科技期刊學術會議專欄成功策劃策略

張鳳麗

科技期刊學術會議專欄成功策劃策略

張鳳麗

會議專欄是科技期刊選題策劃的重要形式。以《應用生態(tài)學報》為例，探討學術會議專欄成功策劃策略，介紹制定詳細選題計劃、獲取有效會議信息、會前充分準備、會中積極組稿、會后嚴控審稿和編加環(huán)節(jié)等是成功策劃學術會議專欄，擴大優(yōu)秀稿源、提高期刊質量的主要環(huán)節(jié)。

科技期刊；會議專欄；選題策劃

[作 者]張鳳麗，碩士，中國科學院沈陽應用生態(tài)研究所《應用生態(tài)學報》副編審。

科技期刊是科研工作者發(fā)布科研成果的重要平臺，而學術會議匯集了行業(yè)最新的學術觀點、最熱門的研究報告和最前沿的科研工作者。在學術會議上，與會者的交流報告很多未經發(fā)表，且大多為新近研究成果，時效性高、熱點多、前瞻性好。搜索有效學術會議信息，進行選題策劃，參加學術會議、組織會議專欄是科技期刊編輯擴大稿源、組織優(yōu)秀稿件、提升學術質量的重要途徑。下面就以筆者就職的《應用生態(tài)學報》為例，就科技期刊策劃會議專欄的步驟和策略進行探討和剖析，以便期刊同仁分享和交流。

一、搜索學術會議信息，確定專欄選題

目前，有越來越多的學術機構經常定期或不定期舉辦各種形式的學術會議，以便同行學者之間的學術交流[1]。學術會議眾多，而科技期刊編輯的時間、精力有限，如何搜索選擇與本期刊刊登范圍、辦刊宗旨相符合的學術會議是確定專欄選題的首要工作?？梢酝ㄟ^“中國學術會議在線”（http：//www.meeting.edu.cn/meeting/indexS.jsp）、“科學網”（http：//www.sciencenet.cn/）、相關學會（中國生態(tài)學會及各專業(yè)委員會）網站等獲取會議信息[2]，也可通過與專家、作者、讀者的日常溝通中獲得相關會議信息。對關注的會議，如果已經有正式的會議通知，則下載后仔細閱讀，如果會議通知上標明了會議論文會統(tǒng)一推薦到某期刊發(fā)表，則進行組稿的意義不大，當然編輯也可參會進行學習和交流；如果還沒有正式的會議通知或者會議通知上沒有寫明推薦到某期刊發(fā)表，則可重點關注進行選題策劃工作?！稇蒙鷳B(tài)學報》編輯部每年年初都會讓編輯列出學術會議參會及組稿計劃，督促專欄選題策劃工作。有的會議為大型的綜合性年會，則可以根據刊物既定目標，針對每個分會場議題進行專欄的選題策劃工作。選題確定后，要列出詳細的計劃和實施步驟，每個步驟制定具體的可操作的時間節(jié)點，尤其是刊出時間，最好小于刊物正常的出版周期，以突出時效性，并列出可能出現的情況及應對措施，以保證會議專欄的順利實施。例如：中國生態(tài)學會每年都召開學術年會，以此為契機，《應用生態(tài)學報》從2011年起幾乎每年都針對此會議列出選題計劃，策劃會議專欄，至今已經出版了5期（表1），收稿200余篇，刊發(fā)80篇，占各期總發(fā)稿量的40%，反響較好。

表1：《應用生態(tài)學報》2007—2016年發(fā)表專欄統(tǒng)計

二、參加學術會議，進行組稿工作

（一）會前充分準備材料

參加學術會議是進行會議專欄組稿工作的關鍵環(huán)節(jié)，會前準備工作必須充分到位。首先要與會務組工作人員（最好是主要負責人）通過電話、郵件聯系，闡明專欄征稿意向，并征求組稿形式。如果會務組能配合在會議通知中注明會議論文推薦到本期刊發(fā)表的相關內容是最好的征稿形式。如果會議通知中沒有相關內容，則需要編輯在參加會議前印制征稿啟事、專欄宣傳單（卡片，書簽），或者制作宣傳海報，準備期刊介紹的幻燈片等。以上材料務必詳細列出專欄的名稱、投稿的渠道和具體的操作方式、征稿截止時間、擬定刊發(fā)的具體卷期等內容，使參會人員在會后投稿時能對整個專欄有詳細的了解。有自建網站的期刊，在組織會議專欄時也可在網站中發(fā)布征稿啟事及會議通知等內容，以便作者及時了解相關信息。

