中小企業(yè)信息化之網(wǎng)上報銷解決方案

王萍

摘要：網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為企業(yè)ERP信息化管理系統(tǒng)的一個新興模塊，近幾年被很多企業(yè)廣泛應(yīng)用，盡管該系統(tǒng)較傳統(tǒng)的財務(wù)、供應(yīng)鏈等系統(tǒng)發(fā)展起步較晚，但由于其運(yùn)用方式靈活，涉及的業(yè)務(wù)流程相對簡單，而涉及的用戶群卻往往是全員式的，且效果立竿見影，幾乎沒有失敗的案例，已經(jīng)實(shí)施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的企業(yè)普遍取得較好的運(yùn)用效果。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上報銷；信息化；ERP

ERP系統(tǒng)作為新一代集成化管理信息系統(tǒng)，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺已經(jīng)廣泛在企業(yè)中運(yùn)用。傳統(tǒng)ERP從MRP（物料需求計劃）發(fā)展而來的，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。本文中跳出傳統(tǒng)ERP的供應(yīng)鏈管理的范疇，僅就龐大ERP系統(tǒng)中一個細(xì)小分支——費(fèi)用網(wǎng)上報銷管理流程進(jìn)行闡述，通過介紹網(wǎng)上報銷系統(tǒng)信息化解決方案，來分析這一新興的ERP模塊給企業(yè)管理流程帶來的效率的提高。

一、費(fèi)用報銷管理面臨的問題

傳統(tǒng)報銷模式下，員工粘貼各種票據(jù)，填寫報銷審批單，傳遞給各級領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員逐級簽字，簽字完成后尋找出納進(jìn)行付款，這種報銷模式存在的問題非常明顯：

（一）作為普通員工不知如何填寫單據(jù)，填寫及整理單據(jù)花費(fèi)大量時間，遺漏及遺失單據(jù)的問題時常發(fā)生；報銷流程審批復(fù)雜，無法得知報銷審批已流轉(zhuǎn)到哪個環(huán)節(jié)，不能及時報銷；找不到審批領(lǐng)導(dǎo)，或者經(jīng)常在不恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，在眾多審批領(lǐng)導(dǎo)辦公室間來回跑；無法實(shí)時有效的查詢單據(jù)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，及歷史報銷單據(jù)。

（二）作為管理者，審批人時常被打斷工作思路進(jìn)行單據(jù)的審批，若出差，無法及時審批；不能及時掌握費(fèi)用的發(fā)生及預(yù)算情況，很難做出審批決定；不能及時、快速的查詢歷史財務(wù)數(shù)據(jù)機(jī)報表；對研究項(xiàng)目的支出數(shù)據(jù)不能整體掌握，無法合理控制費(fèi)用。

（三）作為企業(yè)財務(wù)人員，統(tǒng)計工作量大，單據(jù)分類復(fù)雜，審核單據(jù)、審核流程、編制憑證，工作量大且機(jī)械；手工匹配賬號等信息，容易出錯；無法快捷查詢報銷費(fèi)用信息，不方便做統(tǒng)計分析，匯總報表工作量大且準(zhǔn)確度低。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)解決方案介紹

（一）方案原理

網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或者互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了報銷業(yè)務(wù)的網(wǎng)上申報和辦理，根據(jù)企業(yè)的報銷流程在系統(tǒng)中設(shè)置單據(jù)的流轉(zhuǎn)流程，支持“先領(lǐng)導(dǎo)審批后財務(wù)稽核”、“先稽核后審批”等多種流程設(shè)置。

報銷人在系統(tǒng)中填寫報銷單據(jù)，無財務(wù)人員填寫的相關(guān)信息，界面更加直觀、易用；領(lǐng)導(dǎo)審批時可以聯(lián)查報銷人的單據(jù)，并進(jìn)行預(yù)算查看；財務(wù)對流轉(zhuǎn)過來的單據(jù)進(jìn)行稽核，計算補(bǔ)助、打印等，并與總賬系統(tǒng)關(guān)聯(lián)自動生成憑證?？梢愿鶕?jù)不同的崗位進(jìn)行員工、主管、財務(wù)查詢、報表統(tǒng)計等。

