【摘 要】針對事業(yè)單位辦公室后勤保障管理工作所存在的問題,做了簡單的論述,并提出問題處理策略。后勤保障管理工作普遍存在工作效率低下、信息化水平低、專業(yè)人才匱乏等問題,針對此類問題,需要采取針對性解決方法,創(chuàng)新管理模式,健全管理制度。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;辦公室;后勤保障;問題處理
現(xiàn)階段,事業(yè)單位處于轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)期,各項(xiàng)工作內(nèi)容均有了新的變化與要求,需要從現(xiàn)存的問題入手,處理相關(guān)問題,創(chuàng)新管理方式方法,堅(jiān)持以人為本,統(tǒng)籌全局,強(qiáng)化后勤保障業(yè)務(wù),助力辦公室業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平。
一、后勤保障管理的意義
做好辦公室后勤保障工作,對推動事業(yè)單位更好的開展各項(xiàng)社會服務(wù),有著積極的作用。后勤管理工作主要包括后勤服務(wù)與后勤補(bǔ)給,若想充分發(fā)揮后勤保障的作用,需要探索新的管理方法,采取科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理模式,提升后勤管理工作質(zhì)量。
二、事業(yè)單位辦公室后勤保障管理工作存在的問題
1.信息化水平低
對于辦公室后勤保障管理工作,由于管理人員的重視程度不夠,未能充分認(rèn)識到后勤保障工作的作用,缺少對此項(xiàng)工作的投入,使得后勤保障管理工作的信息化水平較低,工作效率低下。部分單位雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公信息化,配置了基本的辦公設(shè)備,但未構(gòu)建完善的后勤保障管理信息化系統(tǒng),各部門之間信息資源共享程度較低,使得后勤保障工作的實(shí)效性較差。基于此,需要加強(qiáng)信息化建設(shè),提升管理效率。
2.工作效率低下
從后勤保障管理工作實(shí)際來看,此項(xiàng)工作屬性為輔助業(yè)務(wù),需要遵循各種規(guī)章制度,往往辦公室后勤保障工作的開展,需要經(jīng)過多項(xiàng)程序,業(yè)務(wù)流程較為繁瑣,當(dāng)發(fā)生緊急事件時(shí),難以及時(shí)提供后勤保障,工作效率較低?;诖?,需要從制度規(guī)范方面入手,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,將繁瑣的程序簡單化,采取科學(xué)化管理方式。
3.專業(yè)人才匱乏
辦公室后勤保障管理工作主要是由非專業(yè)人才負(fù)責(zé),后勤管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)老化,加之技術(shù)水平較低、文化水平程度偏低等,使得后勤保障工作效率低下,影響辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展。事業(yè)單位辦公室后勤人員多為內(nèi)部選拔,從其他崗位調(diào)度過來,專業(yè)技能水平較低,加之缺乏完善的人員管理機(jī)制,難以提升專業(yè)人才的水平。
三、事業(yè)單位辦公室后勤保障管理工作問題解決的策略
1.創(chuàng)新辦公室后勤保障管理模式
基于事業(yè)單位辦公室后勤保障管理常見問題,應(yīng)用7S管理模式,結(jié)合單位辦公室業(yè)務(wù)實(shí)際,加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性,以加強(qiáng)管理的規(guī)范性與科學(xué)性。7S管理主要包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約,是精細(xì)化管理的基礎(chǔ),也是現(xiàn)代化事業(yè)單位辦公室管理的有效方法。應(yīng)用7S管理方法,需要結(jié)合事業(yè)單位辦公室后勤保障工作實(shí)際,制定相應(yīng)的管理制度,明確劃分必需品與非必需品的管理標(biāo)準(zhǔn)與處置方法,比如在辦公區(qū)域內(nèi)不得擺放和工作無關(guān)的物品、保持辦公桌下與文件柜內(nèi)等的清潔性。關(guān)于整頓管理,要加強(qiáng)物品擺放管理,做好重點(diǎn)設(shè)備保護(hù)標(biāo)識工作,加強(qiáng)倉庫管理,禁止擺放個(gè)人物品,做好物資驗(yàn)收等級,減輕倉庫庫存壓力等。做好辦公室清掃與清潔工作,采取制度化管理方式,定期進(jìn)行檢查,以保持整潔狀態(tài)。關(guān)于素養(yǎng)管理,重點(diǎn)加強(qiáng)人員行行為舉止管理,禁止辦公人員在工作時(shí)間內(nèi)吃零食或者在辦公室用餐等,督促管理人員規(guī)范自己的行為。做好辦公室后勤保障安全檢查工作,制定安全檢查制度,采取安全保護(hù)措施,以減少安全事故的發(fā)生。倡導(dǎo)節(jié)約,培養(yǎng)后勤人員的節(jié)約意識,從時(shí)間、資源等方面入手,做到勤儉節(jié)約,能夠維修不報(bào)廢的物品,盡量做好維修,要從經(jīng)濟(jì)性角度分析,避免增加不必要的成本。
2.加強(qiáng)信息化建設(shè)
針對辦公室后勤保障管理工作信息化水平低下的問題,需要單位加強(qiáng)信息化建設(shè)投入,引進(jìn)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與設(shè)備,構(gòu)建后勤保障信息化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)辦公室信息資源共享,提高后勤保障管理的水平。湖南某事業(yè)單位引進(jìn)了辦公室信息化管理系統(tǒng),以提高辦公室業(yè)務(wù)水平與后勤保障管理效率。管理人員利用此系統(tǒng),可以及時(shí)了解辦公室業(yè)務(wù)需求,快速調(diào)配物資,以提高工作效率,簡化工作流程,提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)利用此系統(tǒng),將后勤保障物資信息及時(shí)錄入到信息系統(tǒng)中,可以明確物資流向,掌握物資使用情況,以及時(shí)補(bǔ)充物資,提高庫存管理效率,減少庫存壓力,提升工作水平。除此之外,利用信息化管理系統(tǒng),后勤保障人員可以接受線上業(yè)務(wù)培訓(xùn),及時(shí)更新后勤保障管理知識,了解單位管理工作規(guī)章制度,提高工作效率,降低業(yè)務(wù)培訓(xùn)成本,通過線上業(yè)務(wù)考核,可以督促各部門人員做好分內(nèi)工作,節(jié)約物資,提高精細(xì)化管理水平。
3.加強(qiáng)后勤保障隊(duì)伍建設(shè)
后勤保障雖然為輔助工作,但影響著辦公室業(yè)務(wù)與事業(yè)單位管理。加強(qiáng)后勤保障隊(duì)伍建設(shè),創(chuàng)新人才引進(jìn)模式,采取公開招聘的方式,引進(jìn)專業(yè)人才,對于現(xiàn)有人才,要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),使其能夠更好的勝任此項(xiàng)工作。同時(shí)要完善后勤保障人員的管理制度,為其提供更多的發(fā)展空間,調(diào)動人員的工作積極性,培養(yǎng)后勤保障人員的創(chuàng)新意識與創(chuàng)新力,全面提升辦公室后勤保障管理工作效率。
四、結(jié)束語
事業(yè)單位辦公室后勤保障管理工作的開展,要注重規(guī)范化與科學(xué)化,采取精細(xì)化管理模式,著力解決現(xiàn)存的管理問題,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),創(chuàng)新工作模式,以提升后勤保障管理工作效率與水平。
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作者簡介:
王兵(1965—),男,本科,工程師,任職副所長,主要從事辦公室和財(cái)務(wù)及人事管理工作。endprint