企業(yè)信息化中SAP 系統(tǒng)的應用

（云南財經(jīng)大學會計學院 云南昆明650000）

一、引言

在信息技術飛速發(fā)展的今天，客戶需求和市場也在不斷發(fā)生變化，以推進企業(yè)信息化為核心的新的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略已成為時代發(fā)展的必然選擇。越來越多的企業(yè)意識到信息化是提高企業(yè)綜合競爭力、應對市場變化的重要選擇，信息化能夠讓企業(yè)的財務、物流、采購等模塊聯(lián)系在一起，共同構(gòu)建一個能夠為管理層的分析和決策提供精確數(shù)據(jù)的信息共享平臺。由此可見，實現(xiàn)信息化能夠提高企業(yè)的綜合競爭力，并在一定程度上促進市場經(jīng)濟的快速、可持續(xù)發(fā)展。

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是由一家美國公司提出的，是MRPⅡ（企業(yè)制造資源計劃）更新一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計劃軟件。高翔（2014）在研究中認為隨著信息技術的改進與增強，ERP曾經(jīng)出現(xiàn)的問題得到了解決，更多的企業(yè)通過ERP與企業(yè)管理相結(jié)合，解決了自身存在的問題，提高了財務管理水平。于冰（2011）在對ERP的發(fā)展研究中指出，ERP系統(tǒng)能夠構(gòu)建與市場經(jīng)濟體制相呼應的管理框架，符合我國國情。黃嵐（2010）認為ERP系統(tǒng)能夠提高企業(yè)的運營效率，有利于企業(yè)價值的快速增加，應該不斷改進系統(tǒng)來迎合企業(yè)的需求。 George Anderson（2008）研究發(fā)現(xiàn)SAP系統(tǒng)具有集成、全面等特點，可以滿足企業(yè)在生產(chǎn)運營中的各種需求。SAP公司推出的SAP系統(tǒng)是全球領先的ERP軟件之一，在生產(chǎn)運營中為企業(yè)提供了重要保障，已經(jīng)成為全球領先的企業(yè)信息化解決方案提供商。劉艷萍（2009）在研究中發(fā)現(xiàn)，SAP公司在進入我國市場后迅速發(fā)展，成為了ERP市場中的佼佼者，聯(lián)想在應用SAP系統(tǒng)之后形成了信息化平臺，提高了運營效率和市場競爭力。SAP系統(tǒng)的主要功能是對企業(yè)的資源進行集中管理后予以整合，涵蓋了企業(yè)的采購、財務、物流等多個方面。SAP系統(tǒng)通過對資源的整合以及網(wǎng)絡技術應用鏈接，能夠構(gòu)建不同業(yè)務之間的實時連接，從而產(chǎn)生高效的協(xié)同效應。

SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，SAP系統(tǒng)邏輯嚴謹，與企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和財務控制等相關聯(lián)，并且系統(tǒng)運作穩(wěn)定，始終不斷地為集成化軟件的質(zhì)量設立起越來越多的國際標準。第二，SAP系統(tǒng)適用于多個行業(yè)，通過對不同行業(yè)的不同特點與要求進行分析之后，可以向不同行業(yè)提供與其自身相符的解決方案。同時由于企業(yè)的規(guī)模不同，發(fā)展背景與戰(zhàn)略目標也有所區(qū)別，SAP系統(tǒng)可以針對企業(yè)的具體情況設計適合企業(yè)自身需求的產(chǎn)品。第三，SAP系統(tǒng)的集成程度較高，財務、設備管理、財產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源等功能都是其覆蓋范圍，企業(yè)的各個部門都可以全面地開展和實施專業(yè)的管理系統(tǒng)。

二、企業(yè)信息化的驅(qū)動力

企業(yè)信息化主要受兩方面因素影響：外部因素與內(nèi)部因素。其中，外部因素主要包括政策的影響和競爭對手、客戶等的變化，內(nèi)部因素主要是指企業(yè)自身的戰(zhàn)略需求。企業(yè)需要對影響信息化的各個因素進行分析，然后結(jié)合自身的特點加以利用，才能推動企業(yè)的創(chuàng)新，實現(xiàn)信息化。

（一）外部因素

1.競爭對手因素。競爭對手不斷變化的運營策略是其中一個重要的外部因素。有些企業(yè)在運營中時刻注意著競爭者的經(jīng)營動態(tài)，通過對競爭者的行為進行分析之后再決定企業(yè)的運營計劃。在企業(yè)信息化過程中，競爭者如果正在或者即將進行企業(yè)信息化，意味著競爭者可能想利用信息化來提高自身的管理效率和運營能力，這不利于企業(yè)對市場地位的鞏固。信息化是企業(yè)的必經(jīng)之路，已成為企業(yè)決策的重要組成部分。

