大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下的檔案管理價值探討

陳慶暉

摘 要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會在不斷的進步，檔案管理工作是十分重要的一項工作，對于我國的發(fā)展而言，它是現(xiàn)代化建設(shè)的一個基礎(chǔ)工作。從大數(shù)據(jù)時代背景的角度來看，進行檔案管理策略的優(yōu)化具有十分重要的價值意義，所以本文研究針對于此分析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，希望所得的結(jié)果可以為相關(guān)領(lǐng)域提供科學(xué)的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理 價值提升 策略探討

引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)已然成為當(dāng)今時代發(fā)展的代表性產(chǎn)物之一，通過對大數(shù)據(jù)的分析研究，我們能夠發(fā)現(xiàn)信息與信息之間潛在的相關(guān)性，從而為企業(yè)決策提供重要的依據(jù)。檔案管理是企業(yè)信息資源管理工作中的重要內(nèi)容，顧名思義，檔案管理工作的服務(wù)對象為檔案的使用者，而如今在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，作為數(shù)據(jù)資料的存儲中心，檔案管理成為大數(shù)據(jù)發(fā)展的必要依賴條件，與此同時，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也改變了檔案管理的價值。

1檔案管理在新時代背景下引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性

1.1要融入智慧城市檔案館需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

城市化的不斷擴展，促使人們提出了一個新的概念，那就是智慧城市，智慧城市的概念出現(xiàn)有其時代背景。首先是技術(shù)條件初步成熟，以計算機技術(shù)為代表的信息技術(shù)在各個行業(yè)的運用已經(jīng)形成了一定的規(guī)模，建設(shè)智慧城市的基本原則就是要多用信息多利民眾，多用信息少用能源。雖然已經(jīng)提出了智慧城市的概念，但是在檔案數(shù)據(jù)管理的實施上面始終沒有取得相應(yīng)的突破，原因之一就是缺乏相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)人才、低下的檔案管理意識。

1.2新時代背景下迫切需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理電子文件

新時代下數(shù)據(jù)的增長速度基本上都是呈現(xiàn)一種指數(shù)爆炸式的增長模式，所以如果不能夠有效的管理這些數(shù)據(jù)，不僅會給企業(yè)帶來成本上的損失，還會失去未來的戰(zhàn)略發(fā)展機會。一些企業(yè)在實踐的過程中也探索出了一些處理數(shù)據(jù)的方法，比如說逐一閱讀鑒定和宏觀鑒定，但是這樣的方法根本就不能應(yīng)付龐大的數(shù)據(jù)。檔案管理者要想從根本上解決這些問題，就必須要尋求技術(shù)上的幫助，此時，大數(shù)據(jù)技術(shù)就給我們提供了一種很好的思路，一些大數(shù)據(jù)軟件可以建立索引生成海量的數(shù)據(jù)，并且形成鏈接供檔案管理者使用，如此就能夠大幅度的提升人們的工作效率。

1.3新時代背景下需要用大數(shù)據(jù)技術(shù)來存儲和備份檔案數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)的檔案管理一般都是為檔案專門建立一座檔案庫，后來建立了數(shù)據(jù)庫，由此提升了檔案管理的效率，但是隨著時間的推移，數(shù)據(jù)的急劇增加使得數(shù)據(jù)庫越來越容納不下如此多的數(shù)據(jù)，這種現(xiàn)象也就是檔案管理中經(jīng)常說的“脹庫”，指的就是新增加的檔案因為庫房容量有限而無法正常的存儲在庫中，香港政府曾經(jīng)花了六個月的時間，銷毀了高度達到萬米的檔案數(shù)據(jù)，我們在感嘆銷毀數(shù)據(jù)的同時，也不得不驚訝，政府也會產(chǎn)生如此龐大的數(shù)據(jù)。