（二）系統(tǒng)集成應(yīng)用

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，在設(shè)計時應(yīng)考慮實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)模塊的集成應(yīng)用。

1.與資金系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，報銷流程審批以后，直接傳輸數(shù)據(jù)到資金模塊完成網(wǎng)上付款。

2.與財務(wù)總賬系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，付款或者報銷流程結(jié)束后，可以直接生成到財務(wù)總賬系統(tǒng)憑證。

3.與預(yù)算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：網(wǎng)上報銷單據(jù)錄入或者業(yè)務(wù)審批時，能夠判斷預(yù)算的執(zhí)行情況，對于超預(yù)算情況進(jìn)行提醒或者控制錄入。

4.與資信系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，當(dāng)個人借支超過預(yù)警時予以提示或者要求系統(tǒng)必須強(qiáng)制沖銷個人借支才能付款。

（三）網(wǎng)上報銷解決方案內(nèi)容

網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)流程，需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)和流程特點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

1.支持業(yè)務(wù)前置申請流程：業(yè)務(wù)申請是指員工對某一業(yè)務(wù)的申請，例如出差、采購等，這些業(yè)務(wù)一般都需要在執(zhí)行完成后進(jìn)行報銷。企業(yè)可以規(guī)定某些報銷業(yè)務(wù)必須經(jīng)過事前申請前置流程，方可進(jìn)行業(yè)務(wù)報銷后續(xù)流程。例如對出差差旅費(fèi)的報銷，對交際應(yīng)酬費(fèi)用的報銷，一般企業(yè)都規(guī)定要有前置申請環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)放在網(wǎng)上報銷的前置流程，可以加強(qiáng)企業(yè)對費(fèi)用的管理審批流程，防止虛假報賬。

2.系統(tǒng)單據(jù)格式和審批流程的靈活定制：企業(yè)的審批流程會隨著企業(yè)組織架構(gòu)的調(diào)整，領(lǐng)導(dǎo)及角色的變化而隨時發(fā)生變化，網(wǎng)上報銷管理流程要求可以對費(fèi)用單據(jù)設(shè)置多級、多步驟的審批流程，支持不同人員、不同角色不同的審批權(quán)限。差旅費(fèi)和交際應(yīng)酬的報銷格式要求可能會完全不同，差旅費(fèi)要求有出差時間，目的地，車船費(fèi)，住宿費(fèi)的項(xiàng)目，而交際應(yīng)酬費(fèi)可能要求提供參與的人員，酒店名稱，應(yīng)酬理由等，這就要求網(wǎng)上報銷系統(tǒng)必須提供靈活的單據(jù)自定義平臺，可以定制任意報銷單據(jù)格式及打印格式，隨時響應(yīng)企業(yè)的最新變化。當(dāng)然可以建議軟件提供方在系統(tǒng)預(yù)置大量最佳實(shí)踐的報銷模板，用戶借此提高本企業(yè)報銷系統(tǒng)的設(shè)計水平。

3.實(shí)現(xiàn)全過程的網(wǎng)上審批，單位領(lǐng)導(dǎo)可自由安排審批時間，消除被動審批造成的工作干擾。

4.報銷規(guī)章制度及填報說明隨時在系統(tǒng)查詢，實(shí)現(xiàn)真正的無紙化在線辦公。

5.提供同一費(fèi)用在跨部門、跨單位進(jìn)行分?jǐn)?，這可能是手工報銷模式下花費(fèi)再多的工作量也無法精確完成的工作。

6.費(fèi)用的不同狀態(tài)滿足不同時期不同崗位的人員對費(fèi)用的在線查詢需求。

7.通過網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)要加強(qiáng)對員工借款的管理，在報銷時可以設(shè)計強(qiáng)制沖銷借款才能付款的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠提供和外部往來賬一樣的賬齡分析報表，預(yù)警企業(yè)管理層和財務(wù)人員對超期借款的催繳。

8.預(yù)算預(yù)警設(shè)置，提供領(lǐng)導(dǎo)審批費(fèi)用時可以聯(lián)查預(yù)算執(zhí)行情況的時時報表，防止超預(yù)算審批。