2.客戶因素。隨著市場競爭的進一步加劇，企業(yè)之間的競爭從本質(zhì)上來說就是所在的縱向價值鏈的競爭，由于同一縱向價值鏈上的企業(yè)利益是息息相關的，因此當其中一個企業(yè)要進行信息化時，其他企業(yè)也會受到一定的影響。并且縱向價值鏈上的企業(yè)能否有效實現(xiàn)信息化，在一定程度上取決于其他企業(yè)的信息系統(tǒng)是否有效。因此，如果客戶進行了信息化，企業(yè)作為縱向價值鏈中的一員也必將受其影響。

3.技術因素。隨著科技的發(fā)展，信息化技術的進步，信息化產(chǎn)品和服務的質(zhì)量與水平也得到了提升，性價比越來越高。同時，技術的進步使很多新的功能得以應用，信息化產(chǎn)品的功能變得更為豐富，涉及的范圍更加廣泛，使得企業(yè)信息化的應用更加深入，信息化的實際效果也更好。

4.政策因素。隨著信息技術的發(fā)展，國家對相關的產(chǎn)業(yè)更加重視，陸續(xù)出臺了一系列鼓勵信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的法律法規(guī)，相關政策的出臺為企業(yè)信息化提供了良好的政策環(huán)境，有利于企業(yè)信息化的順利開展。

（二）內(nèi)部因素

1.戰(zhàn)略因素。戰(zhàn)略因素是指企業(yè)為了在競爭中取得一定的優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標，在對當前所處的環(huán)境進行分析之后，根據(jù)企業(yè)自身的特點主動實施信息化，將信息化作為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的重要途徑。由于企業(yè)規(guī)模不同，企業(yè)的戰(zhàn)略不同，因此戰(zhàn)略因素對企業(yè)信息化的作用也不同。與中小企業(yè)相比，大中型企業(yè)的戰(zhàn)略目標更為明確，相對來說信息化的作用也更大。

2.軟件因素。SAP系統(tǒng)建立在一個統(tǒng)一的架構(gòu)之上，涵蓋了財務、人力資源等多種功能，通過應用SAP系統(tǒng)，企業(yè)可以將相關部門和資源進行集成，同時通過對供應鏈進行管理，可以實現(xiàn)企業(yè)和供應商、客戶三者之間的資源共享。因此，通過SAP系統(tǒng)的應用，可以提高企業(yè)的管理水平和運營效率。

三、企業(yè)信息化案例分析——以A公司為例

（一）A公司簡介

A公司創(chuàng)建于1994年，以加熱設備制造商起家，于2003年購入一家IT公司后，開始經(jīng)營服務業(yè)務。A公司有兩項主營業(yè)務：在制造業(yè)務中，A公司致力于商業(yè)和住宅加熱設備的生產(chǎn)和銷售，其中，住宅加熱設備可分為標準產(chǎn)品和特制產(chǎn)品；在服務業(yè)務中，A公司提供IT產(chǎn)品和服務，其中包括咨詢和軟件，以及客戶服務業(yè)務。

A公司于2010年實施了SAP系統(tǒng)，同時上線以下幾個模塊：生產(chǎn)計劃、物料管理、銷售與分銷、財務會計、管理會計、人力資源管理。SAP系統(tǒng)的應用解決了目前A公司在運營中的財務成本問題、生產(chǎn)成本問題、物流管理與采購等問題。2011年，A公司開始實行VMI（供應商管理庫存）采購訂單管理模式。A公司的供應商可以管理位于A公司制造區(qū)域內(nèi)的倉庫，基于A公司的生產(chǎn)經(jīng)營、庫存信息來對A公司的庫存進行管理和控制，當A公司的某種零件庫存不足時可以迅速進行補充，以保證A公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常運行。對于供應商來說，實施供應商管理庫存可以動態(tài)掌握A公司的實時需求信息，根據(jù)具體信息進行合理生產(chǎn)與供貨，不會因為信息的滯后而導致庫存積壓，能夠降低存貨風險和存貨管理成本，在增加供應商資金周轉(zhuǎn)效率的同時還可以通過自主安排供貨頻率與時間來降低運輸成本，從而提高供貨效率。