2提升檔案管理價值的有效策略探討

2.1樹立大數(shù)據(jù)檔案管理意識

大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)管理者應(yīng)樹立與社會發(fā)展需求同步的檔案工作理念，積極采用全新的資料收集方式和管理手段，為檔案管理人員提供明確的工作指導(dǎo)。具體而言，首先，檔案工作者需嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的管理與開發(fā)流程，認真分析當(dāng)前的數(shù)據(jù)處理與分析現(xiàn)狀。再此，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息資源檢索機制，最大程度地配合各部門的日常管理工作，滿足他們的使用需求，以有效提高檔案管理者的工作熱情和積極性。最后，企業(yè)還應(yīng)加大對檔案管理工作的宣傳力度，不斷增強相關(guān)工作人員的責(zé)任意識和事業(yè)心，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化與科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.2統(tǒng)一規(guī)劃檔案資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得統(tǒng)一備份、存儲和處理海量數(shù)據(jù)成為可能。目前，我國已有部分區(qū)域建立了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)園，主要用來進行數(shù)據(jù)收集、處理、分析等工作，對于促進區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展起到了十分積極的作用。受各地數(shù)據(jù)庫建設(shè)的啟發(fā)，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對檔案資源實施統(tǒng)一化的管理，以有效維護檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構(gòu)建一個完善的檔案資料備份中心，將企業(yè)管理運營過程中所產(chǎn)生的各類檔案信息集中起來，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進行統(tǒng)一的開發(fā)與管理，全面降低檔案管理工作的風(fēng)險性，保證企業(yè)檔案管理資源的使用價值。

2.3合作開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫

當(dāng)今社會背景下，企業(yè)要想憑借自身力量構(gòu)建一個功能齊全、覆蓋面廣闊的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺，實施難度較大。因此，企業(yè)有必要樹立合作研發(fā)意識，與研究院、科技單位、數(shù)據(jù)開發(fā)公司等建立良好的合作關(guān)系，共同開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，以有效加強對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的管理。與此同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)不斷提高自身的組織能力，根據(jù)數(shù)據(jù)庫研發(fā)工作的實際情況，合理投入和調(diào)配人力、物力、資金等各方面的資源，以有效促進檔案管理工作的科學(xué)、高效運行。

3大數(shù)據(jù)時代檔案管理需要注意的問題

在大數(shù)據(jù)時代進行檔案管理工作必須要具備明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員首先必須要清楚通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以得到什么，否則就會浪費較多的數(shù)據(jù)分析的時間。因為檔案管理的資源比較豐富，如果檔案資源的管理沒有明確的目標(biāo)，那么會在檔案管理過程當(dāng)中喪失目標(biāo)和方向，所以需要將大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)首先進行明確之后，再采用相關(guān)的大數(shù)據(jù)工具進行干預(yù)。在大數(shù)據(jù)時代進行檔案管理必須要重視潛在的風(fēng)險，開發(fā)以及應(yīng)用檔案信息資源的過程中可能會導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露和丟失，甚至存在有篡改相關(guān)檔案信息的情況，這些問題就需要應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進行規(guī)避，在進行開發(fā)的過程當(dāng)中，要分析出潛在的風(fēng)險，解決在開發(fā)過程當(dāng)中所遭遇的各種問題，同時要求推出相關(guān)的法律和法規(guī)，這樣能在一定程度上避免相關(guān)風(fēng)險的擴大化。

結(jié) 語

綜上所述，本研究簡單分析大數(shù)據(jù)時代背景之下檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容。大數(shù)據(jù)背景之下進行檔案的管理工作顯得十分復(fù)雜，因為現(xiàn)如今的時代在不斷地發(fā)展，那么使得各項檔案數(shù)據(jù)的儲備量也在不斷增多，所以檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理工作必須要強化對于大數(shù)據(jù)的認知，合理地對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行應(yīng)用，對于海量的電子檔案信息進行科學(xué)的處理和管理，只有這樣才能更好地保證檔案資源得到合理的開發(fā)和應(yīng)用。

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