縣級檔案信息資源的開發(fā)利用

鄭建芬

[摘 要]目前，縣級檔案資源開發(fā)利用，存在檔案信息資源開發(fā)認識不足、檔案信息儲備有限、缺乏必要的物質(zhì)條件、缺乏高素質(zhì)管理人才、缺乏科學(xué)的管理手段等方面的問題，如何克服存在的各種問題，切實做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是目前檔案局面臨的問題。本文著重從更新觀念、提高認識，豐富館藏，增加檔案信息儲備量，增加資金投入、搞好檔案信息建設(shè)，加強培訓(xùn)，提高檔案隊伍素質(zhì)，建立科學(xué)的檔案管理機制等方面，探討如何開發(fā)利用縣級檔案信息資源。

[關(guān)鍵詞]縣級檔案；信息；利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.096

[中圖分類號]G279.27 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

檔案是一種文化現(xiàn)象，是文化發(fā)展的一種表現(xiàn)形式，是文明程度的一個標志，是歷史的真實記錄。信息是人類認識世界和改造世界的知識源泉，檔案信息作為信息資源的一種，同自然資源一樣，是國家的寶貴財富。

1 開發(fā)檔案信息的重要性、必要性

檔案是人類歷史活動最客觀、真實、全面的記錄，是社會的原始信息，它涉及社會發(fā)展的各個領(lǐng)域；檔案不僅是人們現(xiàn)實工作的備忘，還承載著歷史的原貌，蘊涵著社會發(fā)展規(guī)律、經(jīng)驗教訓(xùn)以及豐富的社會信息；保管、利用當否，直接關(guān)系到國家的安全、穩(wěn)定，關(guān)系到黨和人民的根本利益。

2 檔案信息資源開發(fā)中存在的問題

開發(fā)檔案信息資源就是要使檔案信息變?yōu)樯鐣敻?，在維護黨和國家利益的前提下，把檔案信息盡可能地挖掘出來，傳遞出去，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。目前，縣級檔案館對檔案信息資源的開發(fā)利用存在很多的不足，阻礙了檔案信息的開發(fā)，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.1 檔案信息資源開發(fā)認識不足

由于“左”的影響，對檔案工作總體認識處于封閉狀態(tài)，把檔案工作看作是單位、部門，甚至于是個人財產(chǎn)，把檔案事業(yè)看成“各自分散、為我服務(wù)”的觀念，檔案事業(yè)與其他各項建設(shè)事業(yè)聯(lián)系不夠，沒有發(fā)揮出檔案信息資源的優(yōu)勢，同時也沒有認識到社會對檔案利用是國家賦予的一種民主權(quán)利。

2.2 檔案信息儲備有限

檔案是集結(jié)人類幾千年的文化結(jié)晶，記錄著人類文明的軌跡，但由于歷史的原因和對檔案職能的片面認識，致使多數(shù)檔案館僅限于為黨政機關(guān)服務(wù)，忽視了經(jīng)濟建設(shè)第一線的企事業(yè)單位，造成了大多數(shù)縣級檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一、種類不齊、載體比較單一的局面。

2.3 缺乏必要的物質(zhì)條件

現(xiàn)階段，由于檔案的社會意識淡薄、機構(gòu)不健全、人員配備不足、人員編制沒有真正得到落實、檔案工作經(jīng)費不足，以及人員數(shù)量和質(zhì)量達不到開展工作的需要，致使檔案工作落不到實處。

2.4 缺乏高素質(zhì)管理人才

檔案工作人員的管理能力和自身素質(zhì)如何，直接影響檔案工作的發(fā)展。縣級檔案管理人員變動頻繁，人員結(jié)構(gòu)老齡化、知識結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，缺乏高素質(zhì)管理人才，直接影響了檔案信息資源的開發(fā)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.5 缺乏科學(xué)的管理手段

傳統(tǒng)的管理方法，只重視對載體（原件）的管理，忽視了對檔案信息的揭示、運用，加之檢索工具單一，沒有擺脫“案卷目錄”一本賬的狀況、手段落后、利用方式單調(diào)、缺乏創(chuàng)新、編研工作文件匯編多、深層次研究加工少、圍繞上門查找被動服務(wù)多，以及緊貼中心工作主動服務(wù)少，缺乏科學(xué)的管理方法。

3 切實做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作

檔案信息資源的開發(fā)利用，具有廣闊的前景，如何做好開發(fā)和利用檔案資源工作，發(fā)展地方特色經(jīng)濟，實施可持續(xù)發(fā)展和科教興國戰(zhàn)略，將對縣級經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生重大影響。