9.提供財務(wù)人員直接對報銷人的單據(jù)進(jìn)行稽核，稽核修改金額與原始填寫金額分成兩列，不直接修改原始填寫金額，報銷人可以查看申請金額與稽核金額的差異及原因，財務(wù)稽核完成或付款完成時可設(shè)置自動生成賬憑證接口。

三、網(wǎng)上報銷企業(yè)應(yīng)用價值

（一）效率價值endprint

1.普通員工：通過報銷業(yè)務(wù)的網(wǎng)上處理，報銷人與業(yè)務(wù)處理人員不需要見面，避免報銷人因排隊等待引起的焦急不滿，減少了沖突的機(jī)會，業(yè)務(wù)處理人員也沒有了面對排隊帶來的壓力，提高了各方面的滿意度。

2.企業(yè)財務(wù)人員：根據(jù)報銷業(yè)務(wù)量合理安排處理報銷業(yè)務(wù)的時間，制定更有彈性的計劃，提高工作效率。

3.企業(yè)管理層：靈活安排審批時間，消除報銷簽字的敲門現(xiàn)象，減少工作中的干擾。同時系統(tǒng)對預(yù)算進(jìn)行自動的剛性控制，各級管理層在審批時可以查看相關(guān)預(yù)算和業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做審批決策；領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看各部門各個員工的費(fèi)用發(fā)生情況。

（二）管理價值

1.實(shí)現(xiàn)預(yù)算的剛性控制，堵住資金的漏洞。通過網(wǎng)上報銷的全員應(yīng)用，使預(yù)算觀念深入人心，形成人人關(guān)心預(yù)算、人人參與預(yù)算的局面。

2.網(wǎng)上報銷作為一個全員應(yīng)用的信息化系統(tǒng)，給各個崗位都帶來非常大的便利，讓所有人認(rèn)識到信息化的好處和重要性，實(shí)現(xiàn)信息化概念的普及，推動信息化的進(jìn)程。

3.通過和全面預(yù)算聯(lián)合使用，在預(yù)算中編制各產(chǎn)業(yè)單位的費(fèi)用預(yù)算，在費(fèi)用申請時進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算的檢查和控制，有效的降低各項(xiàng)費(fèi)用。

4.網(wǎng)上報銷解決了傳統(tǒng)報銷各個環(huán)節(jié)的成本浪費(fèi)：員工排隊等待、財務(wù)被動應(yīng)付、領(lǐng)導(dǎo)被動審批，有效提高了單位整體的工作效率；加強(qiáng)了費(fèi)用控制強(qiáng)度，節(jié)約了企業(yè)成本，提高了企業(yè)競爭力。

5.通過系統(tǒng)對預(yù)算、限額、標(biāo)準(zhǔn)的自動處理，實(shí)現(xiàn)財務(wù)的精確控制。系統(tǒng)控制也消除了人為控制帶來的人情關(guān)系的困擾，使財務(wù)工作有法可依，有規(guī)可循。

6.網(wǎng)上報銷實(shí)現(xiàn)了報銷業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化處理，財務(wù)負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)量靈活安排計劃，合理分配資源，使財務(wù)工作更加高效。

四、網(wǎng)上報銷解決方案適用范圍

綜上所述可以看到，網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)作為龐大ERP系統(tǒng)的一個細(xì)小系統(tǒng)，往往不被企業(yè)信息化部門和財務(wù)部門所重視，但其運(yùn)用效果是立竿見影的，作為信息化已經(jīng)相當(dāng)成熟的企業(yè)，可以將網(wǎng)上報銷作為ERP的一個補(bǔ)充完善，網(wǎng)上報銷不涉及到企業(yè)各部門利益的重新分配，由于其流程簡單，設(shè)計的業(yè)務(wù)面窄，所以與其他系統(tǒng)的集成方式也比較容易，可有效幫助各部門提高效率和節(jié)約成本，信息化推進(jìn)幾乎沒有阻力。對于信息化尚處于起步階段的企業(yè)來說更加需要嘗試，該系統(tǒng)的實(shí)施簡單，不需要對報銷員等做大范圍的培訓(xùn)，會上網(wǎng)會打字就會錄入網(wǎng)上報銷單據(jù)，實(shí)施周期短，多則一月，少則半月。

（作者單位：濟(jì)南依科曼農(nóng)業(yè)技術(shù)有限公司）endprint