（二）A公司的制造與服務業(yè)務流程分析

A公司采用以價值鏈分析為主要內(nèi)容的成本管理模式。價值鏈分析是指以企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標為分析基礎，以企業(yè)的運營活動作為分析對象進行的分析。價值鏈分析對每個環(huán)節(jié)都進行了成本分解，然后進行成本控制，以消除冗雜的工作，使成本控制的各個環(huán)節(jié)能夠緊密聯(lián)系在一起。產(chǎn)品開發(fā)、材料采購、生產(chǎn)產(chǎn)品到銷售和售后服務等多個環(huán)節(jié)都是成本控制的重點。在此過程中，管理人員需要充分了解產(chǎn)品的生產(chǎn)周期和每一環(huán)節(jié)的控制方法，在整個生產(chǎn)周期中將產(chǎn)品利潤最大化。

市場需求驅(qū)動整個企業(yè)的生產(chǎn)，也是SAP系統(tǒng)運行的開端。如圖1所示，A公司在開始階段選擇了優(yōu)質(zhì)的供應商，通過對報價等因素進行權(quán)衡之后做出決定并簽訂合同。在收到訂單之后，系統(tǒng)會自動計算出所需要的材料并生成材料需求表，材料采購部門根據(jù)材料需求和實際庫存制定采購計劃，經(jīng)審批之后進行采購。在所采購材料經(jīng)過檢驗入庫之后進行發(fā)票登記保管，通過之后在系統(tǒng)中付款給供應商，確認相關費用。期間如果采購標準過高需要由部門經(jīng)理審批之后才能進行采購，如果采購標準在系統(tǒng)權(quán)限范圍內(nèi)則可以在庫存檢查的過程中自動生成采購計劃，無需審批。最終在客戶向A公司購買加熱設備后，銷售部門登記加熱設備信息以便日后維護，業(yè)務部門開具出庫單，然后將貨品與發(fā)票一起打包發(fā)送給客戶，貨物發(fā)出之后確認應收賬款，最后根據(jù)實際情況進行收款結(jié)賬。

如下頁圖2所示，A公司的服務業(yè)務由客戶需求開始，在收到客戶要求能源檢查項目的信息后系統(tǒng)產(chǎn)生訂單，并分派相應的工程師，根據(jù)客戶的實際情況確定項目時間，在項目完成后生成發(fā)票提供給客戶，同時向上一級遞交日記賬。

圖1 制程業(yè)務流程圖

如下頁圖3所示，A公司加熱設備的維護服務過程同樣開始于收到客戶郵件，在系統(tǒng)產(chǎn)生訂單后客服人員與客戶取得聯(lián)系，確認相關信息并創(chuàng)建合同、生成服務訂單，分派工程師在約定日期進行維護，在維護結(jié)束后進入系統(tǒng)確認訂單完成，將系統(tǒng)生成的發(fā)票提供給客戶之后確認應收賬款，最后根據(jù)實際情況進行收款結(jié)賬。

A公司通過SAP系統(tǒng)將采購業(yè)務——供應管理——庫存管理——財務管理緊密地聯(lián)系在一起，整個流程都由系統(tǒng)在預設的權(quán)限與條件下進行自動管理，在一定程度上提高了A公司的內(nèi)部控制水平。

四、A公司應用SAP系統(tǒng)存在的問題

（一）業(yè)務人員專業(yè)能力不足

目前，業(yè)務人員專業(yè)能力不足是A公司應用SAP系統(tǒng)最為主要的一個問題，可能會造成SAP系統(tǒng)無法發(fā)揮最大功能，僅僅只是操作流程的計算機化，無法真正實現(xiàn)其價值。SAP系統(tǒng)的一個重要功能就是從業(yè)務的角度對成本進行結(jié)算控制，從整體上對生產(chǎn)成本進行準確的歸集，以便為生產(chǎn)決策提供數(shù)據(jù)。而這一功能的實現(xiàn)需要對數(shù)據(jù)進行即時的更新，需要工作人員進行數(shù)據(jù)處理之后匯總至系統(tǒng)中。但是從實際的業(yè)務處理過程中來看，很多A公司的業(yè)務人員由于專業(yè)能力不足，無法對數(shù)據(jù)進行正確的處理與匯總。業(yè)務人員無法獨立熟練地運用SAP系統(tǒng)，當出現(xiàn)問題時依賴于系統(tǒng)服務部門的幫助，沒有真正地理解和學會正確的處理方式，嚴重影響了工作效率。由于問題反復出現(xiàn)，SAP系統(tǒng)高度集成這一優(yōu)勢也未能得到充分的應用。

（二）原有的組織結(jié)構(gòu)制約了SAP系統(tǒng)的運行

SAP系統(tǒng)的核心思想是進行信息集成共享，實行一體化管理，代表的是一種管理思想而非單純的管理軟件，需要企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)配合SAP系統(tǒng)做出相應的調(diào)整。但大部分企業(yè)對SAP系統(tǒng)的認識還停留在只是一款軟件產(chǎn)品上，只在表層上進行了部門調(diào)整，并沒有進行實質(zhì)性的改變，無法應用SAP系統(tǒng)對企業(yè)進行全面的管理。