3.1 更新觀念、提高認識

轉(zhuǎn)變思想觀念，就是要改變以往的工作程序和工作觀念，屏棄各自為政、與世無爭、忽視權(quán)益的思想，樹立依法治檔、與時俱進的檔案管理觀念，樹立不畏風(fēng)險、勇于創(chuàng)新，開發(fā)檔案信息資源。因此，相關(guān)人員必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)新，進而做好檔案開發(fā)利用工作。

3.2 豐富館藏，增加檔案信息儲備量

豐富館藏問題，不是單純的業(yè)務(wù)問題，而是一個事關(guān)檔案館能否履行職能，能否為社會各界服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的基本前提和物質(zhì)條件。豐富館藏是檔案部門的一項經(jīng)常性工作，但豐富館藏不是多多益善，重要的是要求質(zhì)量的優(yōu)良，要努力克服有文必檔的傳統(tǒng)做法，選取最具有利用價值的材料；亦不能故步自封、等待觀望，必須有針對性地抓好調(diào)研，積極主動地開展地域范圍內(nèi)的檔案資源普查和重點調(diào)查工作，要多形式、多渠道地將散存在機關(guān)、社會上的重要文件資料整理、征集進館，豐富館藏。相關(guān)人員還要增加信息儲備量，不斷豐富館藏檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容。具體地說，檔案館應(yīng)盡量收集保存各個時期、各個方面、各種行業(yè)、各種類型、各種載體和各種所有制的檔案，尤其是要收集反映地方特色的檔案，最大限度地匯集檔案信息資源。檔案的收集范圍不僅要注重收集黨政檔案，同時還要注重收集歷史人物、重要事件的材料，增加科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案的數(shù)量，還要增加土地區(qū)劃、資源、人口普查、本地名特產(chǎn)品、著名人物的檔案館藏比例，逐步改變館藏檔案內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)雷同的狀況，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)量增加，質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)改善的目標。

3.3 增加資金投入、搞好檔案信息建設(shè)

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》提出：為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業(yè)各項工作開展的一項具體舉措。

檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保存檔案的基地，是檔案綜合利用的窗口。政府及其工作部門應(yīng)依法對檔案工作進行引導(dǎo)，重視和支持檔案事業(yè)的發(fā)展，真正把檔案事業(yè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃中，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供必要的物質(zhì)條件。根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入、配備一定數(shù)量的現(xiàn)代化設(shè)備，培養(yǎng)引進現(xiàn)代專業(yè)人才，建立檔案管理查詢系統(tǒng)，有條件的縣（市）可建立專業(yè)網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案管理和查詢數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，還可建蓋一定規(guī)模的庫房，開展咨詢、編研、技術(shù)保護等業(yè)務(wù)工作。

3.4 加強培訓(xùn)，提高檔案隊伍素質(zhì)

隊伍建設(shè)關(guān)系到事業(yè)的興衰，檔案管理人員要不斷“充電”。相關(guān)人員要把它列為頭等大事，列入議事日程，重點抓好學(xué)歷教育、理論教育、計算機培訓(xùn)等。不斷提高工作人員的思想意識，樹立其高度的責(zé)任心、自豪感，作為一個專業(yè)性較強的檔案部門，最需要一批革命化、年輕化、知識化、專業(yè)化的優(yōu)秀人才，特別是計算機人才、外語人才、具有一定寫作能力和研究水平的檔案專業(yè)人才。因此，相關(guān)人員要加強隊伍建設(shè)，全面提高檔案管理干部的素質(zhì)，做好檔案管理工作。

3.5 建立科學(xué)的檔案管理機制

檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理和開發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)。隨著計算機和通訊技術(shù)的不斷進步，辦公自動化得到飛速發(fā)展，探索辦公自動化與檔案管理自動化的有機結(jié)合，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的最佳途徑?？h級檔案部門在建立檔案管理查詢系統(tǒng)后，應(yīng)建立檔案接收、立卷、歸檔、查詢制度。新接收的檔案，應(yīng)盡量做到“紙”質(zhì)檔案和“數(shù)據(jù)”檔案同時接收，同時歸檔；沒有“數(shù)據(jù)”的檔案，可采用現(xiàn)代技術(shù)及時轉(zhuǎn)換為“數(shù)據(jù)”檔案；積極把歷史檔案轉(zhuǎn)換為聲像資料。將檔案接收、立卷、歸檔、管理、查詢工作制度化，為建立全國性的數(shù)字檔案館打下堅實的基礎(chǔ)，為社會的發(fā)展和人類的進步作出重要貢獻。

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