以智慧校園為契機高校實行智能化報賬的方式和條件

杜永娟

摘要：信息化的發(fā)展，高校傳統(tǒng)的報銷方式出現(xiàn)的弊端，已無法適應信息化的發(fā)展，沙洲職業(yè)工學院在”大平臺、小應用”的智慧校園規(guī)劃與建設中，探索智能化的報銷方式，可以突破時間和空間的限制實現(xiàn)網(wǎng)上報賬申請、審批和網(wǎng)上支付，提高報賬的質量和效率，最后提出智能能化報賬的方式實現(xiàn)對高校硬件、軟件及相關人員提出了很高的要求。

關鍵詞：智慧校園；信息化；財務報帳

一、智能化報賬的實施背景

本校傳統(tǒng)的報銷流程包括：票據(jù)整理、填寫報銷單、報銷審批、會計審核報銷、網(wǎng)上支付，填制記賬憑證。具體來講就是，報銷人將日常工作中產(chǎn)生的各種票據(jù)進行收集與整理，將符合報銷要求規(guī)定的發(fā)票、收據(jù)等附件按照學校的要求分類統(tǒng)計，填寫相應的費用報銷單、出差單、借款單，送交相關領導審批簽字后，交由會計審核經(jīng)濟事項的真實性、合理性、合法性、完整性，經(jīng)審查有耗材支出、滿足固定資產(chǎn)確認條件的固定資產(chǎn)提醒報銷人到資產(chǎn)科辦理登記驗收手續(xù)，審核通過后錄入校園信息系統(tǒng)（預算管理系統(tǒng)）相應項目預算支出中錄入報銷人、摘要、報銷金額、收款方單位、開戶行、結算方式、開戶賬號，生成支出結報單交由復核崗位復核后交由出納網(wǎng)上予以支付，支付成功后打印電子回單，在會計系統(tǒng)中生成會計憑證，填制記賬憑證。

傳統(tǒng)報賬各流程之間是一個串行的順序過程，必須按部就班、依次進行，過程繁瑣，耗時而低效[1]。

二、智慧校園建設背景下，會計報賬方式改革方式

本校于2014年因預算管理的要求，于2014年依據(jù)項目類別及內(nèi)部審批制度引入了校園預算系統(tǒng)，現(xiàn)平臺運行三年已經(jīng)日趨成熟，經(jīng)費報銷方式也由原來的校長一支筆審批調(diào)整為院領導分管工作，審批由經(jīng)辦人簽字后交部門負責人、經(jīng)費負責人、分管領導審核，在設備購置方面需要分管設備的領導加簽，涉及績效工資，無論金額大小，需要院長加簽，其他經(jīng)費支出如金額在15000元以上，也需要院長直接加簽，根據(jù)這樣的內(nèi)部審批控制制度，報賬方式智能化改革成為可能。

（一）網(wǎng)上提交申請

報賬員網(wǎng)上提交報賬申請，可以突破時空的限制，可以在有網(wǎng)絡的地方，通過身份認證后，按照財務制度規(guī)定據(jù)實填寫報賬信息，并將業(yè)務發(fā)生的相關票據(jù)按照規(guī)定掃描上傳，并生成網(wǎng)上報賬申請單編號。特別要注意的是，報賬員要根據(jù)不同的業(yè)務性質填寫各種單據(jù)，如，差旅費要填制差旅費報銷單，并且要附出差審批單一份；借款需要填寫付款申請單，附件要寫明借款原因及金額的具體算法，或者文件規(guī)定；各類費用需要填寫費用報銷單，需要分類統(tǒng)計文具辦公用品、郵電通信費、書籍資料費、會費、招待費、學生活動費、實訓用耗材、設備配件維修費、其他費用等金額，尤其三公經(jīng)費支出，如招待費還需附帶招待費預算和決算附件。報賬員獲得報賬申請單編號后，接下來需填寫收款方信息，包含收款方名稱、賬號及開戶行名稱。完整填寫好相關信息后，系統(tǒng)會根據(jù)相關報賬信息經(jīng)費項目，提交給相關審批人審批。本院對固定資產(chǎn)、低值消耗品也有相關的管理規(guī)定，目的是保證教學、科研工作的順利進行、提高物資利用的經(jīng)濟效益，防止積壓浪費等情況，實行智能化報賬方式后，傳統(tǒng)的在報賬前到資產(chǎn)管理部門對固定資產(chǎn)進行驗收和對低值易耗品管理，將從線下調(diào)整到線上，在報銷環(huán)節(jié)，就需要報賬員對固定資產(chǎn)和低值易耗品有所認識，在報賬申請時，在設置好的報賬流程中備注好名稱及金額，提交到資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門需要實地驗收，將固定資產(chǎn)驗收單在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入，電子版發(fā)送到報銷人，系統(tǒng)中提交財務科審核。

（二）網(wǎng)上審批事項

相關審批人也可以突破時空的限制，可以在有網(wǎng)絡的地方，通過身份認證后，對報賬人的發(fā)生業(yè)務的真實性，經(jīng)費項目的使用規(guī)定是否符合要求進行確認審批，審批工作具有特殊性和復雜性，審批工作流程應在事先科學設置好，同時在相關部門負責人、經(jīng)費負責人、分管領導分管內(nèi)容發(fā)生變動時及時做好調(diào)整，保證日常審批工作的正常進行。特別要提到的是，校園預算系統(tǒng)的使用，能根據(jù)權限提供給各部門各經(jīng)費負責人及分管領導以動態(tài)的資金使用情況，從經(jīng)費的下達，到經(jīng)費的各項使用情況，經(jīng)費的結余一目了然，同時根據(jù)報銷人分類填報的各類支出，及時了解各項經(jīng)費的使用情況，為下年的預算提供數(shù)據(jù)支持。