會議報道要提前到達，以便及時與會務組聯系，如果能將征稿啟事或者宣傳單放到會議資料中，與會務組一起發(fā)放，則比較省時、省力，提高效率；如果不能，則需在會議報道時間或者會場發(fā)放宣傳資料。還需與會務組協(xié)調海報的放置位置和時間，正式會議期間主辦方如果能安排時間介紹期刊，則需提前準備好幻燈片。除了上述組稿的準備工作外，為了在會議期間與專家、科研人員更順暢地交流，還要提前查閱資料，對參會主要專家、學者的主要研究領域和研究內容有大概的了解，以便對重點組稿對象進行針對性地約稿[3]。凡事預則立，會前做好準備工作會起到事半功倍的效果。例如，“中國青年生態(tài)學工作者學術研討會”每兩年召開1次，編輯積極與主辦方“中國生態(tài)學會”聯系，得到組委會的積極配合，在會議通知中直接將《應用生態(tài)學報》作為會議論文的推薦期刊，并在大會上對投稿方式和截稿時間進行了簡短的介紹，這有力地推動了會議專欄組稿工作的進行，使會議專欄順利出版。

（二）會中積極宣傳約稿

做好了會前的準備工作，那么會中除了按部就班對期刊進行全面宣傳外，聽報告和會下交流也是組稿的重要形式。會議報告一般分為主會場報告和各分會場報告，主會場報告時間、地點統(tǒng)一，可以全程參與，而且報告人一般都是研究領域內最杰出的學者和特邀嘉賓，所以他們的報告要仔細聆聽，做好記錄，尤其注意他們所在研究團隊的狀況，標記好聯系方式，以便會后跟蹤組稿。各分會場報告由于時間、地點的限制，不能全部參與，則需將會議內容進行比較，選擇參會，如可以選擇編輯感興趣的研究內容，既能組稿，又能學習；也可以參加有熟知專家的報告，既能重點約稿，又能利用會議間隙交流，增加重點稿件約稿的成功率[4]?？傊?，會中編輯要統(tǒng)籌安排，仔細策劃，主動出擊，既要全面宣傳期刊，也要針對重點對象約稿，充分利用有限的時間，提高期刊知名度，爭取為會議專欄組織到更多優(yōu)秀的稿件。

（三）會后跟蹤組稿

會議結束后，要立即建立會議專欄的投稿渠道，因目前大部分科技期刊都有網站及遠程投稿系統(tǒng)，因此需在系統(tǒng)中擬投稿欄目新建會議專欄，這個工作也可在會前就提前做好。會議稿件投稿有兩種形式：一種為編輯部與會議主辦方協(xié)商，經參會人員同意，統(tǒng)一組織投稿，一種為參會人員自己投稿。前一種形式來稿比較集中，便于編輯部統(tǒng)一處理，后一種比較靈活，但時間跨度要大一些。對于重點約稿的對象，編輯會后要與其保持聯系，提醒欄目截稿時間，當然對于一些特殊情況，在不耽誤稿件處理和刊出的情況下，時間可以靈活掌握。在適當的時間，如專欄征稿截止前一個月，針對會議參會人員統(tǒng)一發(fā)送郵件，提醒時間和投稿方式，并對回復人員最好標記。對于明確不能投稿專欄的專家、學者也要最好標記和分類，定期聯系或者推送期刊論文內容，使其成為期刊潛在的審稿專家和作者群體。

三、會議專欄的按期出版

（一）嚴控審稿

會議統(tǒng)一組織的稿件，因為數量較多，作者的水平層次不一，稿件質量參差不齊，必須經過嚴格的三審制，對于集中來稿的會議稿件，本刊的經驗是：先請會議組委會指定一名或多名專家進行初篩（初審）工作，然后將符合要求的稿件集中交予編輯部處理，編輯部一般還要邀請至少兩名專家進行外審，對文章的學術質量進行把關，最后主編終審通過后發(fā)稿，這就保證了所組稿件的學術質量[5-6]。對于參會人員自由來稿的情況，則按照正常的三審制進行審稿工作。

（二）仔細編輯加工和校對

專欄稿件通過三審后進入編輯加工階段，編輯從文章組織形式、語句表達、圖表編排、單位和符號規(guī)范、參考文獻核對等方面對文章進行仔細編輯加工，與作者進行多次溝通修改，以使文章達到編排要求。校對階段嚴格執(zhí)行三校一讀和責任校對制度，對于問題較多的稿件，增加校次，以減少差錯率，保證專欄稿件的出版質量。達到齊、清、定的稿件統(tǒng)一排版，并完成校對后，責任編輯需要撰寫編者按，對會議專欄進行簡單的介紹，對專欄來稿量、刊發(fā)量等作一個簡單的總結，并刊登在欄目第一篇文章的第一頁處。以《應用生態(tài)學報》為例，為了突出專欄效果，擴大影響，一般都將專欄文章放到當期的第一部分，則編者按放到當期首篇文章的首頁。