（三）部門之間缺乏有效溝通

SAP系統(tǒng)需要運用大量比較精確的數(shù)據(jù)，然而大部分企業(yè)的數(shù)據(jù)都不完全，無法提供所需數(shù)據(jù)。同時，SAP系統(tǒng)是由多個子模塊共同構(gòu)建的，是一個整體化的系統(tǒng)。在企業(yè)運營過程中，各個部門只顧及本部門的利益，往往忽略了企業(yè)的整體利益，當各個部門之間不能進行有效溝通時，SAP系統(tǒng)各個子模塊的信息也就不能共享，這種信息孤島現(xiàn)象普遍存在，如果SAP系統(tǒng)只是將部門的運行予以計算機化，也就只能起到減輕工作負荷、減少勞動量的作用，并不能達到優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營管理的效果，發(fā)揮SAP系統(tǒng)的整體功能。

圖2 服務業(yè)務流程圖

圖3 郵件服務流程圖

五、解決應用SAP系統(tǒng)過程中存在問題的建議

（一）加強對相關工作人員的業(yè)務培訓，提升操作水平

企業(yè)在信息化的過程中需要大量的專業(yè)人才作為支撐，因此，企業(yè)應加強對員工的培訓，定期開展相關培訓，在員工培訓中要注意結(jié)合企業(yè)的實際情況與需求，提高相關工作人員的專業(yè)水平，也可以將SAP系統(tǒng)的使用作為績效考核的一個組成部分，對于SAP系統(tǒng)操作水平較高的工作人員予以適當?shù)莫剟?，以此來激勵員工，提高員工的工作積極性。

（二）從實質(zhì)上變更企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)應從深層次上改變組織結(jié)構(gòu)，而不僅僅是對表層的結(jié)構(gòu)進行細微的調(diào)整，應徹底拋棄舊的、不適宜的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)科學的管理思想，對企業(yè)的實際運營情況和生產(chǎn)能力、財務狀況等進行分析，配合SAP系統(tǒng)來構(gòu)造新的組織框架，這樣才能使SAP系統(tǒng)發(fā)揮最大的效用。

（三）加強信息的共享與交流

企業(yè)在SAP系統(tǒng)的運行過程中，應組織一個團隊專門進行系統(tǒng)的日常維護與升級開發(fā)，保障系統(tǒng)的持續(xù)穩(wěn)定運行。在發(fā)現(xiàn)問題時及時匯總與上報，由各部門對問題進行分解，各部門人員通過自身的認知與對實際的了解，對問題進行集中討論從而得出解決方案。建立SAP系統(tǒng)信息手冊，將解決方案記入手冊中，收集使用過程中出現(xiàn)的問題，如果以后再發(fā)生此類問題可以借鑒手冊中的解決方案，同時可以將日常的操作流程編入手冊，方便相關工作人員不斷學習和掌握系統(tǒng)知識，提高工作效率。

六、總結(jié)

A公司在應用SAP系統(tǒng)后取得了較大的經(jīng)濟效益，整個采購、生產(chǎn)、服務流程均得到了優(yōu)化，高效而準確，一體化的SAP系統(tǒng)使得信息技術的應用為A公司帶來了巨大的價值。A公司在經(jīng)營中的各個流程都由SAP系統(tǒng)在一定權(quán)限下進行自動控制，信息在各個模塊之間傳遞，提高了A公司的內(nèi)部控制水平和管理水平，有效避免了工作中重大錯誤的出現(xiàn)，科學的系統(tǒng)同時提高了員工的生產(chǎn)積極性，迎合了A公司的發(fā)展需要。

目前，我國企業(yè)信息化發(fā)展尚存在諸多問題，例如信息化發(fā)展地區(qū)差異明顯、企業(yè)管理者對企業(yè)信息化的認識不足、市場經(jīng)濟仍不成熟、企業(yè)信用普遍較差等。為此，企業(yè)應發(fā)展和應用網(wǎng)絡信息技術，培養(yǎng)信息化人才。政府應積極完善相關政策，提高服務水平。同時，多數(shù)企業(yè)在發(fā)展過程中都普遍面臨著人才短缺、資金不足等問題，企業(yè)應在SAP系統(tǒng)的應用過程中對發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)，在實踐中對SAP系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化與改進，以滿足企業(yè)在信息化建設過程中的多樣化和個性化需求，從而使信息技術的應用能夠最大限度地為企業(yè)帶來價值，提升企業(yè)的管理水平與生產(chǎn)效率，最終實現(xiàn)建設企業(yè)信息化的目的。S