淺析檔案管理信息化

董志恒

摘要：本文以檔案管理中信息化為研究對(duì)象，首先，界定和探討檔案管理信息化的內(nèi)涵及特點(diǎn)：其次，闡述了檔案管理信息化管理的必要性；再次，論述當(dāng)前檔案管理信息化過(guò)程存在的問(wèn)題；最后，針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化存在的問(wèn)題提出了改善措施或者對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；管理信息化；問(wèn)題；對(duì)策

在進(jìn)入人類(lèi)信息化的社會(huì)以后，檔案管理對(duì)人們認(rèn)識(shí)和了解客觀世界，對(duì)傳承古老的人類(lèi)文明，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類(lèi)社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門(mén)的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化的必要性

檔案安全管理在公司的管理建設(shè)中起著舉足輕重的作用，立檔單位、檔案館對(duì)館藏檔案資料和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作，與公司各單位、各部門(mén)甚至是個(gè)人都息息相關(guān)，檔案安全管理問(wèn)題是隨著公司的建立而產(chǎn)生的，也在公司的發(fā)展中不斷的發(fā)展進(jìn)步，有著歷史的痕跡，是公司存在的歷史見(jiàn)證，在此特殊的情況下，檔案室高校歷史記錄的第一材料，在公司管理中有著無(wú)以比擬的重要性作用，同時(shí)也是公司發(fā)展中必不可少的重要環(huán)節(jié)，有利于促進(jìn)公司管理的建設(shè)，促進(jìn)公司的發(fā)展。

二、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

（一）規(guī)范性原則

擬定以及執(zhí)行檔案作業(yè)準(zhǔn)則以及依據(jù)，是檔案作業(yè)現(xiàn)階段的需求，是提升作業(yè)品質(zhì)以及功效的需求。經(jīng)過(guò)館內(nèi)珍藏的檔案數(shù)字化接管電子信息，要按照標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則，擬定有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，必須這樣才可以把電子信息歸入檔案，以往載體檔案數(shù)字化，其數(shù)字化檔案的存放、運(yùn)送、使用等作業(yè)完成順序話、準(zhǔn)則化以及依據(jù)化，防止存在按照各自的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，相互不統(tǒng)一，反復(fù)建筑等情況出現(xiàn)。

（二）安全性原則

伴隨著電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建筑的持續(xù)開(kāi)展，網(wǎng)絡(luò)的缺點(diǎn)以及不安穩(wěn)性越來(lái)越明顯。所以，我們一定要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施的探索以及研發(fā)，使用有力的安全政策，確保檔案信息是安全的。

三、推進(jìn)檔案管理信息化面臨的困難和問(wèn)題

檔案管理信息化是對(duì)傳統(tǒng)工作模式的變革，在推進(jìn)的過(guò)程中，也面臨著困難和問(wèn)題。

（1）制度體系尚需完善。目前我國(guó)檔案管理工作制度體系主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》?！稒n案法》于1987年發(fā)布，1996年修正，《檔案法實(shí)施辦法》于1990年發(fā)布，1999年修訂，從法律層面上為檔案工作提供制度支撐，對(duì)檔案管理相關(guān)工作做了規(guī)范，但其中未體現(xiàn)檔案管理信息化的內(nèi)容。當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展迅速，缺乏完善的制度體系來(lái)規(guī)范管理，檔案管理信息化的推進(jìn)水平參差不齊。

（2）缺乏頂層設(shè)計(jì)。檔案管理信息化是應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理水平。如果沒(méi)有頂層設(shè)計(jì)來(lái)形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)用技術(shù)指標(biāo)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，各自發(fā)展的信息系統(tǒng)難以互聯(lián)和共享，存在重復(fù)建設(shè)和信息孤島。

（3）資金投入不足。檔案管理信息化需要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，配置網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等，需要大量的資金。而檔案工作長(zhǎng)期處于社會(huì)管理領(lǐng)域的邊緣，與加快改革、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等中心工作相比，對(duì)檔案工作的重視程度不夠高，對(duì)檔案管理信息化的資金投入不足，制約了信息化的推進(jìn)。

（4）人才隊(duì)伍匱乏。發(fā)展檔案管理信息化，需要把檔案管理業(yè)務(wù)和信息技術(shù)相結(jié)合。檔案管理信息化是一項(xiàng)創(chuàng)新的工作，原有的檔案工作人員掌握信息技術(shù)的較少，適應(yīng)檔案管理信息化工作所需要的復(fù)合型管理人才更少。

（5）創(chuàng)新與安全的問(wèn)題。以往施行的檔案管理機(jī)制的重點(diǎn)第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運(yùn)用前進(jìn)時(shí)，會(huì)體現(xiàn)和別的運(yùn)用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對(duì)這種綜合，要用革新思想來(lái)解決好各個(gè)部分的>中突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡(luò)自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災(zāi)難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒(méi)有有關(guān)的內(nèi)部手段進(jìn)行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網(wǎng)絡(luò)不法分子趁虛而入。

四、推進(jìn)檔案管理信息化的措施建議

（1）提高對(duì)檔案管理信息化的重視，加快制度體系建設(shè)，加大資金投入。一是要充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的價(jià)值和作用、發(fā)展檔案管理信息化的必要性，提高重視程度。二是政府主管部門(mén)要加快完善制度體系建設(shè)，使檔案管理信息化發(fā)展更加規(guī)范。三是加大資金投入，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。

（2）強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一檔案管理信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，需要國(guó)家檔案主管部門(mén)來(lái)主導(dǎo)，制定有關(guān)技術(shù)指標(biāo)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。一是對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化制定合理規(guī)劃。二是在業(yè)務(wù)工作流程、信息系統(tǒng)研發(fā)、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)建設(shè)等多方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。二是對(duì)已經(jīng)發(fā)布的配套技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行梳理和完善，使其形成統(tǒng)一體系，便于實(shí)際工作應(yīng)用。

（3）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。一方面加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)素質(zhì)；一方面引進(jìn)信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，并對(duì)其進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)其提高業(yè)務(wù)管理素質(zhì)。培養(yǎng)既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才，整體提高檔案管理信息化工作隊(duì)伍素質(zhì)。

（4）建立有效的信息系統(tǒng)，加強(qiáng)安全保障。首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案是我們?nèi)祟?lèi)所經(jīng)歷的歲月中對(duì)其中事情記載的載體，以記載的真實(shí)性以及原始性為前提，是信息的重要構(gòu)成部分。增強(qiáng)檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準(zhǔn)，充分施展檔案的信息能力

（作者單位：吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所）endprint