（三）按期出版

由于專欄來稿的時限較長，審稿工作是逐步進行的，因此必須注意時間節(jié)點，以保證專欄文章的時效性，這就需要審稿、編輯加工、排版、校對等環(huán)節(jié)交叉同時進行，編輯需統(tǒng)籌兼顧，細致分類，認真嚴謹地做好每個環(huán)節(jié)的工作，并規(guī)定完成時限。以《應用生態(tài)學報》2016年第4期發(fā)表的“中國生態(tài)學學會2015年學術年會會議專欄”為例，該專欄文章投稿時間達4個多月，有的作者在參會前投稿，審理完成后即進入編輯加工和排版階段，分批次甚至單篇進入后面處理環(huán)節(jié)；有的投稿時間較晚（會后一段時間投稿），就需要編輯加快每個環(huán)節(jié)的處理步驟，加班加點完成審理、排版和校對工作，最終使所有文章都按照刊出計劃在2016年4期按時發(fā)表。

四、需注意的問題

首先，選題是策劃會議專欄的重點，不同類型的會議要制定不同的選題計劃。對于參會人數較多的大型綜合類會議，是針對整個會議征稿，還是針對某個分會場征稿，要目的明確，因為這涉及編輯的分工協(xié)作以及預估的來稿量大小；而對于參會人數較少、研究內容較窄的專業(yè)會議，由于預期來稿量不大，在組稿時一定注意跟蹤潛在作者，主動出擊，務必落實目標作者，否則稿源不足，會影響專欄的刊出效果。其次，對于組稿和刊出時間的把握，會前組稿還是會后組稿，還是兩者都有，根據不同情況需制定不同的組稿時間節(jié)點，周期以4—6月為宜，太長對于先投稿的作者不公平，太短作者沒有足夠的時間撰寫文章；刊出周期也需適宜，考慮到時效性和編排周期，一般比期刊正常周期短1—3個月為宜，這樣既能吸引作者來稿，又能保證審理和編排時間，對于自由來稿的稿件也不會因專欄的出版而推遲太長時間。第三，需注意版權的問題。有的會議論文結集出版，有的作為內部資料交流。對于正式出版的論文，不能重復刊登；對于內部資料需與作者確認是否有在線發(fā)表等其他形式的傳播，以免產生版權糾紛。

學術會議匯聚的信息為學科前沿、內容集中，針對性強，策劃會議專欄，對會議專題進行集中報道，既能突出時效性，又能產生集團效應。由于《應用生態(tài)學報》在組織學術會議專欄中策劃周到、操作規(guī)范、時效性強，受到了參會者和會議舉辦方的一致好評，很多會議舉辦方再次舉行會議時都提前與編輯部聯系專欄事宜，保持了長期的合作關系。2007—2016年，《應用生態(tài)學報》共發(fā)表專欄13個，幾乎每年都有1—2個專欄發(fā)表，且“中國青年生態(tài)學工作者學術研討會會議專欄”和“中國生態(tài)學學會學術年會會議專欄”為系列欄目，分別連續(xù)出版4期和5期，在讀者中得到了較好的反響?！稇蒙鷳B(tài)學報》連續(xù)4年影響因子穩(wěn)居學科前1位[7]，獲得“中國最具國際影響力期刊”稱號，并獲“中國科協(xié)精品科技期刊TOP50項目”資助，學術會議專欄的成功策劃為其組織優(yōu)秀稿源，提升期刊質量起到了重要作用。今后，我們要繼續(xù)豐富學術會議專欄組稿的形式，如借鑒其他期刊主辦學術會議的經驗[8-9]，積極擴充稿源，引領科技創(chuàng)新，傳播最新科研成果，提升期刊質量，打造精品科技期刊。[本文系精品科技期刊TOP50項目（2015—2017）]

[1]廖光勇，李春，沈穎，等.借助學術會議提高科技期刊辦刊水平[J].中國科技期刊研究，2013，24（6）：1189-1192.

[2]郭雨齊，董萌，王桂穎.科技期刊編輯參加學術會議策略[J].中國科技期刊研究，2011，22（1）：142-144.

[3]王維朗.學術會議是青年編輯成才的好平臺[J].編輯學報，2013，25（3）：304-305.

[4]張淑敏，辛明紅，段為杰，等.如何通過學術會議促進組稿和審稿工作[J].編輯學報，2014，26（1）：52-54.

[5]張鳳麗.跟蹤學科前沿，組織優(yōu)秀稿件[J].中國科技期刊研究，2013，24（4）：743-745.

[6]鄧美艷.《沈陽工業(yè)大學學報》的專題組稿[J].中國科技期刊研究，2008，19（5）：855-857.

[7]中國科學技術信息研究所.2016年版·中國科技期刊引證報告（核心版）[M].北京：科學技術文獻出版社，2016.

[8]周立忠.由科技期刊主辦的學術會議選題方法探討[J].編輯學報，2011，23（5）：422-423.

[9]潘淑君.辦好學術會議，促進期刊發(fā)展[J].編輯學報，2009，21（3）：236-238.