（三）線上查詢審批通過情況，線下審核原始憑證

經(jīng)辦人可根據(jù)網(wǎng)上報賬申請單號自行查詢提交的網(wǎng)上報賬是否通過審批，確認審批后，可將相關附件連同報賬申請單、打印的固定資產(chǎn)驗收單提交財務科審核，財務科報賬崗位審核票據(jù)合格后，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中審核確認該條固定資產(chǎn)，同時打印支出結報單，交審核人員審核.

（四）網(wǎng)上支付事項

審核通過后，出納負責根據(jù)經(jīng)費項目，按照財政規(guī)定的經(jīng)費，將報賬款項支付給收款方。這里的支付指通過開發(fā)會計核算系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間網(wǎng)上支付，需要和會計核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)建立接口，即數(shù)據(jù)交換平臺，通過數(shù)據(jù)交換平臺將會計核算系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)通過校園預算系統(tǒng)的項目經(jīng)費名稱與財政局規(guī)定的本校經(jīng)費收入情況設置一一對應的關系，利用支付結報單才可直接導入支付系統(tǒng)進行網(wǎng)上支付結算，同時資金支付成功后數(shù)據(jù)及時反饋到高校核算系統(tǒng)中的預算系統(tǒng)中，實現(xiàn)報銷人網(wǎng)上直接查詢業(yè)務報銷所處的環(huán)節(jié)，同時也減輕了財務工作人員重復錄入支付信息以及忙于在報銷人和銀行之間傳達款項是否已經(jīng)支付成功的咨詢中，提高了工作效率。

三、智能化報銷應具備的條件

為了實現(xiàn)智能化報賬，學校在使用的服務器和PC機等硬件方面要完全滿足智能化報賬需要，要有適應本學校報賬需要的軟件系統(tǒng)，要對報賬人員、審批人員、財務人員、軟件設計管理人員的知識結構體系提出更高的要求。

首先硬件上，需要加大資金的投入力度，保證硬件滿足智能化報賬的各項需求。

其次軟件上，需要實現(xiàn)會計核算系統(tǒng)（包括校內(nèi)預算管理系統(tǒng)、網(wǎng)上支付系統(tǒng)）內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)數(shù)據(jù)交換的中間平臺網(wǎng)站、與銀行系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換平臺，實現(xiàn)從申請到審批到支付，會計核算系統(tǒng)除了具有傳統(tǒng)的核算、預算、統(tǒng)計和報表等功能外，還應具備與互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換的功能[2]。在使用中，需要加強校園網(wǎng)絡的安全和系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，快速的修補系統(tǒng)存在的漏洞，要做好相關的身份認證識別系統(tǒng)，在人員發(fā)生變動時及時做調(diào)整，加大網(wǎng)絡的監(jiān)控，防止非法人員進入網(wǎng)絡平臺，也要做好數(shù)據(jù)的及時備份工作。

實現(xiàn)智能化網(wǎng)上報賬，最終實施的是人。首先，對報賬人來說，要懂得必要的財務知識，正確填寫報賬申請，收款人等信息，了解高校的項目及項目支出的規(guī)定；其次，對審批人來說，要清楚報賬人的日常工作內(nèi)容，要審核報銷內(nèi)容的真實性及相關項目報銷的合理性；再次，是財務人員，新的報賬流程對財務人員提出了更高的要求，對內(nèi)來說按照高校自身的內(nèi)部控制度和高校領導分工情況以及項目經(jīng)費的具體負責人，合理設置報賬流程，在制度、人員等發(fā)生變動時，及時調(diào)整流程；對外來說，需要遵守《會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》、《事業(yè)單位財務制度》等規(guī)定，需要遵守本市財政局關于網(wǎng)上支付規(guī)定、出差審批、三公經(jīng)費支出規(guī)定等，而且這些規(guī)定經(jīng)常在調(diào)整當中，需要隨時了解最新法律法規(guī)及規(guī)定，進行學習和總結，并及時將相關規(guī)定要傳達給領導和廣大教職工；最后對軟件設計管理人員除了需要必須的信息技術知識外，還需要了解財務方面的知識，在流程設置上才能有更好的運用。

四、結語

在具備了上述功能和必要的報賬和信息技術知識，學校改革會計報賬方式，實行智能化報賬才能成為可能，同時要對系統(tǒng)進行內(nèi)控審批設計，保證審批權限的正常運轉同時對原有的財務管理制度進行優(yōu)化，以適應會計報賬方式改革的需要，總之，在智慧校園建設中，從信息化的角度改革會計報賬方式將極大的提高學校的管理服務水平，也必然是未來的發(fā)展方向，同時也是需要高校各位教職工共同的努力。

參考文獻：

[1]張巧華，倪曉紅.從流程再造視角著手解決高校報銷難題[J].商業(yè)會計，2015（1）：124-126.

[2]張敏.高校智能化報賬的實現(xiàn)途徑與條件[J].中國管理信息化，2017（2）：38-40.

（作者單位：沙洲職業(yè)工學院）endprint