傳輸?shù)膱笪母袷胶痛a標(biāo)準(zhǔn)，以減少電子報文轉(zhuǎn)化工作，提高信息共享效率，為EIR無紙化操作的推廣應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

（2）對系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性要求較高。EIR無紙化操作的涉及面較廣且數(shù)據(jù)傳輸量較大，為確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，各相關(guān)方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，并及時處理異常情況。建議在網(wǎng)上保留可供打印的EIR文件，以便在特殊情況下提供紙質(zhì)憑證。

3.3 系統(tǒng)推廣難點

（1）市場接受度有待提高。二維碼技術(shù)的應(yīng)用能夠提高EIR流轉(zhuǎn)效率并降低操作成本，因此，相關(guān)方樂于接受并配合測試；但就實際操作人員來說，由于每個人的操作習(xí)慣不同，加之業(yè)務(wù)能力參差不齊，面對原有操作模式的改變，難免有人會產(chǎn)生抵觸情緒甚至消極怠工。對此，班輪公司在優(yōu)化EIR操作流程時，應(yīng)當(dāng)遵循簡單易學(xué)的原則，在通過推介會等方式進(jìn)行推廣的同時，積極聽取實際操作人員提出的意見和建議，力求提高系統(tǒng)的友好性和可操作性。

（2）港口操作習(xí)慣和信息化發(fā)展水平不一。在尊重港口操作習(xí)慣的前提下，對于信息化條件成熟的港口，可逐步調(diào)整現(xiàn)有的EIR操作流程，通過應(yīng)用二維碼技術(shù)，實現(xiàn)EIR無紙化操作；對于信息化條件尚不成熟的港口，可暫時維持現(xiàn)有的EIR操作流程，并逐步推進(jìn)信息化建設(shè)，為二維碼技術(shù)的應(yīng)用以及EIR無紙化操作創(chuàng)造條件。

（3）電子數(shù)據(jù)取證難度較大。雖然電子數(shù)據(jù)作為各方當(dāng)事人的真實意思表示具有與書面文件同等的法律效力，但其取證難度較大。電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)需要符合以下條件：第一，經(jīng)過法定程序公證證明；第二，各方當(dāng)事人均認(rèn)可；第三，經(jīng)過專業(yè)鑒定；第四，未被修改、攻擊等。建議班輪公司在實施EIR無紙化操作前，與相關(guān)方簽訂書面協(xié)議，就電子數(shù)據(jù)的保存、認(rèn)定等事項作出約定。endprint

4 班輪公司EIR操作流程優(yōu)化效果評估及改進(jìn)措施

4.1 效果評估

4.1.1 操作效率提高

人工錄入紙質(zhì)EIR數(shù)據(jù)的平均速度為/份，而通過條形碼或二維碼技術(shù)掃碼錄入EIR電子數(shù)據(jù)的平均速度為/份，操作效率大大提高。X公司每月在某港口的EIR操作量約份，其實施EIR操作流程優(yōu)化前后的效率對比見表1。

4.1.2 運營費用降低

首先，EIR單證費降低。按X公司每月在某港口的EIR操作量份計算，在采用六聯(lián)單或三聯(lián)單的情況下，EIR單證費為20元/份，每月EIR單證費合計72萬元；在采用條形碼技術(shù)的情況下，EIR單證費為0.04元/份，每月EIR單證費合計元；在采用二維碼技術(shù)的情況下，由于完全取消紙質(zhì)EIR，此項費用為零。

其次，租箱費降低。集裝箱在某港口從進(jìn)口到出口的正常周轉(zhuǎn)路徑為港區(qū)出場―堆場進(jìn)場―堆場出場―港區(qū)進(jìn)場，涉及4次EIR操作。X公司集裝箱船隊運力約158萬TEU，箱位比約1.45，則其持有的箱量約229.1萬TEU。假設(shè)X公司持有的集裝箱均為租賃箱，按租箱費率6元/（TEU€穌）計算，在采用六聯(lián)單或三聯(lián)單的情況下，每次周轉(zhuǎn)產(chǎn)生的租箱費合計約15.3萬元；在采用條形碼或二維碼技術(shù)的情況下，每次周轉(zhuǎn)產(chǎn)生的租箱費合計約元?？紤]到X公司的集裝箱頻繁地在世界各大港口周轉(zhuǎn)，其每年因EIR操作流程優(yōu)化而節(jié)約的租箱費相當(dāng)可觀。

X公司在某港口實施EIR操作流程優(yōu)化前后的費用對比見表2。

4.2 改進(jìn)措施

（1）提高系統(tǒng)兼容性。由于各港口的操作習(xí)慣和信息化發(fā)展水平不一，X公司在優(yōu)化EIR操作流程的過程中必須循序漸進(jìn)，不能采取“一刀切”的模式。在系統(tǒng)開發(fā)上，應(yīng)確保系統(tǒng)兼容傳統(tǒng)紙質(zhì)操作模式、條形碼操作模式和二維碼操作模式，以滿足不同港口的操作需求，確保公司業(yè)務(wù)正常運行。

（2）加大系統(tǒng)推廣力度。系統(tǒng)更新必然伴隨著公司內(nèi)部固有操作流程和權(quán)責(zé)分配機(jī)制的改變。除通過行政指令推動系統(tǒng)上線外，X公司還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)員工的信息化意識，通過強(qiáng)化自上而下的執(zhí)行力，確保按計劃實現(xiàn)各優(yōu)先級和各階段性目標(biāo)，并針對出現(xiàn)的問題對系統(tǒng)加以完善。建議通過實施有效的激勵機(jī)制鼓勵全體員工參與并推動公司信息化進(jìn)程。

（3）評估信息化投資效益。在公司整體的信息化進(jìn)程中，需要加強(qiáng)對信息化投資效益的評估，以平衡信息化建設(shè)的投入與產(chǎn)出，確保公司可持續(xù)發(fā)展。

（編輯：張敏 收稿日期：2017-06-29）endprint