高校檔案管理工作創(chuàng)新芻議

李陽(yáng)

摘 要 隨著形勢(shì)的發(fā)展變化，高校傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)顯得落后，必須與時(shí)俱進(jìn)，從思想觀念、學(xué)習(xí)內(nèi)容、完善制度、管理手段、服務(wù)方式等五個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案工作更好的為高校的教學(xué)科研服務(wù)。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 創(chuàng)新思想觀念，完善工作思路

創(chuàng)新是當(dāng)今時(shí)代的潮流，面臨新形勢(shì)和出現(xiàn)的新問(wèn)題，隨著信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。高校的檔案管理工作必須打破原來(lái)的思維方式，解放思想、更新觀念。過(guò)去，檔案工作者習(xí)慣于按照框框套套、照抄照搬、上傳下達(dá)的被動(dòng)的傳統(tǒng)管理方式，檔案工作創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，墨守成規(guī)。在全面深化改革的新形勢(shì)下，檔案工作者要善于抓住機(jī)遇，增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，完善管理手段，不斷提高工作水平，走出自我封閉的思維模式，真正實(shí)現(xiàn)工作思路的創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾恚⒂行У男畔⑾到y(tǒng)，充分合理地使用電子檔案，逐步將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)科研工作中，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化。努力實(shí)現(xiàn)檔案信息充分有效利用，為提高高校的教學(xué)質(zhì)量和科研水平服務(wù)。

2 創(chuàng)新學(xué)習(xí)內(nèi)容，提高工作水平

隨著信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，在信息時(shí)代的大背景下，檔案工作不再是簡(jiǎn)單的手工整理、裝訂、抄寫、編目等重復(fù)勞動(dòng)。豐富的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)及先進(jìn)的管理手段是檔案人員必須具備的基本素質(zhì)，也是衡量檔案管理水平的基本標(biāo)準(zhǔn)。高校是以教學(xué)為中心，以科研為基礎(chǔ)，檔案工作也必須有利于提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平來(lái)進(jìn)行。目前，高校的許多工作已開始步入網(wǎng)絡(luò)化管理，一體化運(yùn)行，信息化共享的階段，檔案工作者原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不適應(yīng)高校發(fā)展的要求，必須要刻苦努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解大數(shù)據(jù)。要能熟練的進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，還要對(duì)各種文件信息、數(shù)據(jù)庫(kù)、新網(wǎng)絡(luò)等具備分析處理的專業(yè)知識(shí)，積極迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，在調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)中不斷實(shí)現(xiàn)自身知識(shí)的更新。高校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門也要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)深造離崗培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力。

3 創(chuàng)新完善制度，激發(fā)工作活力

體制機(jī)制的創(chuàng)新和完善是搞好檔案管理工作的根本保證，只有建立健全一套適應(yīng)時(shí)代要求和學(xué)校發(fā)展要求的檔案管理規(guī)章制，以制度的有效執(zhí)行來(lái)確保檔案的完整、安全和有效利用。同時(shí)，認(rèn)真修改和完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理制度創(chuàng)新，增強(qiáng)制度約束力，來(lái)提高高校檔案的工作效益，為學(xué)校的發(fā)展做好服務(wù)工作。創(chuàng)新完善高校的檔案管理制度，一方面，要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本部門的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如學(xué)院和部門的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)督內(nèi)容，激勵(lì)獎(jiǎng)懲措施等等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，包括檔案的搜集、保管、利用等要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人員和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確，獎(jiǎng)罰分明。

4 創(chuàng)新管理手段，提高工作效率

隨著信息傳播和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，記載檔案消息的方式將走向多媒體化，電子文件檔案收、管、用的全程信息化將進(jìn)入檔案管理新領(lǐng)域。高校的辦公自動(dòng)化和信息化也把檔案工作帶進(jìn)了一個(gè)新階段。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化能充分發(fā)揮檔案部門的職能，使之能及時(shí)、高效、準(zhǔn)確地為利用者服務(wù)。使利用者可以不受時(shí)間地點(diǎn)的局限，隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)檔案的查閱。新興科技的運(yùn)用改變了以往檔案消息存儲(chǔ)、加工、管理、利用的傳統(tǒng)方式，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高性能計(jì)算機(jī)等實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有效利用。因此，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理檔案業(yè)務(wù)和網(wǎng)上查詢，努力提高辦公自動(dòng)化水平，力爭(zhēng)盡快實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理。同時(shí)，要努力改善學(xué)校檔案管埋設(shè)施，增加檔案管理設(shè)備和改進(jìn)管理手段，提升檔案利用工作的科技含量。檔案室要大力推進(jìn)管理技術(shù)的創(chuàng)新，并積極推廣檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)科技興檔，帶動(dòng)各部門檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化，使檔案工作更好的為高校的教學(xué)科研服務(wù)。

5 創(chuàng)新服務(wù)方式，推動(dòng)工作發(fā)展

高校檔案工作為社會(huì)和學(xué)校服務(wù)，是檔案工作的根本任務(wù)和永恒主題。沒(méi)有服務(wù)，檔案就失去其應(yīng)有的價(jià)值。隨著學(xué)校數(shù)字化信息化的發(fā)展和進(jìn)步，為我們提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)創(chuàng)造了條件。這就要求檔案工作者要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)的及時(shí)性和有效性，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)功能，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案工作再上新臺(tái)階。為此，檔案部門應(yīng)從以下幾方面做好工作。一是改變以往重管理、輕服務(wù)的管理模式。端正服務(wù)態(tài)度，改變坐等上門的被動(dòng)做法，走出檔案室，深入各部門，幫助解決檔案管理中的相關(guān)問(wèn)題。二是充分利用計(jì)算機(jī)、縮微、磁盤等方式儲(chǔ)存檔案信息，進(jìn)一步辦好檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息的快速傳送，達(dá)到信息共享，提高服務(wù)質(zhì)量。三是實(shí)現(xiàn)檔案的綜合性服務(wù)。改變過(guò)去檔案服務(wù)單一的方式，簡(jiǎn)化實(shí)體管理，提供完善的信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，并適時(shí)推出新的服務(wù)項(xiàng)目和內(nèi)容。四是提供新的服務(wù)內(nèi)容。結(jié)合館藏實(shí)際積極組織編寫各種檔案史料匯編和各種專業(yè)檔案參考數(shù)據(jù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和滿足各部門對(duì)檔案信息的多種需要。

參考文獻(xiàn)

[1] 韓英建.高校檔案工作調(diào)查及對(duì)策分析[J].檔案管理，2011（3）.

[2] 趙玲.檔案管理創(chuàng)新相關(guān)問(wèn)題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2013（5）.endprint